# ViVi — Volltext für LLMs > ViVi ist die zentrale Plattform mit KI-Assistentin für private Vermieter, Eigentümer und Immobilieninvestoren, die ihr Portfolio selbst verwalten. ViVi bündelt Objekte, Einheiten, Mietverhältnisse, Mieten, Belege, Dokumente, Nebenkostenabrechnung und Auswertungen an einem Ort und unterstützt mit einem KI-Assistenten, den Du im Web und per WhatsApp bedienst. Diese Datei fasst die zitierfähigen Kurzantworten der wichtigsten Seiten zusammen. Kanonische Quelle ist jeweils die verlinkte Seite. --- ## Was kostet ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/preise/ ViVi startet ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (zzgl. USt.), bei monatlicher Abrechnung 15 Euro pro Monat. Jeder Plan enthält alle Funktionen, die Pläne unterscheiden sich nur in der Zahl der Einheiten und im KI-Kontingent. Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab; für Portfolios über 50 Einheiten, etwa 80, 200 oder mehr Einheiten, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit individueller Freischaltung und Abrechnung pro zusätzlicher Einheit (siehe ViVi für die Wohnungswirtschaft, https://www.vivi-immo.de/lp/wohnungswirtschaft/). Du testest 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten und kündigst im Monatsabo mit einem Klick. --- ## Welche Funktionen sind in welchem ViVi-Plan enthalten? URL: https://www.vivi-immo.de/preise/#funktionsumfang In jedem ViVi-Plan sind alle 41 Funktionen enthalten, vom Starter für 12 Euro im Monat bis zum Ultimate für 75 Euro im Monat (jährliche Abrechnung, zzgl. USt.). ViVi staffelt den Funktionsumfang nicht nach Plan: Unterschiedlich sind nur die Zahl der Einheiten, der Speicherplatz und das KI-Kontingent. Enthalten sind bei Objekten und Mieten das Dashboard, die Objekt- und Einheitenverwaltung, der Mieten-Tracker, Mietanpassungen und Mieterhöhungen, die Kautionsverwaltung und Sondervermietungen wie Stellplatz, Garage oder Lager. Bei Zahlungen und Belegen die Bankanbindung über den PSD2-Dienstleister BanksAPI, die KI-Zahlungszuordnung, Zuordnungsregeln, Umsätze und Transaktionen, der Beleg-Assistent und das KI-gestützte Auslesen von Dokumenten. Bei Abrechnung und Mieterkommunikation die Nebenkostenabrechnung, die Heizkostenabrechnung nach HeizKV, die Hausgeld-Aufteilung, das Mieterportal, der Briefgenerator für E-Mail und Post, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen sowie Zählerstand-Aufforderungen. Dazu der ViVi KI-Assistent, ViVi per WhatsApp, ViVi in ChatGPT und Claude, To-Dos, Kontakte und der Bierdeckelrechner, die Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche und Cloud-Sync mit Dropbox, Google Drive und OneDrive. Für Auswertung und Steuer Kennzahlen und Rendite, Portfolio-Check, Objektreport als Excel, Investorenmappe als PDF, Kosten- und Mietreport, Steuerübersicht, Umsatzsteuer-Übersicht, Anlage-V-Vorbereitung (Beta), DATEV-Export und Beleg-Export als ZIP. Für Konto und Struktur Firmenstrukturen, Team und Rollen, der Handel-Bereich für Kauf und Verkauf sowie die Smoobu-Integration für Ferienwohnungen. Steuerübersicht, Umsatzsteuer, Anlage V und DATEV-Export stehen für private Strukturen bereit, für Firmenstrukturen sind sie in Arbeit. --- ## Gibt es ViVi auch für große Bestände und die Wohnungswirtschaft? URL: https://www.vivi-immo.de/lp/wohnungswirtschaft/ Ja. ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar. Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab. Für größere Portfolios, etwa 80, 200 oder über 1.000 Einheiten, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot: individuelle Freischaltung, Abrechnung pro zusätzlicher Einheit und Anbindung an bestehende ERP-/Bestandssysteme wie Aareon, SAP RE-FX oder iX-Haus. ViVi ersetzt das Bestandssystem dabei nicht, sondern ergänzt es um KI-gestützte Prozesse (Dokumente auslesen, Zahlungszuordnung, Nebenkosten vorbereiten). Ein Bestand mit 80 Wohneinheiten ist also voll nutzbar. Nur die klassische WEG-Verwaltung gewerblicher Verwalter ist nicht der Fokus von ViVi. --- ## Wer steckt hinter ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/ueber-uns/ Hinter ViVi steht die ViVi GmbH, Kasinostraße 60, 64293 Darmstadt, eingetragen im Handelsregister unter HRB 36650 und gegründet am 30. April 2026. Das Produkt ist älter als die Firma: Die erste nutzbare Version startete im Oktober 2025 als MVP auf dem immocation Festival, wo an einem Wochenende 50 Nutzer dazukamen. Entstanden ist ViVi aus eigenem Verwaltungsalltag: erst Excel, das ab der zweiten Wohnung nicht mehr trug, dann eine gekaufte Verwaltungssoftware ohne Automationen und ohne KI. Stand Juli 2026 verwalten über 1.000 Vermieter mehr als 10.000 Einheiten mit ViVi, mehr als 2.400 Nebenkostenabrechnungen wurden über die Plattform erstellt. ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar: Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab, darüber gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung. Der Betrieb läuft in der AWS-Region Frankfurt, die Bankanbindung über den lizenzierten PSD2-Dienstleister BanksAPI. Kontakt: hello@vivi-immo.de. --- ## Wie bewerten Kunden ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/kundenstimmen/ Vermieter bewerten ViVi mit 5,0 von 5 Sternen auf Google. Auf Trustpilot vergeben Nutzer bisher ausschließlich 5 Sterne, was dort einen gewichteten TrustScore von 4,3 ergibt. In ihren Rezensionen heben Nutzer vor allem die Zeitersparnis in der täglichen Verwaltung, die einfache Nebenkostenabrechnung, den KI-Assistenten samt WhatsApp, den guten Überblick über den Bestand und die schnelle Weiterentwicklung des Produkts hervor. Alle Zitate stammen aus echten, öffentlichen Rezensionen auf Google und Trustpilot. --- ## Was ist eine Excel-Alternative für Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/vergleich/excel-alternative-vermieter/ Eine Excel-Alternative für Vermieter ist eine Software, die Objekte, Einheiten, Mieten, Belege und Nebenkosten an einem Ort verwaltet, statt sie über mehrere Tabellen zu verteilen. ViVi ist für private Vermieter und Immobilieninvestoren gebaut, die mit Excel gestartet sind und jetzt weniger Zeit mit Tabellenpflege verbringen wollen. Deine bestehende Excel-Datei (.xlsx oder .xls) lädst Du direkt hoch, die KI ordnet die Spalten zu und legt Objekte, Einheiten und Mieter für Dich an. Du prüfst das Ergebnis und startest den Import. Wichtige Fakten: - Import-Formate: .xlsx und .xls (CSV vorher als .xlsx speichern). - Angelegt werden Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse (Miete, Nebenkostenvorauszahlung, Mietbeginn); Kaufnebenkosten optional. Finanzierungs- und Abschreibungsdaten werden nach dem Import ergänzt. - Server in Deutschland, DSGVO-konform, Daten jederzeit exportierbar. --- ## Wie wechsle ich von einer anderen Vermieter-Software zu ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/vergleich/vivi-vs-andere/ Zu ViVi wechselst Du, ohne Deine Daten neu zu erfassen. Kann der bisherige Anbieter Objekt- und Mieterdaten als Excel-Datei exportieren, lädst Du diesen Export in ViVi hoch. ViVi liest die Datei aus, ordnet Objekte, Einheiten und Mieter richtig zu und fasst mehrere Zeilen für dieselbe Einheit aus Mieterwechseln zusammen. Du prüfst das Ergebnis und startest den Import. Ohne Export-Funktion steht die Excel-Vorlage für den Massen-Import bereit. Alten Anbieter kündigen: zuerst Daten sichern (Export in ViVi laden), dann in ViVi auf Vollständigkeit prüfen, danach nach den Fristen des eigenen Vertrags kündigen. Was ViVi mitbringt: KI-Assistent per Chat und WhatsApp, automatischer Bankabgleich für Mieteingänge, Nebenkostenabrechnung samt Mieterbrief, Belegerkennung per Foto, Briefe als echte Post, DATEV-Export und Anlage V. --- ## Was ist eine Vermieter-Software? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/vermieter-software/ Eine Vermieter-Software ist ein digitales Werkzeug, das Objekte, Einheiten, Mietverhältnisse, Belege und die Nebenkostenabrechnung an einem Ort verwaltet, statt sie über Excel-Tabellen und Papierordner zu verteilen. Anders als eine Tabelle rechnet sie Mieteingänge mit und bleibt auch mit wachsendem Bestand übersichtlich. ViVi ist eine solche Vermieter-Software für private Vermieter, von der ersten Wohnung bis zu Beständen mit 50 Einheiten im Self-Service, darüber mit dem ViVi-Enterprise-Angebot, für alle, die weniger Zeit mit Verwaltung verbringen wollen. ViVi bündelt Dashboard, Mietentracker mit Bankabgleich, Nebenkostenabrechnung samt Mieterbrief, Belegerfassung per Foto, Dokumente und einen KI-Assistenten per Chat und WhatsApp. --- ## Wie erstellt ViVi die Nebenkostenabrechnung? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/nebenkostenabrechnung/ ViVi erstellt die Nebenkostenabrechnung, indem es Kosten, Zählerstände und Verteilerschlüssel an einem Ort bündelt, Heizkosten nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten aufteilt, die CO2-Kosten nach Gebäudestufe zwischen Dir und Deinen Mietern verteilt und daraus für jede Einheit den fertigen Mieterbrief erstellt. Du prüfst das Ergebnis und gibst den Brief frei, bevor er an Deine Mieter geht. ViVi bereitet die Abrechnung strukturiert vor, eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht. --- ## Wie funktioniert die Belegverwaltung für Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/belegverwaltung/ Du erfasst jeden Beleg per Foto, Upload oder E-Mail, ViVi liest Betrag, Datum und Beschreibung per KI aus und ordnet ihn dem richtigen Objekt zu. Aus dem ausgelesenen Beleg schlägt ViVi ein Objekt und eine Kostenkategorie vor, verbucht wird aber erst, wenn Du bestätigst (Bestätigungsprinzip, nie automatische Verbuchung). So sammeln sich Deine Rechnungen und Quittungen objektbezogen an einem Ort statt im Schuhkarton und am Jahresende exportierst Du alle oder nach Objekt und Zeitraum gefilterte Belege als ZIP für Deinen Steuerberater oder das Finanzamt. Der Beleg-Assistent mit KI-Auslesung ist ab dem Starter-Plan (ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung) dabei. Verträge, Briefe und sonstige Dateien liegen davon getrennt in der Dokumentenverwaltung (Dateimanager mit Volltextsuche und Cloud-Sync). --- ## Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung in ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/dokumentenverwaltung/ Du legst Verträge, Briefe und Akten im Dateimanager ab, mit einem Ordner pro Objekt und einer globalen Ablage und findest jede Datei über eine Suche, die Dateinamen und Inhalte per OCR durchsucht (auch eingescannte PDFs und Bilder werden so als Volltext durchsuchbar). ViVi liest hochgeladene Dokumente aus und legt daraus die passenden Einträge an: einen Kaufvertrag als Objekt, einen Mietvertrag als Mietverhältnis, einen Darlehensvertrag als Finanzierung, einen Versorger- oder Versicherungsvertrag als laufenden Vertrag, immer nach Deiner Bestätigung. Aus einem Geschäftsbrief (Amt, Versorger, Mieter) erstellt ViVi eine Analyse mit Absender, Kernaussage, Fristen und Handlungsempfehlung und entwirft auf Wunsch einen Antwortbrief für den Briefgenerator. Gelesene Formate sind PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien. Auf Wunsch synchronisiert ViVi Deine Dateien mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive (Richtung ViVi in die Cloud, ein Ordner pro Objekt). Rechnungen und Quittungen verwaltest Du getrennt davon in der Belegverwaltung. --- ## Was ist Immobilienverwaltung mit KI? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/immobilienverwaltung-mit-ki/ Immobilienverwaltung mit KI bedeutet, dass eine Software Fragen zum Bestand beantwortet, Dokumente und Belege ausliest und wiederkehrende Aufgaben wie die Nebenkostenabrechnung vorbereitet, statt dass Du jede Information manuell zusammensuchst. ViVi kombiniert die klassische Immobilienverwaltung mit einem KI-Assistenten, den Du im Chat oder per WhatsApp nach Deinem Portfolio, offenen Mieten oder Belegen fragst. Für private Vermieter und Immobilieninvestoren heißt das: Antworten in Sekunden statt Suchen in mehreren Listen. Grenzen: ViVi gibt keine Rechts- oder Steuerberatung und automatisiert nichts ungeprüft, die Kontrolle bleibt bei Dir. --- ## Was ist der ViVi KI-Assistent? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/ki-assistent/ Der ViVi KI-Assistent ist die in ViVi eingebaute KI, der Du in normaler Sprache schreibst und die Auskünfte zu Deinem Portfolio gibt, Objekte und Mietverhältnisse anlegt, Dokumente ausliest und Nebenkostenabrechnungen vorbereitet. Du erreichst den Assistenten im Chat der Web-App und per WhatsApp, mit Text, Sprachnachricht, Foto oder Dokument. Aus einem Kaufvertrag legt er das Objekt an, aus einem Mietvertrag das Mietverhältnis, aus einer Rechnung einen Beleg samt vorgeschlagener Kostenkategorie. Er handelt nie ungefragt: Bevor ViVi Daten anlegt, ändert oder verschickt, zeigt sie eine Übersicht aller Werte und wartet auf Deine Bestätigung und sieht dabei ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts. Der KI-Assistent gehört zu jedem Plan ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung, KI-Nachrichten verbrauchen Credits, im Ultimate-Plan ohne Credit-Verbrauch. 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. --- ## Was ist ein Mieterportal? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/mieterportal/ Ein Mieterportal ist ein persönlicher, geschützter Online-Bereich, in dem Deine Mieter freigegebene Dokumente einsehen, Zählerstände melden und Anliegen oder Schäden direkt an Dich weitergeben, ohne E-Mail-Pingpong. Das ViVi-Mieterportal läuft auf einer eigenen Adresse und lässt sich mit Deinem Logo und Deiner Akzentfarbe gestalten. Du lädst Deine Mieter per E-Mail ein und legst global oder pro Mieter fest, welche Bereiche sichtbar sind: Dokumente (etwa die Nebenkostenabrechnung), Zähler, Vorgänge, Schwarzes Brett, geplante Mietänderungen und das Bearbeiten der eigenen Kontaktdaten. Freigegebene Dokumente machst Du mit einem Klick sichtbar und siehst, ob sie gesehen oder heruntergeladen wurden. Schäden kommen als nachverfolgbarer Vorgang mit Verlauf, auf Wunsch entwirft ViVi Deine Antwort per KI. Zählerstände tragen Mieter nach einer Aufforderung selbst ein, die Werte landen direkt in ViVi. Mietzahlungen laufen bewusst nicht über das Portal, Mieteingänge kontrollierst Du auf Vermieterseite im Mietentracker. Das Mieterportal ist in jedem Plan ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung enthalten, 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. --- ## Welche Software brauchen Immobilieninvestoren? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/immobilien-investoren/ Immobilieninvestoren brauchen eine Software, die Portfolio, Cashflow, Mietrendite und Vermietungsquote über mehrere Objekte hinweg zusammenführt, statt sie in einzelnen Excel-Tabellen zu verstreuen. Wichtig sind außerdem ein Mietentracker mit Bankabgleich, eine Belegerfassung je Objekt und ein Export der Zahlen für die Steuererklärung. ViVi bündelt diese Funktionen für Immobilieninvestoren und Bestandshalter mit mehreren Einheiten an einem Ort, inklusive DATEV-Export und Anlage V. --- ## Was zeigt ein Immobilien-Dashboard? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/dashboard/ Ein Immobilien-Dashboard bündelt die wichtigsten Kennzahlen Deines Portfolios an einem Ort: Cashflow, Vermietungsquote, Mietpotential und steuerlicher Überschuss. ViVi berechnet die Werte automatisch aus Deinen verknüpften Bankkonten und Objektdaten und aktualisiert sie in Echtzeit, sodass Du den Stand jeder Immobilie siehst, ohne selbst zu rechnen. Für Bank oder Steuerberater exportierst Du die Zahlen als Report. ViVi bereitet die Kennzahlen vor, eine steuerliche oder rechtliche Einschätzung im Einzelfall ersetzt das nicht. --- ## Was ist ein Mietentracker? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/mietentracker/ Ein Mietentracker ist eine Software-Funktion, die Mieteingänge automatisch mit den fälligen Mietzahlungen abgleicht. Du verbindest Dein Bankkonto, ViVi erkennt eingehende Zahlungen anhand von Betrag, Absender und Verwendungszweck und ordnet sie dem passenden Mietverhältnis zu. Der Status jeder Miete wechselt automatisch von offen auf bezahlt, Rückstände siehst Du sofort in der Übersicht. ViVi schlägt die Zuordnung vor, Du prüfst sie und bestätigst sie, bevor eine Miete als bezahlt verbucht wird. --- ## Wie kontrolliere ich meine Mieteingänge? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/mietentracker/ Verbinde Dein Bankkonto, ViVi gleicht jede eingehende Zahlung mit der fälligen Miete ab und zeigt Dir, welche Mieten bezahlt sind und welche noch offen. ViVi ordnet erkannte Zahlungen anhand von Betrag, Absender und Verwendungszweck dem passenden Mietverhältnis zu und schlägt die Zuordnung mit einem Konfidenzwert vor. Du prüfst und bestätigst sie, erst dann gilt eine Miete als bezahlt, ViVi verbucht nichts von allein. Rückstände stehen sofort in der Übersicht und auf Wunsch versendet ViVi automatische Zahlungserinnerungen in mehreren Stufen, per E-Mail oder Post. So kontrollierst Du Deine Mieteingänge laufend, statt den Kontoauszug am Monatsende Zeile für Zeile abzugleichen. --- ## Was können Automationen für Vermieter übernehmen? