Ratgeber & Vergleich
Die eine beste Vermieter-Software gibt es nicht, es gibt die passende für Deinen Bestand. Dieser Ratgeber zeigt Dir sieben Kriterien, die Arten von Software am Markt und welche Lösung zu privaten Vermietern, Investoren und kleinen Beständen passt.
Neutrale Kriterien statt Werbeversprechen. ViVi ordnen wir offen als eine von mehreren Optionen ein.
Auswahl-Checkliste
Kurz erklärt
Die beste Vermieter-Software ist die, die zu Deinem Bestand und Deinen Aufgaben passt.
Für private Vermieter mit wenigen bis mittleren Einheiten sind cloudbasierte Lösungen sinnvoll, die Nebenkostenabrechnung, Mieteingangs-Abgleich, Belegerfassung und Steuervorbereitung an einem Ort bündeln, statt sie über einzelne Tabellen und Programme zu verteilen. ViVi ist eine solche Lösung für private Vermieter und Investoren und ergänzt das um einen KI-Assistenten im Web und per WhatsApp. Große Wohnungsbestände oder die WEG-Verwaltung brauchen dagegen eher spezialisierte Hausverwaltungssoftware.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Die Kriterien
Sieben Punkte, an denen sich die Spreu vom Weizen trennt, unabhängig vom Anbieter.
Mieteingänge automatisch prüfen
Ein Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge den Soll-Mieten zu und zeigt Rückstände sofort, ohne Handarbeit am Kontoauszug.
Nebenkostenabrechnung
Eine gute Software führt von Umlageschlüsseln und Zählerständen bis zum Mieterbrief.
Belege und Dokumente
Rechnungen und Verträge liegen objektbezogen an einem Ort, ausgelesen statt abgetippt.
Zielgruppen-Fit
Achte auf den Fokus auf private Vermieter, nicht auf große Hausverwaltungen.
Datenschutz und Datenstandort
Prüfe DSGVO, Serverstandort in der EU und die Absicherung der Bankanbindung.
Steuer vorbereiten
Einnahmen, Werbungskosten und AfA sollten sich für die Anlage V ordnen und exportieren lassen, idealerweise im DATEV-Format.
Wechsel per Import
Du startest selten bei null. Eine gute Software übernimmt bestehende Daten aus Excel oder einem anderen Tool, statt Dich alles neu erfassen zu lassen.
Der Markt
Fünf Kategorien mit typischen Vertretern, damit Du weißt, in welche Richtung Du überhaupt suchst.
Excel & Vorlagen
Kostenlos und flexibel, aber alles ist Handarbeit. Mieteingänge, Belege und Abrechnung pflegst Du selbst. Das kostet schon bei einer Wohnung Zeit und wird mit jeder weiteren Einheit fehleranfälliger.
Desktop-Programme
Klassische Kaufsoftware, die lokal installiert wird (etwa WISO Hausverwalter). Solide, aber ohne Cloud, mobile Nutzung oder KI, Updates laufen über neue Versionen.
Cloud-Tools für private Vermieter
Online-Lösungen mit Fokus auf private Vermieter (etwa immocloud, objego, vermietet.de). Laufen im Browser, decken Mieten, Belege und Nebenkosten ab, Schwerpunkte unterscheiden sich je Anbieter.
Professionelle Hausverwaltungssoftware
Für große Bestände und gewerbliche WEG-Verwaltung (etwa DOMUS, Haufe). Sehr umfangreich, dafür teuer und komplex, für ein paar private Einheiten überdimensioniert.
KI-gestützte Immobilienverwaltung
Cloud-Software, die zusätzlich Dokumente ausliest, Zahlungen zuordnet und Abrechnungen vorbereitet und sich per Chat oder WhatsApp bedienen lässt. ViVi gehört in diese jüngste Kategorie.
Nach Situation
Auch bei einer Wohnung kosten Mieteingang, Belege und die jährliche Nebenkostenabrechnung Zeit. Ein schlankes Cloud-Tool nimmt Dir das ab der ersten Einheit ab, ganz ohne Formelpflege.
Mit jeder weiteren Einheit spart Automatisierung mehr Zeit: Bankabgleich, vorbereitete Abrechnung und zentrale Belege. Genau hier sind Cloud-Lösungen wie ViVi zu Hause.
Wer skaliert, braucht Portfolio-, Cashflow- und Renditeüberblick plus Steuerauswertungen. Achte auf Auswertungen über alle Objekte und einen Export für den Steuerberater.
Verwaltest Du fremde Einheiten oder WEG mit vielen Parteien, prüfe spezialisierte Hausverwaltungssoftware. Für kleine, eigene Bestände bleibt ein privates Cloud-Tool oft die einfachere Wahl.
ViVi richtet sich an private Vermieter und Investoren, von der ersten Wohnung bis zu Beständen mit über 50 Einheiten. Gewerbliche WEG-Verwaltung mit vielen fremden Parteien ist nicht der Fokus.
