Deine Mahnbriefe entstehen aus Vorlagen, die Du selbst festlegst. Im Reiter „Vorlagen" der Einstellungen bestimmst Du für jede der vier Mahnstufen den Text und die Mahngebühr. Die Gebühr entsteht beim Versand als offener Posten, steht betragsgenau im Brief und wird bei der Zahlung wiedererkannt.
Lege Vorlagen und Mahngebühren für Deine Mahnstufen fest.
Mahnstufen
Lege pro Stufe fest, was Deine Briefe sagen und ob eine Mahngebühr anfällt. Die Forderungsaufstellung mit allen offenen Beträgen fügt ViVi immer automatisch ein.
Ohne individuelle Vorlage nutzt ViVi die Standardvorlage dieser Stufe (siehe Vorschau).
Sehr geehrter Herr Mustermann,
trotz unserer Zahlungserinnerung ist für Ihr Mietverhältnis (Musterstraße 12, WE 3) weiterhin ein Betrag von 1.790,00 € offen. Wir mahnen Sie hiermit zur Zahlung an.
Bitte überweisen Sie den Gesamtsaldo von 1.790,00 € bis spätestens 22.08.2026 auf folgendes Konto: Max Mustermann, IBAN DE12 •••• •••• •••• •••• 00.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Die Vorschau nutzt Musterdaten und reagiert sofort auf Deine Eingaben.
Was Du selbst bestimmst und was ViVi rechnet
Ein Mahnbrief besteht aus zwei Teilen. Den einen schreibst Du, den anderen setzt ViVi zusammen.
- Dein Teil: Betreff, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Schluss. Diese vier Felder pflegst Du je Stufe.
- Der feste Block: die Forderungsaufstellung Monat für Monat, die Mahngebühr, der Gesamtsaldo, die Zahlungsfrist und die Bankverbindung des Objekts. Diesen Teil kannst Du nicht verändern, damit kein Betrag aus dem Brief verschwindet oder falsch formatiert wird.
Anrede und Grußformel bleiben Sache des Briefkopfs, den Du im Reiter „Briefe" einrichtest. Sie gehören nicht in die Vorlage.
Legst Du keine eigene Vorlage an, nutzt ViVi eine mitgelieferte Standardvorlage je Stufe. Deine Mahnungen lesen sich damit bei jedem Fall gleich. Der freie Briefgenerator für Mietanpassung und Sonstiges arbeitet weiterhin mit der KI.
Vorlagen und Gebühren einrichten
Aktivierst Du den Schalter, sind Betreff, Einleitung, Aufforderung und Schluss bereits mit der Standardvorlage vorbefüllt. Über „Standardvorlage laden" holst Du diesen Ausgangstext jederzeit zurück. Die Platzhalter setzt Du per Klick auf die grauen Chips an die Cursor-Position.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{mieter_name}} | Empfänger des Briefs |
{{objekt}} | Adresse und Einheit des Mietverhältnisses |
{{gesamtbetrag}} | Gesamtsaldo aller offenen Posten inklusive Mahngebühr |
{{zahlungsfrist}} | Zahlungsziel dieser Stufe als Datum |
{{mahngebuehr}} | Mahngebühr dieser Stufe |
{{kontoverbindung_objekt}} | Bankverbindung, die dem Objekt für Briefe zugewiesen ist |
{{stufe}} | Name der Stufe, etwa „1. Mahnung" |
{{datum}} | Datum des Briefs |
Fehlt in einer aktiven Vorlage der Platzhalter
{{zahlungsfrist}}, weist ViVi Dich beim Speichern darauf hin. Ohne konkrete Frist ist der Brief als Mahnung wenig wert.
Die vier Mahnstufen
Die Treppe ist fest. Es gibt genau vier Stufen. Jede hat ihre eigene Vorlage und ihre eigene Gebühr.
Welche Stufe wann greift und über welchen Weg sie versendet wird, stellst Du in der Automation ein. Wie das geht, steht in Zahlungserinnerungen.
