Produkt-Updates
Alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Fixes in ViVi, chronologisch und auf einen Blick.
Beim Verbuchen eines Umsatzes und beim Erkennen eines Belegs zieht ViVi jetzt mehr Hinweise heran, um das passende Objekt zu finden: Zählernummern, die IBAN oder den Namen eines Mieters, Kundennummern, die Adresse und Deine bisherigen Buchungen. Vorbelegt wird nur, wenn ein Objekt klar vorne liegt. Passt ein Umsatz oder Beleg zu mehreren Objekten, wählst Du per Klick aus den Vorschlägen.
Mehrere kleine Fixes, durch die Dein Mieten-Tracker und die Ansicht Deiner Objekte schneller laden und sich Deine Bankzugänge auch bei kurzen Engpässen der Bank-Schnittstelle zuverlässig aktualisieren.
Ein Klick auf Deinen Namen unten in der Seitenleiste zeigt jetzt den Eintrag „Hilfe Center“. Er öffnet in einem neuen Tab die Anleitung zu dem Bereich, in dem Du gerade arbeitest. Fragst Du ViVi, wie etwas in der App geht, findet sie den passenden Artikel öfter auf Anhieb, liest auch Tabellen und Listen darin und verlinkt ihn so, dass Dein Chat offen bleibt.
Mehrere kleine Fixes, damit sich auch Dateien mit ungewöhnlich langer Dateiendung zuverlässig hochladen lassen und Du bei einer nicht mehr abrufbaren Datei eine klare Meldung statt einer Fehlerseite bekommst.
Für die Smoobu-Verbindung trägst Du jetzt API-Key und Secret ein. Die alten Schlüssel ohne Secret schaltet Smoobu am 31. Oktober 2026 ab. Läuft Deine Verbindung noch über so einen Schlüssel, tauschst Du die Zugangsdaten über den Hinweis in den Smoobu-Einstellungen aus, ohne Zuordnungen oder bereits synchronisierte Buchungen zu verlieren.
Trennst Du Deine Google-Drive-Verbindung in ViVi, meldet ViVi das jetzt direkt bei Google. In den Sicherheitseinstellungen Deines Google-Kontos steht ViVi danach nicht mehr unter den verbundenen Apps. Du musst dort also nichts mehr von Hand nachziehen.
Im Kostenschritt der Nebenkostenabrechnung stehen die Leistungszeiträume wiederkehrender Kosten jetzt untereinander statt gequetscht in einer Zeile. Die Spalte „Anteil“ bei WEG-Abrechnungen hat mehr Platz, und der graue Vorjahresbetrag erklärt sich per Tooltip.
Im Chat standen manche Themen bisher nur auf bestimmten Seiten zur Verfügung. Auf der Objektseite konnte ViVi zum Beispiel keine Zähler anlegen. Jetzt beherrscht ViVi auf jeder Seite denselben Funktionsumfang.
Im Dialog Abrechnung abschließen, den Du auf der Detailseite einer Nebenkostenabrechnung oder aus der Übersichtsliste heraus öffnest. Beide Wege führen in denselben Dialog.
Der Vorschlag ist ein Zwölftel der Kosten, die laut dieser Abrechnung auf den Mieter entfallen, kaufmännisch auf volle Euro gerundet. War ein Mieter nur einen Teil des Zeitraums da, rechnet ViVi seinen Anteil vorher auf den ganzen Zeitraum hoch. Als Bisher zählt die Vorauszahlung, die zum gewählten Stichtag gilt, also inklusive geplanter Index- oder Staffeländerungen. Bei einem Guthaben geht der Vorschlag nach unten.
Vorausgewählt ist nichts. Du übernimmst den Betrag, trägst einen eigenen ein oder lässt die Zeile liegen. Eine Eingabe hakt die Zeile automatisch an, der Button zählt mit. Oben im Dialog steht Wirksam ab, vorbelegt mit dem übernächsten Monatsersten, zur Auswahl stehen die nächsten zwölf. Schließt Du ohne Haken ab, passiert genau das, was vorher passiert ist.
Für jeden angehakten Mieter trägt der Abrechnungsbrief einen zusätzlichen Absatz auf Seite eins, direkt unter der Zusammenfassung, mit neuer Vorauszahlung und neuer Gesamtmiete. Einen Paragrafen nennt er bewusst nicht, weder bei Wohnraum noch bei Gewerbe. Die Anpassung selbst liegt als geplante Mietänderung am Mietverhältnis und wird erst mit dem Versand des Briefs wirksam, genau wie bei der Indexmiete.
