Ein Mieter meldet einen tropfenden Wasserhahn per E-Mail. Eine Woche später schreibt er noch einmal. Irgendwann weiß niemand mehr, was schon geklärt ist. Hast Du Dein Postfach mit ViVi verbunden, macht ViVi aus solchen Mails automatisch Vorgänge auf der Seite des Mieters. Antworten schickst Du aus ViVi heraus. Beim Mieter kommen sie als normale E-Mail an.
Voraussetzung
Du hast Dein eigenes Postfach verbunden. Wie das geht, steht in Eigenes E-Mail-Postfach mit ViVi verbinden. Ohne Postfach-Verbindung entstehen Vorgänge nur über das Mieterportal.
Wie eine Mail zum Vorgang wird
ViVi ruft Dein Postfach alle fünf Minuten ab und prüft bei jeder neuen Mail, ob sie zu einem Deiner Mieter gehört. Das läuft in zwei Stufen.
Gibt es zu dem Mietverhältnis bereits einen offenen Vorgang zum selben Thema, hängt ViVi die Mail als neue Nachricht daran. Sonst entsteht ein neuer Vorgang mit dem Betreff als Titel und dem Text als Beschreibung. Automatische Abwesenheitsnotizen erkennt ViVi und legt dafür keinen Vorgang an.
Wo die Vorgänge stehen
Auf der Seite des Mieters, im Block Offene Nachrichten. Er erscheint auch ohne Portal-Zugang, sobald es Vorgänge gibt. Mails aus dem Postfach tragen dort einen Briefumschlag statt der Sprechblase, der Tooltip sagt Per E-Mail eingegangen.
Ein violetter Punkt vor dem Titel meldet eine neue Nachricht vom Mieter seit Deinem letzten Öffnen. Über Erledigte anzeigen holst Du geschlossene Vorgänge in die Liste.
Zuordnung prüfen
Hat ein Mieter mehrere Wohnungen bei Dir, ist nicht immer klar, um welche es geht. ViVi entscheidet dann in dieser Reihenfolge.
- Antwortet der Mieter in einem laufenden Thread, gewinnt dieser Vorgang.
- Nennt Betreff oder Text genau einen der Straßennamen der infrage kommenden Objekte, gewinnt dieses Mietverhältnis.
- Bleibt es mehrdeutig, ordnet ViVi dem jüngsten aktiven Mietverhältnis zu und setzt den Hinweis Zuordnung prüfen.
Im Vorgang zeigt ViVi dann die Kandidaten zur Auswahl. Mit Zuordnung speichern wandert der Vorgang samt Verlauf an die richtige Stelle. Geraten wird nichts still.
Aus ViVi heraus antworten
Du schreibst Deine Antwort im Verlauf des Vorgangs. Bei einem Vorgang aus dem Postfach steht im Eingabefeld E-Mail an … mit der Adresse des Mieters. Daran erkennst Du vorher, dass die Antwort als echte E-Mail über Dein Postfach rausgeht und nicht ins Portal.
- Der bisherige Schriftwechsel wird zitiert, allerdings nur die für den Mieter sichtbaren Einträge. Interne Notizen bleiben immer intern.
- Der Mieter bekommt in diesem Fall keine Portal-Benachrichtigung. Er hat die Antwort ja schon in seinem Postfach.
- Antwortet er erneut, landet die Mail wieder an demselben Vorgang. So bleibt der Verlauf über beide Systeme hinweg zusammen.
- Scheitert der Versand, entsteht kein Verlaufseintrag. ViVi meldet, dass Du Deine Postfach-Verbindung prüfen sollst. So steht im Verlauf nie eine Antwort, die den Mieter nie erreicht hat.
Für die Formulierung gibt es wie bei Portal-Vorgängen einen KI-Antwortvorschlag, den Du übernimmst oder anpasst.
Status
Anhänge des Mieters
Schickt ein Mieter Fotos oder ein PDF mit, hängen die Dateien am Vorgang. Rechnungen und Belege laufen zusätzlich in die Beleganalyse, mit denselben Regeln wie bei der Weiterleitung an Deine Beleg-Adresse. Mehr dazu in Rechnungen automatisch aus Deinem Postfach erfassen.
Grenzen
- Erkannt wird nur, wer als Mieter oder Mitmieter in einem aktiven Mietverhältnis steht. Mails von unbekannten Absendern verwirft ViVi nach dem Absender-Check.
- Der Abruf startet mit dem Verbinden. Ältere Mails im Postfach bleiben unberührt.
- Abgerufen wird der Posteingang, nicht andere Ordner.
- Der Mieter-Treffer hat Vorrang vor einer Beleg-Absenderregel. Schickt ein Mieter eine Rechnung, wird daraus ein Vorgang und zusätzlich ein Beleg.