Wechsel zu ViVi
Du bist mit einer Excel-Tabelle gestartet, doch mit jedem Mieterwechsel und jeder Abrechnung wird die Pflege zäher. ViVi bündelt Objekte, Mieten, Belege und Nebenkosten an einem Ort und Deine bestehende Excel-Datei lädst Du einfach hoch, ohne eine einzige Zeile abzutippen.
7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Dein erstes Objekt legst Du in unter 5 Minuten an.
Kurz erklärt
Eine Excel-Alternative für Vermieter ist eine Software, die Objekte, Einheiten, Mieten, Belege und Nebenkosten strukturiert an einem Ort verwaltet, statt sie über einzelne Tabellen und Formeln zu verteilen.
Anders als eine Tabelle rechnet sie Mieteingänge, Nebenkostenabrechnung und Auswertungen automatisch und bleibt auch mit jeder weiteren Einheit übersichtlich. ViVi ist eine solche Excel-Alternative für private Vermieter und Immobilieninvestoren, die mit Excel gestartet sind und jetzt weniger Zeit mit Tabellenpflege verbringen wollen.
Das Problem
Für die erste Wohnung reicht eine Tabelle. Danach wächst der Aufwand mit jeder Einheit.
Mit Excel
Mit ViVi
Wachsender Bestand
Mit einer vermieteten Wohnung hakst Du im Jahr zwölf Mieteingänge ab. Mit drei Objekten und zwölf Einheiten sind es 144, dazu kommen jede Handwerkerrechnung, jede Versicherungsprämie und jeder Zählerstand. Die Tabelle selbst wird dabei kaum komplizierter. Die Arbeit steckt in den Übergängen zwischen Kontoauszug, Mietblatt, Belegordner und Abrechnungsdatei.
Die Zahlung steht im Kontoauszug, die Sollmiete im Mietblatt und die passende Rechnung in einer E-Mail. Ob das zusammenpasst, prüfst Du selbst. Die Rechnung für die Treppenhausreinigung, die Du im März nicht dem Objekt zuordnest, suchst Du im Frühjahr darauf für die Nebenkostenabrechnung wieder heraus. Ein Mieteingang, den Du nicht gegen den Sollstand abhakst, verdeckt einen Rückstand. Und jede Zahl, die Du von Hand in ein anderes Blatt überträgst, kann einen Zahlendreher mitbringen, der oft erst bei der nächsten Abrechnung auffällt.
Aus unserer Sicht liegt der Haken deshalb nicht in Excel selbst. Keine der Dateien weiß etwas von den anderen. Eine Excel-Alternative verbindet genau diese Stellen, damit Mieteingang, Beleg und Abrechnung aufeinander aufbauen.
In Minuten umgezogen
Kein Abtippen, kein leeres System. Du startest mit den Objekten, die schon in Deiner Tabelle stehen.
Datei hochladen
Lade Deine bestehende Excel-Datei hoch (.xlsx oder .xls). Alternativ füllst Du unsere Vorlage aus.
ViVi ordnet die Spalten zu
Die KI erkennt, welche Spalte Objekt, Einheit, Kaltmiete oder Mieter ist, auch wenn Deine Überschriften anders heißen.
Prüfen
Du siehst jedes erkannte Objekt mit seinen Einheiten und Mietern als Karte und korrigierst, was nicht passt.
Importieren
Ein Klick legt Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse an. Kaufnebenkosten kommen auf Wunsch mit.
.xlsx & .xls
Deine eigene Datei, kein Umbau nötig
3 auf einmal
Objekte, Einheiten und Mieter in einem Import
0 Zeilen
abtippen, bevor Du loslegst
Was ViVi übernimmt
Excel-Import
Deine Tabelle hochladen, ViVi erkennt die Spalten, Du prüfst und importierst. Danach ist Dein ganzer Bestand angelegt, ohne eine Zeile abzutippen.
Mieteingänge
ViVi schlägt passende Zahlungen vor, Du bestätigst, statt Kontoauszüge abzutippen.
Belege
Belege als Foto statt im Schuhkarton. ViVi liest Betrag und Datum heraus.