Bei Pauschal- und Inklusivmieten, selbst genutzten oder verkauften Einheiten, Sondervermietungen und Mietverhältnissen, die vor dem Stichtag enden. Diese Zeilen stehen gedämpft mit dem Grund in der Tabelle. Korrigierst Du eine abgeschlossene Abrechnung, nimmt ViVi die noch nicht aktiven Anpassungen zurück, die Kopie schlägt beim Abschluss neu vor.
Schritt für Schritt erklärt haben wir das im Hilfe-Center: Vorauszahlungen beim Abschluss anpassen.
In der Mieterliste und im Einnahmen-Tab eines Objekts siehst Du auf einen Blick, um welche Art Mietverhältnis es geht: eine Person, zwei Personen bei Mitmietern, eine Personengruppe bei WGs, ein Bürogebäude bei Unternehmen, ein Koffer bei Sondervermietung, ein Haus bei Eigennutzung und ein durchgestrichenes Haus bei Leerstand. Aktive Mietverhältnisse sind grün, jedes Symbol hat einen Tooltip.
Lädst Du ViVi ein Foto des Zählers in den Chat und lässt daraus den Stand erfassen, hängt das Bild anschließend direkt am Zählerstand und ist dort sichtbar. Es wandert nicht mehr zusätzlich in die Dokumentenablage.
Zwei Angaben entscheiden darüber. Am Objekt ist die Umsatzsteuer aktiv, und im Mietverhältnis des Gewerbemieters steht ein Umsatzsteuersatz auf die Betriebskosten. Einen eigenen Abrechnungstyp gibt es nicht, beide Kreise laufen in einer Abrechnung nebeneinander.
Im Kosten-Dialog stehen Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag nebeneinander, zur Auswahl 0, 7 und 19 Prozent. Trägst Du nur Brutto und einen Satz ein, rechnet ViVi das Netto aus. Grundsteuer und Versicherung laufen mit 0 Prozent durch, dort sind Netto und Brutto gleich. Erkennt ViVi einen Beleg, kommen Nettobetrag und Satz gleich mit.
Der Verteilerschlüssel bleibt unberührt. Der Anteil eines Gewerbemieters wird vom Nettobetrag berechnet, die darin steckende Vorsteuer steht in der eigenen Spalte Vorsteuer (Vermieter) und in der Zusammenfassung als Zeile Vorsteuer (kein Aufwand). Damit geht der Saldo auf, und die Vorsteuer taucht nicht mehr als Leerstand auf, auch nicht bei extern abgerechneten Positionen. Beträge eines Mietverhältnisses mit Umsatzsteuer tragen überall die Pille USt 19 % und eine Zweitzeile mit dem jeweils anderen Wert.
Die Abrechnung an einen Mieter mit Umsatzsteuer ist zugleich eine Rechnung nach § 14 UStG. Sie trägt eine automatisch vergebene Rechnungsnummer, Deine Steuernummer oder USt-IdNr und den Leistungszeitraum. Die Tabelle weist Ihr Anteil netto aus, die Zusammenfassung nennt Kosten netto, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Vorauszahlungen brutto und den Saldo brutto. Neu im Profil ist dafür unter Einstellungen und Briefkopf das Feld Steuernummer oder USt-IdNr. Ohne diese Angabe erzeugt ViVi keine Abrechnung mit Umsatzsteuer und sagt Dir das an der Stelle.
Der Weg über den Assistenten ist vollständig abgedeckt. Fragst Du im Chat nach einer Nebenkostenabrechnung, rechnet der Chat weiter brutto. Leerstandsanteile bleiben brutto, und eine elektronische Rechnung im XRechnungs-Format entsteht nicht.
Schritt für Schritt erklärt haben wir das im Hilfe-Center: Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer.
Unter Zahlungen im Tab Offene Posten, an denselben Zeilen, die Du dort ohnehin abarbeitest. Du markierst die Zahlungen, am Listenkopf gibt es dafür ein Häkchen für alle, und klickst auf Überweisen. Verwaltest Du allein, ist das schon der ganze Ablauf.
Offene Eingangsrechnungen, die über In offene Posten verschieben aus der Beleganalyse kommen, und Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten. Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Fälligkeit sind vorbelegt, der Betrag kommt vom Beleg. Rechnungen, die laut Beleg per Lastschrift abgebucht werden, bietet ViVi nicht zum Überweisen an.
Der GiroCode zeigt je Zahlung einen QR-Code für die Fotoüberweisung Deiner Banking-App. Die SEPA-Datei fasst alle markierten Zahlungen zusammen, dazu wählst Du das Auftraggeberkonto und das Ausführungsdatum. Die Datei fordert Einzelbuchung an, damit jede Überweisung einzeln auf dem Kontoauszug steht und das Matching sie später wiederfindet. Bezahlt ist ein Posten wie bisher erst, wenn die Abbuchung auf dem Konto ankommt und der Rechnung zugeordnet ist.
