Release Notes

Der Cashflow war im Dashboard bisher nur pro Objekt sichtbar. Wer wissen wollte, welche Einheit ihn trägt und welche ihn drückt, musste jedes Objekt einzeln öffnen. Jetzt reicht ein Klick in der Liste, und alle Objekte lassen sich nebeneinander vergleichen.

So kommst Du hin. Dashboard öffnen, auf die Kachel Monatlicher Cashflow klicken, dann in der Objektliste die Objektzeile anklicken. Der Pfeil dreht sich, und die Einheiten stehen eingerückt darunter, in denselben Spalten wie das Objekt.

• Eine Zeile je Einheit mit Mieteinnahmen, Kosten, Bankraten, Sparraten und Cashflow. Die Spalten summieren sich exakt zur Objektzeile.
• Alle ausklappen öffnet die Einheiten aller Objekte auf einen Schlag.
• Sortierbare Spalten: Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Objektliste, etwa nach Kosten oder nach Cashflow, ein zweiter Klick dreht die Richtung.
• Einmalkosten (12 M) stehen als ausgegraute Info-Spalte ganz rechts. Sie fließen nicht in den monatlichen Cashflow ein.

Das Fenster im Objekt selbst zeigt jetzt dieselbe Aufteilung: Objektkosten, Bankraten und Sparraten landen direkt in ihren eigenen Spalten, bereits auf die Einheiten verteilt. Ob nach Wohnfläche oder gleichmäßig verteilt wird, steht als Hinweis am Wert. Neu ist außerdem, dass die Aufschlüsselung schon bereitsteht, wenn nur Einmalkosten einer Einheit zugeordnet sind.

Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Cashflow im Dashboard aufschlüsseln und Cashflow pro Einheit.

Ob ein Kostenbetrag netto oder brutto zählt, entscheidet jetzt durchgehend das Objekt: Mit Umsatzsteuer-Option gilt der Nettobetrag, denn die enthaltene Umsatzsteuer ist Vorsteuer. Ohne Umsatzsteuer-Option gilt der Bruttobetrag, denn dort ist sie echter Aufwand.

Bei Objekten ohne Umsatzsteuer-Option können die ausgewiesenen Kosten dadurch höher sein als vorher. Sie entsprechen jetzt Deiner tatsächlichen Belastung. Der Hinweis auf der Spalte Einmalkosten (12 M) schreibt je Objekt dazu, welcher der beiden Fälle greift.

Mehrere kleine Fixes, die die Zahlungsstände in Deinem Mieten-Tracker verlässlich halten und den Abruf Deiner Bankumsätze sowie die Marktwert-Schätzung Deiner Objekte stabiler machen.

Beim Prüfen eines ausgelesenen Belegs kannst Du das von ViVi vorgeschlagene Objekt korrigieren oder ganz entfernen. Der Ordnervorschlag gehört jetzt immer zu dem Objekt, das gerade eingestellt ist. Wechselst Du das Objekt und bestätigst ohne eigene Ordnerwahl, legt ViVi den Beleg unter den allgemeinen Belegen ab. Von dort findest Du ihn über die Dokumentensuche und verschiebst ihn an seinen Platz.

Hast Du in der Vergangenheit beim Prüfen das Objekt gewechselt, lohnt ein Blick auf die betroffenen Belege. Sie liegen weiterhin dort, wo sie damals abgelegt wurden.

Im Mehrfamilienhaus hat ViVi Heiz- und Warmwasserkosten bisher immer selbst aufgeteilt: Grundkosten nach Fläche, Verbrauchskosten nach Zähler. Wer die fertige Messdienst-Abrechnung schon auf dem Tisch hatte, musste diese Aufteilung trotzdem nachbauen und riskierte Abweichungen zu dem Schreiben, das der Mieter parallel im Briefkasten hatte.

Neu an der Kostenzeile. Beim Anlegen einer Zeile für Heizung oder Warmwasser wählst Du jetzt zwischen zwei Karten: ViVi teilt auf wie bisher oder Bereits extern abgerechnet. Im zweiten Fall trägst Du nur den Gesamtbetrag laut Abrechnung ein, ein Verteilerschlüssel ist nicht nötig.

