Lädst Du dieselbe Rechnung zweimal hoch oder erfasst sie auf zwei Wegen, stünden die Kosten am Ende doppelt im Objekt. Deshalb prüft ViVi beim Übernehmen eines Belegs, ob es diese Kosten schon gibt. Findet ViVi einen Treffer, fragt es nach, bevor ein zweiter Posten entsteht. Die Entscheidung triffst Du.
Wann ViVi warnt
Die Warnung braucht immer den centgenau gleichen Betrag. Dazu muss eines von zwei weiteren Merkmalen passen:
- Gleiches Datum im selben Objekt. Das greift auch, wenn Du einmal das PDF und einmal ein Foto derselben Rechnung hochlädst.
- Gleiche Rechnungsnummer in Deinem Account. Das greift auch, wenn das Datum abweicht. Schreibweisen wie „RG 2026/1183“ und „rg-2026-1183“ gelten als dieselbe Nummer.
Gleiche Beträge an verschiedenen Tagen ohne Rechnungsnummer lösen bewusst keine Warnung aus. Sonst würde jede Monatsrechnung mit festem Betrag anschlagen.
Doppelerfassung in der Prüfliste
Unter Zahlungen, Reiter Belege, übernimmst Du einen Beleg wie gewohnt. Gibt es passende Kosten, öffnet sich der Dialog Mögliche Doppelerfassung erkannt. Oben stehen die neuen Kosten aus dem Beleg, darunter die vorhandenen Kosten mit Datum, Betrag und dem Grund des Treffers. Ein Hinweis Beleg vorhanden zeigt Dir, ob an den vorhandenen Kosten schon eine Datei hängt.
Sind es dieselben Kosten?
Eine Meldung bestätigt das Ergebnis. Haben die vorhandenen Kosten schon einen Beleg, bleibt er erhalten. Die neue Datei landet dann nur im Ordner. Die Meldung lautet in dem Fall „Die Kosten haben schon einen Beleg. Die Datei wurde nur im Ordner abgelegt.“
Wie Du Belege hochlädst und prüfst, steht unter Belege.
Doppelerfassung im Brain
Verbuchst Du einen Beleg direkt über seine Karte im Brain, läuft dieselbe Prüfung. Bei einem Treffer erscheint am Beleg der Hinweis „Mögliche Doppelerfassung. Klicke erneut, wenn Du den Beleg trotzdem erfassen willst.“ Ein zweiter Klick erfasst den Beleg dann als neue Kosten. Willst Du ihn stattdessen mit den vorhandenen Kosten verknüpfen, gehst Du in die Prüfliste.
Doppelerfassung im ViVi-Chat
Lädst Du im ViVi-Chat einen Beleg hoch und lässt ihn verbuchen, prüft ViVi vorher ebenfalls. Bei einem Treffer verbucht ViVi nichts. Es nennt Dir die vorhandenen Posten und fragt nach. Erst nach Deinem ausdrücklichen Ja wird der Beleg als neue Kosten erfasst. Steht eine Rechnungsnummer auf dem Beleg, zieht ViVi sie für die Prüfung heran.
Automatische Zuordnung über Empfänger-Regeln
Auch die automatische Zuordnung über eine Regel für einen Absender prüft auf Dubletten. Eine wahrscheinliche Dublette legt die Automatik nicht selbst an. Der Beleg bleibt dann in der Prüfliste liegen, bis Du entschieden hast.
Grenzen und Voraussetzungen
- Geprüft werden Ausgaben-Belege mit Objekt. Einnahme-Belege und Belege ohne Objekt prüft ViVi nicht.
- Hast Du Kosten von Hand oder als Barzahlung erfasst und verbuchst später zusätzlich die Bankzahlung dazu, erkennt die Prüfung das nicht.
- Die Warnung gibt es in der Web-App und im ViVi-Chat. Die mobile App und die Kunden-API zeigen sie noch nicht.
- Doppelte Kosten aus der Zeit vor der Prüfung bereinigt ViVi nicht automatisch. Posten ohne Zahlung löschst Du in der Kostenübersicht des Objekts, siehe Kosten erfassen.
Übernimmst Du denselben Beleg versehentlich zweimal, etwa per Doppelklick oder in zwei Fenstern, entsteht nur eine Kostenposition. Dafür brauchst Du die Warnung gar nicht.