ViVi ist die KI-Assistentin von ViVi. Du schreibst ihr im Chat, was Du brauchst. Sie beantwortet Fragen zu Deinem Portfolio, legt Objekte und Mietverhältnisse an, liest Deine Dokumente, arbeitet mit Dir am Brain und erstellt komplette Nebenkostenabrechnungen.
Inhaltsverzeichnis
- Erste Schritte mit ViVi KI. Chat öffnen, Fragen stellen, PDFs hochladen und das Bestätigungsprinzip verstehen.
- Der Chat-Verlauf. Vergangene Chats wiederfinden, neue starten und sehen, über welchen Kanal ein Chat lief.
- Portfolio, Objekte & Finanzen. Auskünfte zu Kennzahlen, Objekte anlegen, AfA einstellen, Finanzierungen und Verträge erfassen.
- Mieter & Zahlungen. Mietverhältnisse verwalten, Mieterdaten nachschlagen, Mietanpassungen planen und Mietzahlungen pflegen.
- Dokumente & Briefe. PDFs automatisch erkennen lassen, Geschäftsbriefe analysieren und Antwortbriefe entwerfen.
- Nebenkostenabrechnung mit ViVi KI. Die komplette Abrechnung im Chat erstellen und an Deine Mieter versenden.
- ViVi per WhatsApp. Deine Nummer verbinden und mit ViVi in WhatsApp chatten, mit Text, Sprachnachrichten, Fotos und Dokumenten.
- ViVi per ChatGPT und Claude. ViVi über die MCP-Verbindung in der KI nutzen, die Du ohnehin schon offen hast.
- ViVi in Firmenstrukturen nutzen. Direkt in der richtigen GmbH, GbR, WEG oder KG anlegen und buchen.
Navigation
Du erreichst ViVi überall:
- Über ViVi in der Seitenleiste, ganz oben neben Brain und Dashboard. Das ist die Vollseite mit dem großen Chat und dem Verlauf.
- Über die Chat-Bubble unten rechts, die auf jeder Seite der App verfügbar ist.
- Über die Dashboard-Kachel ViVi fragen. Sie ist ein normaler Eintrag im Kachel-Katalog in der Gruppe ViVi. Du holst sie Dir über Anpassen auf ein Dashboard, vorgesetzt bekommst Du sie nicht.
- Per WhatsApp, inklusive Sprachnachrichten, Fotos und Dokumenten (Einrichtung).
- In ChatGPT oder Claude über die MCP-Verbindung.
- In der ViVi Mobile App, auch unterwegs.
Was ViVi alles kann
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Auskünfte | „Wie ist mein Cashflow?", „Welche Kosten hat Objekt X?", „Wer wohnt in Wohnung 2?" |
| Brain | Den Stapel durchgehen, eine einzelne Karte aufrufen, eigene Aufgaben anlegen und Karten nach Deiner Bestätigung entscheiden. |
| Objekte verwalten | Objekte und Einheiten anlegen, bearbeiten, AfA und Gebäudezustand erfassen. |
| Mieter & Mietverhältnisse | Mietverhältnisse anlegen, ändern, beenden, Mietanpassungen planen. |
| Mieterdaten nachschlagen | Telefonnummer, E-Mail, IBAN, Kaution, Vertragsart und Laufzeit eines Mietverhältnisses. |
| Mietzahlungen | Zahlungen als bezahlt markieren, Besonderheiten wie Teilzahlungen dokumentieren. |
| Dokumente | Dateien im Dokumentenspeicher suchen und lesen, Belege in den richtigen Ordner ablegen, Belege verbuchen und Zahlungen dazu prüfen. |
| Briefe | Kaufverträge, Mietverträge und Behördenbriefe per PDF-Upload erkennen, Fristen herauslesen und Antworten entwerfen. |
| Nebenkostenabrechnung | Abrechnung erstellen, Mieterbriefe generieren, per E-Mail oder Post versenden. |
| Finanzierungen & Verträge | Darlehen sowie Versorger-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträge erfassen. |
| Zähler | Zähler anlegen und Zählerstände erfassen, auch mehrere auf einmal. |
| Firmenstrukturen | Deine Rechtsträger auflisten und auf Wunsch direkt in der GmbH, GbR, WEG oder KG arbeiten. |
| Hilfe zur App | „Wo finde ich X?", „Wie erstelle ich Y?" ViVi durchsucht dieses Hilfe Center für Dich und hängt den passenden Artikel als Link an. Er öffnet sich in einem neuen Tab, Dein Chat bleibt offen. |
Der Chat-Verlauf
Auf der Vollseite steht links Deine Chat-Liste. Jeder Chat trägt als Titel den Anfang Deiner ersten Nachricht. An jedem neuen Kalendertag startet ViVi automatisch einen frischen Chat. Chats aus der Mobile App und aus WhatsApp erscheinen in derselben Liste, gekennzeichnet mit ihrem Kanal. Alle Einzelheiten stehen in Der Chat-Verlauf.
Gut zu wissen
- Deine Daten bleiben Deine Daten. ViVi sieht nur Accounts, zu denen Du selbst Zugang hast: Deinen Hauptaccount und Deine Firmenstrukturen, auf WhatsApp und über ChatGPT oder Claude zusätzlich freigegebene Team-Accounts. Daten anderer Nutzer sind für sie unerreichbar.
- Nichts passiert ungefragt. Bevor ViVi etwas anlegt oder ändert, zeigt sie Dir eine Übersicht. Löschungen führt sie nur nach Deiner ausdrücklichen Bestätigung aus.
- Unter dem Chat steht ein Hinweis. „ViVi kann Fehler machen. Prüfe wichtige Informationen." Das gilt besonders für Zahlen, die in eine Abrechnung oder in die Steuererklärung wandern.
- Verfügbarkeit. KI-Nachrichten verbrauchen Credits aus Deinem Guthaben, ein Credit reicht für 10 Nachrichten. Im Ultimate-Plan nutzt Du ViVi ohne Credit-Verbrauch. Dein Guthaben findest Du unter Einstellungen › Abo › Credits. Über ChatGPT oder Claude brauchst Du keine ViVi-Credits.