Arbeitest Du mit anderen in ViVi, gibt es unter Einstellungen > Team bei Überweisungen zwei Rollen. Mit „Freigaben erteilen und überweisen“ wird direkt überwiesen. Mit „Freigaben anfragen und überweisen“ wird vorher eine Freigabe angefragt. Die gewählte Person bekommt eine Mail und eine Karte im Brain und gibt frei oder lehnt mit Grund ab.
ViVi warnt mit Neue IBAN, wenn an eine Bankverbindung noch nie überwiesen wurde, und mit IBAN weicht ab, wenn für den Empfänger eine andere bekannt ist. Der Verlauf steht am Status-Badge und im Aktivitätsprotokoll. Eine erstellte Überweisung lässt sich zurücksetzen, im Team auch eine erteilte Freigabe widerrufen.
Schritt für Schritt erklärt haben wir das im Hilfe-Center: Zahlungen überweisen und freigeben. Den Hintergrund gibt es im Blog: Rechnungen überweisen, im Team mit Freigabe.
Dateien lassen sich in Google Drive wieder verschieben und umbenennen. Auch Ordner und Dateien mit einem Apostroph im Namen findet ViVi dort jetzt sicher.
Einen Ordner legst Du innerhalb einer Ablage an, nicht direkt unter „Geteilte Ablagen“. Auch Deine Rolle in der Ablage entscheidet mit. Zum Hochladen reicht „Beitragender“, zum Verschieben und Löschen brauchst Du mindestens „Content-Manager“.
Gelöschte Dateien sind außerdem nicht mehr sofort verloren. Löschst Du in ViVi eine Datei, die in Google Drive liegt, wandert sie dort in den Papierkorb und lässt sich von da zurückholen.
Außerdem lässt sich ein Vorgang wieder speichern, dessen Zuständiger nicht mehr in Deinem Team ist. Sein Name bleibt am Vorgang stehen, statt auf „Nicht zugewiesen“ zu springen.
Auch die Liste selbst ist stabiler. Sie lädt jetzt ebenso, wenn zu einer Bankzahlung kein Wertstellungsdatum vorliegt. Eine Sondervermietung lässt sich in der App wieder ohne Betragsangabe als bezahlt markieren.
Dieselbe Rechnung gilt für die Balken der letzten sechs Monate. Ein Monat weist darin höchstens die vereinbarte Miete als erhalten aus.
Fordert ViVi Dich per Mail auf, die Verbindung zu Deiner Bank zu erneuern, stehen Kontoname und IBAN jetzt untereinander statt nebeneinander. Die IBAN bricht damit auch auf dem Telefon nicht mehr mitten im Block um.
Die dunkle Fassung zeigen Apple Mail auf Mac und iPhone, Outlook für Mac und Outlook.com. Gmail und Outlook für Windows fragen die Einstellung Deines Geräts nicht ab und bleiben hell. Die helle Fassung ist deshalb weiterhin die vollwertige, die dunkle kommt dort dazu, wo das Postfach sie unterstützt.
Farbig bewertete Zahlen wie Rendite oder Cashflow behalten ihre Bewertung. Ihre Töne sind im dunklen Schema aufgehellt, damit sie auf dunklem Grund lesbar bleiben. Das gilt auch für Links und für die Symbole in den Mails.
Brain steht ganz oben in der Navigation, über dem Dashboard. Beim ersten Aufruf führt Dich ein kurzer Einrichtungs-Assistent durch, welche Themen Du sehen möchtest. Offene Aufgaben aus dem früheren To-do-Bereich zieht er dabei mit. Alte Lesezeichen auf die Inbox oder die To-dos führen dauerhaft ins Brain.
Brain rechnet aus Deinen Daten zusammen, was gerade eine Entscheidung braucht: offene und angefangene Mietzahlungen, fehlende Zählerstände, fertige Briefentwürfe, analysierte Belege, Meldungen aus dem Mieterportal, auslaufende Zinsbindungen und fällige Wartungsverträge.
Sortiert ist das in drei Bänder: „Was dringend ansteht“, „Als Nächstes“ und „Im Blick behalten“. Dazu kommt „ViVi kümmert sich“ für alles, was gerade von selbst läuft oder auf einen Termin wartet. Über „Alle anzeigen“ siehst Du die Bänder nebeneinander, sonst arbeitest Du im Stapel: ein Vorgang im Fokus, die Nachbarn als Silhouetten daneben, oben die Position („Vorgang 3 von 12“).