Dashboard
Cashflow, Vermietungsquote und Mietzahlungen pro Monat, ohne eine einzige Formel zu pflegen.
KI-Assistent
Frag ViVi im Chat oder per WhatsApp, welche Einheit offene Mieten hat, statt selbst zu filtern.
Nebenkostenabrechnung
Kosten, Zählerstände und Verteilerschlüssel liegen zusammen, ViVi bereitet die Abrechnung samt Mieterbrief vor. Ohne Formelwerk, das verrutschen kann.
ab 12 €
pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Alle Preise ansehenDer Ablauf
Jeder Schritt liefert die Grundlage für den nächsten. Vorschläge bestätigst Du selbst, ViVi verbucht nichts automatisch.
Mieteingang der offenen Miete zuordnen
Du verbindest Dein Bankkonto über den PSD2-Dienstleister BanksAPI. ViVi holt die Umsätze mehrmals täglich ab und schlägt zu jeder eingehenden Zahlung die passende offene Miete vor, jeweils mit einem Konfidenzwert. Nach Deiner Bestätigung zeigt der Mieten-Tracker für jede Einheit, ob die Miete da ist.
Beleg erfassen und beim Objekt ablegen
Eine Rechnung fotografierst Du, lädst sie hoch oder schickst sie per E-Mail. Die KI liest Betrag, Datum und Beschreibung aus und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor. Mit einer Absenderregel, etwa für alle Mails von @stadtwerke.de, landen Rechnungen aus Deinem eigenen Postfach ohne Weiterleiten in der Prüfliste der Belegverwaltung.
Nebenkostenabrechnung aus den Belegen vorbereiten
Jeder bestätigte Beleg liegt schon beim Objekt und in seiner Kostenkategorie. Am Jahresende stehen die umlagefähigen Kosten deshalb bereit. ViVi ergänzt Umlageschlüssel, Zählerstände und die Heizkostenaufteilung nach HeizKV und bereitet den Mieterbrief vor. Du prüfst die Nebenkostenabrechnung und verschickst sie per E-Mail oder Post.
Rückstände erkennen und erinnern
Bleibt eine Miete aus, steht der Rückstand im Mieten-Tracker bei der betroffenen Einheit. Auf Wunsch verschickt das Mahnwesen eine Erinnerung und bis zu drei Mahnungen, voreingestellt nach 3, 10 und 17 Tagen Verzug. Mit einer Zuordnungsregel erkennt ViVi die wiederkehrenden Zahlungen eines Mieters künftig von selbst.
Im Vergleich
| ViVi | Excel / Tabellen | |
|---|---|---|
| Neues Objekt anlegen | Formular in wenigen Minuten | neue Zeilen, neue Formeln |
| Überblick über alle Einheiten | ein Dashboard für alle Objekte | mehrere Tabellenblätter zusammensuchen |
| Mieteingänge prüfen | Bankabgleich mit Vorschlag | Kontoauszug von Hand |
| Belege ablegen | Auslesen per KI und objektbezogene Ablage | E-Mails, Ordner, Schuhkarton |
| Nebenkostenabrechnung | vorbereitet inkl. Mieterbrief | jedes Jahr neu von Hand rechnen |
| Mobil und per WhatsApp | Ja | Nein |
| Bestehende Excel-Daten übernehmen | Import mit Spaltenerkennung | - |
Beispiel
Du verwaltest ein Mehrfamilienhaus mit sechs Einheiten und pflegst alles in einer Excel-Datei mit mehreren Registerkarten. Für den Umzug lädst Du genau diese Datei in ViVi hoch. ViVi erkennt die sechs Einheiten mit ihren Mietern und Kaltmieten und legt sie als ein Objekt an. Am Ende des Nachmittags siehst Du im Dashboard, welche Mieten für den laufenden Monat noch offen sind, ohne eine einzige Formel angefasst zu haben.
Ehrlich betrachtet
Häufige Fragen
Ja. Du lädst Deine Excel-Datei (.xlsx oder .xls) direkt in ViVi hoch. Die KI erkennt Deine Spalten und schlägt vor, welche Daten Objekt, Einheit, Miete oder Mieter sind. Du prüfst das Ergebnis und startest den Import.