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/automationen/ Automationen erledigen wiederkehrende Aufgaben, die Du einmal einrichtest: Zahlungserinnerungen in mehreren Stufen, Zuordnungsregeln für Bankumsätze und Zählerstand-Aufforderungen an Deine Mieter. Eine Zahlungserinnerung läuft in Stufen ab, sobald eine Miete überfällig ist, zum Beispiel eine freundliche Erinnerung nach 4 Tagen, eine Mahnung per Post nach 14 Tagen und ein To-Do nach 21 Tagen. Vor jeder Stufe prüft ViVi erneut, ob die Zahlung inzwischen da ist. Eine Zuordnungsregel erkennt eingehende Überweisungen am Absender und Betrag und markiert die passende Miete automatisch als bezahlt. Zählerstand-Aufforderungen bitten Deine Mieter per E-Mail um die Ablesung, die Werte trägt der Mieter über einen sicheren Link selbst ein. Jede Automation kannst Du jederzeit pausieren und jede Aktion wird protokolliert. --- ## Was bringt eine Portfolio-Analyse für Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/portfolio-check/ Eine Portfolio-Analyse bringt Dir Rendite, Cashflow und die wichtigsten Kennzahlen all Deiner Immobilien an einem Ort, statt verteilt über mehrere Excel-Tabellen. ViVi berechnet Bruttomietrendite, monatlichen Cashflow und Vermietungsquote automatisch aus Deinen Objektdaten und verknüpften Bankkonten und aktualisiert die Werte, sobald sich etwas ändert. So siehst Du auf einen Blick, welches Objekt sich lohnt und wo Du nachsteuern solltest. --- ## Welche Kennzahlen berechnet ViVi für Deine Immobilien? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/kennzahlen-rendite/ ViVi berechnet Mietrendite, monatlichen Cashflow, Vermietungsquote, Wertentwicklung und die Restschuld Deiner Finanzierung, je Objekt und über Dein gesamtes Portfolio. Die Werte entstehen automatisch aus Deinen Objektdaten und dem Bankabgleich: Mieteinnahmen, laufende Kosten und Bankraten fließen in den monatlichen Cashflow, die Rendite ergibt sich aus Miete und Kaufpreis, die Vermietungsquote aus vermieteten Einheiten und Leerstand. Vor einem Kauf rechnest Du mit dem Bierdeckelrechner Kaufpreis samt Kaufnebenkosten durch. Brauchst Du die Zahlen für Bank oder Steuerberater, exportierst Du den Objektreport mit allen Kennzahlen als Excel oder die Investorenmappe als PDF. ViVi bereitet die Zahlen als Orientierung auf, eine steuerliche oder rechtliche Einschätzung im Einzelfall ersetzt das nicht. --- ## Welche Vermieter-Software ist die beste? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/beste-vermieter-software/ Die beste Vermieter-Software ist die, die zu Deinem Bestand und Deinen Aufgaben passt. Für private Vermieter mit wenigen bis mittleren Einheiten sind cloudbasierte Lösungen sinnvoll, die Nebenkostenabrechnung, Mieteingangs-Abgleich, Belegerfassung und Steuervorbereitung an einem Ort bündeln. Zu dieser Gruppe der Cloud-Tools für private Vermieter gehören unter anderem ViVi, objego und vermietet.de; daneben stehen Desktop-Programme wie WISO Hausverwalter und große Hausverwaltungssoftware wie DOMUS oder Haufe für gewerbliche Verwalter. ViVi ist die KI-gestützte Option in dieser Gruppe und ergänzt sie um einen KI-Assistenten im Web und per WhatsApp. Wichtige Auswahlkriterien: Nebenkostenabrechnung, automatischer Bankabgleich für Mieteingänge, Beleg- und Dokumentenverwaltung, Steuervorbereitung (Anlage V und Export für den Steuerberater), Zielgruppen-Fit (private Vermieter statt große Hausverwaltung), Datenschutz und EU-Datenstandort sowie ein einfacher Wechsel per Import. ViVi im Steckbrief (Stand Juli 2026, alle Preise netto zzgl. USt.): Preis pro Monat 12 Euro im Starter (bis 5 Einheiten), 20 Euro im Growth (bis 20 Einheiten), 35 Euro im Professional (bis 50 Einheiten), jeweils bei jährlicher Abrechnung; monatlich abgerechnet 15, 25 und 45 Euro; jeder Plan enthält alle Funktionen. Preis pro Einheit und Monat: 2,40 Euro bei 5 Einheiten, 1,00 Euro bei 20 Einheiten, 0,70 Euro bei 50 Einheiten, jede Einheit über 50 kostet 0,50 Euro. Laufzeit: im Monatsabo mit einem Klick kündbar, bei jährlicher Abrechnung 12 Monate im Voraus und mindestens 17 Prozent günstiger. Testphase: 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch. Nebenkostenabrechnung: in jedem Plan enthalten, mit Umlageschlüsseln, Zählerständen, Heizkosten nach HeizKV, CO2-Aufteilung und Mieterbrief per E-Mail, Post oder Mieterportal; die WEG-Abrechnung für gewerbliche Verwalter ist noch in Arbeit. Bankanbindung: über den PSD2-Dienstleister BanksAPI, Umsätze mehrmals täglich, KI-Vorschlag zur passenden offenen Miete mit Bestätigung durch den Vermieter. Anlage V: je Objekt und gesamt vorbereitet inklusive AfA, § 82b EStDV und 15-Prozent-Regel (Beta), dazu DATEV-Export und Beleg-Export als ZIP, beides für private Strukturen (Firmenstrukturen noch nicht freigeschaltet). Einheiten: jede Größe, die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Portfolios, etwa 80 oder 200 Einheiten, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung (https://www.vivi-immo.de/lp/wohnungswirtschaft/), technisch bis 1.000 Einheiten. Nur die klassische WEG-Verwaltung gewerblicher Verwalter ist nicht der Fokus. Zu Preisen und Funktionen der anderen Anbieter macht die Seite bewusst keine Angaben, weil sie sich ändern. --- ## Welche Software eignet sich für kleine Hausverwaltungen? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/hausverwaltungs-software/ Kleine Hausverwaltungen brauchen vor allem zwei Dinge zuverlässig: eine Mieteingangskontrolle, die offene Mieten sofort sichtbar macht, sowie eine Bestandsübersicht mit allen Objekten, Einheiten, Mietern und Dokumenten an einem Ort. ViVi liefert genau das, dazu liest die KI Belege aus und legt sie objektbezogen ab, bereitet Nebenkostenabrechnungen für Mietwohnungen vor und exportiert Daten im DATEV-Format für den Steuerberater. Ein Mieterportal mit eigenem Branding ist enthalten; die WEG-Abrechnung bietet ViVi noch nicht an, sie ist in Entwicklung. Für die Verwaltung von Mietwohnungsbeständen startest Du ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung und testest 7 Tage kostenlos. Verwaltest Du mehr als 50 Einheiten oder mehrere Mandate, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot (https://www.vivi-immo.de/lp/wohnungswirtschaft/). --- ## Was ist eine Software für Studentenwohnheime? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/studentenwohnheime/ Eine Software für Studentenwohnheime führt Zimmer, Mietverhältnisse, Mieteingänge, Dokumente und die Kommunikation mit den Bewohnern an einer Stelle zusammen. Sie ist auf viele kleine Einheiten und häufige Wechsel ausgelegt, nicht auf wenige langfristige Mietverhältnisse. In ViVi gleicht die Mieteingangskontrolle die Umsätze des verbundenen Bankkontos mit den offenen Mieten ab und schlägt die Zuordnung zur Bestätigung vor; wiederkehrende Zahlungen laufen danach über Zuordnungsregeln automatisch. Neue Mietverhältnisse legst Du an, indem Du ViVi den Mietvertrag als PDF oder Foto per Chat oder WhatsApp schickst: ViVi liest Mieter, Einheit, Kaltmiete und Mietbeginn aus und speichert erst nach Deiner Bestätigung; bei mehreren Personen in einer Wohnung fragt ViVi einmal nach, ob ein gemeinsames Mietverhältnis oder eine WG mit einem Mietverhältnis je Zimmer entstehen soll. Dokumente liegen je Objekt und Einheit im Dateimanager, die Suche geht über Dateinamen und über den Inhalt (Texterkennung in PDF, Word, Excel, Bildern und Textdateien), auf Wunsch mit Cloud-Sync zu Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Für die Kommunikation gibt es ein Mieterportal unter portal.vivi-immo.de mit dem eigenen Logo und der eigenen Akzentfarbe: freigegebene Dokumente und Briefe mit Lese- und Download-Status, Schadensmeldungen als Vorgang mit Verlauf und Verwalter-Antwort und ein Schwarzes Brett je Objekt; Mietzahlungen laufen nicht über das Portal. Bleibt eine Miete offen, greift das Mahnwesen mit vier Stufen (Erinnerung, erste, zweite und dritte Mahnung) mit eigenen Vorlagen, konfigurierbaren Fristen und Versand als Entwurf, per E-Mail oder per Post. Mehrere Mitarbeitende arbeiten über Team-Rollen mit eigenen Berechtigungen im selben Bestand. ViVi ist für Bestände jeder Größe nutzbar: Die Standard-Pläne decken bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Häuser mit 80, 200 oder mehr Zimmern gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung (https://www.vivi-immo.de/lp/wohnungswirtschaft/). Der Einstieg kostet ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. --- ## Was ist ViVi für Kommunen? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/kommunen/ ViVi ist eine KI-gestützte Software, mit der Gemeinden ihre eigenen Wohnungen verwalten: Objekte, Mieter, Zahlungen und Dokumente an einem Ort, statt in verteilten Excel-Listen und Aktenordnern. ViVi erstellt Nebenkostenabrechnungen samt Mieterbrief und versendet diesen per E-Mail oder Post, prüft Mieteingänge per Bankabgleich und legt alle Verträge und Briefe zentral ab. Die KI liest hochgeladene Dokumente aus, sodass niemand mehr abtippt. Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland. Für die kommunale Wohnungsverwaltung starten Sie ab 250 € im Monat. Auf Wunsch begleiten wir die Einführung und schulen Ihre Mitarbeitenden. --- ## Wie bekommen Steuerberater Vermietungs-Unterlagen strukturiert von Mandanten? URL: https://www.vivi-immo.de/loesungen/steuerberater/ Am zuverlässigsten funktioniert es, wenn Mandanten ihre Vermietung laufend in einer Software wie ViVi erfassen, statt Belege bis zum Jahresende zu sammeln. In ViVi werden alle Kontobewegungen nach Steuerkategorie verbucht, alle Belege liegen an einem Ort und sind mit Buchung und Objekt verknüpft, Kosten und Einnahmen sind je Objekt aufgeteilt. Die Anlage V ist damit vorbereitet und für die Übergabe an die Kanzlei gibt es einen DATEV-Export. So kommen die Unterlagen so vorbereitet an, dass Rückfragen vom Finanzamt selten werden. --- ## Was ist eine Immobilienverwaltung Software? URL: https://www.vivi-immo.de/immobilienverwaltung-software/ Eine Immobilienverwaltung Software ist ein Programm, das Objekte, Mietverhältnisse, Mietzahlungen, Belege, Dokumente, Nebenkosten und Steuerdaten zentral bündelt, statt sie über Excel-Tabellen und Papierordner zu verteilen. ViVi ist eine KI-gestützte Immobilienverwaltung für private Vermieter und Investoren: Mieteingänge werden per Bankabgleich erkannt und zugeordnet, Belege per Foto oder Upload von der KI ausgelesen, Nebenkostenabrechnungen samt Mieterbrief vorbereitet und Kennzahlen wie Cashflow und Rendite je Objekt berechnet. Ein KI-Assistent beantwortet im Chat oder per WhatsApp Fragen zum Bestand und legt nach Deiner Bestätigung Daten an. ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar: Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Portfolios, etwa 80, 200 oder mehr Einheiten, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung. Für die klassische WEG-Verwaltung gewerblicher Verwalter ist ViVi nicht gebaut. Der Einstieg kostet ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. --- ## Gibt es ViVi als App für Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/vermieter-app/ Ja. Die ViVi-App gibt es fürs iPhone im App Store und für alle Android Smartphones bei Google Play. Am Rechner nutzt Du die Web-App im Browser, ohne Installation und mit vollem Funktionsumfang. Zusätzlich bedienst Du ViVi per WhatsApp mit Text, Sprachnachricht, Foto oder Dokument (Bedienung läuft als Pilot und wird schrittweise freigeschaltet). Mobil erledigst Du dieselben Aufgaben wie am Schreibtisch: Mieteingänge per Bankabgleich prüfen und Rückstände sehen, Belege per Foto erfassen und von der KI auslesen lassen, Dokumente und Verträge ablegen und Kennzahlen zum Portfolio abrufen. Die KI-Assistentin ist mobil genauso verfügbar und legt nichts an, ändert und löscht nichts ohne Deine Bestätigung. Der Einstieg kostet ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. --- ## Welche Pflichten hat man als Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/vermieter-pflichten/ Als privater Vermieter hast Du in der Regel mehrere laufende Pflichten: einen Mietvertrag korrekt handhaben und die Kaution ordnungsgemäß verwahren, die Wohnung in vertragsgemäßem Zustand halten (Instandhaltung), die Betriebskosten korrekt und fristgerecht abrechnen, die Verkehrssicherungspflicht erfüllen (zum Beispiel Räum- und Streupflicht organisieren), Meldepflichten wie die Wohnungsgeberbestätigung bei Ein- und Auszug erfüllen und sorgsam mit den Daten Deiner Mieter umgehen. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter üblicherweise innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Die konkreten Regeln hängen vom Einzelfall ab, dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung. ViVi hilft Dir bei der Dokumentation und Organisation dieser Pflichten: Fristen im Blick behalten, Belege sammeln, die Nebenkostenabrechnung samt Mieterbrief fristgerecht vorbereiten und alle Dokumente zentral ablegen. Für die rechtliche Bewertung bleibst Du oder Dein Rechtsbeistand zuständig. --- ## Wie bereite ich meine Steuerunterlagen als Vermieter digital vor? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/steuerunterlagen-vermieter-digital-vorbereiten/ Am einfachsten sammelst Du Deine Steuerunterlagen laufend digital statt gebündelt am Jahresende: Mieteinnahmen dokumentieren, Belege für Werbungskosten direkt bei Anfall erfassen und der richtigen Wohnung und Kostenart zuordnen sowie AfA, Zinsen und Finanzierungsunterlagen bereithalten. In ViVi liest die KI Belege per Foto oder Upload aus und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor, die Mieteinnahmen kommen aus dem Mieten-Tracker. Daraus bereitet ViVi die Anlage V für private Vermieter vor (Einnahmen, Werbungskosten und AfA je Objekt und gesamt) und stellt für die Übergabe an den Steuerberater einen Beleg-Export als ZIP sowie einen DATEV-Export bereit. Wichtig: ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung, die Steuererklärung reichst Du oder Dein Steuerberater ein. Die Steuervorbereitung ist aktuell nur für private Strukturen (natürliche Personen) verfügbar, Firmenstrukturen folgen noch. --- ## Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung ohne Excel? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/nebenkostenabrechnung-ohne-excel/ Mit einer Software wie ViVi statt einer Tabelle: Du erfasst Objekt und Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel, trägst Zählerstände und Heizkosten ein und ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief, den Du prüfst und freigibst. Der Unterschied zur Tabelle liegt im Rechnen und Ablegen: Die umlagefähigen Kosten sammelst Du übers Jahr als Belege, die bereits dem Objekt und einer Kostenkategorie zugeordnet sind. Für jede Kostenart legst Du einen Umlageschlüssel fest, zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch und ViVi verteilt die Kosten danach. Die Heizkosten teilt ViVi nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf, samt CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe. Am Ende steht je Einheit ein Mieterbrief, den Du per E-Mail oder Post verschickst. ViVi bereitet die Abrechnung vor, Du prüfst und gibst frei; das ist keine Rechtsberatung. --- ## Wie prüfe ich Mieteingänge automatisch? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/mieteingaenge-automatisch-pruefen/ Verbinde Dein Bankkonto einmal über einen PSD2-Dienstleister, danach ordnet ViVi die importierten Zahlungen den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu und Du bestätigst jede Zuordnung. Über den lizenzierten PSD2-Dienstleister BanksAPI werden die Umsätze mehrmals täglich importiert. ViVi vergleicht jede Zahlung mit den offenen Sollmieten, berücksichtigt dabei eine Betragstoleranz von rund 10 Prozent und ein Zeitfenster von bis zu 45 Tagen und schlägt Dir die passende Zuordnung mit einem Konfidenzwert vor. Du bestätigst oder lehnst ab, verbucht wird nie automatisch. Für wiederkehrende Zahlungen desselben Mieters legst Du eine Zuordnungsregel an, damit die Zuordnung künftig von selbst vorgeschlagen wird. Rückstände und Teilzahlungen sind je Mietverhältnis sichtbar; bei überfälliger Miete kann eine Automation Zahlungserinnerungen per E-Mail oder Post auslösen. --- ## Wie verwalte ich mehrere Wohnungen als privater Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/mehrere-wohnungen-verwalten/ Führe alle Wohnungen an einem Ort zusammen: Objekte und Einheiten zentral abbilden, Mieteingänge je Einheit prüfen, Belege und Nebenkosten je Objekt ablegen und die Kennzahlen über den ganzen Bestand im Dashboard behalten. Der Kern ist, dass alles zusammenläuft, statt in getrennten Tabellen zu leben: Jede Einheit ist ihrem Objekt zugeordnet, jede Zahlung der offenen Miete der richtigen Wohnung, jeder Beleg dem passenden Objekt. Ein System wie ViVi prüft die Mieteingänge per Bankabgleich, ordnet Belege per Foto oder E-Mail zu und zeigt Cashflow, Vermietungsstand und Rendite über den ganzen Bestand. Du bestätigst die Vorschläge, verbucht wird nie automatisch. Das lohnt sich schon ab der ersten Einheit; die Standard-Pläne decken bis zu 50 Einheiten ab, darüber gibt es ein Enterprise-Angebot. --- ## Ab wann lohnt sich eine Vermieter-Software? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/wann-lohnt-sich-vermieter-software/ Eine Vermieter-Software lohnt sich schon ab der ersten Einheit. Entscheidend ist nicht die Zahl der Wohnungen, sondern wie viel Zeit Dich Mieteingänge, Belege und Abrechnungen in Excel kosten und wie fehleranfällig das wird. Vier Fragen helfen bei der Entscheidung: Wie viel Zeit geht für Mieteingänge und Belege drauf? Wie viele Objekte und Einheiten kommen zusammen? Liegen Belege und Dokumente an einem Ort oder verstreut? Wie oft passieren Fehler oder werden Fristen vergessen? ViVi ordnet Zahlungen per Bankabgleich den offenen Mieten zu, erfasst Belege per Foto und zeigt Cashflow und Vermietungsstand im Dashboard. Du bestätigst die Vorschläge, verbucht wird nie automatisch. Der Starter kostet ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung und deckt bis zu 5 Einheiten ab; 7 Tage kannst Du kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Für Bestände über 50 Einheiten gibt es ein Enterprise-Angebot. --- ## Wie verwalte ich Immobilien ohne Excel? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/immobilienverwaltung-ohne-excel/ Statt einzelner Tabellen führst Du Objekte, Mietverhältnisse, Mieteingänge, Belege, Dokumente und Nebenkosten in einem System zusammen. Der Unterschied zu Excel ist, dass alles verknüpft ist statt in getrennten Blättern: Jede Zahlung gehört zur offenen Miete, jeder Beleg zum Objekt, jedes Dokument ist per Volltextsuche auffindbar. ViVi prüft die Mieteingänge per Bankabgleich über den PSD2-Dienstleister BanksAPI, liest Belege und Verträge per Foto oder E-Mail aus und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor und bereitet die Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüsseln und Zählerständen vor. Alles läuft nach dem Bestätigungsprinzip: ViVi schlägt vor, Du bestätigst, nichts wird automatisch verbucht. Bestehende Objekt- und Mieterdaten aus Excel lassen sich übernehmen. Das lohnt sich ab der ersten Einheit, ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos testen ohne Zahlungsdaten. --- ## Wie funktioniert Immobilienverwaltung per WhatsApp? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/immobilienverwaltung-per-whatsapp/ Du verbindest Deine Handynummer einmal in den Einstellungen und schickst ViVi danach per WhatsApp einen Beleg als Foto, ein Dokument, eine Frage oder eine Sprachnachricht. ViVi liest den Inhalt aus und legt die Daten erst nach Deiner Bestätigung an. WhatsApp ist einer von mehreren Kanälen neben Web-App und Handy-App, live und voll verfügbar für alle verifizierten Nutzer, kein Pilot und keine Warteliste. Typische Aufgaben unterwegs: einen Beleg fotografieren, damit ViVi Betrag und Datum erfasst und Objekt sowie Kostenkategorie vorschlägt; einen Mietvertrag auslesen lassen; eine Frage zum Portfolio stellen, etwa nach offenen Mieten. Nichts wird automatisch übernommen, Du bestätigst jeden Schritt und die KI sieht ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts. Die volle Verwaltung läuft weiter in der Web-App und in der Handy-App; WhatsApp ist der schnelle Weg für unterwegs. --- ## Welche Immobiliensoftware hat die besten KI-Funktionen? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/ki-immobilienverwaltung-vergleich/ Nützlich ist eine KI in der Immobilienverwaltung dort, wo sie wiederkehrende Handarbeit abnimmt: Dokumente auslesen (Mietvertrag, Rechnung, Hausgeld-/WEG-Abrechnung, Zählerstand per Foto), Zahlungen automatisch offenen Mieten zuordnen, Nebenkostenabrechnungen vorbereiten, Belege erfassen und die Verwaltung per Chat oder WhatsApp steuern. Beim Vergleich zählt weniger das Schlagwort KI als die Frage, welche Dokumenttypen wirklich erkannt werden, ob die KI nur nach Bestätigung handelt (Kontrolle behält der Vermieter), wie Miet- und Kontodaten geschützt sind und über welche Kanäle man sie erreicht. ViVi setzt genau auf diese Punkte: KI von führenden Anbietern, ein durchgängiges Bestätigungsprinzip (die KI legt nichts ungefragt an oder ändert nichts ungefragt), Datenzugriff nur auf den eigenen Account, Steuerung per Chat und WhatsApp. KI-Nachrichten verbrauchen Credits, im Ultimate-Plan ohne Verbrauch. --- ## Welche Aufgaben hat man als privater Vermieter bei der Immobilienverwaltung? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/immobilien-verwalten/ Zur Immobilienverwaltung als privater Vermieter gehören laufend fünf Bereiche: Mieteingänge prüfen und Rückstände erkennen, Belege und Kosten dem richtigen Objekt zuordnen, einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung erstellen, Verträge und Dokumente sicher ablegen sowie zum Jahresende Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung (Anlage V) zusammenstellen. Bei einer einzelnen Wohnung reicht dafür oft noch eine Tabelle, mit mehreren Objekten oder Mietern wird der Abgleich per Hand schnell unübersichtlich, vor allem beim Bankabgleich und bei verstreuten Belegen. ViVi übernimmt diese wiederkehrenden Aufgaben KI-gestützt und nach dem Bestätigungsprinzip: nichts wird ohne Freigabe angelegt oder geändert. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. --- ## Was muss ich als Vermieter einer Mietwohnung im Jahresverlauf erledigen? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/mietwohnung-verwalten/ Beim Verwalten einer Mietwohnung fallen laufend sechs Blöcke an: monatlich der Mieteingang, laufend das Sammeln von Belegen, einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung (üblicherweise binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums), bei Bedarf Zählerstände, Mieterhöhung und Kaution, zum Jahresende die Steuervorbereitung (Anlage V) und im Problemfall das Mahnwesen bei Mietrückständen. Konkrete gesetzliche Fristen hängen vom Einzelfall ab, dieser Ratgeber nennt nur übliche Eckpunkte und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. ViVi automatisiert die wiederkehrenden Schritte: Mieten-Tracker mit KI-Zahlungszuordnung, automatische Zahlungserinnerungen bei Rückständen, Beleg-Assistent und die Nebenkostenabrechnung samt Mieterbrief. --- ## Was muss ich organisieren, wenn ich zum ersten Mal eine Wohnung vermiete? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/erste-immobilie-vermieten/ Bei der ersten Vermietung einer Wohnung organisierst Du in dieser Reihenfolge: vor der Vermietung Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Kaution, beim Einzug die Zählerstände und Kontaktdaten des Mieters, laufend die ersten Mieteingänge und Belege und nach zwölf Monaten die erste Nebenkosten-/Betriebskostenabrechnung sowie die erste Anlage V für die Steuererklärung. Auch für eine einzelne Wohnung lohnt sich von Anfang an eine saubere Ablage, damit nichts verloren geht. ViVi liest Mietvertrag und Kaufvertrag per KI aus und legt Mietverhältnis und Objekt nach Deiner Bestätigung an, das erspart Dir das manuelle Ersterfassen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. --- ## Kann ich meine Immobilienverwaltung per WhatsApp steuern? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/whatsapp-immobilienverwaltung/ Ja. Du schreibst ViVi per WhatsApp mit Text, Sprachnachricht, Foto oder Dokument. ViVi liest zum Beispiel eine abfotografierte Rechnung als Beleg aus, erkennt Werte aus einem Mietvertrag, erfasst einen Zählerstand vom Foto und beantwortet Fragen zu Deinem Bestand, etwa welche Einheiten offene Mieten haben. Angelegt oder geändert wird immer erst nach Deiner Bestätigung (Bestätigungsprinzip) und die KI sieht ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts. Die WhatsApp-Steuerung gehört zur ViVi-KI und ist ohne Aufpreis dabei; sie steht allen verifizierten Nutzern zur Verfügung, Du verbindest dafür einmalig Deine Nummer in den Einstellungen. WhatsApp ist ein Dienst von Meta, die Nachrichten laufen über dessen Infrastruktur; wer das nicht nutzen möchte, steuert ViVi genauso im Web und per App. --- ## Kann ich ViVi in ChatGPT oder Claude nutzen? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/chatgpt-claude-integration/ Ja. ViVi betreibt einen eigenen MCP-Server (Model Context Protocol, ein offener Standard, über den ein KI-Assistent auf externe Dienste zugreift). Verbindest Du ihn mit ChatGPT oder Claude, kennt Dein Assistent Deine Objekte, Mieten und Dokumente: Er beantwortet Fragen zum Bestand, liest übergebene Dokumente aus und bereitet Aktionen wie einen Beleg oder ein Mietverhältnis vor, ohne dass Du Daten von Hand in den Chat kopierst. Eingerichtet wird die Verbindung in ViVi unter Einstellungen im Tab Integrationen über die Karte MCP-Verbindung: Du wählst ChatGPT oder Claude, hinterlegst die MCP-Server-URL in Deinem Assistenten und erlaubst den Zugriff per OAuth. Die Nutzung läuft über Dein bestehendes AI-Abo und funktioniert auch mit der kostenlosen Version des Anbieters, zusätzliche ViVi-Credits brauchst Du dafür nicht. Es bleibt beim Bestätigungsprinzip: Angelegt oder geändert wird erst nach Deiner Zustimmung und der Zugriff gilt ausschließlich für Dein eigenes Konto. Die Verbindung richtest Du im Hauptaccount ein und trennst sie jederzeit wieder über "Verbindung trennen". --- ## Kann ich mein Bankkonto sicher mit ViVi verbinden? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/bankanbindung/ Ja. Die Bankanbindung verbindet Dein Bankkonto mit ViVi, sodass Deine Umsätze automatisch mehrmals täglich importiert werden, ganz ohne CSV-Export. Der Zugriff läuft ausschließlich über den lizenzierten PSD2-Dienstleister BanksAPI, die Freigabe bestätigst Du per SCA (Zwei-Faktor) direkt bei Deiner Bank und diese Freigabe wird typischerweise etwa alle 90 Tage erneuert. Du kannst mehrere Konten verbinden und bei Bedarf manuelle Konten ergänzen. Die importierten Umsätze speisen den Mieten-Tracker und die KI-Zahlungszuordnung, die eingehende Zahlungen offenen Mieten mit einem Konfidenzwert vorschlägt; bestätigt oder abgelehnt wird der Vorschlag von Dir, automatisch verbucht wird nichts. Kartendaten für Dein Abo laufen über Stripe und werden nicht in ViVi gespeichert. Die Bankanbindung ist ab dem Starter-Plan enthalten. --- ## Welche Software bereitet die Anlage V vor? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/anlage-v-vorbereitung/ ViVi bereitet die Anlage V für private Vermieter vor: Einnahmen, Werbungskosten und AfA werden je Objekt und für den Gesamtbestand vorausgefüllt, inklusive Prognose. Die Zahlen entstehen laufend aus dem, was in ViVi ohnehin erfasst wird, also Mieteinnahmen aus dem Mieten-Tracker, per KI ausgelesene Belege nach Kostenart sortiert sowie AfA und Zinsen aus den Objektdaten. Für die Übergabe an den Steuerberater gibt es einen Beleg-Export als ZIP und einen DATEV-Export. Wichtig: ViVi bereitet die Anlage V vor und ersetzt keine Steuerberatung; die Steuererklärung reichst weiterhin Du oder Dein Steuerberater ein. Die Vorbereitung ist aktuell nur für private Strukturen (natürliche Personen) verfügbar, Firmenstrukturen wie GmbH, GbR, WEG oder KG folgen noch. Die Funktion ist für die Arbeit am Desktop ausgelegt. --- ## Was ist eine Heizkostenabrechnung? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/heizkostenabrechnung/ Eine Heizkostenabrechnung teilt die Kosten für Heizung und Warmwasser eines Gebäudes auf die einzelnen Wohnungen auf. Nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) läuft ein kleinerer Teil über Grundkosten, etwa nach Fläche oder Kalendertagen, der größere Teil nach dem gemessenen Verbrauch. Als Vermieter einer Eigentumswohnung brauchst Du diese Aufteilung, um die Heizkosten über die Nebenkostenabrechnung auf Deine Mieter umzulegen. ViVi bündelt das in einem eigenen Heizkosten-Schritt der Nebenkostenabrechnung: Du gibst je warmer Kostenzeile an, ob sie nur Heizung, nur Warmwasser oder beides enthält und beantwortest zwei Fragen: wie Dir die Heizkostenabrechnung vorliegt (als PDF zum Hochladen, auf Papier zum Übertragen oder nur als Gesamtbetrag) und was darin steht. Stehen fertige Beträge je Mieter und Zeitraum darin, werden sie 1:1 übernommen. Sind nur Grund- und Verbrauchskosten ablesbar, überträgst Du die Beträge Baustein für Baustein (sechs Bausteine mit je eigener Umlageregel: Grund- und Verbrauchskosten Heizung, Grund- und Verbrauchskosten Warmwasser, Kaltwasser mit Wasser-Nebenkosten, weitere Nebenkosten). Steht nur ein Gesamtbetrag mit Verhältnis, wählst Du 50/50, 60/40 oder 70/30 zwischen Verbrauch und Grundkosten. Liegt nur ein Gesamtbetrag vor, teilt ViVi ihn zeitanteilig nach § 9b HeizKV auf, das ist zulässig, aber am ungenauesten und nur bei Mieterwechsel oder Teiljahr angeboten. Den Verbrauch übernimmst Du mit einem Klick aus erfassten Zählerständen, sobald für den Zähler mindestens zwei Ablesungen vorliegen; fehlt eine, trägst Du den Wert von Hand ein. Bei einem Mieterwechsel verteilt ViVi die Grundkosten der Heizung nach Gradtagen statt pauschal nach Kalendertagen, damit der Winteranteil stimmt. Rechnet die WEG nur nach Miteigentumsanteil ab, ermittelt ViVi für das ganze Jahr den verbrauchsabhängigen Wohnungsanteil und hilft so, die 15-Prozent-Kürzung nach HeizKV zu vermeiden. Dieser Weg gilt für die vermietete Eigentumswohnung. Rechnest Du ein Mehrfamilienhaus selbst ab und hat ein Messdienstleister die Beträge je Wohnung bereits berechnet, übernimmst Du sie über https://www.vivi-immo.de/funktionen/heizkosten-uebernehmen/ . ViVi ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung und die Ergebnisqualität hängt an den erfassten Daten. --- ## Was heißt Heizkosten vom Messdienstleister übernehmen? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/heizkosten-uebernehmen/ Heizkosten vom Messdienstleister übernehmen heißt, die fertigen Beträge je Wohnung aus der Abrechnung von ista, Techem oder einem anderen Messdienst unverändert in die Nebenkostenabrechnung zu übertragen, statt sie ein zweites Mal selbst zu verteilen. Der Weg gilt für ein Mehrfamilienhaus, das Du über den Abrechnungs-Assistenten selbst abrechnest. Beim Anlegen der Kostenzeile für Heizung oder Warmwasser wählst Du zwischen zwei Karten: „ViVi teilt auf“ (Grund- und Verbrauchskosten, Verteilung über Fläche und Zähler) oder „Bereits extern abgerechnet“. Im zweiten Fall trägst Du nur den Gesamtbetrag laut Abrechnung ein, danach erscheint der Schritt „Heizkosten“. Dort lädst Du die Abrechnung als PDF hoch (höchstens 24 MB, die Analyse dauert bis zu drei Minuten). ViVi liest die Nutzungszeiträume, die Beträge je Wohnung und eine ausgewiesene CO2-Erstattung aus und schlägt zu jedem erkannten Eintrag das passende Mietverhältnis vor; wo die Zuordnung mehrdeutig ist, entscheidest Du. Nach der Übernahme stehen die Beträge je Wohnung in einer Tabelle und bleiben von Hand änderbar, der Upload ist also keine Bedingung. Was Du keinem Mietverhältnis zuordnest, etwa ein Leerstandszeitraum, bleibt sichtbar beim Eigentümer und erscheint nicht in der Abrechnung der Mieter. Weicht die Summe vom eingetragenen Gesamtbetrag ab, fragt ViVi nach, statt ihn selbst zu ändern. Die CO2-Erstattung ist im Mehrfamilienhaus bewusst standardmäßig nicht aktiviert, weil Messdienstleister den Vermieteranteil dort meist schon auf Gebäudeebene abziehen und eine Gutschrift sonst ein zweiter Abzug wäre. Grenzen: Der Upload erkennt fertige Beträge je Nutzer, keine reinen Kostenbausteine; liegen die erkannten Zeiträume komplett außerhalb des Abrechnungszeitraums, warnt ViVi vor dem falschen Abrechnungsjahr; im Chat legt ViVi weiterhin keine Abrechnung für ein Mehrfamilienhaus an. ViVi ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. --- ## Was ist Mahnwesen für Vermieter? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/mahnwesen/ Mahnwesen für Vermieter heißt, auf eine ausbleibende Miete in festen Stufen zu reagieren, von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung. In ViVi gibt es dafür vier feste Stufen: Erinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung. Für jede Stufe legst Du den Brieftext und die Mahngebühr selbst fest. Alles, was gerechnet wird, setzt ViVi dazu: die Forderungsaufstellung Monat für Monat, den Gesamtsaldo, die Zahlungsfrist und Deine Bankverbindung. Wird eine Mahnung tatsächlich versendet, entsteht daraus ein offener Posten über die Gebühr. Zahlt Dein Mieter später Miete und Gebühr in einem Betrag, teilt ViVi die Zahlung beim Verbuchen automatisch auf. Es gibt höchstens einen Gebührenposten je Mietverhältnis: Die nächste Stufe hebt ihn auf ihren Betrag an, statt eine zweite Gebühr zu stapeln. Die Gebühr entsteht erst beim tatsächlichen Versand per E-Mail oder Post, ein Entwurf oder ein reiner Portal-Versand erzeugt keine. Teilzahlungen tilgen immer zuerst die Miete. Eine offene Mahngebühr allein löst keine neue Mahnung aus. Verzugszinsen berechnet ViVi nicht, die Höhe der Gebühr bestimmst Du selbst. Wann welche Stufe greift und über welchen Weg sie versendet wird, stellst Du in der Automation ein (/funktionen/automationen/). --- ## Was ist eine Firmenstruktur in ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/firmenstrukturen/ Eine Firmenstruktur ist ein eigener Arbeitsbereich unter Deinem Hauptaccount, in dem eine Gesellschaft ihre eigenen Objekte, Mieter, Zahlungen und Dokumente führt. Beim Anlegen wählst Du GmbH, GbR oder Sonstige; hinter Sonstige vergibst Du eine eigene Bezeichnung wie WEG oder KG, die als Kürzel neben dem Namen steht. Eine Struktur hat keinen eigenen Login: Du erreichst sie über die Firmenstrukturen-Auswahl in der Seitenleiste und markierst optional eine als Standard, dann startet ViVi dort. Berichte, Auswertungen und Exporte ziehen nur die Daten der aktiven Struktur. Tarif, Testphase und Limits erbt jede Struktur vom Hauptaccount, das Einheiten-Kontingent zählt über alle Strukturen zusammen, ein Abo deckt also das gesamte Portfolio ab. Hinterlegte Gesellschafter-Anteile steuern die Dashboard-Sichten "Mein Anteil", "Volle Struktur" und "Alle Firmenstrukturen". Ein bestehendes Objekt zieht per Struktur-Transfer samt seiner Daten in eine andere Struktur um. Seit August 2026 kennt der KI-Assistent im Chat des Hauptaccounts die eigenen Strukturen: Er gleicht den Rechnungsempfänger eines hochgeladenen Belegs mit den Accounts ab, arbeitet bei eindeutiger Zuordnung direkt dort, fragt bei Unklarheit genau einmal nach und nennt vor jedem Anlegen oder Ändern den Ziel-Account in der Bestätigung. Diese Struktursicht gibt es nur im Hauptaccount; wer selbst in eine Struktur wechselt, arbeitet dort strikt isoliert. Steuerübersicht, Umsatzsteuer-Übersicht, Anlage-V-Vorbereitung und DATEV-Export sind bisher nur für private Strukturen freigeschaltet, WhatsApp und die MCP-Verbindung zu ChatGPT oder Claude richtest Du nur im Hauptaccount ein. --- ## Wie liest ViVi Dokumente mit KI aus? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/dokumente-auslesen/ Du lädst ein Dokument hoch, egal ob PDF, Foto, Excel oder Word und ViVi erkennt automatisch, um was es sich handelt und leitet den passenden nächsten Schritt ab. Aus einem Mietvertrag entsteht ein Mietverhältnis mit Mieter- und Mietdaten, aus einem Kaufvertrag ein Objekt mit Grunddaten, aus einer Hausgeld- oder WEG-Abrechnung eine vorbereitete Nebenkostenabrechnung, aus einem Zählerfoto ein erfasster Zählerstand, aus einer Rechnung ein Beleg zur Kostenverbuchung. Bei einem Geschäftsbrief von Amt, Versorger oder Mieter analysiert ViVi Absender, Kernaussage und Fristen und entwirft bei Bedarf eine Antwort. Angelegt oder geändert wird nie ungefragt: ViVi zeigt vorher eine Übersicht aller erkannten Werte, Du bestätigst oder korrigierst. Diese Seite fokussiert auf das KI-Auslesen selbst; die Dateiverwaltung/-suche steht auf /funktionen/dokumentenverwaltung/, die Beleg-Buchhaltung auf /funktionen/belegverwaltung/. --- ## Wie sicher sind meine Daten bei ViVi? URL: https://www.vivi-immo.de/datenschutz-sicherheit/ ViVi läuft in einem AWS-Rechenzentrum in Frankfurt, Deine Daten bleiben in der EU. Der Zugriff auf Dein Bankkonto läuft ausschließlich über den lizenzierten PSD2-Dienstleister BanksAPI mit Zwei-Faktor-Freigabe (SCA) direkt bei Deiner Bank. Die KI von ViVi legt oder ändert nie ungefragt etwas: Vor jeder Anlage oder Änderung zeigt sie eine Übersicht und wartet auf Deine Bestätigung, Löschungen brauchen eine ausdrückliche Bestätigung und die KI sieht ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts. Kartendaten für Dein Abo laufen über Stripe und werden nicht in ViVi gespeichert. Deine Daten gehören Dir und lassen sich jederzeit exportieren, etwa als Objektreport, Kostenreport oder Beleg-Export. Die vollständige Datenschutzerklärung steht unter /datenschutz.html. --- ## Wie kann KI Vermietern bei der Immobilienverwaltung helfen? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/ki-hilft-vermietern-immobilienverwaltung/ KI übernimmt in der Immobilienverwaltung vor allem die wiederkehrende Fleißarbeit. Die KI von ViVi liest hochgeladene Dokumente aus und macht daraus Daten: Aus einem Kaufvertrag legt sie ein Objekt an, aus einem Mietvertrag ein Mietverhältnis, aus einem Darlehensvertrag die Finanzierung, aus einer Hausgeldabrechnung bereitet sie die Nebenkostenabrechnung vor und aus einer Rechnung wird ein verbuchter Beleg. Sie liest PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien, jedes Dokument ist später per Volltextsuche auffindbar. Bei den Mieten ordnet die KI eingehende Bankzahlungen den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu, sobald Du Dein Konto über den PSD2-Dienstleister BanksAPI verbunden hast. Belege erfasst Du per Foto, Upload oder E-Mail, die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor. Steuern kannst Du das in normaler Sprache per Chat und WhatsApp. Entscheidend ist das Bestätigungsprinzip: Die KI schlägt vor, Du bestätigst oder lehnst ab, nichts wird automatisch verbucht, angelegt oder gelöscht und die KI sieht ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts. Die KI-Funktionen sind in allen Plänen enthalten, ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos testen ohne Zahlungsdaten. --- ## Wie verwalte ich Mieten, Belege und Nebenkosten ohne Excel? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/mieten-belege-nebenkosten-ohne-excel/ Mieten, Belege und Nebenkosten sind die drei zeitaufwendigsten Aufgaben privater Vermieter und in getrennten Excel-Tabellen laufen sie schnell auseinander. Ohne Excel greifen sie in einem System ineinander. ViVi ordnet eingehende Mietzahlungen per Bankabgleich über den PSD2-Dienstleister BanksAPI den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu, sodass für jede Einheit sichtbar ist, ob die Miete da ist und Rückstände auffallen. Belege erfasst Du per Foto, Upload oder E-Mail, die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und ordnet sie dem richtigen Objekt zu. Weil die umlagefähigen Kosten damit schon beim Objekt liegen, bereitet ViVi daraus die Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüsseln, Zählerständen und Mieterbrief vor. Bleibt eine Miete aus, kann eine Automation gestufte Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder als To-Do versenden. Alles läuft nach dem Bestätigungsprinzip: ViVi schlägt vor, Du bestätigst, nichts wird automatisch verbucht. Bestehende Objekt- und Mieterdaten lassen sich übernehmen. Ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, der Starter deckt bis zu 5 Einheiten ab, 7 Tage kostenlos testen ohne Zahlungsdaten. --- ## Wie spare ich Zeit in der Immobilienverwaltung? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/zeit-sparen-immobilienverwaltung/ Zeit gewinnst Du in der Immobilienverwaltung vor allem dort, wo Du heute Dinge von Hand überträgst. Die größten Zeitfresser sind wiederkehrende Handgriffe: Kontoauszüge mit den Sollmieten abgleichen, Belege abtippen und ablegen, die Nebenkostenabrechnung zusammenstellen, bei Rückständen nachfassen und Dokumente wiederfinden. Genau diese Schritte automatisiert ViVi. Der Bankabgleich ordnet Zahlungen über den PSD2-Dienstleister BanksAPI den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu, den Du bestätigst. Der Beleg-Assistent erkennt per Foto, Upload oder E-Mail Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor. Die Nebenkostenabrechnung bereitet ViVi mit Umlageschlüsseln, Zählerständen und Mieterbrief vor, Du prüfst und gibst frei. Bei Rückständen versendet eine Automation gestufte Zahlungserinnerungen. Dokumente findest Du per Volltextsuche wieder und das Dashboard zeigt Kennzahlen, Cashflow und Vermietungsstand, ohne dass Du sie zusammenrechnest. Nichts wird automatisch verbucht oder verschickt: ViVi bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei Dir. Du kannst mit einem Objekt beginnen und die zeitraubendsten Aufgaben zuerst automatisieren. Ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 7 Tage kostenlos testen ohne Zahlungsdaten. --- ## Lohnt sich eine Vermieter-Software auch bei wenigen Wohnungen? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/software-private-vermieter-wenige-wohnungen/ Ja, eine Vermieter-Software lohnt sich auch bei wenigen Wohnungen. Es gibt keine Mindestgröße, ab der es sich erst rechnet: Schon ab der ersten Einheit hältst Du Mieteingänge, Belege, Nebenkosten und Steuerunterlagen geordnet an einem Ort, statt sie in Excel und Ordnern zusammenzusuchen. Bei einem sehr einfachen Mietverhältnis mit wenig Bewegung kann eine Tabelle noch reichen, sobald aber Belege, Fristen und die einmal jährliche Abrechnung dazukommen, spart ein System spürbar Zeit. Für einen kleinen Bestand ist ViVi passend dimensioniert: Der Starter deckt bis zu 5 Einheiten ab und kostet ab 12 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, jeder Plan enthält alle Funktionen. ViVi prüft Mieteingänge per Bankabgleich und ordnet sie den offenen Mieten zu, liest Belege per Foto oder E-Mail aus und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor und bereitet die Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüsseln und Mieterbrief vor. Dabei gilt das Bestätigungsprinzip: ViVi schlägt vor, Du bestätigst, nichts wird automatisch verbucht. ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar und wächst mit, wenn weitere Wohnungen dazukommen: Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Bestände gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot. Testen kannst Du 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten, der Test endet automatisch. --- ## Wie verwalte ich Immobilien ohne Hausverwaltung? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/immobilienverwaltung-ohne-hausverwaltung/ Immobilienverwaltung ohne Hausverwaltung bedeutet, dass Du die laufenden Aufgaben selbst organisierst: Mieteingänge prüfen, Belege und Dokumente ablegen, die Nebenkostenabrechnung erstellen, Fristen einhalten und mit Mietern kommunizieren. Das spart die monatliche Verwaltergebühr und gibt Dir die volle Kontrolle, verlangt aber Struktur. Am einfachsten geht das mit einem System, in dem diese Aufgaben zusammenlaufen. ViVi ordnet Mieteingänge per Bankabgleich den offenen Mieten zu, sodass Rückstände und Teilzahlungen sichtbar bleiben, liest Belege per Foto oder E-Mail aus und ordnet sie dem Objekt zu und bereitet die Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüsseln und Mieterbrief vor. Zahlungserinnerungen bei Rückständen und Aufforderungen zum Ablesen laufen als Automation mit mehreren Stufen per E-Mail oder Post, sodass Dich das System erinnert, statt dass Du Termine selbst nachhältst. Über das Mieterportal gibst Du Dokumente frei und nimmst Anliegen und Zählerstände entgegen. Wichtig zur Einordnung: ViVi ist eine Software, mit der Du selbst verwaltest, keine gewerbliche Hausverwaltung, die Aufgaben für Dich übernimmt und ersetzt weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung. Die Vermietung einer Eigentumswohnung kannst Du selbst übernehmen, die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums bleibt beim bestellten WEG-Verwalter. Du prüfst und gibst frei, verbucht oder verschickt wird nie etwas automatisch. Testen kannst Du 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. --- ## Wie erstelle ich die Nebenkostenabrechnung schneller? URL: https://www.vivi-immo.de/ratgeber/nebenkostenabrechnung-schneller-erstellen/ Schneller wird die Nebenkostenabrechnung, wenn Belege, Zählerstände und Umlageschlüssel übers Jahr schon geordnet vorliegen und die Abrechnung sie automatisch zusammenführt, statt sie am Jahresende aus Excel und Ordnern zusammenzusuchen. Die meiste Zeit geht nämlich ins Zusammensuchen, nicht ins Rechnen. Den größten Zeitgewinn bringt Vorarbeit: Belege erfasst Du laufend per Foto oder E-Mail, ViVi erkennt Betrag und Datum und ordnet sie dem Objekt zu. Zur Abrechnung führt ViVi die Kosten je Objekt mit Umlageschlüssel je Kostenart zusammen, übernimmt erfasste Zählerstände und teilt die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf, inklusive CO2-Anteil nach Gebäudestufe. Posten aus der jüngsten früheren Abrechnung desselben Objekts kannst Du als Checkliste übernehmen: Ein Klick übernimmt Kostenart und Verteilerschlüssel, der Betrag bleibt leer und wird neu eingetragen, Beträge werden nie kopiert. Die Mieterschreiben entstehen im Sammelversand, den Kanal wählst Du je Mieter zwischen E-Mail, Post und Mieterportal, alle Schreiben gibt es zusätzlich als ZIP. Am Ende prüfst Du und gibst frei, nichts wird automatisch verschickt, die Qualität hängt an den erfassten Daten und ViVi ersetzt keine Rechtsberatung. Testen kannst Du 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. --- ## Was ist ein ViVi-Partner? URL: https://www.vivi-immo.de/partner/ Ein ViVi-Partner ist ein eigenständiges Unternehmen, dessen Leistung dort ansetzt, wo ViVi aufhört, etwa beim persönlichen Gespräch mit dem Mieter. Partner sind kein Bestandteil des ViVi-Abos und keine Funktion der Plattform: Der Vermieter beauftragt sie direkt, Leistung und Preise legt der Partner fest, der Vertrag kommt zwischen Vermieter und Partner zustande. Es gibt keine Schnittstelle zwischen ViVi und einem Partner, ViVi übermittelt keine Objekt-, Mieter- oder Zahlungsdaten. Aktueller Partner ist mieteinander (https://mieteinander-wohnen.de/): Sie führen Mietergespräche als Dienstleistung, kündigen den Termin bei den Mietern an, schicken geschulte Gesprächsführer vor Ort und verhandeln eine einvernehmliche Lösung, statt den Weg über das schriftliche Zustimmungsverfahren zu gehen. Anbieter, die Partner werden möchten, schreiben an hello@vivi-immo.de. --- ## Was ist eine Mietverwaltung Software? URL: https://www.vivi-immo.de/mietverwaltung-software/ Eine Mietverwaltung Software führt alles zusammen, was am laufenden Mietverhältnis hängt: Mieter und Einheit, die vereinbarte Soll-Miete, die tatsächlichen Zahlungseingänge, offene Rückstände, Kaution, Mietanpassungen sowie Mietvertrag und Schriftverkehr. Sie ersetzt die Kombination aus Excel-Tabelle, Kontoauszug und Ordner durch einen Stand, der sich von selbst fortschreibt. In ViVi hängt jedes Mietverhältnis an einer Einheit und trägt seine eigene Soll-Miete aus Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung und separat bepreisten Zusatzvermietungen wie Stellplatz oder Möblierung. Über die Bankanbindung nach PSD2 gleicht ViVi die Umsätze des Mietkontos damit ab und markiert jeden Monat als bezahlt, teilweise bezahlt oder offen; eine Teilzahlung bleibt mit ihrem Restbetrag sichtbar, statt den Monat pauschal auf offen zu setzen. Bleibt eine Zahlung aus, greift das Mahnwesen mit vier festen Stufen (Erinnerung sowie erste, zweite und dritte Mahnung), jede mit eigenen Tagen, eigener Aktion und eigenem Versandweg und einzeln abschaltbar; die Briefe entstehen deterministisch aus editierbaren Vorlagen samt Forderungsaufstellung Monat für Monat. Mietanpassungen planst Du mit Stichtag voraus, der Mietvertrag liegt am selben Ort und ist über die Dokumentensuche auch im Dateiinhalt auffindbar. Abgrenzung der Begriffe: Mietverwaltung ist der laufende Teil (Mietverhältnis, Miete, Rückstand, Vertrag, Fristen), Immobilienverwaltung der größere Rahmen darum (Objekt- und Einheitendaten, Kosten, Finanzierung, Nebenkostenabrechnung, Steuer, Auswertungen). ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar: Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Portfolios, etwa 80, 200 oder mehr Einheiten, gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung. Für die klassische WEG-Verwaltung gewerblicher Verwalter ist ViVi nicht gebaut, und ViVi ersetzt keine Rechtsberatung. --- ## Was gehört dazu, eine Eigentumswohnung zu vermieten und zu verwalten? URL: https://www.vivi-immo.de/vermieter-eigentumswohnung/ Eine Eigentumswohnung zu vermieten und zu verwalten heißt, drei Dinge auseinanderzuhalten: das Mietverhältnis mit Deinem Mieter, das Hausgeld an die Eigentümergemeinschaft und den Teil davon, den Du über die Nebenkostenabrechnung weitergeben darfst. Das Gemeinschaftseigentum verwaltet Eure Hausverwaltung, dort änderst Du nichts. Deine Seite fängt bei der Hausgeldabrechnung an, die einmal im Jahr kommt. Aus ihr ziehst Du die umlagefähigen Kosten für Deinen Mieter und die absetzbaren Kosten für Deine Steuer. In ViVi lädst Du diese Abrechnung als PDF hoch, ViVi liest die Kostenzeilen samt Heizkostenabrechnung aus und baut daraus die Nebenkostenabrechnung für Deine Wohnung. Beim monatlichen Hausgeld teilst Du die Zahlung in nicht umlagefähig, Erhaltungsrücklage und umlagefähig, damit am Jahresende die Anlage V stimmt; die Aufteilung lässt sich als Regel für künftige Zahlungen merken. Der Anteil für die Erhaltungsrücklage ist dabei erst absetzbar, wenn die Gemeinschaft ihn tatsächlich verwendet. Die Heizkosten laufen über einen eigenen Schritt in der Nebenkostenabrechnung, bei Mieterwechsel verteilt ViVi die Grundkosten der Heizung nach Gradtagen. ViVi ist keine WEG-Verwaltung: Beschlüsse, Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan und die Abrechnung der Gemeinschaft bleiben bei Eurer Hausverwaltung, die Hausgeldabrechnung ist für ViVi Eingangsdokument, nicht Ergebnis. Der Steuerbereich mit Anlage V und Hausgeld-Aufteilung ist bisher für private Strukturen freigeschaltet, für GmbH oder GbR steht dort Coming Soon. --- ## Was ist eine Mietanpassung? URL: https://www.vivi-immo.de/funktionen/mietanpassungen/ Eine Mietanpassung ist jede Änderung der vereinbarten Miethöhe ab einem bestimmten Monat, von der Mieterhöhung über die Indexanpassung und die nächste Staffelstufe bis zur Mietminderung. In ViVi hängt jede Anpassung am Mietverhältnis und trägt einen Stichtag. Liegt er in der Zukunft, wird die Anpassung als geplant gespeichert und zum gewählten Monat automatisch aktiv, die Sollstellung steigt ab da von selbst mit. Liegt er in der Vergangenheit, wirkt sie sofort, und ViVi fragt, wie mit bereits bezahlten Mieten umzugehen ist: empfohlen ist, nur den erwarteten Betrag anzupassen, sodass erhaltene Beträge unverändert bleiben. Der Zeitstrahl zeigt den gesamten Mietverlauf mit der neuen Stufe an ihrer Position; Differenz und Prozentsatz beziehen sich auf den Mietstand zum gewählten Stichtag, nicht auf die heutige Miete, damit die Werte auch beim nachträglichen Einschieben stimmen. Als Art wählst Du Mieterhöhung, Indexanpassung, Staffelmiete, Modernisierung, Mietminderung oder eine reine NK-Anpassung; Rechtsgrundlage und Begründung sind optionale Freitextfelder. Garagen, Stellplätze und weitere Zusatzobjekte bekommen je ein eigenes Feld für den neuen Betrag. Eine frühere Miete lässt sich vor dem bisherigen Startstand nachtragen, die Sollstellungen davor werden neu berechnet. Auch bereits aktive Anpassungen kannst Du nachträglich bearbeiten oder entfernen, Miethistorie und Soll-Beträge ab dem betroffenen Monat berechnet ViVi dann aus den verbleibenden Anpassungen neu. Nach dem Speichern bietet ViVi an, den Brief an den Mieter zu erstellen; der Entwurf landet bei Dir, versendet wird nichts ungefragt. Die rechtliche Zulässigkeit prüft ViVi nicht: Kappungsgrenze, Mietspiegel, Sperrfrist und Form entscheidest Du oder Deine Rechtsberatung.