Meldet ein Mieter einen Schaden, holst Du in ViVi direkt aus dem Vorgang Angebote ein oder beauftragst einen Handwerker oder Deinen Hausmeister. Der Handwerker arbeitet auf einer eigenen Auftragsseite ohne Login: Er schickt sein Angebot, belegt Ankunft und Abschluss mit Live-Fotos und lädt die Rechnung hoch. Du nimmst die Arbeit ab und legst den ganzen Auftrag als PDF in Deinen Dokumenten ab.
Wo Du es findest
Die Handwerkerkoordination steckt im Vorgang selbst. Du öffnest den Vorgang wie gewohnt auf der Mieter-Seite im Block Offene Nachrichten oder über seine Karte im Brain. Oben im Fenster stehen zwei Reiter: Mieter mit dem Verlauf und Handwerker mit allen Anfragen und Aufträgen zu diesem Vorgang. Eine Zahl am Reiter zeigt, wie viele es sind.
Im Reiter Mieter steht rechts zusätzlich der Bereich Handwerker. Ist noch niemand angefragt, findest Du dort den Knopf Handwerker anfragen. Das Feld Intern zuständig darüber bleibt für die Person in Deinem Team, die den Vorgang koordiniert. Wer die Arbeit ausführt, legst Du im Reiter Handwerker fest.
Die Funktion ist in jedem ViVi-Account freigeschaltet und kostet keine Credits.
Angebote einholen oder direkt beauftragen
Ein Klick auf Handwerker anfragen öffnet das Fenster mit zwei Wegen. Angebote einholen ist vorausgewählt. Damit fragst Du bei mehreren Handwerkern gleichzeitig an und entscheidest später. Direkt beauftragen nimmst Du, wenn Du schon weißt, wer es machen soll, zum Beispiel Dein Hausmeister oder der Installateur, mit dem Du immer arbeitest.
Die Felder im Fenster:
- Handwerker: Bei Angebote einholen wählst Du mehrere Kontakte, bei Direkt beauftragen genau einen. Kontakte ohne E-Mail-Adresse sind ausgegraut und tragen den Hinweis Keine E-Mail hinterlegt. Deine Hausmeister stehen beim direkten Beauftragen oben in der Liste.
- Beschreibung (optional): was der Handwerker prüfen oder erledigen soll.
- Angebot bis (optional): nur bei Angebote einholen, bis wann das Angebot da sein soll.
- Kostenrahmen (optional): nur bei Direkt beauftragen, die Obergrenze in Euro.
Der Knopf unten heißt je nach Weg Angebote anfragen mit der Zahl der gewählten Handwerker oder Auftrag senden.
Handwerker, die nicht in Deinen Kontakten stehen
Ganz unten in der Auswahl steht E-Mail-Adresse eingeben. Dort trägst Du die Adresse und optional einen Namen ein, ohne einen Kontakt anzulegen. Bei Angebote einholen gehen bis zu zehn solcher Adressen, bei Direkt beauftragen eine.
Dafür muss die Mail von Deiner eigenen Adresse kommen. Du brauchst also ein verbundenes Postfach oder eine verifizierte Absenderadresse. Fehlt beides, zeigt ViVi an dieser Stelle einen Hinweis mit dem Link Einrichten.
Was der Handwerker vom Vorgang sieht
Im Abschnitt Der Handwerker sieht setzt Du Haken für das, was mitgehen soll:
- Fotos und Beschreibung des Mieters aus der Meldung.
- Kontakt des Mieters für einen Besichtigungstermin (nur bei Angebote einholen). Der Haken ist gesetzt, wenn der Mieter der Weitergabe zugestimmt hat. Beim direkten Auftrag bekommt der Handwerker den Kontakt nach der Beauftragung, sofern die Zustimmung vorliegt.
- Plan mit Markierung, wenn für das Objekt ein Gebäudeplan hinterlegt ist (siehe Gebäudepläne).
Was tatsächlich geteilt wurde, steht später in der Karte Anfrage bzw. Auftrag unter Geteilt.
Ein Angebot annehmen
Schickt ein Handwerker sein Angebot, wechselt seine Anfrage auf Angebot liegt vor. Im Reiter Handwerker siehst Du die Karte Angebot mit Betrag, dem Termin unter „ausführbar ab" und, falls angehängt, dem Angebot als PDF. Über die Benachrichtigung per Mail erfährst Du es auch dann, wenn Du gerade nicht in ViVi bist.
