Standardmäßig verschickt ViVi E-Mails an Deine Mieter über eine hinterlegte Absenderadresse. Verbindest Du stattdessen Dein eigenes Postfach, gehen die Mails über Deinen Anbieter raus und liegen anschließend in Deinem Postausgang. Antworten Deiner Mieter landen in Deinem Posteingang und zusätzlich als Vorgang in ViVi.
Zwei Wege, eine Entscheidung
Auf der Seite Einstellungen > Allgemein > E-Mail stehen beide Wege untereinander.
| Weg | Was das bedeutet |
|---|---|
| Dein eigenes Postfach | E-Mails gehen über Deine Adresse raus und liegen in Deinem Postausgang. Antworten Deiner Mieter landen sowohl in Deinem Posteingang als auch als Vorgang in ViVi. Als empfohlener Weg gekennzeichnet. |
| Nur eine Absenderadresse | ViVi verschickt in Deinem Namen. Die Adresse muss über einen Bestätigungslink verifiziert werden. Antworten Deiner Mieter gehen an Dein Postfach, nicht in ViVi. |
Solange ein Postfach verbunden ist, ist der zweite Weg gesperrt. Es ist eine Entscheidung, kein Nebeneinander.
Welche Anbieter gehen
ViVi bringt fertige Server-Einstellungen für mehrere Anbieter mit. Bei manchen brauchst Du statt Deines normalen Passworts ein App-Passwort.
| Anbieter | Zugang |
|---|---|
| Microsoft 365 und Outlook.com | Über den Anmelde-Dialog von Microsoft. ViVi sieht Dein Passwort nie. Firmenkonten brauchen teils die Freigabe des Administrators. |
| Gmail | App-Passwort. Dafür zuerst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. ViVi verlinkt die passende Google-Seite direkt im Formular. |
| GMX und web.de | Normales Passwort. Aktiviere vorher IMAP in Deinen Postfach-Einstellungen unter „POP3/IMAP abrufen". |
| iCloud | App-spezifisches Passwort aus Deinen Apple-Account-Einstellungen. |
| Yahoo | App-Passwort aus den Kontoeinstellungen. |
| IONOS | Normales Passwort. |
| Anderer Anbieter | Für eigene Domains und Exchange-Server im eigenen Haus. Du trägst IMAP- und SMTP-Server samt Port selbst ein. |
Postfach verbinden
- Öffne Einstellungen > Allgemein > E-Mail und wähl Dein eigenes Postfach.
- Klick auf Postfach verbinden. Das Fenster erklärt, dass Deine Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert werden.
- Wähl Deinen Anbieter. Darunter erscheint der Hinweis, was Du bei diesem Anbieter vorher erledigen musst, bei Gmail, iCloud und Yahoo dazu ein Link zum Erstellen des App-Passworts.
- Trag E-Mail-Adresse und Passwort ein. Der optionale Absender-Name steht später als Absender in der Mail, zum Beispiel „Max Mustermann Immobilien". Bei „Anderer Anbieter" kommen IMAP- und SMTP-Server samt Ports dazu, dazu bei Bedarf ein abweichender Benutzername.
- Klick auf Verbinden. ViVi testet IMAP und SMTP und erkennt Deinen Gesendet-Ordner. Nur eine funktionierende Verbindung wird gespeichert.
Bei Microsoft 365 und Outlook.com gibt es keine Passwortfelder. Dort klickst Du auf Bei Microsoft anmelden und bestätigst den Zugriff im Dialog von Microsoft.
Was sich dadurch ändert
- Versand über Deine Adresse: Briefe und Benachrichtigungen an Mieter gehen über Deinen Anbieter raus.
- Kopie im Postausgang: ViVi legt die gesendete Mail in Deinem Gesendet-Ordner ab. Bei Gmail und Microsoft übernimmt das der Anbieter selbst.
- Antworten kommen zurück: Schreibt ein Mieter, entsteht daraus ein Vorgang in ViVi. Das beschreibt Mieter-E-Mails landen als Vorgang in ViVi.
- Rechnungen laufen ein: Mit Absenderregeln landen Belege aus dem Postfach direkt in der Beleganalyse, siehe Rechnungen automatisch aus Deinem Postfach erfassen.
System-Mails wie Anmeldebestätigungen und Team-Einladungen bleiben auf dem ViVi-Versand. Sie gehören nicht zur Mieterkommunikation.
Mehrere Postfächer
Über Weiteres Postfach verbinden hängst Du zusätzliche Postfächer an, zum Beispiel eines je Firmenstruktur. Genau eines davon ist der Absender. Es trägt das Kennzeichen Absender, über die Aktion Als Absender verwenden wechselst Du es. Über dieses Postfach gehen Briefe, Zählerstands-Aufforderungen und Portal-Benachrichtigungen raus.
Antworten auf Vorgänge gehen davon unabhängig immer über das Postfach zurück, in dem die Mail des Mieters angekommen ist. So bleibt der Verlauf beim Mieter ein einziger Thread.
Pflege und Störungen
Jede Verbindung zeigt ihren Status, Verbunden oder Gestört, dazu bei einer Störung die Fehlermeldung Deines Anbieters. Rechts in der Zeile liegen die Aktionen.
- Status prüfen testet die Verbindung sofort.
- Neu verbinden erscheint bei einer Störung und öffnet das Formular erneut, etwa nach einem Passwortwechsel.
- Verbindung trennen löscht Deine Zugangsdaten. Bereits zugeordnete Vorgänge bleiben erhalten.
Scheitert der Zugriff dreimal hintereinander, setzt ViVi die Verbindung auf gestört und meldet sich bei Dir. Der Abruf pausiert dann, bis Du sie wieder herstellst.
Was ViVi aus Deinem Postfach liest
ViVi liest nie Dein ganzes Postfach ein. Verarbeitet und gespeichert wird ausschließlich, was sich einem bekannten Mieter oder einer Beleg-Absenderregel zuordnen lässt. Alles andere wird nach dem Absender-Check verworfen.
- Es gibt keinen Volltext-Import und keine Suche über Deine Mails.
- Mails, die vor dem Verbinden im Postfach lagen, holt ViVi nicht nachträglich. Der Abruf startet ab dem Zeitpunkt der Einrichtung.
- Abgerufen wird alle fünf Minuten. Gelesen wird dabei nur der Posteingang.
- Bei Gmail markiert ViVi verarbeitete Mails mit dem Label ViVi, damit Du im Postfach siehst, was angekommen ist.