Den Fall direkt auf der Karte entscheiden: Zahlung bestätigen, Zählerstand eintragen, Briefentwurf öffnen und versenden, Beleg verbuchen, auf eine Mieternachricht antworten. Oder ihn mit „Später“ weglegen; dann liegt er sichtbar unter „ViVi kümmert sich“ und meldet sich am gewählten Tag zurück. Ein Thema, das Dich nie interessiert, blendest Du dauerhaft aus.
Eigene Aufgaben legst Du über das Plus im Kopf an: Titel, Notiz, auf Wunsch mit Objekt- und Mieterbezug. Mit „Fällig am“ rückt die Aufgabe einen Monat vor dem Termin nach vorn und wird am Stichtag dringend, auf Wunsch mit E-Mail-Erinnerung. Ohne Datum entscheidest Du selbst, wie dringend sie ist. Wiederholungen (monatlich, alle 3, alle 6 oder alle 12 Monate) hängen am Serientermin, nicht am Tag des Abhakens.
Die Karten werden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu aus Deinen Daten berechnet. Ist die Bedingung weg, ist auch die Karte weg. Und die Titel und Zahlen der Karten rechnet ViVi fest aus, da entscheidet keine KI mit. KI steckt nur in der Zusammenfassung eines Mieterportal-Vorgangs und in der Analyse Deiner Belege.
Ausführlich erklärt haben wir das im Blog: ViVi Brain – Ab jetzt sind alle Entscheidungen an einem Ort.
Die Einstellungen haben einen eigenen Bereich bekommen. Die Reiter unter „Profil“ sind entfallen. Stattdessen wechselt die Seitenleiste in die Einstellungs-Navigation und Du gehst die einzelnen Seiten dort durch. Zurück in die App kommst Du über den Link ganz oben.
Aus mehreren Schaltflächen ist oft eine mit Menü geworden. In der Brief-Vorschau zum Beispiel stehen „Per E-Mail senden“, „Per Post senden“ und „Fürs Mieterportal freigeben“ jetzt zusammen in einem Versenden-Menü.
Fenster schließt Du über das X oben rechts. Ein Klick daneben schließt nicht mehr, damit ein halb ausgefülltes Formular nicht aus Versehen verloren geht.
Unter Zahlungen gibt es den Reiter „Offene Belege“ nicht mehr. Seine Inhalte findest Du in „Offene Posten“ und in „Belege“.
Einzurichten unter Einstellungen > Allgemein > E-Mail. Für Gmail, GMX, web.de, iCloud, Yahoo und IONOS gibt es fertige Voreinstellungen, Microsoft 365 und Outlook.com meldest Du direkt bei Microsoft an, jeder andere Anbieter läuft über IMAP und SMTP. Mehrere Postfächer sind möglich, eines davon ist Dein Absender.
ViVi liest nie Dein ganzes Postfach. Verarbeitet wird nur, was zu einem Deiner Mieter oder zu einer Beleg-Absenderregel passt. Alles andere wird nach dem Blick auf den Absender verworfen.
Schreibt ein Mieter an Dein verbundenes Postfach, legt ViVi daraus einen Vorgang an oder hängt die Mail an einen offenen Vorgang. Du antwortest aus ViVi heraus, der Mieter bekommt eine normale E-Mail mit dem bisherigen Schriftwechsel.
Du hinterlegst, von welchen Absendern Rechnungen kommen: einzelne Adresse oder ganze Domain. Deren Anhänge landen ohne Weiterleiten direkt in der Beleganalyse, samt Objektzuordnung.
Ein neues Dashboard startest Du leer oder aus einer Vorlage: Überblick, Finanzierung, Vermietung oder Für die Bank. Über „Anpassen“ ziehst Du Kacheln an ihren Platz, mit „Fertig“ ist es gespeichert. Jedes Dashboard lässt sich umbenennen, kopieren und über die Druckansicht als PDF ausgeben. Im Pro-Tarif baust Du Dir zusätzlich eigene Kennzahlen.
Vor dem Anlegen siehst Du jedes ausgelesene Feld auf einer Prüfseite und korrigierst, was nicht stimmt. Lücken sind markiert, Dubletten meldet ViVi vorab. Du bestimmst, welche Objekte tatsächlich angelegt werden.
Eine Zahlung über mehrere Monate erkennt ViVi am Betrag und schlägt vor, sie auf die offenen Monate zu verteilen. Bleibt ein Rest, läuft er als Mietguthaben weiter. Die Fälligkeit richtet sich nach dem Turnus, nicht mehr nach jedem einzelnen Monat.