Mahngebühr: wann sie entsteht und wohin sie läuft
Die Gebühr entsteht nicht beim Erstellen des Briefs, sondern erst beim tatsächlichen Versand per E-Mail oder Post. Aus ihr wird automatisch ein offener Posten. Der Betrag steht betragsgenau im Brief, fließt in den Gesamtsaldo des Falls ein und bleibt sichtbar, bis er bezahlt oder erlassen ist.
Wichtig ist die Trennung: Die Mahngebühr wandert nie in die Sollstellung der Miete. Sie läuft als eigener offener Posten und lässt die Miete, die Umsatzsteuer, die Nebenkostenabrechnung und die Anlage V unberührt. Vereinnahmte Mahngebühren erscheinen in der Anlage V als sonstige Einnahme, nach dem tatsächlichen Zahlungseingang.
Ein Posten je Mietverhältnis
Es gibt immer nur einen offenen Gebührenposten je Mietverhältnis. Der Betrag, den Du für eine Stufe hinterlegst, ist die Gesamtgebühr für diesen Fall. Erreicht die Eskalation die nächste Stufe, wird der bestehende Posten auf den neuen Betrag angehoben statt gestapelt. Der Mieter überweist also genau die Zahl, die im letzten Brief steht.
Gebühr erlassen
Verzichtest Du auf den Restbetrag, öffnest Du im Bereich Zahlungen den Tab „Offene Posten" und klickst beim Posten auf das Symbol mit dem durchgestrichenen Kreis. Nach der Bestätigung im Dialog „Erlassen" verschwindet der Posten aus dem Saldo und aus allen Folgebriefen.
Zahlungen mit Mahngebühr
Überweist Dein Mieter Miete und Mahngebühr in einem Betrag, erkennt ViVi das als exakten Treffer und weist den Vorschlag mit dem Hinweis „(+ 5,00 € Mahngebühr)" aus. Beim Verbuchen teilt ViVi die Zahlung automatisch auf. Der Mietanteil landet auf dem Mietmonat, der Gebührenanteil tilgt den offenen Posten. Das funktioniert im Vorschlag, beim manuellen Zuordnen, beim Umbuchen und über Deine Zuordnungsregeln.
Überweist er die Gebühr separat, schlägt ViVi sie als Zahlung auf den offenen Posten vor. Reicht das Geld nicht für beides, wird zuerst die Miete getilgt. Die Gebühr bleibt dann offen.
Wo Du offene Mahngebühren siehst
- Mieten-Tracker: bei betroffenen Einheiten steht dezent „+ 5,00 € Mahngebühr" mit Link in die offenen Posten, in der Tabelle wie auf den Karten.
- Zahlungen, Tab „Offene Posten": jede Mahngebühr trägt den Hinweis „Mahnbrief vom …". Ein Klick darauf öffnet das Brief-PDF.
- Brain-Karte und Brief: der Gesamtsaldo des Falls enthält die offene Gebühr.
Kommt ein Mahnbrief als unzustellbar zurück, weist Dich die Benachrichtigung zusätzlich darauf hin, die Mahngebühr zu prüfen.
Grenzen und Voraussetzungen
- Mahngebühren entstehen nur auf der Mahntreppe, also über Brain oder eine Automation. Der freie Briefgenerator erzeugt keinen Gebührenposten.
- Die Gebühr entsteht erst beim tatsächlichen Versand per E-Mail oder Post. Ein Entwurf erzeugt nichts, ein reiner Versand über das Mieterportal ebenfalls nicht.
- Teilzahlungen tilgen immer zuerst die Miete, danach die Gebühren.
- Eine offene Mahngebühr allein löst keine neue Mahnung aus. Sobald die Miete bezahlt ist, stoppt die Eskalation. Die Gebühr bleibt als offener Posten sichtbar.
- Verzugszinsen berechnet ViVi nicht. Es bleibt beim Hinweissatz im Brief.
- Die Höhe der Gebühr bestimmst Du selbst. ViVi setzt hier bewusst keine Grenze und weist im Reiter nur auf die üblichen 2,50 bis 5,00 € je Schreiben hin.
- Bestehende Automationen laufen unverändert weiter. Sie werden automatisch auf die vier Stufen abgebildet.
Hinweis: Die mitgelieferten Standardvorlagen sind bewusst zurückhaltend formuliert. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Du versendest Mahnungen in eigener Verantwortung.