Passt das Angebot, klickst Du auf Beauftragen. ViVi fragt noch einmal nach und nennt Handwerker und Betrag. Sind weitere Anfragen zum selben Vorgang offen, entscheidest Du in diesem Schritt:
- Andere offene Anfragen zurückziehen: Die übrigen Handwerker bekommen eine kurze Absage per Mail, ihre Links werden gesperrt.
- Andere Anfragen offen lassen: zum Beispiel, wenn mehrere Gewerke nötig sind.
Über Zurückziehen sagst Du eine einzelne Anfrage ab. Ist der Auftrag schon vergeben, kläre das vorher mit dem Handwerker. ViVi fragt deshalb mit Abgesprochen, zurückziehen nach. Erledigte oder abgenommene Aufträge lassen sich nicht mehr zurückziehen.
Die Auftragsseite des Handwerkers
Jeder Handwerker bekommt einen eigenen Link auf seine Auftragsseite. Er braucht dafür kein Konto und keinen Login. Der Link gilt nur für diesen einen Auftrag und läuft nach 90 Tagen ab. In der Auftragsmail steht er zusätzlich als QR-Code, den der Handwerker vor Ort scannen kann. Im Reiter Handwerker kopierst Du den Link oder zeigst den QR-Code zum Ausdrucken an.
Auf der Seite stehen die Adresse mit Routenlink, die Meldung des Mieters und Deine Angaben zum Auftrag. Dort erledigt der Handwerker alles Weitere:
- Angebot abgeben: Betrag netto, optional ein Termin, eine Anmerkung und das Angebot als PDF oder Foto (bis 15 MB). Er kann auch absagen.
- Arbeitszeit belegen: ein Foto bei der Ankunft und eins beim Abschluss. Das geht nur als Live-Foto mit der Kamera, nicht aus der Galerie. Die Uhrzeit setzt der Server. Aus beiden Fotos ergibt sich die Arbeitszeit, die Du in der Karte Arbeitszeit siehst. Weitere Fotos der Arbeit kommen dazu.
- Nachrichten: Nach der Beauftragung schreibt Ihr Euch direkt auf der Auftragsseite bzw. im Reiter Handwerker.
- Rechnung hochladen: nach der Ankunft, als PDF oder Foto bis 15 MB.
- Als erledigt melden: erst nach dem Abschlussfoto, optional mit einer Notiz, was gemacht wurde.
Die Status eines Auftrags
Abnahme, Rechnung und Ablage
Meldet der Handwerker die Arbeit als erledigt, erscheint im Reiter Handwerker die Karte Abnahme mit dem Knopf Arbeit abnehmen. Die Abnahme ist endgültig, danach lässt sich der Auftrag nicht mehr bearbeiten. Du wählst zwischen zwei Varianten:
- Mieter informieren und Vorgang schließen: Der Mieter bekommt die Nachricht, dass die Arbeiten erledigt sind. Der Vorgang wird geschlossen.
- Nur abnehmen: Der Vorgang bleibt offen, der Mieter bekommt keine Nachricht.
Danach stehen zwei weitere Schritte bereit. Rechnung an Belege übergeben schickt die hochgeladene Rechnung in die Belegerkennung. Von dort läuft sie weiter wie jeder andere Beleg, bis hin zum Überweisen. Den Schritt löst Du selbst aus, ViVi übergibt nichts automatisch.
Als PDF in Dokumente ablegen erstellt einen Bericht zum Auftrag mit Meldung, Zeiten, Fotos und Nachrichten auf Deinem Briefkopf. Angebot und Rechnung hängen als Anlagen im selben PDF. Den Ablageort wählst Du in Deiner Dateiverwaltung, im Reiter ist die Datei danach verlinkt.
Hausmeister im Team
Für Deinen Hausmeister gibt es eine eigene Vorlage im Team: Hausmeister, mit dem Recht Aufträge (Hausmeister). Du lädst ihn wie jedes andere Teammitglied ein und wählst diese Vorlage. Wie das geht, steht unter Rollen & Berechtigungen.
