Im Tab Belege lädst Du Belege (Rechnungen, Quittungen etc.) hoch und ordnest sie Transaktionen und Kosten zu. Der KI-gestützte Beleg-Assistent erkennt automatisch Beträge, Daten und Kategorien.
Belege hochladen
Einzeln hochladen
- Klicke auf Beleg hochladen oder nutze Drag & Drop.
- Wähle eine oder mehrere PDF-Dateien.
- Die Belege erscheinen in der Upload-Queue.
Per E-Mail einsenden
Du kannst Belege auch per E-Mail an Deine persönliche Beleg-Adresse senden. Diese findest Du unter Profil > Beleg-E-Mail. Anhänge werden automatisch importiert und analysiert.
Mehrfachupload
Für viele Belege auf einmal:
- Lade mehrere Dateien gleichzeitig hoch.
- Der Beleg-Assistent analysiert alle Belege im Hintergrund.
- Unter Verlauf siehst Du den Fortschritt und Status jedes Uploads.
KI-Analyse (Beleg-Assistent)
Nach dem Upload analysiert die KI jeden Beleg automatisch:
- Betrag wird erkannt.
- Datum wird ausgelesen.
- Beschreibung wird extrahiert.
- Objekt-Vorschlag: Die KI schlägt vor, welchem Objekt der Beleg gehört.
- Kosten-Vorschlag: Falls passende Kosten existieren, wird eine Zuordnung vorgeschlagen.
Belege prüfen
In den Zuordnungsvorschlägen prüfst Du die Ergebnisse:
- Überprüfe die erkannten Daten (Betrag, Datum, Beschreibung).
- Korrigiere bei Bedarf.
- Wähle oder bestätige Objekt und Kostenzuordnung.
- Klicke auf Bestätigen oder Ablehnen.
Offene Belege
Unter Offene Belege findest Du alle Belege, die noch keiner Transaktion zugeordnet sind. Du kannst sie manuell einer Transaktion zuweisen.
Schickst Du einen Beleg aus dem Dateimanager zur Analyse, bleibt die Datei an ihrem Platz. ViVi legt keine zweite Kopie an, und sobald der Beleg einer Transaktion zugeordnet ist, verschwindet er aus den offenen Belegen statt dort liegen zu bleiben.
Beleg einer Transaktion zuordnen
- Öffne eine Transaktion in der Umsatzübersicht.
- Klicke auf Beleg anhängen.
- Wähle aus den offenen Belegen oder lade einen neuen hoch.
Für die Vorschläge gleicht ViVi Betrag und Datum mit Deinen Banktransaktionen ab. Der Betragsabgleich rechnet auf den Cent genau, dadurch treffen die vorgeschlagenen Transaktionen zuverlässiger. Einen Beleg kannst Du außerdem direkt herunterladen, statt ihn nur in der Vorschau zu öffnen.