• PDF statt abtippen. Im Schritt Heizkosten lädst Du die Abrechnung Deines Messdienstleisters hoch (PDF, max. 24 MB, Analyse bis zu drei Minuten). ViVi liest die Nutzungszeiträume, die Beträge je Wohnung und eine ausgewiesene CO2-Erstattung aus.
• Zuordnung prüfen, dann übernehmen. Zu jedem erkannten Eintrag schlägt ViVi das passende Mietverhältnis vor. Wo es mehrdeutig ist, entscheidest Du. Nach der Übernahme stehen die Beträge je Wohnung in der Tabelle und bleiben von Hand änderbar.
• Leerstand bleibt sichtbar. Was Du keinem Mietverhältnis zuordnest, etwa eine Lücke zwischen zwei Mietern, bleibt beim Eigentümer und erscheint nicht in der Abrechnung der Mieter.
• Summe im Blick. Weicht die übernommene Summe vom eingetragenen Gesamtbetrag ab, fragt ViVi nach, statt den Betrag still zu ändern.

CO2-Erstattung bewusst nur, wenn sie offen ist. Weist die Abrechnung eine CO2-Erstattung für Dich als Vermieter aus, kannst Du sie als Gutschrift an die Mieter übernehmen. Im Mehrfamilienhaus ist das Häkchen standardmäßig aus, weil Messdienstleister den Vermieteranteil dort meist schon auf Gebäudeebene abziehen. Sonst würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.

Der Heizkosten-Schritt der WEG-Abrechnung fragt anders. Statt vier gleichrangiger Kacheln führen Dich zwei Fragen: wie Dir die Abrechnung vorliegt (PDF hochladen, selbst übertragen, nur Gesamtbetrag) und was darin steht. Der PDF-Upload sitzt jetzt direkt in diesem Schritt. Rechenwege und Ergebnisse bleiben gleich, nur der Weg dorthin ist kürzer.

Wer lieber tippt, trägt die Beträge weiterhin von Hand ein, das Feld dafür bleibt. Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Heizkosten aus der Messdienst-Abrechnung übernehmen.

Betroffen war nur die Zwischenanzeige im Schritt Kostenverteilung, die Übersicht und die fertigen Mieterbriefe waren korrekt. Hast Du die Verteilung an dieser Stelle auf „manuell“ umgestellt, wurde allerdings der falsche Wert übernommen und der Leerstandsbetrag landete beim Mieter mit dem größten Anteil. Wenn Du das gemacht hast, lohnt ein kurzer Blick in die betroffene Abrechnung. Beides ist korrigiert.

Bisher gab es den monatlichen Cashflow nur als eine Zahl für das ganze Objekt. Bei mehreren Einheiten hat sie die entscheidende Frage offengelassen: Welche Wohnung trägt den Cashflow, und welche drückt ihn? Genau davor stehst Du vor einer Mieterhöhung, einer Sanierung oder einem Verkauf.

So kommst Du hin. Ordne im Reiter Kosten bei mindestens einer monatlichen Kostenposition im Feld Einheit die passende Einheit zu. Danach wird die Kachel Monatlicher Cashflow im Reiter Übersicht klickbar und öffnet das Fenster Cashflow pro Einheit.

• Eine Zeile je Einheit mit Mieteinnahmen, direkten Kosten, Cashflow (direkt), Objektanteil und Cashflow (gesamt).
• Die Zeile Gesamtes Objekt sammelt alles, was keiner Einheit gehört. Auf ihrem Kostenwert zeigt Dir ein Hinweis die Aufteilung in nicht zugeordnete Kosten, Bankraten und Sparrate.
• Der Objektanteil wird nach Wohnfläche verteilt, sobald bei allen Einheiten eine Wohnfläche hinterlegt ist. Fehlt sie irgendwo, verteilt ViVi gleichmäßig. Welcher Schlüssel greift, steht oben rechts im Fenster.
• Leerstand wird sichtbar. Einheiten ohne laufendes Mietverhältnis sind markiert und tragen ihren Objektanteil trotzdem mit. Dort steht dann schwarz auf weiß, was der Leerstand pro Monat kostet.

