7 Tage kostenlos testen. Ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.
Server in Deutschland DSGVO-konform
… es ist so intuitiv und übersichtlich und gerade das nervige Thema Nebenkostenabrechnung ist einfach toll gelöst. Weiter so …
Was ViVi Dir abnimmt
Den Ablauf hast Du oben gesehen. Diese drei Dinge sparen Dir den Rest der Arbeit.
Belege
Schick ViVi Deine Rechnungen übers Jahr als Foto, per E-Mail oder als Upload. ViVi liest Betrag und Datum aus und schlägt Objekt und Kostenart vor. Abbuchungen wie die Grundsteuer kommen über Dein Bankkonto dazu. Am Jahresende stehen die umlagefähigen Kosten als Vorschläge in Deiner Abrechnung.ViVi liest Deine Rechnungen aus und legt die Kosten als Vorschlag in die Abrechnung.
Belege 2025
Mehrfamilien-Traumhaus
ViVi liest aus und ordnet zu
Heizkosten
Lade die Abrechnung Deines Messdienstes als PDF hoch. ViVi liest die Beträge je Wohnung aus, schlägt das passende Mietverhältnis vor und prüft, ob die Summe zum Gesamtbetrag passt. Liegt keine fertige Aufteilung vor, rechnet ViVi selbst nach Heizkostenverordnung aus Deinen Zählerständen.PDF vom Messdienst hochladen, ViVi übernimmt die Beträge je Wohnung und prüft die Summe.
Schritt Heizkosten
Extern abgerechnet
Heizkosten 2025 · Gesamtbetrag 3.000,00 €
Mieterbriefe
ViVi schreibt für jede Wohnung den Abrechnungsbrief mit Kostenaufstellung, Vorauszahlungen und Saldo. Den Versandweg wählst Du je Mieter. Beim Abschluss schlägt ViVi außerdem eine neue monatliche Vorauszahlung vor, passend zu den Kosten dieses Jahres.Ein Brief je Wohnung mit Saldo und Vorschlag für die neue Vorauszahlung.
Mieterbrief · PDF
Nebenkostenabrechnung 2025
Lara Müller · WE 2, 1. OG · Frankfurter Straße 12
So startest Du
Ohne Onboarding-Termin und ohne Zahlungsdaten. Den Abrechnungs-Assistenten nutzt Du am besten am Rechner oder Tablet.
Registriere Dich mit Deiner E-Mail-Adresse oder direkt mit Deinem Google-Konto. Danach testest Du 7 Tage lang alles komplett kostenlos ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Lege Dein Objekt mit Einheiten, Wohnfläche und Personen an. Mieter und Vorauszahlungen trägst Du im Mietverhältnis ein, oder Du importierst alles aus Deiner Excel-Tabelle. Das machst Du einmal, nächstes Jahr ist alles schon da.
WE 1 · 80 m² · Lukas Weber
WE 2 · 72 m² · Lara Müller
WE 3 · 48 m² · Sophie Becker
Lade die Rechnungen des Jahres hoch, ViVi liest sie aus und schlägt die Positionen vor. Unter Verwaltung › Nebenkostenabrechnungen startest Du den Assistenten, prüfst die Übersicht und verschickst die Briefe.
5 Positionen übernommen
Auf 3 Mieter verteilt
3 Mieterbriefe bereit
Preise
Die Nebenkostenabrechnung ist in jedem Plan enthalten, auch im Starter für bis zu 5 Einheiten.
Starter
zzgl. USt., jährlich abgerechnet
Growth
zzgl. USt., jährlich abgerechnet
Professional
zzgl. USt., jährlich abgerechnet
Ultimate
zzgl. USt., jährlich abgerechnet
7 Tage kostenlos. Ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.
Mehr als 50 Einheiten? Sehr gerne. Deine Verwaltung wächst einfach mit: Ab der 51. Einheit kommen ca. 0,50 € pro Einheit und Monat dazu. Wir erstellen Dir dafür ein individuelles Enterprise-Angebot für Dein Portfolio. Ab der 51. Einheit ca. 0,50 € pro Einheit und Monat, als individuelles Enterprise-Angebot.
