Wer schon zehn Wohnungen verwaltet, tippt sie nicht noch einmal ab. Über den Import lädst Du Deine bestehende Liste hoch, ViVi liest Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse daraus aus und Du prüfst jede Angabe, bevor etwas in Deinem Bestand landet.
Voraussetzungen
- Eine Excel-Datei (
.xlsxoder.xls) mit höchstens 20 MB. - Genug freie Einheiten in Deinem Tarif. Das Limit zählt Einheiten, nicht Objekte.
Datei hochladen
Klicke im Bestand auf Objekte importieren. Der Aufbau der Datei ist egal. Es funktioniert Deine eigene Liste genauso wie ein Export aus einer anderen Verwaltungssoftware. Hast Du noch gar nichts, lädst Du im selben Dialog über Vorlage laden unsere Vorlage mit Anleitung und Beispielzeile herunter.
Zieh die Datei in das Feld und klicke auf Datei auslesen. Danach läuft ein Fortschrittsbalken. Bis zum ersten Objekt vergehen üblicherweise zwischen 10 und 40 Sekunden, weil ViVi die Arbeitsmappe erst zerlegt und dann Objekt für Objekt ausliest. Sobald das erste Objekt fertig ist, öffnet sich die Prüfseite und der Rest läuft im Hintergrund weiter.
Was ViVi ausliest
ViVi sucht in allen Tabellenblättern zusammen, was zu einem Objekt gehört, auch wenn Objekte und Einheiten auf verschiedenen Blättern stehen. Erkannt werden Objektdaten mit Adresse, Typ und Übergang Nutzen und Lasten, die Kaufkosten, eine Finanzierung, eine Abschreibung, die Einheiten mit Fläche und je Einheit das Mietverhältnis mit Mieter, Kaltmiete, Nebenkosten, Mietbeginn, Kaution und Stellplätzen.
Die Prüfseite
Die Prüfseite zeigt ein Objekt nach dem anderen. Oben zählt ein Fortschritt mit, an welchem Objekt Du gerade bist, etwa „Objekt 3 von 15". Links siehst Du die Objektkarte mit Kartenausschnitt und darunter die Einheiten dieses Objekts, rechts das Formular mit allen Feldern. Ein Klick auf eine Einheit links öffnet ihr Formular rechts, mit Weiter arbeitest Du Dich durch. Über Alle anzeigen bekommst Du die Liste aller Objekte und springst gezielt zu einem.
Während das Auslesen noch läuft, steht oben ein Banner mit dem Stand, neue Objekte hängen sich hinten an und tragen kurz ein „neu"-Badge. Der Button zum Anlegen bleibt so lange gesperrt.
Lücken schließen
Fehlende Pflichtangaben sind dauerhaft gelb markiert, an der Objekt- und Einheitenkarte steht die Anzahl der Lücken als Badge. Ist alles vollständig, wird daraus ein grüner Haken. Pflicht sind dieselben Angaben wie beim Anlegen von Hand: das Objekt braucht Name, Typ, vollständige Adresse und Übergang Nutzen und Lasten, jede Einheit Bezeichnung und Wohnfläche, eine Einheit mit Mieter zusätzlich Name, Kaltmiete, Nebenkosten und Mietbeginn.
Optionale Gruppen wie Kaufkosten, Finanzierung, Abschreibung, weitere Mieter, Kaution und Stellplätze fügst Du per Button hinzu und entfernst sie über den Papierkorb. Hat die Datei dazu etwas geliefert, ist die Gruppe von selbst da. Sobald in einer Gruppe etwas steht, gelten ihre eigenen Pflichtfelder.
Jede Änderung wird nach kurzer Zeit automatisch gespeichert, unten steht dann „Zwischenstand gespeichert". Du kannst die Seite also schließen und später weitermachen. Solange ein Import offen ist, steht im Bestand statt Objekte importieren der Button Import fertigstellen. Über Verwerfen auf der Prüfseite wirfst Du den ganzen Import weg.