Gerechnet wird mit denselben Formeln wie in der Kachel, die Summe der Einheiten entspricht also immer exakt dem Cashflow des Objekts. Einmalkosten fließen bewusst nicht ein, weil sie auch nicht Teil des monatlichen Cashflows sind. Die Ansicht ist rein lesend, auf dem Handy zeigt ViVi je Einheit eine Karte statt der Tabelle.

Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Cashflow pro Einheit.

Mehrere kleine Fixes, die Zahlungen mit offener Mahngebühr wieder sauber zuordnen, Mietverhältnisse mit Kaution zuverlässig speichern und Dir im Dateimanager sagen, wenn Deine Cloud-Verbindung abgelaufen ist.

Zwei Angaben aus dem Mietverhältnis waren im Chat bisher eine Sackgasse. Beide fallen typischerweise erst nach dem Anlegen auf, und für beide musstest Du die Web-App öffnen.

Mitmieter auch nachträglich eintragen. Ein Satz reicht: „Bei Wohnung 3 wohnt noch Anna Meier mit, Telefon 0170 1234567." ViVi zeigt Dir wie gewohnt die Übersicht der Änderung und meldet nach Deiner Bestätigung alle Mitmieter des Mietverhältnisses mit ihren Kontaktdaten zurück.

• Bestehende Mitmieter bleiben erhalten. Du musst nie die komplette Liste erneut aufzählen.
• Gleicher Name heißt aktualisieren. Nennst Du jemanden, der schon hinterlegt ist, ergänzt ViVi nur die neuen Angaben. Ein zweiter Eintrag mit demselben Namen entsteht nicht.
• Der Hauptmieter bleibt Hauptmieter. Eine Telefonnummer für ihn landet beim Hauptmieter und nicht als zusätzliche Person im Vertrag.
• Auf die Frage „Wer wohnt in Wohnung 3?" nennt ViVi alle Namen des Mietverhältnisses.

Mitmieter entfernen geht weiterhin nur in der Web-App. Im Chat ergänzt und aktualisiert ViVi nur, damit eine beiläufig geschriebene Nachricht niemanden aus dem Vertrag löscht.

Das Datum der letzten Mieterhöhung im Chat. Das Feld steuert, wann ViVi Dich an eine mögliche nächste Erhöhung erinnert, also die automatische Aufgabe „Mieterhöhung prüfen" nach drei Jahren. Erwähnst Du beim Anlegen oder später, wann zuletzt erhöht wurde, übernimmt ViVi das Datum. Von sich aus fragt sie nicht danach. Sagst Du nichts dazu, rechnet ViVi weiterhin ab dem Mietbeginn. Eine echte Mietanpassung wie „von 900 auf 950 ab Oktober" läuft unverändert über die Mietanpassung, dort zieht ViVi das Datum automatisch mit.

Mehr dazu im Hilfe-Center: Mieter & Zahlungen mit ViVi KI.

Mehrere kleine Fixes, die die Performance beim Arbeiten mit Dokumenten und Belegen verbessern und den Abruf Deiner Bankumsätze stabiler machen.

Bisher galt: erst in den passenden Account wechseln, dann die Aufgabe stellen. Dieser Zwischenschritt fällt weg.

• Rechnung im passenden Rechtsträger. ViVi prüft den Empfänger auf dem Beleg gegen Deine Accounts. Ist die Zuordnung eindeutig, bucht sie dort. Bleibt sie offen, kommt eine einzelne Rückfrage.
• Ansage genügt. Nenn die Gesellschaft im Satz, dann arbeitet ViVi darin.
• Ziel-Account in der Bestätigung. Vor dem Speichern steht die Zeile „Anlegen in: Müller GmbH" über der Übersicht.
• Uploads gelten über Accounts hinweg. Eine im Hauptaccount hochgeladene Datei lässt sich in einer Struktur verbuchen.
• WhatsApp inklusive. Dieser Kanal hängt am Hauptaccount und bringt dieselbe Struktursicht mit.

