Automatische Zahlungserinnerungen und Automationen für Vermieter

Automationen übernehmen wiederkehrende Aufgaben, die Du einmal einrichtest. Dazu gehören automatische Zahlungserinnerungen bei überfälliger Miete über vier feste Mahnstufen, Zuordnungsregeln, die eingehende Bankumsätze automatisch der richtigen Miete zuordnen, und Zählerstand-Aufforderungen, mit denen Deine Mieter per E-Mail zum Ablesen aufgefordert werden.

Du legst eine Zahlungserinnerungs-Automation an und wählst aus vier festen Mahnstufen aus: Erinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung. Pro Stufe stellst Du ein, nach wie vielen Tagen Überfälligkeit sie greift, ob ein Brief oder ein To-Do entsteht und ob per E-Mail, per Post oder nur als Entwurf versendet wird. Ist eine Miete überfällig, läuft die Automation die aktiven Stufen der Reihe nach ab. Vor jeder Stufe prüft ViVi erneut, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist, und stoppt, wenn die Miete da ist.

Eine Zuordnungsregel erkennt eingehende Überweisungen desselben Mieters am Absender und am Betrag mit einer Toleranz und ordnet sie automatisch der offenen Miete zu. Du erstellst sie meist, während Du eine Mietzahlung bestätigst, indem Du die Option Andere Transaktionen automatisch zuordnen aktivierst. Künftige Zahlungen dieses Mieters markiert ViVi dann mit hohem Konfidenzwert als bezahlt. Mehr dazu auf der Seite zum Mietentracker.

Ja. Du legst selbst fest, welche Automation für welche Mietverhältnisse gilt und welche der vier Mahnstufen aktiv sind. Jede Automation kannst Du jederzeit pausieren oder löschen, und jede ausgeführte Aktion wird in der Aktivitätsliste protokolliert. Für Mahnbriefe kannst Du außerdem die Versandart Entwurf wählen, dann erstellt ViVi den Brief nur und verschickt nichts ohne Deine Freigabe.

Ja. Die Treppe besteht aus vier festen Stufen, von denen Du jede einzeln an- oder abwählst. Pro aktiver Stufe legst Du die Tage nach Fälligkeit und die Aktion fest, also einen Brief per E-Mail oder Post oder ein To-Do. Willst Du hart einsteigen, wählst Du die Erinnerung ab, dann ist die erste Stufe überall die 1. Mahnung. Brieftext und Mahngebühr je Stufe pflegst Du getrennt davon im Reiter Vorlagen.

Beides ist möglich. Für jede Brief-Stufe wählst Du die Versandart: als Entwurf nur erstellen, per E-Mail an die hinterlegte Mieter-Adresse senden oder per Post physisch zustellen. Der Postversand kostet Credits. Fehlt einem Mietverhältnis die E-Mail-Adresse oder reichen die Credits nicht, speichert ViVi den Brief als Entwurf und legt ein To-Do an, damit Du nachfassen kannst.

Mit einer Zählerstand-Aufforderung bittest Du Deine Mieter automatisch per E-Mail um die Ablesung ihrer Zähler. Der Mieter trägt die Werte über einen sicheren Link selbst ein, und die Zählerstände landen direkt in ViVi. So sammelst Du die Ablesungen für die Nebenkostenabrechnung ein, ohne jedem Mieter einzeln hinterherzulaufen.

Jeder ViVi-Plan enthält alle Funktionen, auch die Automationen. Der Einstieg beginnt beim Starter-Plan ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (monatliche Abrechnung 15 Euro). Du testest 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. Für automatische Zahlungserinnerungen brauchst Du je Mietverhältnis eine aktive Zuordnungsregel, damit ViVi weiß, wann eine Miete als bezahlt oder offen gilt, und der Postversand von Mahnungen kostet Credits. Alle Details findest Du auf der Preise-Seite.