Dokumente zentral verwalten
Mietverträge im Aktenordner, Versicherungen im E-Mail-Postfach, Grundrisse auf der Festplatte? ViVi legt jede Datei im Dateimanager beim richtigen Objekt ab, macht sie über Dateinamen und Inhalt durchsuchbar und liest hochgeladene Verträge automatisch aus. Für private Vermieter, die ihre Unterlagen nicht mehr über drei Ablagen verteilen wollen.
7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Dein erstes Dokument legst Du in unter einer Minute ab.
Kurz erklärt
Du legst Verträge, Briefe und Akten im Dateimanager ab, mit einem Ordner pro Objekt, und findest jede Datei über eine Suche, die Dateinamen und Inhalte per OCR durchsucht.
ViVi liest hochgeladene Dokumente aus und legt daraus die passenden Einträge an: einen Kaufvertrag als Objekt, einen Mietvertrag als Mietverhältnis, einen Darlehensvertrag als Finanzierung, immer nach Deiner Bestätigung. Gelesen werden PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien, eingescannte Dokumente macht die OCR-Volltextsuche durchsuchbar. Auf Wunsch synchronisiert ViVi Deine Dateien mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive, mit einem Ordner pro Objekt. Rechnungen und Quittungen verwaltest Du getrennt davon in der Belegverwaltung.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Das Problem
Verträge liegen im Ordner, als E-Mail-Anhang und auf der Festplatte. Beim nächsten Termin suchst Du in drei Ablagen.
Vor ViVi
Mit ViVi
Was die Dokumentenverwaltung übernimmt
ViVi legt jede Datei beim Objekt ab, macht sie durchsuchbar und liest hochgeladene Dokumente automatisch aus.
Dokumentensuche
ViVi durchsucht Dateinamen und Inhalte und findet die Klausel auch im eingescannten PDF, per OCR-Volltext.
Dateimanager
Ein Ordner pro Objekt und eine globale Ablage, statt Aktenordner und Festplatte.
KI-Auslesen
Vertrag hochladen, ViVi erkennt die Daten. Angelegt wird erst nach Deiner Freigabe.
Cloud-Sync
Dateien mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive abgleichen, mit einem Ordner pro Objekt.
Formate
PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien, alle durchsuchbar gemacht.
Ablage am Objekt
Mietverträge, Zählerstände und Dokumente liegen direkt am Objekt, nicht verstreut über Postfach und Ordner.
ab 12 €
pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. Dateimanager, Dokumentensuche und Cloud-Sync sind in jedem Plan dabei.
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Lädst Du ein Dokument hoch, erkennt ViVi den Typ und schlägt den passenden nächsten Schritt vor. Angelegt wird erst nach Deiner Bestätigung.
Kaufvertrag
Objekt mit Grunddaten anlegen
Mietvertrag
Mietverhältnis mit Mieter- und Mietdaten anlegen
Darlehensvertrag
Finanzierung mit Konditionen erfassen
Hausgeld- oder WEG-Abrechnung
Nebenkostenabrechnung vorbereiten
Versorger- oder Versicherungsvertrag
Laufenden Vertrag anlegen
Rechnung oder Beleg
An den Beleg-Scan der Belegverwaltung weitergeben
Geschäftsbrief von Amt, Versorger oder Mieter
Absender, Kernaussage, Fristen und Handlungsempfehlung, dazu ein Antwortentwurf
Rechnungen und Quittungen laufen über die Belegverwaltung, Antwortbriefe schreibst Du im Briefgenerator.
Beispiel aus dem Alltag
Du kaufst eine neue Eigentumswohnung und lädst den Kaufvertrag in ViVi hoch. ViVi liest die Grunddaten aus und schlägt vor, das Objekt anzulegen, Du bestätigst. Den Mietvertrag der bestehenden Mieterin ziehst Du gleich hinterher, daraus wird das Mietverhältnis. Wochen später landet ein Brief der Hausverwaltung im Briefkasten, Du fotografierst ihn. ViVi nennt Dir Absender, Kernaussage und die Frist und entwirft direkt eine Antwort. Alle Dateien liegen beim Objekt und sind über die Suche bis in den Text hinein auffindbar. Die Rechnungen aus der Sanierung verbuchst Du getrennt davon in der Belegverwaltung.
Häufige Fragen
In der Dokumentenverwaltung von ViVi, einem Dateimanager mit einem Ordner pro Objekt und einer globalen Ablage. Lädst Du einen Mietvertrag, eine Versicherung oder einen Grundriss hoch, liegt die Datei beim passenden Objekt statt verteilt über Aktenordner, E-Mail-Anhänge und Festplatte.
Ja. Die Dokumentensuche findet Dateien nicht nur über den Dateinamen, sondern auch über ihren Inhalt. Per OCR macht ViVi auch eingescannte PDFs und Bilder als Volltext durchsuchbar, sodass Du zum Beispiel eine Kündigungsfrist oder eine Vertragsklausel direkt findest, ohne jede Datei einzeln zu öffnen.
ViVi liest hochgeladene Dokumente aus und schlägt den passenden Folgeschritt vor: aus einem Kaufvertrag legt ViVi ein Objekt mit Grunddaten an, aus einem Mietvertrag ein Mietverhältnis, aus einem Darlehensvertrag die Finanzierung mit Konditionen und aus einem Versorger- oder Versicherungsvertrag einen laufenden Vertrag. Angelegt wird erst, wenn Du die erkannten Werte bestätigst.
ViVi liest PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien. Über die eingebaute OCR-Volltextsuche werden auch eingescannte Dokumente und Fotos nach ihrem Inhalt durchsuchbar.
Ja. Über die Cloud-Anbindung synchronisiert ViVi Deine Dateien mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive und legt dort einen Ordner pro Objekt an. Die Synchronisation läuft von ViVi in Deine Cloud, sodass Du dieselbe objektbezogene Struktur auch in Deinem Cloud-Speicher hast.
Lädst Du einen Geschäftsbrief hoch, analysiert ViVi ihn: Absender, Kernaussage, Fristen und eine Handlungsempfehlung. Auf Wunsch entwirft ViVi direkt einen passenden Antwortbrief, den Du im Briefgenerator anpasst und per E-Mail oder Post verschickst.
Rechnungen und Quittungen laufen über die Belegverwaltung. Dort liest ViVi Betrag und Datum aus, verbucht die Kosten und stellt den Beleg-Export für die Steuer bereit. Die Dokumentenverwaltung ist dagegen für Verträge, Briefe und sonstige Akten mit Volltextsuche und Cloud-Sync gedacht. Erkennt ViVi in einem hochgeladenen Dokument eine Rechnung, gibt es sie an den Beleg-Scan weiter.
Belegverwaltung
Rechnungen und Quittungen per Foto erfassen, Kosten verbuchen, Beleg-Export als ZIP.
KI-Assistent
Dokumente per Chat oder WhatsApp auslesen und Einträge anlegen lassen.
Immobilienverwaltung mit KI
Wie der ViVi-Assistent Dokumente, Belege und Aufgaben übernimmt.
Nebenkostenabrechnung
Aus Hausgeld- und WEG-Abrechnungen die Nebenkostenabrechnung vorbereiten.
Vermieter-Software
Objekte, Mieten, Belege und Dokumente an einem Ort für private Vermieter.
Für Immobilieninvestoren
Verträge, Kosten und Kennzahlen über mehrere Objekte im Blick.
Preise
Alle Pläne und Funktionen im Überblick, ab 12 € im Monat bei jährlicher Abrechnung.
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Anleitungen zu Dokumentensuche, Dateimanager und Cloud-Anbindung.
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