Ohne eigene Firmenstrukturen bleibt alles wie gewohnt. Die Struktursicht gilt bewusst nur im Hauptaccount. Wer selbst in eine Struktur wechselt, arbeitet dort isoliert weiter. WhatsApp und die Verbindung zu ChatGPT oder Claude richtest Du weiterhin nur im Hauptaccount ein.

Geht etwas im Chat nicht, nennt ViVi jetzt zuerst den Weg, der funktioniert, und die Einschränkung danach in einem Satz. Beim Mehrfamilienhaus heißt das: Die Abrechnung erstellst Du im Abrechnungs-Assistenten unter „Nebenkostenabrechnungen", ViVi verweist Dich dorthin.

Legst Du ein Mietverhältnis im Chat an oder lädst einen Mietvertrag hoch, erledigt ViVi jetzt zwei Dinge gleich mit.

• Zusatzvermietungen bleiben getrennt. Stellplatz, Garage, Lager, Keller, Einbauküche oder Möblierungszuschlag landen nicht mehr in der Kaltmiete. Nennt der Vertrag eine Gesamtmiete, rechnet ViVi den Anteil heraus. Aus „Grundmiete 950 € inklusive 50 € Stellplatz" wird eine Kaltmiete von 900 € plus eine Zusatzvermietung Stellplatz über 50 €.
• Mehrere Mieter im Vertrag. ViVi fragt einmal nach, ob die Personen gemeinsam mieten oder ob es eine WG mit getrennten Verträgen ist. Beim Paar kommen die weiteren Personen als Mitmieter in dasselbe Mietverhältnis. Bei der WG entsteht pro Person ein eigenes Mietverhältnis auf derselben Einheit, inklusive Zimmerzahl, damit der Leerstand richtig gerechnet wird. Steht nur ein Name im Vertrag, fragt ViVi nicht.

Mehrere kleine Fixes, die die Arbeit im Dateimanager und die Verbindung zu Deiner Bank zuverlässiger machen.

Deine Mahnbriefe entstehen ab sofort aus Vorlagen statt aus einem jedes Mal neu geschriebenen KI-Text. In den Einstellungen bestimmst Du je Stufe Betreff, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Schluss, mit Platzhaltern und einer Live-Vorschau des fertigen Briefs. Ohne eigene Vorlage greift eine mitgelieferte Standardvorlage je Stufe.

• Fester Block: Forderungsaufstellung, Mahngebühr, Gesamtsaldo, Zahlungsfrist und Bankverbindung setzt ViVi selbst, damit kein Betrag fehlt oder falsch formatiert wird.
• Mahngebühr je Stufe: entsteht erst beim tatsächlichen Versand per E-Mail oder Post und läuft als eigener offener Posten. Je Mietverhältnis gibt es höchstens einen Gebührenposten, die nächste Stufe hebt ihn an, statt zu stapeln.
• Zahlung wird erkannt: Miete und Gebühr in einer Überweisung gelten als exakter Treffer und werden beim Verbuchen automatisch aufgeteilt. Reicht das Geld nicht für beides, wird zuerst die Miete getilgt.
• Feste Mahntreppe: in den Automationen siehst Du die vier Stufen als Liste und stellst je Stufe nur noch an oder aus, Tage überfällig, Brief oder To-do und den Versandweg ein.
• Weitere Punkte: offene Mahngebühren erscheinen im Mieten-Tracker und unter Zahlungen mit Link zum Mahnbrief, ein Posten lässt sich erlassen, und vereinnahmte Gebühren stehen in der Anlage V als sonstige Einnahme.

Bestehende Automationen laufen unverändert weiter, ihre Stufen werden automatisch auf die vier festen Stufen abgebildet. Verzugszinsen berechnet ViVi weiterhin nicht.

Entfernst Du ein verknüpftes Bankkonto samt Umsätzen, werden die damit bezahlten offenen Posten wieder als offen geführt. Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung und andere Posten stehen danach wieder mit dem richtigen Restbetrag da.

