Wenn ein Messdienstleister wie ista oder Techem Deine Heizkosten schon je Wohnung abgerechnet hat, übernimmst Du diese Beträge in ViVi jetzt genau so, wie sie in der Abrechnung stehen. Du legst die Kostenzeile als bereits extern abgerechnet an, lädst die Abrechnung als PDF hoch und prüfst nur noch die Zuordnung zu Deinen Mietverhältnissen. ViVi verteilt dabei nichts um.
Diese Kosten hat Dein Messdienstleister (z. B. ista oder Techem) bereits je Wohnung abgerechnet. Übertrage die Beträge aus den Einzelabrechnungen, sie werden 1:1 übernommen und nicht neu verteilt.
Ziehe die Abrechnung Deines Messdienstleisters hierher. ViVi liest die Beträge und ordnet sie den Wohnungen zu
PDF auswählenPDF, max. 24 MB · oder trage die Beträge unten einfach manuell ein
| Musterstraße 12, Whg. 1 | |
| Anna Beispiel(01.01.2025 bis 31.12.2025) | €0,00 |
| Musterstraße 12, Whg. 2 | |
| Max Mustermann(01.01.2025 bis 31.05.2025) | €0,00 |
| Lena Muster(01.07.2025 bis 31.12.2025) | €0,00 |
| Eigentümer / Leerstand(z. B. Leerstandszeiträume lt. Abrechnung) | €0,00 |
Zugeordnet: 0,00 € von 4.860,00 €
Rest 4.860,00 € → Eigentümer / Leerstand
Wann Du diesen Weg nimmst
Der Weg gilt für die Nebenkostenabrechnung eines Mehrfamilienhauses, das Du selbst abrechnest. Bisher hat ViVi Heiz- und Warmwasserkosten im Mehrfamilienhaus immer selbst aufgeteilt, die Grundkosten nach Fläche und die Verbrauchskosten nach Zähler. Wer die fertige Abrechnung des Messdienstleisters schon auf dem Tisch hatte, musste diese Aufteilung trotzdem nachbauen. Dabei kamen andere Zahlen heraus als in dem Schreiben, das der Mieter parallel im Briefkasten hatte.
Liegen Dir für Heizung oder Warmwasser fertige Beträge je Wohnung vor?
Voraussetzungen
- Eine Nebenkostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus, angelegt über den Abrechnungs-Assistenten.
- Eine Kostenzeile für Heizung oder Warmwasser mit dem Gesamtbetrag laut Abrechnung.
- Für den Upload die Abrechnung Deines Messdienstleisters als PDF mit höchstens 24 MB.
- Die Mietverhältnisse des Abrechnungszeitraums sind in ViVi angelegt, damit ViVi Zeiträume zuordnen kann.
So läuft die Übernahme
Kostenzeile als bereits extern abgerechnet anlegen
Leg im Schritt Kosten eine Zeile für Heizung oder Warmwasser an. Im Formular erscheint der Hinweis zur Heizkostenverordnung mit zwei Karten. ViVi teilt auf ist das bisherige Verhalten mit Grund- und Verbrauchskosten. Bereits extern abgerechnet ist der neue Weg. Wählst Du ihn, brauchst Du keinen Verteilerschlüssel. Du trägst nur den Gesamtbetrag laut Abrechnung ein und speicherst.
Danach blendet der Assistent den Schritt Heizkosten ein. Dort erfasst Du die Beträge je Wohnung. Solange eine extern abgerechnete Zeile noch keine gültigen Beträge trägt, bleibt der Weiter-Button ausgegraut. Der Tooltip nennt den Grund.
PDF hochladen
Im Schritt Heizkosten steht je extern abgerechneter Kostenzeile ein eigenes Feld. Zieh die Abrechnung Deines Messdienstleisters in die Dropzone oder wähl sie über PDF auswählen aus. Die Analyse dauert bis zu drei Minuten. ViVi liest die Nutzungszeiträume, die Beträge je Wohnung und eine ausgewiesene CO2-Erstattung aus.
Zuordnung prüfen und übernehmen
Nach der Analyse zeigt ViVi jeden erkannten Eintrag mit Zeitraum, Betrag und einem Auswahlfeld. Wo die Zuordnung eindeutig ist, steht das passende Mietverhältnis bereits drin. ViVi vergleicht dafür die Bezeichnung der Wohnung in der Abrechnung mit Deinen Einheiten und danach die Zeiträume. Bleibt es mehrdeutig, bleibt das Feld offen.
- Mietverhältnis wählen: Die Liste zeigt Einheit, Mieter und den Zeitraum des Mietverhältnisses.
- Eigentümer / Leerstand: Für Zeiträume ohne Mieter. Der Betrag bleibt sichtbar bei Dir.
- Nicht übernehmen: Für Zeilen, die nicht in diese Abrechnung gehören.
Der Button Beträge übernehmen nennt, wie viele der erkannten Einträge zugeordnet sind. Nach dem Klick stehen die Werte in der Tabelle je Wohnung. Dort kannst Du sie weiter von Hand ändern.
Wenn die Summe nicht zum Gesamtbetrag passt
Weicht die Summe der übernommenen Beträge von dem Gesamtbetrag ab, den Du an der Kostenzeile eingetragen hast, fragt ViVi nach. Du kannst den Gesamtbetrag auf die Summe der Abrechnung setzen oder ihn behalten. Diese Entscheidung triffst immer Du, ViVi ändert den Betrag nie von selbst. Am Fuß des Felds läuft ein Summencheck mit: Er zeigt, wie viel von dem Gesamtbetrag zugeordnet ist. Überschreiten die Beträge den Gesamtbetrag, wird das rot markiert.
