ViVi
Kostenlos starten

Für die Wohnungswirtschaft

KI für die Prozesse in Ihrem
Immobilienbestand

ViVi ergänzt Ihr Bestandssystem und übernimmt wiederkehrende manuelle Aufgaben, von der Nebenkostenabrechnung bis zur Mieterkommunikation. Ihr ERP bleibt das führende System.

DSGVO-konform & AVV Server in Deutschland 256-Bit-Verschlüsselung Integriert Ihr Bestandssystem
Quartier Nordpark
Bestand

Quartier Nordpark

Pirckheimerstraße 12, 90409 Nürnberg
Wohnanlage 240 Einheiten
Wohnpark Rheinaue
Bestand

Wohnpark Rheinaue

Rheinauhafenstraße 8, 50678 Köln
Wohnanlage 180 Einheiten
Hochhaus Lindenstraße
Bestand

Hochhaus Lindenstraße

Lindenstraße 45, 04103 Leipzig
Wohnhochhaus 320 Einheiten

Übersicht

Guten Morgen, Frau Berg
Guten Abend, Frau Berg
Guten Morgen, Frau Berg
Guten Abend, Frau Berg
Guten Morgen, Frau Berg
Guten Abend, Frau Berg
Guten Morgen, Frau Berg
Guten Abend, Frau Berg
Guten Morgen, Frau Berg

Mietzahlungen

37% erhalten

Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Erwartete Mieten
Erhaltene Mieten

Monatlicher Cashflow

1,42 Mio. €

Sollmiete 3.480.000 €
Betriebskosten -820.000 €
Instandhaltung -540.000 €
Finanzierung -700.000 €

Vermietungsübersicht

97,3% vermietet

12.140 von 12.480 Einheiten

Vermietet

12.140

Einheiten

Leerstand

340

Einheiten

Gewerbe & Stellplätze

84.500 € geplant

Geplant
Erhalten

42 Mieten noch offen

Quartier Nordpark · 18.240 € · fällig am 03.06.

38 Zahlungen eingegangen

16.480 € · Kontoabgleich abgeschlossen

Automatisch zugeordnet

Sammel-Mahnlauf starten

Quartier Nordpark · 42 Mietverhältnisse

Offener Betrag18.240 €
Fällig seit03.06.2026

ViVi verschickt 42 Zahlungserinnerungen automatisch, jeder Schritt protokolliert.

Abbrechen
Ihr Bestand

Sicherheit, Datenschutz und Betrieb

DSGVO-konform & AVV nach Art. 28 Server in Deutschland 256-Bit-Verschlüsselung SSO / SAML & Rollenrechte

Integration

Ihr Bestandssystem bleibt.

Die manuellen Nebenprozesse rund um Ihr ERP (Excel-Listen, E-Mail-Abstimmungen, Papierakten) übernimmt ViVi.
An Ihrem Bestandssystem und Ihren eingespielten Abläufen ändert sich nichts.

Excel Papierakten Mail-Flut Fristen Beleg-Chaos

Monatlicher Cashflow

1,42 Mio. €

Sollmiete3.480.000 €
Betriebskosten-820.000 €
Instandhaltung-540.000 €
Finanzierung-700.000 €
Wohnpark Rheinaue
Bestand

Wohnpark Rheinaue

Rheinauhafenstraße 8, 50678 Köln
Wohnanlage 180 Einheiten

Sammel-Mahnlauf starten

Quartier Nordpark · 42 Mietverhältnisse

Offener Betrag18.240 €
Fällig seit03.06.2026
Abbrechen Mahnlauf starten

Mietzahlungen

100% erhalten

Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Erwartete Mieten
Erhaltene Mieten

Rechnung_Sanitär.pdf

Gerade fotografiert

Verbucht
ObjektQuartier Nordpark KategorieInstandhaltung Betrag4.870,00 € AblageRechnungen/2026

KI-Assistent

Aufgabe beschreiben, ausführen lassen.

Ihr Team gibt die Aufgabe vor, ViVi führt sie über den gesamten Bestand aus, von der Nebenkostenabrechnung bis zur Mieterkommunikation.
Im Web, in der App oder per WhatsApp.