Bisher nannte der Mahnbrief nur die offenen Monatsmieten. Eine offene Kaution oder eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung lief separat unter „Offene Posten" mit und musste von Hand in den Brief. Ab sofort führt die Forderungsaufstellung unter dem Brieftext alle offenen Forderungen desselben Mietverhältnisses zusammen. Selbst erzeugte Briefe und Briefe aus einer Mahn-Automation ergeben dabei dasselbe Dokument.

Ein paar Regeln dazu:

• Ein Posten wandert erst in den Brief, wenn er tatsächlich fällig ist. Wie bei Mieten gilt eine Kulanz von drei Tagen nach dem Fälligkeitsdatum. Posten ohne Fälligkeitsdatum zählen sofort.
• Eine Kaution zählt nur, solange das Mietverhältnis läuft und kein Erhalt eingetragen ist. Nach Mietende oder mit eingetragenem Erhalt verschwindet sie aus der Aufstellung.
• Guthaben zugunsten des Mieters landen nie in einem Mahnbrief.

Dasselbe Bankkonto konnte bei einem Objekt zwei völlig verschiedene Aufgaben haben, beides hieß bisher aber schlicht „Objekt zuweisen". Das ist jetzt auseinandergezogen:

• Für Briefe: Die Bankdaten stehen in der Fußzeile der Briefe dieses Objekts. Dasselbe Konto darfst Du bei beliebig vielen Objekten hinterlegen, das ist der Normalfall, wenn Du mehrere Objekte über ein Konto abwickelst.
• Für Transaktionen: Umsätze dieses Kontos werden beim Zuordnen automatisch diesem Objekt vorgeschlagen, sodass Du das Objekt nicht jedes Mal auswählen musst. Das funktioniert pro Konto nur für ein Objekt.
• Kennzeichen an jedem Objekt: „Nur Briefe" oder „Briefe und Transaktionen" zeigt auf einen Blick, welche Rolle die hinterlegte Verbindung hat. Manuell erfasste Bankverbindungen sind als reine Brief-Angabe markiert, weil Umsätze nur ein verbundenes Bankkonto zuordnen kann.
• Klarere Rückfragen: Stellst Du die Zuordnung um, sagt Dir der Dialog, dass der automatische Vorschlag nur bei einem Objekt liegen kann, welches Objekt ihn verliert und dass die Bankverbindung in den Briefen davon unberührt bleibt.

Bisher landeten auch selbst erfasste Zählerstände wie gemeldete Fremdstände als unbestätigt in der Prüfung und mussten anschließend noch einmal freigegeben werden. Das entfällt: Was Du selbst einträgst, ob in der App oder im Gespräch mit ViVi, gilt sofort als geprüft. Eine Bestätigung brauchen nur noch die Stände, die Mieter über den Ableselink melden.

Mehrere kleine Fixes, die die Performance von Dashboard und Portfolio-Übersicht verbessern und die Zuordnung von Zahlungen und Bankumsätzen zuverlässiger machen.

Jedes Jahr die gleichen Posten zusammensuchen kostet Zeit und man vergisst leicht etwas. Deshalb blendet ViVi im Kosten-Schritt jetzt die Positionen Deiner letzten Abrechnung für dasselbe Objekt als ausgegraute Checkliste ein.

• Mit einem Klick übernehmen: Ein Klick auf eine Vorjahres-Zeile öffnet den Kosten-Dialog vorbefüllt mit Kostenart und Verteilerschlüssel. Den Betrag trägst Du selbst ein, den Vorjahreswert siehst Du nur als Hinweis darunter.
• Beträge bleiben Deine Sache: ViVi kopiert bewusst keine Beträge aus dem Vorjahr, denn Deine Kosten ändern sich jedes Jahr.
• Räumt sich selbst auf: Sobald Du eine Position derselben Kostenart erfasst hast, verschwindet der Vorjahres-Hinweis. Was Du dieses Jahr nicht abrechnest, blendest Du einfach aus.
• Gebäudeeckdaten gleich mit: Fläche, Personenzahl und Anzahl der Einheiten aus der letzten Abrechnung füllt ViVi nur in noch leere Felder. Deine eigenen Eingaben bleiben unangetastet.