Kontakt aufnehmen
„Ich habe lange nach einem Programm gesucht, welches meine Immobilien sinnvoll und zeiteffizient verwaltet. Endlich habe ich einen guten Überblick und es gibt ein Tool, was gesamtheitlich unterstützt und man nichts vergisst. Absolute Empfehlung!“
„Endlich eine Anwendung, die alles kann, was ich benötige: Mietentracking direkt vom Konto, egal wie kompliziert. Alle Dokumente an einem Platz. Echtes Auslesen von Dokumenten und Eintragen an der richtigen Stelle. Automatisierte Erinnerungen an die wichtigsten Termine. Ich behalte die Kontrolle und kann dabei viel Arbeit abgeben.“
„Mit Vivi kann ich meinen Bestand super organisieren. Am besten finde ich, dass gefühlt jeden Monat ein neues Tool/Erweiterung usw. dazu kommt. Preis/Leistung ist der Hammer. Ich spare so viel Zeit mit vivi!“
„Absoluter Gamechanger für die Immobilienverwaltung! Mega zufrieden mit ViVi, die Software ist extrem einfach in der Anwendung und spart mir im Alltag richtig viel Zeit. Besser geht’s nicht!“
„ViVi macht einfach Spaß:D es ist so intuitiv und übersichtlich und gerade das nervige Thema Nebenkostenabrechnung ist einfach toll gelöst. Weiter so 😊“
„Kunde seit 6 Monaten und sehr zufrieden. Man merkt deutlich, dass die Software von Investoren für Investoren entwickelt wird. Moderne Architektur mit klarem Fokus auf KI, dazu eine schnelle und kontinuierliche Weiterentwicklung. Sie macht die Arbeit für Privatinvestoren tatsächlich spürbar leichter. Sehr empfehlenswert!“
„Seitdem wir unsere Immobilien über diese Software verwalten, sparen wir enorm viel Zeit. Besonders die tägliche Verwaltung unserer Einheiten ist deutlich einfacher und effizienter geworden. Die integrierte KI ist ein echtes Highlight und unterstützt uns bei vielen Aufgaben. Klare Empfehlung!“
„Richtig gute KI-gestützte Software zur modernen und effizienten Immobilienverwaltung! Viele praktische Funktionen und ein richtig guter KI-Assistent. Dieser verfügt über gute Schnittstellen zu bekannten Anwendungen, was das Leben erleichtert und viel Zeit spart.“
„Seitdem ich bei Vivi bin, hat sich das Management meiner Immobilien extrem vereinfacht.“
„Professionelle und benutzerfreundliche Software für die Immobilienverwaltung. Spart Zeit, ist zuverlässig und bietet alle wichtigen Funktionen. Sehr empfehlenswert!“
„Ich habe sehr gute Erfahrungen mit ViVi gemacht. Die Kommunikation war angenehm und unkompliziert und man merkt, dass hier modern und lösungsorientiert gearbeitet wird. Besonders positiv finde ich, dass vieles einfach und übersichtlich gestaltet ist. Insgesamt ein sympathischer und professioneller Eindruck.“
„Super Plattform, die alles einfach und verständlich vereint.“
„Ich benutze die Software, um meine Immobilien zu verwalten. Die KI-Features findet man in keiner anderen Software so wieder.“
„Der Service ist erstklassig und der GF Andreas ist absolut sympathisch und lösungsorientiert.“
Außerdem drin
Alles davon ist in jedem Plan enthalten.
Rechnest Du ein Objekt zum zweiten Mal ab, stehen die Posten der letzten Abrechnung mit Verteilerschlüssel bereit. Die Beträge trägst Du neu ein, weil sich Kosten jedes Jahr ändern.
Über „Gilt für“ legst Du fest, welche Einheiten eine Position betrifft, etwa den Garten nur für das Erdgeschoss. ViVi verteilt sie dann nur auf diese Wohnungen.
Zieht jemand im Lauf des Jahres aus, rechnet ViVi zeitanteilig. Der Anteil einer leeren Wohnung bleibt sichtbar bei Dir und landet nicht im Mieterbrief.
Lade die Hausgeldabrechnung Deiner Hausverwaltung als PDF hoch. ViVi liest die Kostenzeilen aus und legt den umlagefähigen Teil auf Deinen Mieter um.
Zählerstände fragst Du per Automation bei Deinen Mietern an. Sie melden sie im Mieterportal, und ViVi nutzt sie für die Verteilung nach Verbrauch.