Die Vorschlagsliste zieht Positionen aus Belegen, Banktransaktionen und der Vorjahresabrechnung zusammen, Beträge werden dabei nie übernommen. Neu sind Einnahmen und Gutschriften in der Gebäudeabrechnung, der Einheiten-Kreis für Positionen, die nur einen Teil des Hauses betreffen, und der ausgewiesene Lohnkostenanteil nach § 35a EStG im Mieterbrief. Eine abgeschlossene Abrechnung ist schreibgeschützt; Korrekturen laufen über „Korrigieren“ als neue Fassung.
Unter „AfA je Jahr“ siehst Du den ganzen Verlauf und kannst einzelne Jahre überschreiben. Bei Selbstnutzung oder Verkauf kürzt ViVi den absetzbaren Anteil monatsgenau und weist das aus.
Neben Annuitäten- und endfälligen Darlehen erfasst Du jetzt auch Tilgungsersatzmodelle und reine Sparpläne mit Sparrate, Einmalanlage und erwarteter Rendite. Ein Disagio verteilt ViVi über die vereinbarten Jahre und bucht es automatisch als Werbungskosten.
Kautionen tauchen nicht mehr zwischen den Mieten im Mieten-Tracker auf. Du findest sie unter Zahlungen in den Offenen Posten, zusammen mit Mahngebühren und Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung.
Zu einem Kontakt gehören jetzt auch Firma, Mobilnummer und Website. Die Adresse ist in Straße, Hausnummer, PLZ und Ort aufgeteilt.
Mehrere kleine Fixes, damit sich Belege und Dokumente zuverlässig hochladen und herunterladen lassen, Deine Cashflow-Auswertung sauber lädt und der Abruf Deiner Bankumsätze stabiler läuft.
Bisher konnte es nach einem ViVi-Update passieren, dass ChatGPT oder Claude nicht mehr an Dein Konto kam und Fehler beim Aufruf der ViVi-Funktionen meldete. Der einzige Weg zurück war, den Connector zu löschen und komplett neu einzurichten. Das ist vorbei, die Verbindung läuft über Updates hinweg weiter.
Für dieses Update selbst gilt das noch einmal. Beim nächsten Aufruf fragt Dein KI-Client die Erlaubnis erneut ab. Du bestätigst sie in ViVi mit einem Klick auf Erlauben, den Connector selbst lässt Du stehen.
Bisher gab es die ViVi-App nur fürs iPhone. Wer ein Android-Handy nutzt, musste ViVi im Browser öffnen. Das ist vorbei: Die ViVi-App steht ab sofort bei Google Play zum Download bereit.
So kommst Du hin. Im Google Play Store nach ViVi suchen oder direkt ViVi bei Google Play öffnen, installieren und mit Deinem gewohnten Zugang anmelden. Deine Daten sind dieselben wie im Browser, es gibt nichts zu übertragen.
Der Funktionsumfang entspricht der App fürs iPhone: Belege per Foto erfassen, offene Mieten prüfen, Dokumente und Kennzahlen abrufen und der KI-Assistentin im Chat schreiben. Wie überall in ViVi gilt auch mobil das Bestätigungsprinzip: ViVi schlägt vor, Du entscheidest.
Die App fürs iPhone bleibt unverändert im App Store. Wer gar nichts installieren möchte, nutzt ViVi weiter als Web-App im Browser.
Mehrere kleine Fixes, die das Anlegen einer Kaution zuverlässiger machen und den Abruf Deiner Bankumsätze sowie das Öffnen Deiner Inbox stabiler halten.
Ob ein Kostenbetrag netto oder brutto zählt, entscheidet jetzt durchgehend das Objekt: Mit Umsatzsteuer-Option gilt der Nettobetrag, denn die enthaltene Umsatzsteuer ist Vorsteuer. Ohne Umsatzsteuer-Option gilt der Bruttobetrag, denn dort ist sie echter Aufwand.
Bei Objekten ohne Umsatzsteuer-Option können die ausgewiesenen Kosten dadurch höher sein als vorher. Sie entsprechen jetzt Deiner tatsächlichen Belastung. Der Hinweis auf der Spalte Einmalkosten (12 M) schreibt je Objekt dazu, welcher der beiden Fälle greift.
Der Cashflow war im Dashboard bisher nur pro Objekt sichtbar. Wer wissen wollte, welche Einheit ihn trägt und welche ihn drückt, musste jedes Objekt einzeln öffnen. Jetzt reicht ein Klick in der Liste und alle Objekte lassen sich nebeneinander vergleichen.
