Belege

Im Tab Belege lädst Du Rechnungen und Quittungen hoch. ViVi liest Betrag, Datum, Absender und die Liegenschaft aus dem PDF, schlägt einen Zielordner vor und sucht die passende Bankbuchung dazu. Du prüfst das Ergebnis und verbuchst den Beleg, statt jeden Wert abzutippen.

Belege hochladen

Der Upload-Dialog fragt zuerst nach dem Ziel, nicht nach der Datei. Unter Wohin gehören die Belege? wählst Du das Objekt aus. Gehört der Beleg zu keinem Objekt, nimmst Du den Eintrag Ohne Objekt (Allgemein).

Erst danach erscheint die Upload-Fläche. Du ziehst die Dateien hinein oder wählst sie über den Dateidialog aus.

• Bis zu 50 Dateien in einem Durchgang, jede höchstens 10 MB.
• Nur PDF. Andere Dokumente erkennt ViVi und legt sie passend ab, statt sie als Beleg zu behandeln.
• Aus Dokumenten wählen: Liegt die Datei schon in Deinem ViVi-Speicher oder in der angebundenen Cloud, schickst Du sie ohne zweiten Upload in die Analyse. Sie bleibt an ihrem Platz, ViVi legt keine Kopie an.

Die gesammelten Dateien stehen als Liste im Dialog. Der Upload startet erst mit dem Button Hochladen und verarbeiten, in dem die Anzahl der Dateien steht.

Per E-Mail einsenden

Belege kannst Du auch an Deine persönliche Beleg-Adresse schicken. Die Anhänge werden importiert und analysiert wie ein Upload. Die Adresse findest Du in den Einstellungen unter Allgemein > Beleganalyse. Dort legst Du auch fest, wie ViVi die Dateien benennt. Die Regeln für bekannte Absender pflegst Du an derselben Stelle.

Das Objekt ist Pflicht

Ohne Objekt kann ViVi keinen Zielordner bestimmen. Ohne Zielordner lässt sich ein Beleg nicht speichern. Deshalb bleibt die Entscheidung nie offen. Kommt ein Beleg per E-Mail herein und lässt sich das Objekt nicht ablesen, steht in der Belegzeile ein Auswahlfeld. Dasselbe gilt für jeden Beleg, der zu mehreren Objekten passt. Der Button heißt dann Prüfen statt Verbuchen. Sobald Du das Objekt gesetzt hast, bestimmt ViVi den Zielordner neu.

Wie ViVi das Objekt erkennt

Bei Belegen aus dem Postfach sucht ViVi das Objekt zuerst im Betreff und im Mailtext. Hat ein Beleg danach noch kein Objekt, egal ob hochgeladen oder per Mail gekommen, wägt ViVi nach der Analyse mehrere Hinweise gegeneinander ab:

• eine Zähler- oder Marktlokationsnummer auf dem Beleg, die an einem Deiner Zähler hinterlegt ist,
• eine bereits verbuchte Bank-Transaktion, die eindeutig zum Beleg passt,
• Kunden-, Vertrags- oder Kassenzeichen, die in früheren Buchungen desselben Ausstellers nur bei einem Objekt vorkamen,
• die Liegenschaft, die auf dem Beleg steht. Liegen zwei Häuser in derselben Straße, grenzt ViVi über die Hausnummer ein,
• die bisherigen Buchungen mit der IBAN oder dem Namen des Ausstellers.

Die Adresse des Rechnungsstellers zählt dabei nie. Liegt ein Objekt klar vorne, ordnet ViVi den Beleg zu und setzt den Zielordner. Verrät die Zählernummer oder die Historie auch die Einheit, steht sie im Prüf-Dialog schon drin. Fährst Du in der Meta-Zeile über das Objekt, siehst Du, woran ViVi es erkannt hat.