ViVi

ViVi Assistent

online

ViVi
Guten Tag Frau Berg, ich kenne Ihren Bestand. Sagen Sie, was zu tun ist.
Übergabeprotokolle_Nordpark.pdf
ViVi
ViVi
PDFs ausgelesen
Mietverhältnisse extrahiert
Sollmieten abgeglichen

Quartier Nordpark · Neuübernahme

Einheiten240 Ø Kaltmiete8,90 €/m² Sollmiete/Monat214.000 €
3 Aktionen ausgeführt · 2,4 s
Schreib ViVi eine Aufgabe …

01

Upload & Anlage

Excel-Listen, Verträge, Zählerstandslisten oder Übergabeprotokolle einfach hochladen. ViVi liest alles aus und legt es sauber im Bestand an, ohne eine Zeile abzutippen.

02

Nebenkostenabrechnung

ViVi begleitet den Prozess im Massenlauf bis zur fertigen Abrechnung. Sie meldet fehlende Belege und prüft auf typische Fallstricke, bevor die Schreiben rausgehen.

03

Portfolioanalyse & Potenziale

ViVi behält offene Mieten, Zahlungen und Cashflow über den gesamten Bestand im Blick und zeigt, wo im Portfolio noch Potenzial steckt.

04

Mieterkommunikation

Für Zahlungserinnerung oder Ankündigung an alle Mieter formuliert ViVi die Nachricht und verschickt sie nach Freigabe durch Ihr Team.

+

Und vieles mehr

Fragen zu Immobilien- und Rechtsthemen stellen, Briefe analysieren und die nächsten Schritte vorschlagen lassen. Auch Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen behält ViVi im Griff.

Erstgespräch vereinbaren

Wir zeigen ViVi an Ihren Prozessen. Unverbindlich.

ViVi MCP

Binden Sie Ihre eigene KI an.

Dieselben Funktionen stehen auch in ChatGPT, Claude oder Ihrem eigenen LLM zur Verfügung, on-premise-fähig. Die Verbindung wird einmalig eingerichtet.

ChatGPT

Stadtwerke_Brief.jpg

Erledigt. Der Widerspruch ist per Post an die Stadtwerke raus, mit den echten Zählerständen. Die Abschläge bleiben vorerst bei 8.900 €.

Brief analysiert

Abschlag soll von 8.900 € auf 15.000 € steigen, nur geschätzt

Objekte & Mietverhältnisse geladen

Quartier Nordpark · Zählerstand 128.400 kWh, abgelesen 28.05.

Empfehlung: Schätzung widersprechen

Der echte Verbrauch liegt deutlich unter der Schätzung

Widerspruch Abschlagserhöhung

Antwortbrief an die Stadtwerke, fertig formuliert

Per Post versendet

Für Ihre IT: offene API für eigene Workflows und die Anbindung an Ihre Systeme

n8n Zapier Make

Use-Cases im Detail

Was ViVi Ihrem Team abnimmt.

Die Prozesse, die heute am meisten Zeit binden, und wie sie mit ViVi ablaufen.

01

Massen-Nebenkostenabrechnung

ViVi rechnet Heizung, Wasser und Müll für tausende Einheiten ab und erzeugt die versandfertigen Schreiben als Stapellauf über den gesamten Bestand.

  • Umlageschlüssel und Zählerstände berücksichtigt, Massenlauf über den gesamten Bestand.
  • Versand als echter Postbrief direkt aus ViVi, ohne Druckstraße und Kuvertierung.

Nebenkostenabrechnung 2025

240 versandfertig

Quartier Nordpark · Beispiel WE 3.14

Heizung612,40 €
Wasser238,10 €
Müllabfuhr96,00 €
Gutschrift152,48 €

02

Belege & Rechnungen

Eingehende Rechnungen erkennt ViVi automatisch, ordnet sie Objekt und Kostenkategorie zu und legt sie prüf- und exportierbar ab, in Richtung Dunkelverarbeitung.

  • KI-gestützte Belegerkennung mit automatischer Kontierung.
  • Exporte für Reporting und Buchhaltung, DATEV-Anbindung auf der Roadmap.

Rechnung_Sanitär_Nordpark.pdf

Per E-Mail eingegangen

Verbucht
ObjektQuartier Nordpark KategorieInstandhaltung Betrag4.870,00 € AblageRechnungen/2026

03

Portfolio-Kennzahlen & ESG

Leerstand, Cashflow und Bestandskennzahlen jederzeit auf einen Blick, inklusive Basis für CO₂-Kostenaufteilung und ESG-Reporting.

  • Leerstand, Fluktuation und Cashflow über das gesamte Portfolio in Echtzeit.
  • CO₂-Kostenaufteilung (CO₂KostAufG) & ESG-Kennzahlen, auf der Roadmap.