Auswahlfelder öffnen jetzt direkt beim Klick ins Feld und werden nicht mehr am Bildschirmrand abgeschnitten. Im Abrechnungs-Assistenten erscheint der Abrechnungszeitraum außerdem erst nach der Objektauswahl, damit die Reihenfolge klar bleibt.

Rund um die Nebenkostenabrechnung ändern sich zwei Dinge grundlegend, dazu sind die Oberflächen aufgeräumt.

• Heizkosten als eigener Schritt: Bei einer Abrechnung für die vermietete Eigentumswohnung (WEG) mit Heiz- oder Warmwasserkosten führt Dich jetzt ein eigener Schritt durch die Heizkosten, statt sie in einem Ausklapp-Bereich an der Kostenzeile zu verstecken. Der Schritt fragt zuerst, was in Deinen Unterlagen steht, und bietet danach drei Wege an: die Beträge aus der Abrechnung übertragen, nur Gesamtbetrag plus Verhältnis von Grund- zu Verbrauchskosten, oder nur den Gesamtbetrag zeitanteilig aufteilen. Bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr verteilt ViVi die Grundkosten nach Gradtagen und den Verbrauch nach Zählerständen oder Schätzung. Hast Du Zähler in ViVi erfasst, füllt ein Klick die Verbräuche.
• Versandzentrale für die Mieterschreiben: Die Detailseite einer Abrechnung zeigt jetzt je Mieter eine Zeile mit Einheit, Zeitraum, Saldo und Status. Fehlende Briefe entstehen beim Öffnen von allein. Über "Versand vorbereiten" prüft ViVi zuerst die Voraussetzungen (Absenderadresse, Briefdesign, Bankverbindung bei Nachzahlungen, E-Mail-Versand, Guthaben für den Postversand), danach wählst Du je Mieter E-Mail, Post oder Mieterportal und schickst alles in einem Durchgang raus. Sind alle Schreiben versendet, setzt sich die Abrechnung selbst auf abgeschlossen.

Zusätzlich sind die Abrechnungsliste, der erste Assistenten-Schritt, die Briefvorschau und die Mieteransicht aufgeräumt, und auf dem Handy zeigt der Assistent jetzt "Schritt X von Y".

Bei der Vermietung entscheiden steuerliche Wahlrechte und Grenzen schnell über ein paar Hundert Euro. ViVi bildet drei davon jetzt direkt in der Anlage V ab.

• Erhaltungsaufwand auf mehrere Jahre verteilen (§ 82b EStDV): Größere Erhaltungsaufwendungen ziehst Du nicht mehr zwingend komplett im Zahlungsjahr ab, sondern verteilst sie wahlweise gleichmäßig auf 2 bis 5 Jahre. Die Anlage V setzt dann pro Jahr nur den Jahresanteil an. Das lohnt sich, wenn Dein Einkommen in den Folgejahren höher liegt.
• Automatische 15%-Prüfung: In den ersten 3 Jahren nach dem Kauf überwacht ViVi, ob Deine Erhaltungsaufwendungen 15 Prozent der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen. Ein Chip zeigt Dir jederzeit, wie viel Prozent schon ausgeschöpft sind. Wird die Grenze überschritten, behandelt ViVi die Kosten korrekt über die Gebäude-Abschreibung statt als Sofortabzug. Fehlen die nötigen Umsatzsteuer-Angaben, gibt ViVi statt der Umqualifizierung nur einen Warnhinweis.
• Hausgeld sauber aufteilen: Beim Zuordnen einer Hausgeld-Zahlung gibst Du an, welcher Anteil nicht umlagefähig ist und welcher in die Erhaltungsrücklage fließt. Der Rest gilt als umlagefähige Vorauszahlung. Steuerlich fließt sofort nur der nicht umlagefähige Anteil in die Anlage V, die Rücklage erst, wenn die WEG sie tatsächlich verwendet. Weicht eine Zahlung vom erwarteten Betrag ab, entscheidest Du, ob nur der umlagefähige Anteil angepasst wird oder alle Anteile im Verhältnis.

