Zuordnungsregeln automatisieren die Verknüpfung von Banktransaktionen mit Mietzahlungen. Einmal erstellt, werden zukünftige Zahlungen desselben Absenders automatisch der richtigen Miete zugeordnet.
Voraussetzungen
- Mindestens ein verknüpftes Bankkonto.
- Mindestens ein aktives Mietverhältnis.
Was ist eine Zuordnungsregel?
Eine Regel beschreibt ein Muster, nach dem ViVi eingehende Banktransaktionen erkennt und einem Mietverhältnis zuordnet. Die Regel besteht aus:
- Empfänger/Absender der Banküberweisung
- Betrag mit eigener Toleranz, prozentual oder als fester Eurobetrag
- Datums-Toleranz in Tagen
- Objekt und Mietverhältnis, dem die Transaktion zugeordnet werden soll
Die Toleranzen gehören zur einzelnen Regel. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Regeln gilt.
Zwei Arten von Regeln
| Art | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Transaktionsregeln | Ordnen Bankbuchungen und manuelle Umsätze automatisch zu, etwa Mieten, Hausgeld oder Darlehensraten. | Zahlungen > Tab Transaktionen |
| Belegregeln | Ordnen erkannte Belege automatisch der passenden Bank-Transaktion zu. | Zahlungen > Tab Belege |
Beide Arten haben ihren eigenen Button rechts in der Tab-Leiste, mit der Anzahl der vorhandenen Regeln als Badge. Sie werden getrennt gepflegt.
So erstellst Du eine Transaktionsregel
Beim Bestätigen einer Mietzahlung
Der häufigste Weg, eine Regel zu erstellen:
- Markiere eine Miete als bezahlt mit Banktransaktion oder bestätige einen Zahlungsvorschlag.
- Im Bestätigungsschritt erscheint die Checkbox „Andere Transaktionen automatisch zuordnen".
- Aktiviere sie und bestätige.
- ViVi erstellt eine Regel auf Basis von Absender und Betrag der Transaktion.
Hinweis: Weicht der Betrag vom Soll ab, wird gar keine Regel angeboten. Sie wäre auf den Einzelfall zugeschnitten und würde künftige Zahlungen falsch verbuchen.
Über die Tab-Leiste
- Navigiere zu Zahlungen und bleib im Tab Transaktionen.
- Klicke rechts in der Tab-Leiste auf Transaktionsregeln. Hast Du noch keine Transaktionen verbucht, zeigt der Tab außerdem einen Hinweis mit dem Button Regeln einrichten, der dieselbe Liste öffnet.
- Du siehst die Liste aller Regeln mit Suche, Filter und Sortierung.
Belegregeln
Belegregeln entstehen nicht beim Verbuchen einer Transaktion, sondern in der Belegerkennung. In der Zeile eines erkannten Belegs steht die Checkbox „Regel erstellen". Setzt Du sie, ordnet ViVi künftige Belege desselben Rechnungsstellers bei passendem Betrag und Datum automatisch zu. Verwalten kannst Du sie über den Button Belegregeln im Tab Belege.
Regeln verwalten
Regel bearbeiten
- Klicke in der Liste bei der gewünschten Regel auf Bearbeiten. Das geht bei Transaktionsregeln. Belegregeln kannst Du nur deaktivieren oder löschen.
- Du kannst folgende Felder anpassen:
- Empfänger/Absender: Der Name, nach dem gesucht wird.
- Betrag: Der erwartete Überweisungsbetrag.
- Toleranz: Wie stark Betrag und Datum abweichen dürfen.
- Objekt: Welchem Objekt die Transaktion zugeordnet wird.
- Mietverhältnis: Welchem Mieter die Transaktion zugeordnet wird.
- Speichere die Änderung.
Regel löschen
- Klicke auf das Löschen-Icon neben der Regel.
- Bestätige die Aktion.
- Zukünftige Transaktionen werden nicht mehr automatisch zugeordnet. Bereits zugeordnete Transaktionen bleiben bestehen.
Wie die automatische Zuordnung funktioniert
Wenn neue Banktransaktionen eingehen, prüft ViVi jede Transaktion gegen alle aktiven Regeln:
Welcher Monat getroffen wird
Eine Regel bucht nicht auf den nächsten offenen Monat, sondern auf den Monat, zu dem die Zahlung zeitlich gehört. Gesucht wird die Sollstellung, deren Fälligkeit dem Buchungsdatum am nächsten liegt, unabhängig von ihrem Status. Sonst könnte eine Zahlung vom 2. Februar im bereits bezahlten Januar landen und den Betrag dort doppelt aufaddieren.
Ist dieser Monat bereits durch echte Bankzahlungen gedeckt, prüft ViVi die nächstgelegene Sollstellung im Zeitfenster. Das fängt Doppelüberweisungen und Nachzahlungen für den Folgemonat ab. Ist alles gedeckt, bleibt die Transaktion offen und Du entscheidest selbst.
Nachbarmonate werden vorher angelegt
Wer Ende März schon die Aprilmiete überweist, trifft auf einen April, den es als Sollstellung noch gar nicht gibt. Deshalb legt ViVi bei einer Buchung ab dem 20. eines Monats den Folgemonat vorab an, sofern das Mietverhältnis dann noch läuft. Ohne diesen Schritt würde die Zahlung im März landen und der Versatz sich Monat für Monat verstärken.
Was eine Regel nie anfasst
Transaktionen, die bereits zugeordnet oder aufgeteilt sind, lässt eine Regel unberührt. Sonst könnte ein rückwirkender Lauf mit Betrags-Toleranz eine gesplittete Buchung erneut greifen und sie ein zweites Mal verarbeiten.
Wichtige Hinweise
- Regeln funktionieren nur für Eingangstransaktionen mit positivem Betrag.
- Du kannst beliebig viele Regeln erstellen, auch mehrere pro Mietverhältnis.
- Falls eine Regel nicht mehr passt, etwa nach einer Mieterhöhung, passe Betrag und Toleranz an.
- Weicht der aufgebuchte Betrag vom Soll ab, dokumentiert ViVi den Monat als Sonderfall mit abweichender Miete.