Duplikatsprüfung
ViVi vergleicht jede Adresse aus dem Import mit Deinem Bestand und mit den anderen Objekten desselben Imports. Verglichen wird die normalisierte Adresse, Groß- und Kleinschreibung sowie „Str." und „Straße" spielen also keine Rolle. Die Hausnummer muss exakt passen, 1a und 1b gelten als verschieden. Unscharfe Treffer gibt es bewusst nicht.
Passt eine Adresse zu einem vorhandenen Objekt, erscheint über dem Formular ein Banner mit dem Bestandsobjekt und in der Liste das Badge „Doppelt?". Du hast drei Möglichkeiten:
| Entscheidung | Was passiert |
|---|---|
| Beides behalten | Das Objekt wird zusätzlich angelegt, das vorhandene bleibt unangetastet. |
| Aus dem Import entfernen | Das Objekt fliegt aus dem Import, im Bestand ändert sich nichts. |
| Vorhandenes beim Anlegen ersetzen | Das Bestandsobjekt wird gelöscht und durch das importierte ersetzt. Gelöscht wird erst beim Anlegen, bis dahin kannst Du es Dir anders überlegen. |
Solange ein Duplikat unentschieden ist, zählt es wie eine fehlende Pflichtangabe.
Objekte anlegen
Oben rechts sitzt das Menü Objekte anlegen mit zwei Einträgen:
- Vollständige Objekte anlegen: legt nur die Objekte an, bei denen keine Pflichtangabe mehr fehlt. Die Zahl dahinter sagt, wie viele das sind.
- Alle Objekte anlegen: geht erst, wenn nichts mehr fehlt und alle Duplikate geklärt sind. Solange etwas offen ist, steht der Grund im Eintrag.
Das Anlegen läuft sichtbar in einem Fenster ab und meldet, was entstanden ist, etwa „1 Objekt, 5 Einheiten, 5 Mietverhältnisse". Danach entscheidest Du zwischen Weiter prüfen und Zum Bestand.
Eine Teilanlage ist ausdrücklich vorgesehen. Angelegte Objekte verlassen den Import. Der Rest bleibt liegen und Du machst später weiter. Beim Wiedereinstieg zeigt Dir die Prüfseite, was schon angelegt ist und was noch offen ist.
Vor dem Anlegen prüft ViVi Dein Einheiten-Limit. Reicht es nicht, nennt die Meldung, wie viele Einheiten Du importieren willst und wie viele noch frei sind. Ersetzte Objekte geben ihre Einheiten dabei wieder frei.
Was der Import nicht mitbringt
Der Import legt eine solide Grundlage, nicht jeden Sonderfall. Diese Dinge trägst Du danach im Objekt nach:
- Finanzierung: Es entsteht ein Annuitätendarlehen aus Betrag, Zinssatz, Beginn und Tilgung. Mehrere Darlehen je Objekt, endfällige Darlehen, tilgungsfreie Zeit, Tilgungsersatz, Sparplan, Disagio sowie Anschluss- und Sammelfinanzierung legst Du unter Finanzierung an. Eine heutige Restschuld rechnet ViVi nicht zurück, sie kommt nur als Hinweis.
- Abschreibung: Übernommen werden Satz und Gebäudeanteil beziehungsweise ein fester Betrag. Weitere Abschreibungszeiträume, überschriebene Jahre und die Sonderabschreibung nach § 7b gehören in den Tab Steuern.
- Mietverhältnis: Staffel- und Indexmiete, geplante Mietanpassungen, Zahlungsrhythmus und Vertragsart setzt Du danach im Mietverhältnis.
- Weiteres: Gesamtfläche des Objekts (sie ergibt sich aus den Einheiten), Objektbild und Vertragsdateien. Frühere Mietverhältnisse einer Einheit erkennt ViVi, vermerkt sie aber nur als Hinweis.