Im Vergleich
Ein Vergleich der Kategorien anhand der wichtigsten Kriterien. Einzelne Anbieter vergleichen wir fair auf den jeweiligen Vergleichsseiten.
| Excel / Vorlagen | Desktop-Software | ViVi (KI-Cloud) | |
|---|---|---|---|
| Nebenkostenabrechnung | manuell rechnen | meist enthalten | vorbereitet inkl. Mieterbrief |
| Mieteingänge / Bankabgleich | Kontoauszug von Hand | je nach Programm | automatisch mit Vorschlag |
| Belege auslesen (KI) | Nein | selten | Ja |
| Anlage V & DATEV-Export | selbst zusammenstellen | teils | vorbereitet (private Strukturen) |
| KI-Assistent & WhatsApp | Nein | Nein | Ja |
| Mobil und im Browser | eingeschränkt | lokal installiert | Web und iOS-App |
| Daten übernehmen | liegt schon vor | je nach Programm | Excel-Import mit Spaltenerkennung |
Kategorie-Vergleich, keine Aussage über einzelne Wettbewerbsprodukte. Angaben zu ViVi laut Funktionsumfang, Stand 2026.
Beispiel
Nimm eine private Vermieterin mit acht Einheiten in zwei Objekten. Sie verwaltet bisher mit Excel und einem Ordner voller Belege. In der Auswahl geht sie ihre Kriterien durch: Nebenkostenabrechnung, Bankabgleich, Belege, Anlage V. Desktop-Software fällt raus, weil sie unterwegs nichts nachsehen kann. Große Hausverwaltungssoftware ist zu teuer und zu komplex. Übrig bleiben schlanke Cloud-Tools für private Vermieter, die sie anhand der Kriterien vergleicht und je 7 Tage testet, bevor sie sich entscheidet.
Häufige Fragen
Die beste Vermieter-Software ist die, die zu Deinem Bestand und Deinen Aufgaben passt. Für private Vermieter mit wenigen bis mittleren Einheiten sind cloudbasierte Lösungen sinnvoll, die Nebenkostenabrechnung, Mieteingangs-Abgleich, Belegerfassung und Steuervorbereitung an einem Ort bündeln. ViVi ist eine solche Lösung und ergänzt das um einen KI-Assistenten im Web und per WhatsApp. Große Wohnungsbestände oder WEG-Verwaltung brauchen dagegen eher spezialisierte Hausverwaltungssoftware.
2026 lohnt sich eine Software, die wiederkehrende Arbeit automatisiert: Bankabgleich für Mieteingänge, KI-gestützte Belegerfassung, vorbereitete Nebenkostenabrechnung und Steuerauswertungen wie die Anlage V. Achte auf Datenstandort in der EU, einfachen Wechsel per Import und faire, transparente Preise. Vergleiche mehrere Anbieter anhand fester Kriterien statt nur nach dem Preis.
Diese Tools richten sich alle an private Vermieter, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Statt einer pauschalen Rangliste hilft ein Vergleich nach Deinen Kriterien: Wie stark ist die Nebenkostenabrechnung, gibt es einen automatischen Bankabgleich, wie gut ist die Steuervorbereitung, und passt der Preis zur Einheitenzahl. ViVi unterscheidet sich vor allem durch den KI-Assistenten (Chat und WhatsApp), das Auslesen von Dokumenten und die Anlage-V-Vorbereitung inklusive DATEV-Export für private Strukturen. Einen direkten Vergleich findest Du auf unserer Immocloud-Vergleichsseite.
Für ein bis wenige Wohnungen reicht keine schwere Hausverwaltungssoftware. Sinnvoll ist ein schlankes Cloud-Tool, das Mieten, Belege, Dokumente und die jährliche Nebenkostenabrechnung ohne großen Einrichtungsaufwand abdeckt. ViVi startet ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung im Starter-Plan für bis zu 5 Einheiten (monatliche Abrechnung 15 Euro), jeder Plan enthält alle Funktionen.
Cloud-Lösungen für private Vermieter bewegen sich meist im niedrigen zweistelligen Monatsbereich, abhängig von der Zahl der Einheiten. ViVi kostet ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (Starter, bis 5 Einheiten), 20 Euro (Growth, bis 20) und 35 Euro (Professional, bis 50); jeder Plan enthält alle Funktionen. Du testest 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Details auf der Preise-Seite.
Ja. KI-gestützte Immobilienverwaltung liest hochgeladene Dokumente wie Mietverträge oder Hausgeldabrechnungen aus, ordnet Zahlungen und Belege zu und bereitet Abrechnungen vor. ViVi bietet einen KI-Assistenten, dem Du in normaler Sprache im Chat oder per WhatsApp schreibst. Änderungen legt die KI erst nach Deiner Bestätigung an, das Kontrollprinzip bleibt bei Dir.
Auf sieben Punkte: Nebenkostenabrechnung, automatischer Mieteingangs-Abgleich, Beleg- und Dokumentenverwaltung, Steuervorbereitung (Anlage V, Export für den Steuerberater), Zielgruppen-Fit (private Vermieter statt große Hausverwaltung), Datenschutz und Datenstandort sowie ein einfacher Wechsel per Import. Prüfe außerdem, ob Du bestehende Daten aus Excel oder einem anderen Tool übernehmen kannst, und nutze die kostenlosen Testphasen.
Vermieter-Software
Wie ViVi Mieten, Belege und Nebenkosten für private Vermieter bündelt.
Excel-Alternative für Vermieter
Bestehende Tabelle importieren und ohne Abtippen umziehen.
ViVi vs. Immocloud
Direkter Vergleich und wie Du beim Wechsel Deine Daten mitnimmst.
Nebenkostenabrechnung
Das größte Auswahlkriterium im Detail: so bereitet ViVi sie vor.
Für Immobilieninvestoren
Portfolio, Cashflow und Rendite über alle Objekte im Blick.
Preise
Alle Pläne im Überblick, ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen.
Hausverwaltungs-Software
Bestand, Mieteingänge und Belege mit KI an einem Ort verwalten.
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