Release Notes

Bisher konnte die Inbox „Deine Automation kümmert sich darum" anzeigen, obwohl die Automation den Fall gar nicht anfasste, und umgekehrt lief eine Automation, ohne dass die Inbox davon etwas mitbekam. Beides ist behoben. Deine Inbox sagt jetzt nur noch zu, was tatsächlich passiert, und sagt es laut, wenn etwas klemmt.

• Echte Entscheidungs-Karten statt leerer Versprechen: Deckt Deine Mahn-Automation einen Fall nicht ab, etwa weil für die Einheit keine Zuordnungsregel existiert oder nur Teilzahlungen offen sind, wird die Karte wieder zur Entscheidungs-Karte. Im Detail steht in Klartext, warum die Automation hier nicht greift und was Du tun kannst.
• Automations-Läufe im Verlauf: Was eine Automation getan hat, also Entwurf erstellt, E-Mail versendet oder Brief zur Post gegeben, steht jetzt in der Historie der jeweiligen Karte. Fehlschläge werden dort ebenfalls ausgewiesen.
• Mahnstufen zählen nur noch einmal: Manuell versendete Mahnungen und Automations-Mahnungen teilen sich eine gemeinsame Zeitrechnung. Eine Stufe, die Du selbst versendet hast, verschickt die Automation nicht erneut. Liegt bereits ein unversendeter Entwurf, wartet die Automation darauf, statt einen zweiten zu erzeugen.
• Zählerstand-Automation erreicht alle ausgewählten Einheiten: Auch bei „alle Einheiten" oder Auswahl per Objekt geht die Aufforderung jetzt raus, und ein jährlicher Turnus wiederholt sich zuverlässig. Ein verpasster Tag wird bis zu 14 Tage nachgeholt. Zähler, die die Automation nicht erreichen kann, etwa bei Leerstand oder fehlender Mieter-E-Mail, werden offen ausgewiesen statt stillschweigend als erledigt behandelt.
• Indexmiete: verlorene Erhöhungen werden sichtbar: Schlägt die automatische Brief-Erstellung fehl oder verwirfst Du den Entwurf, erscheint jetzt eine Karte mit Erklärung und einem Button „Brief erneut erstellen". Auch eine pausierte Index-Automation wird als solche benannt.
• Beträge in Briefen stimmen: Mahn- und Mietanpassungs-Briefe rechnen mit der vollständigen Warmmiete inklusive Garage und Stellplatz. Mahnungen listen alle offenen Posten als Forderungsaufstellung auf, und automatisch erzeugte Briefe sehen exakt aus wie manuell erstellte.
• Anteilige Miete rechnet Garage und Stellplatz mit: Im Einzugs- und Auszugsmonat wird Garage oder Stellplatz jetzt anteilig berechnet und in der Vorschau ausgewiesen.
• Keine verwaisten Zahlungsvorschläge: Ordnest Du eine Zahlung manuell zu, verschwinden die dazugehörigen offenen KI-Vorschläge, statt als Karteileichen in der Inbox stehenzubleiben.

Rund um Mietanpassungen wird das Bearbeiten flexibler und nachvollziehbarer:

• Zeitstrahl beim Anlegen: Du siehst den kompletten Mietverlauf und an welcher Stelle sich die neue Anpassung einfügt, auch rückwirkend oder zwischen bestehende Anpassungen. Differenz und Prozentzahl beziehen sich auf den Mietstand zum gewählten Stichtag, nicht mehr auf die aktuelle Miete.
• Aktive Anpassungen ändern: Bereits angewendete Anpassungen der Vergangenheit lassen sich jetzt bearbeiten oder entfernen. Die Miethistorie und alle Soll-Beträge ab dem betroffenen Monat werden neu berechnet. Beim Entfernen legst Du fest, ob nur der erwartete Betrag angepasst wird oder auch die bereits erhaltenen Zahlungen.
• Frühere Miete nachtragen: Wurde ein Mietverhältnis mit der heutigen Miete angelegt, trägst Du nach, welche Miete davor galt. ViVi rechnet die Sollstellungen für die Monate davor neu.

Bei gleichen Mietbeträgen, etwa mehreren identischen Einheiten, landete eine Zahlung leicht bei der falschen Miete. Das ist jetzt eindeutiger:

• Auswahl bei Mehrdeutigkeit: Passt ein Betrag zu mehreren offenen Mieten, weist ViVi am Vorschlag darauf hin. Über ein Auswahlfeld ordnest Du die Zahlung der richtigen Miete zu. Sie wird dort sofort als bezahlt verbucht und beim ursprünglichen Vorschlag entfernt.
• Abgelehnte Vorschläge bleiben abgelehnt: Lehnst Du eine Zuordnung ab, wird dieselbe Zahlung für dieselbe Miete nicht erneut vorgeschlagen.
• Keine Doppelvorschläge: Sobald eine Zahlung verbucht ist, verschwindet sie aus konkurrierenden Vorschlägen bei anderen Mieten. Jede Banktransaktion wird nur einmal vorgeschlagen.

Betroffen sind ausschließlich Struktur-Accounts wie GmbH, GbR, WEG oder KG, deren Abrechnung über einen Haupt-Account läuft.

Das Mieterportal bündelt die Mieterkommunikation an einem Ort. Deine Mieter greifen unter einer eigenen Adresse selbst auf ihr Mietverhältnis zu, Du behältst die Freigabe.

• Für Deine Mieter: Dashboard mit offenen Punkten, freigegebene Dokumente und Briefe zum Herunterladen, Zählerstände selbst melden, Schäden als Vorgang mit Fotos melden und im Verlauf verfolgen, Kontaktdaten ändern und das Schwarze Brett lesen.
• Einladen und freigeben: Mieter einzeln oder gesammelt per E-Mail einladen und pro Mietverhältnis festlegen, welche Bereiche sichtbar sind. Standardmäßig sind Dokumente, Zählerstände und Vorgänge freigegeben.
• Vorgänge bearbeiten: Gemeldete Fälle direkt im Verlauf beantworten, interne Notizen führen und einen KI-Antwortvorschlag nutzen. Optional erstellt die KI eine kurze Ersteinschätzung zu neuen Vorgängen. Die KI-Funktionen verbrauchen AI-Credits.
• Zählerstände prüfen: Gemeldete Werte übernehmen oder ablehnen, jeweils mit einer Info an den Mieter.
• Dein Auftritt: Portal und E-Mails tragen Dein Logo und Deine Farben. Die Anrede (Du oder Sie) und den Ton der KI-Texte an Mieter stellst Du selbst ein.

Mietzahlungen und die Zahlungsübersicht bleiben im Mietentracker und sind im Portal nicht sichtbar.

Wir haben den Beleg-Assistenten zuverlässiger gemacht:

• Genauere Treffer: Der Betragsabgleich trifft jetzt auf den Cent genau, dadurch passen die vorgeschlagenen Transaktionen besser.
• Keine doppelten Dateien: Belege aus dem Dateimanager bleiben an ihrem Platz und werden nach der Zuordnung als verbucht markiert, statt eine zweite Kopie anzulegen oder in der Warteschlange zu bleiben.
• Vorschläge für Sender und Empfänger: Das Feld schlägt Dir Namen vor, die Du schon einmal verwendet hast (aus früheren Belegen und Deinen Bankbuchungen).
• Direkter Download: Einen Beleg kannst Du jetzt herunterladen, statt ihn nur in der Vorschau zu öffnen.