Hat ein Mieter Umsatzsteuer auf die Betriebskosten vereinbart, rechnet ViVi seinen Anteil netto und schreibt ihm eine Rechnung nach § 14 UStG. Wohnmieter im selben Haus bleiben brutto.
Kurz erklärt
Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung? Gemeint ist dasselbe. Umlegen darfst Du nur Betriebskosten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) stehen und in Deinem Mietvertrag vereinbart sind. Alles andere trägst Du als Vermieter selbst.
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Deinem Mieter sein. Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Kommt sie später, kannst Du keine Nachzahlung mehr verlangen, außer Du hast die Verspätung nicht zu vertreten.
Kurzer Überblick, keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall umlagefähig ist, hängt auch von Deinem Mietvertrag ab.
FAQ
Einmal legst Du Dein Objekt mit Einheiten, Wohnfläche und Personen an und trägst Mieter und Vorauszahlungen ein, oder Du importierst alles aus Deiner Excel-Tabelle. Danach führt Dich der Assistent in drei Schritten durch: Objekt und Zeitraum, Positionen, Übersicht. Die Kosten liegen dort schon als Vorschläge aus Deinen Belegen und Bankumsätzen bereit. Im nächsten Jahr ist das Objekt schon angelegt und ViVi zeigt Dir die Posten des Vorjahres als Checkliste.
Ja. Jede Position legst Du auf Wunsch von Hand an: Kostenart, Betrag und Verteilerschlüssel eintragen, fertig. Die Vorschläge aus Belegen und Bankumsätzen sind ein Angebot, kein Muss. Auch die Beträge aus einer Messdienst-Abrechnung kannst Du selbst übertragen. Die Nebenkostenabrechnung verbraucht keine KI-Credits.
Nein. ViVi schlägt Positionen vor, Du übernimmst sie mit einem Klick oder lässt sie weg. Vor dem Abschluss siehst Du in der Übersicht für jeden Mieter Kosten, Vorauszahlungen und Saldo. Die Briefe gehen erst raus, wenn Du den Versand startest. Den Weg wählst Du je Mieter: E-Mail, Post oder Mieterportal.
Ja. Gehört Dir ein ganzes Mehrfamilienhaus, rechnest Du alle Wohnungen in einer Abrechnung ab. Zieht ein Mieter im Lauf des Jahres aus, rechnet ViVi zeitanteilig. Leerstand bleibt bei Dir und erscheint nicht im Mieterbrief. Für eine vermietete Eigentumswohnung lädst Du die Hausgeldabrechnung Deiner Hausverwaltung als PDF hoch. ViVi liest die Kostenzeilen aus, trennt den umlagefähigen Anteil von Rücklage und nicht umlagefähigen Kosten und legt ihn auf Deinen Mieter um. Die Hausgeldabrechnung, die ein Verwalter für die Eigentümer einer WEG erstellt, macht ViVi noch nicht, sie ist in Entwicklung.
ViVi rechnet nachvollziehbar: Jede Position zeigt Betrag, Verteilerschlüssel und den Anteil jedes Mieters, den Beleg hängst Du direkt an die Position. Heizkosten verteilt ViVi nach der Heizkostenverordnung, CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell. Wie gut das Ergebnis ist, hängt an den Daten, die Du hinterlegst, etwa Wohnflächen, Personen und Zählerstände. Eine Rechtsberatung ersetzt ViVi nicht. Bei Fragen zu einzelnen Kostenarten oder zu Deinem Mietvertrag helfen Haus & Grund oder ein Fachanwalt für Mietrecht.
Die ViVi-App läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Bankkonten verbindest Du über BANKSapi, einen lizenzierten Dienstleister nach PSD2. Kartendaten für Dein Abo verwaltet Stripe, sie werden nicht in ViVi gespeichert.
Du testest ViVi 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Der Test endet automatisch, Du musst also nichts kündigen. Danach beginnt der Starter-Plan bei 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung oder 15 € bei monatlicher Abrechnung, jeweils zzgl. USt. Die Nebenkostenabrechnung ist in jedem Plan enthalten und verbraucht keine KI-Credits.
ViVi in Zahlen
>1.000
aktive Vermieter
>10.000
verwaltete Einheiten
>2.400
erstellte Nebenkostenabrechnungen
5,0
Sterne auf Google
Loslegen
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Registrierung in 30 Sekunden. Dein erstes Objekt legst Du in unter 5 Minuten an.
