Die Heizungswartung, der Rückruf beim Handwerker, der Ordner, den Du noch scannen wolltest: Punkte, die ViVi nicht aus Deinen Daten lesen kann, weil sie nur in Deinem Kopf stehen. Im Brain legst Du sie als eigene Aufgabe an. Sie landen in derselben Liste wie alles, was ViVi selbst gefunden hat.
Was dringend ansteht· 2
Als Nächstes· 2
Im Blick behalten· 1
Eine eigene Aufgabe anlegen
Oben rechts im Brain sitzt neben dem Zahnrad ein Plus mit dem Titel Eigene Aufgabe. Es öffnet die Anlage als Karte im Stapel, in zwei Schritten. Links siehst Du die beiden Schritte als Karten mit ihrem aktuellen Stand, rechts das Formular. Solange kein Titel eingetragen ist, kommst Du nicht weiter.
Schritt 1: Allgemeines
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Was ist zu tun? | Pflichtfeld, eine Zeile, höchstens 200 Zeichen. Das wird der Titel der Karte. |
| Notiz (optional) | Mehrzeilig, höchstens 2000 Zeichen. Platz für Details, Ansprechpartner oder Telefonnummer. |
| Objekt (optional) | Suchfeld über Deine Objekte. |
| Mieter (optional) | Suchfeld über Deine Mieter. Wählst Du einen Mieter, setzt ViVi das passende Objekt gleich mit. Wechselst Du danach das Objekt, fällt nur ein fremder Mieter wieder heraus. |
| Fällig am (optional) | Datum. Ohne Datum legst Du die Wichtigkeit im zweiten Schritt fest. Mit Datum steht unter dem Feld, was passieren wird. |
| Wiederholen | Einmalige Aufgabe, jeden Monat, alle 3 Monate, alle 6 Monate oder jedes Jahr. |
Schritt 2: Wichtigkeit
Was hier steht, hängt davon ab, ob Du im ersten Schritt ein Datum gesetzt hast.
Mit Fälligkeitsdatum
Dann gibt es nichts einzustellen. Unter der Überschrift Das passiert mit der Aufgabe steht eine Zeitleiste mit echten Daten. Sie sagt Dir, bis wann die Aufgabe ruhig weiter hinten im Stapel liegt, ab wann sie bei den nächsten Aufgaben steht und an welchem Tag sie dringend wird und ganz vorn landet. Nach vorn rückt sie 30 Tage vor dem Termin.
Liegt der Termin schon in der Vergangenheit oder ist er heute, besteht die Leiste aus einer Zeile: Die Aufgabe steht ganz vorn im Stapel, bis Du sie erledigst.
Darunter sitzt der Haken Am Fälligkeitstag zusätzlich per E-Mail erinnern. Er erscheint nur, solange der Termin noch nicht erreicht ist.
Ohne Fälligkeitsdatum
Dann fragt ViVi Wie wichtig ist die Aufgabe? und bietet drei Voreinstellungen an:
Nur unter Bald erledigen klappt eine Zeile auf: Dringend nach 7 Tagen Liegezeit. Die 7 steht in einem Zahlenfeld und lässt sich zwischen 1 und 365 ändern. Daneben der Haken Zusätzlich per E-Mail melden, wenn sie dringend wird. Die Beschreibung der Voreinstellung zieht beim Tippen mit und nennt Deine Zahl.
Termin und Wiederholung
Ein Datum unter Fällig am versteckt die Aufgabe nicht. Sie liegt von Anfang an im Stapel, nur weiter hinten. 30 Tage vor dem Termin rückt sie zu den nächsten Aufgaben vor, am Termin selbst wird sie dringend.
Wählst Du einen Rhythmus, hängt der nächste Termin am Serien-Anker, also am ursprünglich gesetzten Datum, nicht an dem Tag, an dem Du abhakst. Eine Wartung für September bleibt deshalb eine September-Wartung, auch wenn Du sie erst im Dezember erledigst. Solange die Aufgabe offen liegt, entsteht keine zweite Instanz. Löschst Du sie, endet die Serie.
Die Meldung geht als E-Mail raus, einmalig je Aufgabe. Der tägliche Lauf überspringt Aufgaben, die auf Wiedervorlage liegen oder weggeklickt wurden.
Nach dem Anlegen
Die Aufgabe liegt im Stapel wie jede andere Karte. Im Detail stehen Titel, Bezug, Notiz und Verlauf. Unten rechts trägt der Split-Button Erledigt, im Menü daneben stehen Bearbeiten, Später erinnern und Aufgabe löschen.
Rückt eine Aufgabe von selbst nach dringend, bekommt ihr Titel das Label „Seit X Tagen offen“ vorangestellt. Vertagst Du sie, startet die Liegezeit-Uhr neu.
Eine eigene Aufgabe bleibt sichtbar, bis Du sie erledigst oder löschst. Sie ist die Nachfolgerin der früheren To-Dos, die es als eigenen Bereich nicht mehr gibt. Anlegen und abhaken kannst Du sie auch im Chat mit ViVi.
Häufige Fragen zu eigenen Aufgaben
Wie lege ich im Brain eine eigene Aufgabe an?
Über das Plus oben rechts im Brain. Das Formular öffnet sich als Karte im Stapel und führt Dich durch zwei Schritte: „Allgemeines“ mit Titel, Notiz, Bezug, Fälligkeitsdatum und Rhythmus, danach „Wichtigkeit“. Der Titel ist Pflicht.
Was bedeuten die drei Voreinstellungen?
Sie erscheinen nur ohne Fälligkeitsdatum. „Nur notieren“ lässt die Aufgabe ruhig weiter hinten im Stapel liegen. „Bald erledigen“ ist die Voreinstellung, stellt sie zu den nächsten Aufgaben und macht sie nach 7 Tagen Liegezeit dringend. „Sofort dringend“ stellt sie ab jetzt ganz nach vorn.
Wann kommt eine wiederkehrende Aufgabe zurück?
Am Serien-Anker, also am ursprünglich gesetzten Datum. Eine Wartung für September kommt im nächsten September wieder, auch wenn Du sie erst im Dezember abhakst. Löschst Du die Aufgabe, endet die Serie.
Bekomme ich eine Nachricht, wenn eine Aufgabe dringend wird?
Nur mit Haken. Ohne Datum heißt er „Zusätzlich per E-Mail melden, wenn sie dringend wird“ und steht unter „Bald erledigen“, mit Datum heißt er „Am Fälligkeitstag zusätzlich per E-Mail erinnern“. Die Mail geht einmalig je Aufgabe raus.