Mahnwesen für Vermieter

Mahnwesen für Vermieter heißt, auf eine ausbleibende Miete in festen Stufen zu reagieren: erst eine freundliche Erinnerung, danach eine 1., 2. und bei Bedarf 3. Mahnung. In ViVi legst Du für jede dieser vier Stufen den Brieftext und die Mahngebühr fest. ViVi erzeugt den Brief, verschickt ihn per E-Mail oder Post, bucht die Gebühr als offenen Posten und erkennt die Zahlung wieder, wenn sie eingeht.

In den Einstellungen im Reiter „Vorlagen" findest Du für jede der vier Mahnstufen eine Karte. Aktivierst Du dort den Schalter „Individuelle Vorlage verwenden", bearbeitest Du Betreff, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Schluss. Platzhalter wie den Gesamtbetrag oder die Zahlungsfrist setzt Du per Klick ein. Rechts siehst Du sofort eine Live-Vorschau des fertigen Briefs mit Musterdaten. Ohne eigene Vorlage nutzt ViVi eine mitgelieferte Standardvorlage je Stufe.

Zwischen Deinem Einleitungstext und Deinem Schlusstext sitzt ein Block, den ViVi selbst füllt und den Du nicht bearbeiten kannst. Darin stehen die einzelnen offenen Monate mit Soll, Zahlung und Rest, darunter die Gebühr, der Gesamtsaldo, das Zahlungsziel als Datum und das Konto des Objekts. Diese Trennung sorgt dafür, dass in keinem Brief eine Zahl fehlt oder schief formatiert ankommt. Anrede und Grußformel steuerst Du über Deinen Briefkopf.

Erst in dem Moment, in dem die Mahnung wirklich rausgeht, per E-Mail oder per Post. Solange der Brief als Entwurf liegt, passiert nichts. Ein reiner Portal-Versand zählt ebenfalls nicht. Mit dem Versand legt ViVi einen offenen Posten über den Gebührenbetrag an, der ab dann im Saldo des Falls mitläuft. Gestapelt wird dabei nichts: Pro Mietverhältnis führt ViVi höchstens einen Gebührenposten und hebt ihn bei der nächsten Stufe auf deren Betrag an.

Den Betrag legst Du selbst je Stufe fest. ViVi setzt keine Grenze und weist im Reiter „Vorlagen" nur darauf hin, dass 2,50 bis 5,00 € je Schreiben üblich sind und nur der tatsächlich entstandene Aufwand wie Porto und Material dazugehört. Für die erste, freundliche Erinnerung ist eine Gebühr unüblich, deshalb steht sie dort auf null.

Kommt beides in einer Überweisung, prüft ViVi neben dem reinen Mietbetrag auch die Summe aus Miete und offener Gebühr. Passt diese Summe, gilt die Zahlung als exakter Treffer. Der Vorschlag nennt die enthaltene Gebühr dann ausdrücklich. Bestätigst Du ihn, entstehen daraus zwei Buchungen: eine auf den Mietmonat, eine auf den Gebührenposten. Dieselbe Erkennung greift beim manuellen Zuordnen, beim Umbuchen und in Deinen Zuordnungsregeln. Kommt die Gebühr auf einer eigenen Überweisung, taucht sie als Vorschlag auf dem offenen Posten auf.

Kommt weniger an, als Miete und Gebühr zusammen ausmachen, geht das Geld zuerst auf die Miete. Der Gebührenposten bleibt in dem Fall offen stehen. Er allein bringt die Treppe aber nicht in Gang: Ist die Miete ausgeglichen, endet die Eskalation, auch wenn die Gebühr noch aussteht.

Ja. Unter Zahlungen findest Du den Posten im Tab „Offene Posten". Über das Symbol mit dem durchgestrichenen Kreis erlässt Du ihn nach einer Rückfrage. Danach taucht er weder im Saldo des Falls noch in einem weiteren Schreiben auf.