So kommst Du hin. Dashboard öffnen, auf die Kachel Monatlicher Cashflow klicken, dann in der Objektliste die Objektzeile anklicken. Der Pfeil dreht sich und die Einheiten stehen eingerückt darunter, in denselben Spalten wie das Objekt.
Das Fenster im Objekt selbst zeigt jetzt dieselbe Aufteilung: Objektkosten, Bankraten und Sparraten landen direkt in ihren eigenen Spalten, bereits auf die Einheiten verteilt. Ob nach Wohnfläche oder gleichmäßig verteilt wird, steht als Hinweis am Wert. Neu ist außerdem, dass die Aufschlüsselung schon bereitsteht, wenn nur Einmalkosten einer Einheit zugeordnet sind.
Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Cashflow im Dashboard aufschlüsseln und Cashflow pro Einheit.
Betroffen war nur die Zwischenanzeige im Schritt Kostenverteilung, die Übersicht und die fertigen Mieterbriefe waren korrekt. Hast Du die Verteilung an dieser Stelle auf „manuell“ umgestellt, wurde allerdings der falsche Wert übernommen und der Leerstandsbetrag landete beim Mieter mit dem größten Anteil. Wenn Du das gemacht hast, lohnt ein kurzer Blick in die betroffene Abrechnung. Beides ist korrigiert.
Im Mehrfamilienhaus hat ViVi Heiz- und Warmwasserkosten bisher immer selbst aufgeteilt: Grundkosten nach Fläche, Verbrauchskosten nach Zähler. Wer die fertige Messdienst-Abrechnung schon auf dem Tisch hatte, musste diese Aufteilung trotzdem nachbauen und riskierte Abweichungen zu dem Schreiben, das der Mieter parallel im Briefkasten hatte.
Neu an der Kostenzeile. Beim Anlegen einer Zeile für Heizung oder Warmwasser wählst Du jetzt zwischen zwei Karten: ViVi teilt auf wie bisher oder Bereits extern abgerechnet. Im zweiten Fall trägst Du nur den Gesamtbetrag laut Abrechnung ein, ein Verteilerschlüssel ist nicht nötig.
CO2-Erstattung bewusst nur, wenn sie offen ist. Weist die Abrechnung eine CO2-Erstattung für Dich als Vermieter aus, kannst Du sie als Gutschrift an die Mieter übernehmen. Im Mehrfamilienhaus ist das Häkchen standardmäßig aus, weil Messdienstleister den Vermieteranteil dort meist schon auf Gebäudeebene abziehen. Sonst würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.
Der Heizkosten-Schritt der WEG-Abrechnung fragt anders. Statt vier gleichrangiger Kacheln führen Dich zwei Fragen: wie Dir die Abrechnung vorliegt (PDF hochladen, selbst übertragen, nur Gesamtbetrag) und was darin steht. Der PDF-Upload sitzt jetzt direkt in diesem Schritt. Rechenwege und Ergebnisse bleiben gleich, nur der Weg dorthin ist kürzer.
Wer lieber tippt, trägt die Beträge weiterhin von Hand ein, das Feld dafür bleibt. Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Heizkosten aus der Messdienst-Abrechnung übernehmen.
Beim Prüfen eines ausgelesenen Belegs kannst Du das von ViVi vorgeschlagene Objekt korrigieren oder ganz entfernen. Der Ordnervorschlag gehört jetzt immer zu dem Objekt, das gerade eingestellt ist. Wechselst Du das Objekt und bestätigst ohne eigene Ordnerwahl, legt ViVi den Beleg unter den allgemeinen Belegen ab. Von dort findest Du ihn über die Dokumentensuche und verschiebst ihn an seinen Platz.
Hast Du in der Vergangenheit beim Prüfen das Objekt gewechselt, lohnt ein Blick auf die betroffenen Belege. Sie liegen weiterhin dort, wo sie damals abgelegt wurden.
Mehrere kleine Fixes, die die Zahlungsstände in Deinem Mieten-Tracker verlässlich halten und den Abruf Deiner Bankumsätze sowie die Marktwert-Schätzung Deiner Objekte stabiler machen.
Bisher gab es den monatlichen Cashflow nur als eine Zahl für das ganze Objekt. Bei mehreren Einheiten hat sie die entscheidende Frage offengelassen: Welche Wohnung trägt den Cashflow und welche drückt ihn? Genau davor stehst Du vor einer Mieterhöhung, einer Sanierung oder einem Verkauf.
So kommst Du hin. Ordne im Reiter Kosten bei mindestens einer monatlichen Kostenposition im Feld Einheit die passende Einheit zu. Danach wird die Kachel Monatlicher Cashflow im Reiter Übersicht klickbar und öffnet das Fenster Cashflow pro Einheit.
