Zuordnungsregeln

Zuordnungsregeln automatisieren die Verknüpfung von Banktransaktionen mit Mietzahlungen. Einmal erstellt, werden zukünftige Zahlungen desselben Mieters automatisch der richtigen Miete zugeordnet.

Voraussetzungen

• Mindestens ein verknüpftes Bankkonto.
• Mindestens ein aktives Mietverhältnis.

Was ist eine Zuordnungsregel?

Eine Regel beschreibt ein Muster, nach dem ViVi eingehende Banktransaktionen erkennt und einem Mietverhältnis zuordnet. Die Regel basiert auf:

• Empfänger/Absender der Banküberweisung
• Betrag (mit konfigurierbarer Toleranz)
• Objekt und Mietverhältnis, dem die Transaktion zugeordnet werden soll

So erstellst Du eine Zuordnungsregel

Beim Bestätigen einer Mietzahlung

Der häufigste Weg, eine Regel zu erstellen:

1. Markiere eine Miete als bezahlt mit Banktransaktion oder bestätige einen KI-Vorschlag.
2. Im Bestätigungsdialog erscheint die Checkbox „Andere Transaktionen automatisch zuordnen".
3. Aktiviere sie und bestätige.
4. ViVi erstellt eine Regel basierend auf dem Absender und Betrag der Transaktion.

Retroaktive Zuordnung

Beim Erstellen einer Regel bietet ViVi an, auch vergangene Transaktionen rückwirkend zuzuordnen. Dabei gilt:

• Betragstoleranz von ca. 10 %
• Zeitfenster von max. 45 Tagen Abweichung zum Fälligkeitsdatum
• Nur offene Mieten werden berücksichtigt

Zuordnungsregeln verwalten

Regeln einsehen

1. Navigiere zu Zahlungen > Umsätze.
2. Klicke auf Zuordnungsregeln (oben).
3. Du siehst eine Liste aller aktiven Regeln.

Regel bearbeiten

1. Klicke auf die gewünschte Regel.
2. Du kannst folgende Felder anpassen:
   • Empfänger/Absender: Der Name, nach dem gesucht wird.
   • Betrag: Der erwartete Überweisungsbetrag.
   • Toleranz: Wie stark der Betrag abweichen darf.
   • Objekt: Welchem Objekt die Transaktion zugeordnet wird.
   • Mietverhältnis: Welchem Mieter die Transaktion zugeordnet wird.
3. Speichere die Änderung.

Regel löschen

1. Klicke auf das Löschen-Icon neben der Regel.
2. Bestätige die Aktion.
3. Zukünftige Transaktionen werden nicht mehr automatisch zugeordnet. Bereits zugeordnete Transaktionen bleiben bestehen.

Wie die automatische Zuordnung funktioniert

Wenn neue Banktransaktionen eingehen, prüft ViVi jede Transaktion gegen alle aktiven Regeln:

Bei einer Betragsabweichung über 1 € wird ein Sonderfall (abweichende Miete) dokumentiert.

Wichtige Hinweise

• Automatisch zugeordnete Transaktionen erscheinen mit einem hohen Konfidenzwert (95 %) in der Übersicht.
• Regeln funktionieren nur für Eingangstransaktionen (positive Beträge).
• Du kannst beliebig viele Regeln erstellen – auch mehrere pro Mietverhältnis.
• Falls eine Regel nicht mehr passt (z. B. nach Mieterhöhung), passe den Betrag und die Toleranz an.