Leerstand und Eigentümer-Anteil
Was Du nicht zuordnest, verteilt ViVi nicht auf die Mieter. Es bleibt als Rest bei Dir als Eigentümer. Das betrifft vor allem Leerstandszeiten zwischen zwei Mietern. In der Tabelle gibt es dafür eine eigene Zeile Eigentümer / Leerstand, in die Du einen Betrag auch selbst eintragen kannst. Diese Zeile erscheint nicht in der Abrechnung Deiner Mieter.
CO2-Erstattung: nur, wenn sie wirklich offen ist
Weist die Abrechnung eine CO2-Erstattung für Dich als Vermieter aus, bietet ViVi an, sie als Gutschrift an die Mieter zu übernehmen. Im Mehrfamilienhaus ist dieses Häkchen absichtlich standardmäßig aus. Messdienstleister ziehen den Vermieteranteil dort meist schon auf Gebäudeebene ab. Wäre das Häkchen gesetzt, würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.
Setz das Häkchen nur, wenn Deine Abrechnung sagt, dass Du den Betrag noch erstatten musst. Steht dort „bereits berücksichtigt“, ist er in den Beträgen je Wohnung schon abgezogen.
Von Hand eintragen statt hochladen
Der Upload ist ein Angebot, keine Pflicht. In der Tabelle je Wohnung steht zu jedem Mietverhältnis ein Feld für den Betrag. Du kannst die Werte direkt aus der Abrechnung abtippen und den Upload überspringen. Auch nach einer Analyse bleibt jedes Feld editierbar. Bricht die Analyse ab, weist ViVi darauf hin und Du trägst die Beträge von Hand ein.
Was in der Abrechnung und im Mieterbrief steht
Übernommene Beträge tauchen in der Verteilung als Festbetrag auf, mit dem Hinweis lt. externer Heizkostenabrechnung. Erkennt ViVi den Namen des Messdienstleisters aus dem PDF, steht dort stattdessen dessen Einzelabrechnung. So ist für Deinen Mieter nachvollziehbar, dass der Betrag aus seiner Heizkostenabrechnung stammt und nicht neu verteilt wurde.
Grenzen und was Du beachten solltest
- Der Upload liest fertige Beträge je Nutzer aus. Enthält die Abrechnung nur Bausteine wie Grund- und Verbrauchskosten ohne fertige Aufteilung, sagt ViVi das. Dann gehst Du den Weg über die manuelle Erfassung.
- Liegen die erkannten Zeiträume komplett außerhalb Deines Abrechnungszeitraums, warnt ViVi vor dem falschen Abrechnungsjahr.
- Das PDF darf höchstens 24 MB groß sein. Sehr umfangreiche Abrechnungen brauchen entsprechend länger.
- Die Zahl der Analysen ist pro Stunde begrenzt. Kommt die Meldung, dass es zu viele waren, trägst Du die Beträge in der Zwischenzeit von Hand ein.
- Der Weg gilt für die Nebenkostenabrechnung über den Assistenten. Im Chat legt ViVi weiterhin keine Abrechnung für ein Mehrfamilienhaus an.
- Die Analyse ist eine Hilfe, keine Freigabe. Du prüfst die Zuordnung, bevor Du übernimmst. ViVi ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Für welche Abrechnungen gilt die Übernahme vom Messdienstleister?
Für die Nebenkostenabrechnung eines Mehrfamilienhauses, das Du selbst abrechnest, sobald Dir für Heizung oder Warmwasser fertige Beträge je Wohnung vorliegen. Du wählst dafür an der Kostenzeile die Karte „Bereits extern abgerechnet“. Für die vermietete Eigentumswohnung läuft der Weg über die Hausgeldabrechnung.
Was passiert mit Beträgen, die ich keinem Mieter zuordne?
Sie bleiben bei Dir als Eigentümer und werden nicht auf die Mieter verteilt. Typisch ist das bei Leerstandszeiten zwischen zwei Mietern. In der Tabelle je Wohnung gibt es dafür die Zeile „Eigentümer / Leerstand“, die in der Abrechnung Deiner Mieter nicht auftaucht.
Muss ich die CO2-Erstattung übernehmen?
Nein, das Häkchen ist im Mehrfamilienhaus standardmäßig aus. Messdienstleister ziehen den Vermieteranteil meist schon auf Gebäudeebene ab. Setz es nur, wenn Deine Abrechnung ausweist, dass Du den Betrag noch erstatten musst, sonst würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.
Wie groß darf das hochgeladene PDF sein?
Die Abrechnung darf als PDF höchstens 24 MB groß sein. Die Analyse dauert bis zu drei Minuten. Fällt sie aus, trägst Du die Beträge je Wohnung von Hand ein, das Feld dafür bleibt immer erreichbar.
Was passiert, wenn die übernommenen Beträge nicht zum Gesamtbetrag passen?
ViVi fragt, ob der Gesamtbetrag der Kostenzeile an die Abrechnung angepasst werden soll. Du entscheidest das, ViVi ändert nichts automatisch. Behältst Du den Betrag, bleibt die Differenz als Rest bei Dir als Eigentümer.