Gerechnet wird mit denselben Formeln wie in der Kachel, die Summe der Einheiten entspricht also immer exakt dem Cashflow des Objekts. Einmalkosten fließen bewusst nicht ein, weil sie auch nicht Teil des monatlichen Cashflows sind. Die Ansicht ist rein lesend, auf dem Handy zeigt ViVi je Einheit eine Karte statt der Tabelle.
Schritt für Schritt im Hilfe-Center: Cashflow pro Einheit.
Mehrere kleine Fixes, die Zahlungen mit offener Mahngebühr wieder sauber zuordnen, Mietverhältnisse mit Kaution zuverlässig speichern und Dir im Dateimanager sagen, wenn Deine Cloud-Verbindung abgelaufen ist.
Zwei Angaben aus dem Mietverhältnis waren im Chat bisher eine Sackgasse. Beide fallen typischerweise erst nach dem Anlegen auf und für beide musstest Du die Web-App öffnen.
Mitmieter auch nachträglich eintragen. Ein Satz reicht: „Bei Wohnung 3 wohnt noch Anna Meier mit, Telefon 0170 1234567." ViVi zeigt Dir wie gewohnt die Übersicht der Änderung und meldet nach Deiner Bestätigung alle Mitmieter des Mietverhältnisses mit ihren Kontaktdaten zurück.
Mitmieter entfernen geht weiterhin nur in der Web-App. Im Chat ergänzt und aktualisiert ViVi nur, damit eine beiläufig geschriebene Nachricht niemanden aus dem Vertrag löscht.
Das Datum der letzten Mieterhöhung im Chat. Das Feld steuert, wann ViVi Dich an eine mögliche nächste Erhöhung erinnert, also die automatische Aufgabe „Mieterhöhung prüfen" nach drei Jahren. Erwähnst Du beim Anlegen oder später, wann zuletzt erhöht wurde, übernimmt ViVi das Datum. Von sich aus fragt sie nicht danach. Sagst Du nichts dazu, rechnet ViVi weiterhin ab dem Mietbeginn. Eine echte Mietanpassung wie „von 900 auf 950 ab Oktober" läuft unverändert über die Mietanpassung, dort zieht ViVi das Datum automatisch mit.
Mehr dazu im Hilfe-Center: Mieter & Zahlungen mit ViVi KI.
Mehrere kleine Fixes, die die Performance beim Arbeiten mit Dokumenten und Belegen verbessern und den Abruf Deiner Bankumsätze stabiler machen.
Legst Du ein Mietverhältnis im Chat an oder lädst einen Mietvertrag hoch, erledigt ViVi jetzt zwei Dinge gleich mit.
Geht etwas im Chat nicht, nennt ViVi jetzt zuerst den Weg, der funktioniert und die Einschränkung danach in einem Satz. Beim Mehrfamilienhaus heißt das: Die Abrechnung erstellst Du im Abrechnungs-Assistenten unter „Nebenkostenabrechnungen", ViVi verweist Dich dorthin.
Bisher galt: erst in den passenden Account wechseln, dann die Aufgabe stellen. Dieser Zwischenschritt fällt weg.
Ohne eigene Firmenstrukturen bleibt alles wie gewohnt. Die Struktursicht gilt bewusst nur im Hauptaccount. Wer selbst in eine Struktur wechselt, arbeitet dort isoliert weiter. WhatsApp und die Verbindung zu ChatGPT oder Claude richtest Du weiterhin nur im Hauptaccount ein.
Mehrere kleine Fixes, die die Arbeit im Dateimanager und die Verbindung zu Deiner Bank zuverlässiger machen.
Entfernst Du ein verknüpftes Bankkonto samt Umsätzen, werden die damit bezahlten offenen Posten wieder als offen geführt. Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung und andere Posten stehen danach wieder mit dem richtigen Restbetrag da.
Deine Mahnbriefe entstehen ab sofort aus Vorlagen statt aus einem jedes Mal neu geschriebenen KI-Text. In den Einstellungen bestimmst Du je Stufe Betreff, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Schluss, mit Platzhaltern und einer Live-Vorschau des fertigen Briefs. Ohne eigene Vorlage greift eine mitgelieferte Standardvorlage je Stufe.
Bestehende Automationen laufen unverändert weiter, ihre Stufen werden automatisch auf die vier festen Stufen abgebildet. Verzugszinsen berechnet ViVi weiterhin nicht.
Bisher nannte der Mahnbrief nur die offenen Monatsmieten. Eine offene Kaution oder eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung lief separat unter „Offene Posten" mit und musste von Hand in den Brief. Ab sofort führt die Forderungsaufstellung unter dem Brieftext alle offenen Forderungen desselben Mietverhältnisses zusammen. Selbst erzeugte Briefe und Briefe aus einer Mahn-Automation ergeben dabei dasselbe Dokument.