ViVi liest Excel-Dateien im Format .xlsx und .xls. Eine CSV-Datei speicherst Du vorher in Excel als .xlsx, dann kannst Du sie hochladen.
ViVi legt Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse mit Miete, Nebenkostenvorauszahlung und Mietbeginn an. Kaufnebenkosten wie Kaufpreis oder Notar kannst Du mitgeben. Finanzierungs- und Abschreibungsdaten trägst Du nach dem Import nach.
Sie ordnet die Spalten Deiner Tabelle den Feldern in ViVi zu, auch wenn Deine Überschriften anders heißen. Jede Zuordnung siehst Du vor dem Speichern und kannst sie korrigieren.
Nein. Du kannst Deine eigene Datei hochladen. Wenn Du magst, nutzt Du stattdessen unsere Vorlage mit zwei Tabellenblättern für Objekte sowie Einheiten und Mieter.
Ja. ViVi läuft auf Servern in Deutschland, ist DSGVO-konform und Du kannst Deine Daten jederzeit wieder exportieren.
Du führst die drei Aufgaben in einem System zusammen, in dem sie verknüpft sind. ViVi ordnet Mieteingänge per Bankabgleich den offenen Mieten zu, liest fotografierte Belege aus und legt sie beim Objekt ab. Aus diesen Belegen bereitet ViVi die Nebenkostenabrechnung vor. Jeden Vorschlag bestätigst Du selbst, verbucht wird nie automatisch.
ViVi holt die Umsätze Deines Bankkontos über den PSD2-Dienstleister BanksAPI ab und schlägt zu jeder Zahlung die passende offene Miete mit einem Konfidenzwert vor. Du bestätigst die Zuordnung. Danach siehst Du im Mieten-Tracker für jede Einheit, ob die Miete eingegangen ist.
Jeder Beleg, den Du per Foto, Upload oder E-Mail erfasst und bestätigst, liegt beim richtigen Objekt und in seiner Kostenkategorie. Die umlagefähigen Kosten stehen deshalb am Jahresende für die Abrechnung bereit. Du musst sie nicht neu zusammensuchen.
Nein, ViVi bereitet sie vor und Du gibst sie frei. Umlageschlüssel, Zählerstände, die Heizkostenaufteilung nach HeizKV und die zugeordneten Belege fließen ein. Den Mieterbrief verschickst Du nach Deiner Prüfung per E-Mail oder Post. Eine Rechtsberatung ersetzt ViVi nicht.
Der Rückstand erscheint im Mieten-Tracker bei der betroffenen Einheit. Auf Wunsch verschickt das Mahnwesen eine Erinnerung und bis zu drei Mahnungen per E-Mail oder Post, voreingestellt nach 3, 10 und 17 Tagen Verzug.
ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar und spart ab der ersten Einheit Zeit. Die Standard-Pläne decken Bestände bis 50 Einheiten im Self-Service ab. Darüber gibt es ein individuelles Enterprise-Angebot, ca. 0,50 € pro weiterer Einheit.
ViVi startet ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (monatliche Abrechnung 15 Euro), jeder Plan enthält alle Funktionen. Du testest 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Alle Details findest Du auf der Preise-Seite.
Von anderer Software wechseln
Deine Daten aus dem bisherigen Tool übernehmen und in Minuten umziehen.
Nebenkostenabrechnung
Wie ViVi Kosten, Zählerstände und Mieterbriefe vorbereitet.
Mietentracker
Offene und bezahlte Mieten pro Einheit im Blick behalten.
Belegverwaltung
Rechnungen fotografieren und je Objekt ablegen, bereit für die Abrechnung.
Ratgeber: Nebenkostenabrechnung erstellen
Schritt für Schritt zur korrekten Abrechnung.
Ratgeber: Tools für Immobilieninvestoren
Welche Werkzeuge private Investoren wirklich brauchen.
ViVi im Überblick
Alle Funktionen für private Vermieter auf einen Blick.
Ratgeber: Beste Vermieter-Software
Kriterien und Vergleich: Worauf es bei der Auswahl 2026 ankommt.
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