Der Steuer-Bereich ist weiterhin in der Beta-Phase und bereitet Deine Angaben vor, ersetzt aber keine Steuerberatung.

Zwei Korrekturen rund um die Steuererfassung:

• Keine doppelt gezählten Betriebskosten: Umgelegte, wiederkehrende Betriebskosten tauchen in der Anlage V nur noch einmal auf, statt über die Nebenkosten-Zwillinge doppelt zu zählen.
• Genauere Beleg- und Kostenerkennung: Die automatische Kategorisierung von Belegen und Kosten wurde überarbeitet und ordnet Positionen jetzt passender zu.

Für die Nebenkostenabrechnung einer vermieteten Eigentumswohnung (WEG) liest ViVi beim Hochladen der Hausgeldabrechnung jetzt auch die dahinterliegende Heizkostenabrechnung mit aus: die einzelnen Nutzungszeiträume, wer wann in der Wohnung war und welcher Betrag auf welchen Nutzer entfällt. Die Aufteilung wird rechnerisch gegen die Gesamtsumme geprüft. Geht sie sauber auf, ist sie direkt übernommen, und Du musst nichts mehr bestätigen. Nur wenn etwas nicht stimmig ist, wirst Du zum Prüfen aufgefordert.

• Aufteilung übernehmen statt neu rechnen: Liegt eine fertige Nutzeraufteilung vor, übernimmt ViVi die Beträge und ordnet die Zeiträume den Mietverhältnissen zu. Zeiträume ohne Mieter buchst Du über die Auswahl „Eigentümer / Leerstand“ selbst zu.
• Gradtage statt Kalendertage: Fällt ein Mieterwechsel mitten ins Jahr, verteilt ViVi die Grundkosten der Heizung nach Gradtagen, also nach dem tatsächlichen Heizbedarf der Monate, so wie es die Messdienste tun. Ein Wechsel im Oktober führt damit nicht mehr dazu, dass der Sommermieter zu viel und der Wintermieter zu wenig trägt.
• Eigenberechnung ohne fertige Aufteilung: Liegt Dir nur die Gebäudeabrechnung vor, teilst Du die Heizkosten selbst auf. Du trägst je Baustein (Grundkosten, Verbrauch, Warmwasser, Kaltwasser) den Gebäudebetrag und den Gesamtnenner ein, ViVi rechnet den Anteil Deiner Wohnung und verteilt ihn auf die Nutzungszeiträume. Für den Verbrauch bei Mieterwechsel trägst Du entweder Zwischenablesungen ein oder lässt nach § 9b HeizkostenV schätzen.
• CO2-Kostenaufteilung auch für die Eigentumswohnung: Der CO2-Schritt steht jetzt auch hier zur Verfügung. Du erfasst den Vermieteranteil über den Wert in kg CO2 pro m² und Jahr oder direkt als Prozentsatz aus der Abrechnung. Der Anteil landet als eigene Gutschriftzeile in der Abrechnung und wird mit auf die Nutzungszeiträume verteilt.

Für Mehrfamilienhäuser bleibt es bei der Berechnung aus den eigenen Rohdaten. Fällt die Analyse aus, trägst Du die Kosten wie bisher manuell ein, der Assistent funktioniert vollständig ohne Upload.

Steht für eine Kostenzeile ein fester Betrag laut Abrechnung fest, wird sie überall gleich benannt: als Festbetrag lt. Abrechnung. Bisher zeigten Abrechnung, PDF, Word-Export und Mieterschreiben an einzelnen Stellen „Nach Verbrauch“ an, obwohl der Betrag gar nicht nach Verbrauch verteilt wurde. Auch Zeilen mit einem unbekannten Verteilschlüssel laufen jetzt korrekt als Festbetrag und nicht mehr als „Nach Verbrauch“.

