Software für Studentenwohnheime

Eine Software für Studentenwohnheime führt Zimmer, Mietverhältnisse, Mieteingänge, Dokumente und die Kommunikation mit den Bewohnern an einer Stelle zusammen. Sie ist auf viele kleine Einheiten und häufige Wechsel ausgelegt, nicht auf wenige langfristige Mietverhältnisse. Deshalb zählen hier vor allem Abläufe, die ohne Zutun weiterlaufen.

Ja. ViVi ist für Bestände jeder Größe nutzbar: Die Standard-Pläne decken bis 50 Einheiten im Self-Service ab, für größere Häuser mit 80, 200 oder mehr Zimmern gibt es das ViVi-Enterprise-Angebot mit ERP-Anbindung. Die Freischaltung läuft individuell über den Support.

ViVi verbindet sich mit Deinem Bankkonto, liest die Umsätze mehrmals täglich ein und schlägt zu jeder Zahlung das passende offene Mietverhältnis vor, mit einem Konfidenzwert. Du bestätigst den Vorschlag, ViVi bucht nie von allein. Für wiederkehrende Zahlungen legst Du eine Zuordnungsregel an, danach läuft die Zuordnung automatisch.

Ja. Du schickst ViVi den Mietvertrag als PDF oder Foto, im Chat der App oder per WhatsApp. ViVi liest Mieter, Einheit, Kaltmiete und Mietbeginn aus und zeigt Dir eine Übersicht. Gespeichert wird erst, wenn Du bestätigst. Teilen sich mehrere Personen eine Wohnung, fragt ViVi einmal nach, ob daraus ein gemeinsames Mietverhältnis oder eine WG mit einem Mietverhältnis je Zimmer wird.

Ja. Das Mieterportal läuft unter portal.vivi-immo.de und trägt Dein Logo und Deine Akzentfarbe. Bewohner sehen dort die Dokumente und Briefe, die Du freigegeben hast, melden Schäden als Vorgang mit Verlauf und finden das Schwarze Brett ihres Objekts. Du siehst je Dokument, ob es gelesen oder heruntergeladen wurde. Mietzahlungen laufen nicht über das Portal.

Ja. Die Dokumentensuche geht über Dateinamen und über den Inhalt: ViVi erkennt per Texterkennung den Text in PDF, Word, Excel, Bildern und Textdateien. Damit findest Du einen Vertrag auch dann, wenn die Datei nur Scan_2019.pdf heißt. Die Ablage lässt sich zusätzlich mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive synchronisieren.

ViVi fährt eine Mahntreppe mit vier Stufen: Erinnerung sowie erste, zweite und dritte Mahnung. Je Stufe legst Du fest, ab wie vielen Tagen Überfälligkeit sie greift, ob ein Brief oder eine Aufgabe entsteht und ob der Versand als Entwurf, per E-Mail oder per Post läuft. Betreff und Text jeder Stufe passt Du in eigenen Vorlagen an, die Forderungsaufstellung setzt ViVi selbst ein.

Ja. Du lädst Mitglieder in Deinen Account ein und vergibst Rollen und Berechtigungen, zum Beispiel für Buchhaltung, Hausmeister oder Leitung. Jedes Mitglied arbeitet im selben Bestand und sieht nur die Bereiche, die Du freigegeben hast.