Jeder Brief, den ViVi für Dich erzeugt, trägt Deinen Absender, Deinen Briefkopf und Deine Unterschrift. Das gilt für die Mieterbriefe der Nebenkostenabrechnung genauso wie für Schreiben aus dem Briefgenerator. Eingestellt wird das an einer Stelle.
Wo Du es findest
Klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf Briefkopf. Rechts daneben zeigt ViVi eine Live-Vorschau, in der Du jede Änderung sofort siehst. Sie ist maßstabsgetreu und weicht vom fertigen PDF höchstens um etwa einen Millimeter ab.
Vorlage und Schriftart
Ganz oben wählst Du unter Vorlage, wie der Kopf Deiner Briefe aufgebaut ist.
| Vorlage | So sieht der Kopf aus |
|---|---|
| Klassisch | Logo links, Briefkopf-Text rechts. Das ist der Standard. |
| Logo rechts | Logo oben rechts, der Briefkopf-Text steht rechtsbündig darunter, neben dem Anschriftenfeld. |
| Eigenes Briefpapier | Dein gestaltetes Papier als PDF liegt ganzseitig hinter dem Brief. Logo und Briefkopf-Text entfallen, beides bringt das Papier mit. Wie Du es hochlädst und anpasst, steht in Eigenes Briefpapier hinterlegen. |
Unter Schriftart stehen Standard, Arial, Calibri, Times New Roman und Cambria zur Wahl. Im PDF setzt ViVi dafür frei lizenzierte Schriften mit denselben Maßen ein, die Zeilen brechen also genauso um wie mit dem Original. Der Word-Export nutzt die echten Word-Schriften.
Briefkopf und Absender
| Feld | Wo es im Brief steht |
|---|---|
| Absender-Name im Brief | Unter der Grußformel, als Name des Absenders. Ohne Eintrag nimmt ViVi Deinen Profilnamen. |
| Absenderzeile über dem Adressaten | Die kleine Rücksendeangabe über dem Adressfeld, zum Beispiel „Mustermann Immobilien · Musterstraße 12 · 12345 Musterstadt". |
| Briefkopf-Text | Rechts oben im Brief, bei der Vorlage Logo rechts unter dem Logo. Hier stehen üblicherweise Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website, jeweils in einer eigenen Zeile. |
| Logo | Im Kopf des Briefs, höchstens 400 Pixel breit. |
| Unterschrift | Über dem Absender-Namen am Briefende, höchstens 200 Pixel breit. |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Nur in Nebenkostenabrechnungen an Mieter mit Umsatzsteuer, dort ist die Angabe Pflicht. Siehe Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer. |
Mit der Vorlage Eigenes Briefpapier blendet ViVi die Felder für Logo und Briefkopf-Text aus. Alle Felder sind optional. Trägst Du nichts ein, erzeugt ViVi den Brief im Standard-Design mit Deinen Profildaten. Eine Ausnahme ist die Steuernummer. Ohne sie erzeugt ViVi keine Nebenkostenabrechnung an einen Mieter mit Umsatzsteuer.
Fußzeile auf jeder Seite
Die Fußzeile hat zwei Zeilen. Die erste Zeile trägst Du selbst ein, typisch mit Name, Straße und Ort. Die zweite Zeile füllt ViVi automatisch aus der Bankverbindung des Objekts, zu dem der Brief gehört. Sie lässt sich deshalb nicht direkt bearbeiten. Auch mit eigenem Briefpapier setzt ViVi die Fußzeile immer selbst.
Bankverbindung pro Objekt
Im zweiten Block der Seite ordnest Du jedem Bankkonto die Objekte zu, deren Briefe es in der Fußzeile tragen sollen. Jede Zeile zeigt Kontoname und IBAN, manuell angelegte Konten tragen das Kennzeichen Manuell. Über die Auswahl Objekte zuordnen hängst Du Objekte an ein Konto. Jedes Objekt hat genau eine Brief-Bankverbindung.
Eine Bankverbindung ohne Bankanbindung legst Du hier über Neues manuelles Bankkonto hinzufügen an, mit Bezeichnung, Kontoinhaber, IBAN und BIC. Manuelle Konten bearbeitest oder löschst Du über Stift und Papierkorb in ihrer Zeile. Verbundene Bankkonten erscheinen hier automatisch und lassen sich nur zuordnen. Wie Du ein Konto verbindest, steht in Bankkonto verbinden. Weist Du dort einem Konto ein Objekt zu, übernimmt die Checkbox Auch als Bankverbindung für Briefe übernehmen diese Zuordnung auch hierher.
Diese Zuordnung bestimmt auch, welche Bankverbindung im Mieterbrief der Nebenkostenabrechnung für eine Nachzahlung steht.
Wo die Einstellungen wirken
- Die Mieterbriefe der Nebenkostenabrechnung.
- Schreiben aus dem Briefgenerator.
- Der Voraussetzungs-Check im Versand-Dialog. Er zeigt unter Briefdesign, ob ein eigenes Design hinterlegt ist. Von dort führt ein Link direkt hierher.