Rund um Mietanpassungen wird das Bearbeiten flexibler und nachvollziehbarer:

• Zeitstrahl beim Anlegen: Du siehst den kompletten Mietverlauf und an welcher Stelle sich die neue Anpassung einfügt, auch rückwirkend oder zwischen bestehende Anpassungen. Differenz und Prozentzahl beziehen sich auf den Mietstand zum gewählten Stichtag, nicht mehr auf die aktuelle Miete.
• Aktive Anpassungen ändern: Bereits angewendete Anpassungen der Vergangenheit lassen sich jetzt bearbeiten oder entfernen. Die Miethistorie und alle Soll-Beträge ab dem betroffenen Monat werden neu berechnet. Beim Entfernen legst Du fest, ob nur der erwartete Betrag angepasst wird oder auch die bereits erhaltenen Zahlungen.
• Frühere Miete nachtragen: Wurde ein Mietverhältnis mit der heutigen Miete angelegt, trägst Du nach, welche Miete davor galt. ViVi rechnet die Sollstellungen für die Monate davor neu.

Bei gleichen Mietbeträgen, etwa mehreren identischen Einheiten, landete eine Zahlung leicht bei der falschen Miete. Das ist jetzt eindeutiger:

• Auswahl bei Mehrdeutigkeit: Passt ein Betrag zu mehreren offenen Mieten, weist ViVi am Vorschlag darauf hin. Über ein Auswahlfeld ordnest Du die Zahlung der richtigen Miete zu. Sie wird dort sofort als bezahlt verbucht und beim ursprünglichen Vorschlag entfernt.
• Abgelehnte Vorschläge bleiben abgelehnt: Lehnst Du eine Zuordnung ab, wird dieselbe Zahlung für dieselbe Miete nicht erneut vorgeschlagen.
• Keine Doppelvorschläge: Sobald eine Zahlung verbucht ist, verschwindet sie aus konkurrierenden Vorschlägen bei anderen Mieten. Jede Banktransaktion wird nur einmal vorgeschlagen.

Betroffen sind ausschließlich Struktur-Accounts wie GmbH, GbR, WEG oder KG, deren Abrechnung über einen Haupt-Account läuft.

Das Mieterportal bündelt die Mieterkommunikation an einem Ort. Deine Mieter greifen unter einer eigenen Adresse selbst auf ihr Mietverhältnis zu, Du behältst die Freigabe.

• Für Deine Mieter: Dashboard mit offenen Punkten, freigegebene Dokumente und Briefe zum Herunterladen, Zählerstände selbst melden, Schäden als Vorgang mit Fotos melden und im Verlauf verfolgen, Kontaktdaten ändern und das Schwarze Brett lesen.
• Einladen und freigeben: Mieter einzeln oder gesammelt per E-Mail einladen und pro Mietverhältnis festlegen, welche Bereiche sichtbar sind. Standardmäßig sind Dokumente, Zählerstände und Vorgänge freigegeben.
• Vorgänge bearbeiten: Gemeldete Fälle direkt im Verlauf beantworten, interne Notizen führen und einen KI-Antwortvorschlag nutzen. Optional erstellt die KI eine kurze Ersteinschätzung zu neuen Vorgängen. Die KI-Funktionen verbrauchen AI-Credits.
• Zählerstände prüfen: Gemeldete Werte übernehmen oder ablehnen, jeweils mit einer Info an den Mieter.
• Dein Auftritt: Portal und E-Mails tragen Dein Logo und Deine Farben. Die Anrede (Du oder Sie) und den Ton der KI-Texte an Mieter stellst Du selbst ein.

Mietzahlungen und die Zahlungsübersicht bleiben im Mietentracker und sind im Portal nicht sichtbar.

Wir haben den Beleg-Assistenten zuverlässiger gemacht:

• Genauere Treffer: Der Betragsabgleich trifft jetzt auf den Cent genau, dadurch passen die vorgeschlagenen Transaktionen besser.
• Keine doppelten Dateien: Belege aus dem Dateimanager bleiben an ihrem Platz und werden nach der Zuordnung als verbucht markiert, statt eine zweite Kopie anzulegen oder in der Warteschlange zu bleiben.
• Vorschläge für Sender und Empfänger: Das Feld schlägt Dir Namen vor, die Du schon einmal verwendet hast (aus früheren Belegen und Deinen Bankbuchungen).
• Direkter Download: Einen Beleg kannst Du jetzt herunterladen, statt ihn nur in der Vorschau zu öffnen.