Monatlicher Cashflow

1,42 Mio. €

Sollmiete3.480.000 €
Betriebskosten-820.000 €
Instandhaltung-540.000 €
Finanzierung-700.000 €

04

Mieterkommunikation

Für Mieterhöhung, Modernisierungsankündigung oder die Antwort auf eine Anfrage entwirft ViVi das passende Schreiben, Ihr Team gibt nur die Richtung vor.

  • Sauber und sachlich formuliert, Ihr Team liest drüber und gibt frei.
  • Serienschreiben und Einzelantworten, auf Wunsch als echter Postbrief.

Modernisierungsankündigung

Entwurf

Serienbrief · Quartier Nordpark · 240 Mieter

05

Bestand & Dokumente

Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse übersichtlich an einem Ort, gespeist aus Ihrem führenden System, mit Dokumenten am richtigen Vorgang.

  • Kein Suchen mehr über verteilte Laufwerke und Postfächer.
  • Flexible Mietverhältnisse: Wohnen, Gewerbe, Stellplätze und Sondernutzungen.

Quartier Nordpark

Nürnberg · 240 Einheiten

98 % vermietet

Wohnpark Rheinaue

Köln · 180 Einheiten

96 % vermietet

Hochhaus Lindenstraße

Leipzig · 320 Einheiten

14 frei

Konditionen für die Wohnungswirtschaft

Ein Angebot, das zu Ihrem Portfolio passt.

Kein Selfservice-Abo. Sie bekommen ein individuelles Angebot, in der Regel als Preis pro Einheit. Grundlage sind ein Erstgespräch und ein klar abgegrenztes Pilotprojekt.

1 · Erstgespräch

Wir verstehen Ihren Bestand, Ihre Systeme und die Prozesse mit dem größten Hebel.

  • Unverbindlich & kostenlos
  • Live-Demo an Ihren Prozessen
  • Machbarkeit & Integration klären
Empfohlener Einstieg

2 · Pilotprojekt

Ein abgegrenzter Teilbestand, messbare Ziele, ein bis zwei angebundene Prozesse.

  • Fester Ansprechpartner & Onboarding
  • AVV & Datenschutz geklärt
  • Messbarer ROI vor dem Rollout
Erstgespräch vereinbaren

3 · Rollout

Skalierung auf den Gesamtbestand: Preis pro Einheit, planbar und vertraglich sauber.

  • Transparenter Preis pro Einheit
  • SLA & Enterprise-Support
  • Rollen, Rechte & SSO

Konkretes Angebot gewünscht? Sagen Sie uns Ihre ungefähre Einheitenzahl und Ihr Bestandssystem. Wir melden uns mit einer Einschätzung.

Angebot anfragen

Häufige Fragen

Was IT, Datenschutz und Einkauf fragen

Die häufigsten Fragen zu Integration, Sicherheit und Zusammenarbeit.

Nein. ViVi setzt auf Ihrem bestehenden Bestandssystem auf. Ihr ERP bleibt das führende System. ViVi liest Objekt-, Mietverhältnis- und Belegdaten, übernimmt wiederkehrende manuelle Aufgaben und schreibt die Ergebnisse zurück.

Ihre Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland und werden mit 256-Bit verschlüsselt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist Standard. Auf Wunsch besprechen wir dedizierte Hosting- und EU-KI-Optionen.

Über eine offene API sowie Konnektoren zu gängigen Systemen der Wohnungswirtschaft. Der genaue Integrationsumfang wird im Pilotprojekt abgestimmt. Zusätzlich lässt sich ViVi per MCP direkt mit ChatGPT, Claude oder Ihrem eigenen LLM verbinden.

Single Sign-on (SSO/SAML), rollenbasierte Rechte, Mandantenfähigkeit und revisionssichere Audit-Logs sind zentrale Bestandteile des Enterprise-Ausbaus. Den jeweils verfügbaren Stand klären wir konkret für Ihre Anforderungen.

Wir starten mit einem klar abgegrenzten Teilbestand, definieren gemeinsam Use-Cases und messbare Ziele und binden ein bis zwei Prozesse an. Migration und Onboarding begleiten wir mit einem festen Ansprechpartner.

Für die Wohnungswirtschaft gibt es kein Selfservice-Abo. Sie bekommen ein individuelles Angebot pro Portfolio, in der Regel als Preis pro Einheit. Grundlage sind ein gemeinsames Erstgespräch und ein Pilotprojekt.

Nächster Schritt

Sprechen wir über Ihren Bestand.

Unverbindliches Erstgespräch. Wir zeigen ViVi an Ihren Prozessen und schätzen Machbarkeit, Integration und Nutzen ein.

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Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.