Ein paar Regeln dazu:
Bisher landeten auch selbst erfasste Zählerstände wie gemeldete Fremdstände als unbestätigt in der Prüfung und mussten anschließend noch einmal freigegeben werden. Das entfällt: Was Du selbst einträgst, ob in der App oder im Gespräch mit ViVi, gilt sofort als geprüft. Eine Bestätigung brauchen nur noch die Stände, die Mieter über den Ableselink melden.
Dasselbe Bankkonto konnte bei einem Objekt zwei völlig verschiedene Aufgaben haben, beides hieß bisher aber schlicht „Objekt zuweisen". Das ist jetzt auseinandergezogen:
Mehrere kleine Fixes, die die Performance von Dashboard und Portfolio-Übersicht verbessern und die Zuordnung von Zahlungen und Bankumsätzen zuverlässiger machen.
Rund um die Nebenkostenabrechnung ändern sich zwei Dinge grundlegend, dazu sind die Oberflächen aufgeräumt.
Zusätzlich sind die Abrechnungsliste, der erste Assistenten-Schritt, die Briefvorschau und die Mieteransicht aufgeräumt und auf dem Handy zeigt der Assistent jetzt "Schritt X von Y".
Auswahlfelder öffnen jetzt direkt beim Klick ins Feld und werden nicht mehr am Bildschirmrand abgeschnitten. Im Abrechnungs-Assistenten erscheint der Abrechnungszeitraum außerdem erst nach der Objektauswahl, damit die Reihenfolge klar bleibt.
Jedes Jahr die gleichen Posten zusammensuchen kostet Zeit und man vergisst leicht etwas. Deshalb blendet ViVi im Kosten-Schritt jetzt die Positionen Deiner letzten Abrechnung für dasselbe Objekt als ausgegraute Checkliste ein.
Zwei Korrekturen rund um die Steuererfassung:
Bei der Vermietung entscheiden steuerliche Wahlrechte und Grenzen schnell über ein paar Hundert Euro. ViVi bildet drei davon jetzt direkt in der Anlage V ab.
Der Steuer-Bereich ist weiterhin in der Beta-Phase und bereitet Deine Angaben vor, ersetzt aber keine Steuerberatung.
Steht für eine Kostenzeile ein fester Betrag laut Abrechnung fest, wird sie überall gleich benannt: als Festbetrag lt. Abrechnung. Bisher zeigten Abrechnung, PDF, Word-Export und Mieterschreiben an einzelnen Stellen „Nach Verbrauch“ an, obwohl der Betrag gar nicht nach Verbrauch verteilt wurde. Auch Zeilen mit einem unbekannten Verteilschlüssel laufen jetzt korrekt als Festbetrag und nicht mehr als „Nach Verbrauch“.
Für die Nebenkostenabrechnung einer vermieteten Eigentumswohnung (WEG) liest ViVi beim Hochladen der Hausgeldabrechnung jetzt auch die dahinterliegende Heizkostenabrechnung mit aus: die einzelnen Nutzungszeiträume, wer wann in der Wohnung war und welcher Betrag auf welchen Nutzer entfällt. Die Aufteilung wird rechnerisch gegen die Gesamtsumme geprüft. Geht sie sauber auf, ist sie direkt übernommen und Du musst nichts mehr bestätigen. Nur wenn etwas nicht stimmig ist, wirst Du zum Prüfen aufgefordert.
Für Mehrfamilienhäuser bleibt es bei der Berechnung aus den eigenen Rohdaten. Fällt die Analyse aus, trägst Du die Kosten wie bisher manuell ein, der Assistent funktioniert vollständig ohne Upload.
Betroffen sind ausschließlich Struktur-Accounts wie GmbH, GbR, WEG oder KG, deren Abrechnung über einen Haupt-Account läuft.
Bei gleichen Mietbeträgen, etwa mehreren identischen Einheiten, landete eine Zahlung leicht bei der falschen Miete. Das ist jetzt eindeutiger:
Rund um Mietanpassungen wird das Bearbeiten flexibler und nachvollziehbarer:
Das Mieterportal bündelt die Mieterkommunikation an einem Ort. Deine Mieter greifen unter einer eigenen Adresse selbst auf ihr Mietverhältnis zu, Du behältst die Freigabe.
Mietzahlungen und die Zahlungsübersicht bleiben im Mietentracker und sind im Portal nicht sichtbar.
Wir haben den Beleg-Assistenten zuverlässiger gemacht:
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