Kommen mehrere Objekte in Frage, bleibt das Feld leer. Die Prüfliste zeigt dann unter dem Auswahlfeld die passenden Objekte, ein Klick übernimmt eines. Das ist bewusst so: Ein still am falschen Objekt gebuchter Beleg fällt sonst erst in der Nebenkostenabrechnung auf.

Was ViVi ausliest

Nach dem Upload analysiert ViVi jeden Beleg und füllt vor:

• Betrag und enthaltene Umsatzsteuer.
• Datum des Belegs.
• Beschreibung und Absender.
• Objekt und gegebenenfalls die Einheit, sofern der Beleg klar auf eines Deiner Objekte zeigt.
• Zielordner in Deiner Dokumentenablage.
• Passende Bank-Transaktion, falls Betrag und Datum zu einer offenen Buchung passen.

Belege prüfen

In der Prüfliste siehst Du je Beleg eine Zeile mit den erkannten Werten. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Prüf-Dialog, in dem Du alles korrigierst. Stimmt schon alles, verbuchst Du direkt aus der Liste heraus.

• In der Betragsspalte steht der erkannte Betrag. Hat ViVi keinen gefunden, weil das Dokument keine Rechnung ist, steht dort kursiv Kein Beleg.
• Der Button rechts heißt Verbuchen, wenn eine passende Bank-Transaktion gefunden wurde, Zuordnen oder Speichern, wenn alles vollständig ist. Solange noch etwas fehlt, heißt er Prüfen. Der Tooltip sagt Dir dann, was genau.
• Die Checkbox Regel erstellen steht direkt in der Belegzeile, links vom Betrag. Sie erscheint, sobald ViVi einen Absender erkannt hat. Setzt Du den Haken, ordnet ViVi künftige Belege dieses Absenders bei passendem Betrag und Datum automatisch zu.

Der Schalter für umlagefähige Kosten

Bei Ausgaben sagt die Steuerkategorie Betriebskosten (umlagefähig) schon alles, was ViVi über die Umlage wissen muss. Ein zweiter Schalter daneben wäre eine Aussage zu viel, deshalb gibt es ihn dort nicht mehr. Er erscheint nur noch bei Einnahmen, also bei Gutschriften und Erstattungen. Dort heißt er Umlagefähige Gutschrift / Erstattung. Setzt Du ihn, wählst Du darunter die Nebenkostenkategorie, deren umlagefähige Kosten die Gutschrift am Jahresende mindert.

Beleg ohne passende Zahlung

Findet ViVi beim Verbuchen keine passende Bank-Transaktion, fragt der Dialog, wie es weitergehen soll. Du hast drei Wege:

• Als manuelle Transaktion speichern: Der Beleg gilt als bezahlt, ohne dass eine Bankbuchung dahintersteht. Für Barzahlungen.
• Zahlung erfolgte in mehreren Transaktionen: Du wählst mehrere Bankbuchungen aus, die zusammen den Belegbetrag ergeben, etwa bei einer Ratenzahlung.
• In offene Posten verschieben: Der Beleg wandert in den Tab Offene Posten und wartet dort, bis die Zahlung auf dem Konto eingeht.

Solche wartenden Belege tauchen außerdem an der Transaktion selbst wieder auf, unter Beleg anhängen in der Liste Aus offenen Belegen wählen. Sobald ein Beleg einer Transaktion zugeordnet ist, verschwindet er aus der Prüfliste.

Beleg einer Transaktion zuordnen

Den umgekehrten Weg gehst Du aus der Transaktionsliste. Fahr über eine verbuchte Zeile und klicke auf Beleg anhängen. Hängt bereits einer dran, heißt die Aktion Weiteren Beleg anhängen. Du wählst dann aus den offenen Belegen oder lädst einen neuen hoch.

Für die Vorschläge gleicht ViVi Betrag und Datum mit Deinen Banktransaktionen ab. Der Betragsabgleich rechnet auf den Cent genau, dadurch treffen die vorgeschlagenen Transaktionen zuverlässiger.