Der Hausmeister sieht in ViVi nur einen Menüpunkt: Aufträge, aufgeteilt in Offen und Verlauf. Mieter, Zahlungen oder Dokumente sieht er nicht. Er arbeitet auf derselben Auftragsseite wie ein Handwerker, mit Fotos, Nachrichten und dem Bereich Belege & Materialrechnungen.
Einen Hausmeister beauftragst Du immer direkt, ohne Angebotsrunde. Er erscheint beim direkten Beauftragen oben in der Auswahl. Auf einzelne Objekte beschränken lässt er sich derzeit nicht. Der Hausmeister sieht alle Aufträge, die Du ihm gibst.
Mail-Texte anpassen
Die Mails an Handwerker kommen schlicht, ohne ViVi-Layout, wie eine normale Mail von Dir. Verschickt werden sie über Dein verbundenes Postfach oder Deine verifizierte Absenderadresse. Hast Du beides nicht, versendet ViVi in Deinem Namen, Antworten landen bei Dir.
Die Texte stellst Du unter Einstellungen in der Gruppe Allgemein bei Handwerkerkoordinierung ein, getrennt für Angebotsanfrage und Auftrag. Je Mail gibt es die Felder Betreff, Einleitung und Text vor dem Link. Die Platzhalter {Liegenschaft}, {Schaden} und {Absender} füllt ViVi beim Versand. Eine Live-Vorschau zeigt, wie die Mail beim Handwerker ankommt. Mit Auf Standard zurücksetzen holst Du die Ausgangstexte zurück.
Jede gesendete Mail speichert ViVi. Im Reiter Handwerker öffnest Du sie über E-Mail ansehen in der Karte Anfrage bzw. Auftrag.
Was Mieter und Handwerker voneinander erfahren
- Der Mieter erfährt nie, welcher Handwerker beauftragt ist. Er bekommt nur die Nachricht, dass ein Handwerker beauftragt wurde und sich meldet, falls er für den Termin Zugang braucht.
- Name und Telefonnummer des Mieters sieht der Handwerker nur, wenn der Mieter beim Melden der Weitergabe zugestimmt hat. Bei einer Angebotsanfrage zusätzlich nur, wenn Du den Kontakt für einen Besichtigungstermin freigibst. Ohne Zustimmung steht auf der Auftragsseite nur die Meldung.
Gebäudepläne (Beta)
Einzelne Accounts testen gerade Gebäudepläne je Stockwerk. Ist für ein Objekt ein Plan hinterlegt, setzt der Mieter beim Melden eines Schadens einen Pin in den Plan. Im Vorgang erscheint dann die Karte Ort im Plan. Mit dem Haken Plan mit Markierung sieht auch der Handwerker auf seiner Auftragsseite, wo genau der Schaden liegt. Ohne Gebäudeplan bleibt der Haken ohne Wirkung.
Was Du wissen solltest
- Nachrichten erst nach der Beauftragung. Während der Angebotsrunde gibt es auf der Auftragsseite noch keinen Nachrichtenverlauf.
- Keine Zahlung aus dem Auftrag. Die Rechnung geht über die Belege. Bezahlt wird sie wie jede andere Rechnung.
- Nur E-Mail. Anfragen und Aufträge gehen per Mail mit Link raus, nicht per SMS.
Häufige Fragen zur Handwerkerkoordination
Braucht der Handwerker ein ViVi-Konto?
Nein. Er bekommt einen Link auf seine Auftragsseite und arbeitet dort ohne Login. Der Link gilt nur für diesen Auftrag und läuft nach 90 Tagen ab.
Muss ich jeden Handwerker als Kontakt anlegen?
Nein. Über E-Mail-Adresse eingeben fragst Du auch Handwerker an, die nicht in Deinen Kontakten stehen. Dafür brauchst Du ein verbundenes Postfach oder eine verifizierte Absenderadresse.
Wie kommt die Arbeitszeit zustande?
Der Handwerker macht bei der Ankunft und beim Abschluss ein Live-Foto mit der Kamera. Die Uhrzeit beider Fotos setzt der Server, die Zeit dazwischen ist die Arbeitszeit.
Sieht der Mieter, welchen Handwerker ich beauftragt habe?
Nein. Der Mieter erfährt nur, dass ein Handwerker beauftragt ist. Name und Firma des Handwerkers bleiben bei Dir.