Mit dem Mieterportal gibst Du Deinen Mietern einen eigenen, geschützten Bereich, in dem sie freigegebene Dokumente sehen, Zählerstände melden und Schäden anzeigen. Dieser Artikel zeigt Dir aus der Verwalter-Sicht, wie Du einen Mieter einlädst, festlegst was er sieht und Vorgänge sowie Zählerstände bearbeitest.
Nachgetragene Adressen werden in den Stammdaten gespeichert. Leere Felder werden bei der Einladung übersprungen.
Was das Mieterportal ist
Das Mieterportal läuft unter einer eigenen Adresse, zum Beispiel portal.vivi-immo.de, getrennt von Deinem Verwalter-Login. Jeder Mieter meldet sich mit seinem eigenen Zugang an und sieht ausschließlich sein eigenes Mietverhältnis. Du steuerst pro Mietverhältnis, welche Bereiche freigegeben sind. Was Du nicht freigibst, ist für den Mieter nicht erreichbar.
Einen Mieter ins Portal einladen
Der Einstieg ist der Bereich Mieter in der App. Dort siehst Du alle Mietverhältnisse mit ihrem Portal-Status. Von hier lädst Du einen Mieter ein.
Du kannst mehrere Mieter gesammelt einladen oder ein bereits bestehendes Portal-Konto mit einem Mietverhältnis verknüpfen. Ein Einladungslink ist standardmäßig 14 Tage gültig.
Solange eine Einladung offen ist, zeigt die Portal-Karte des Mieters nur diese Einladung, dazu Erneut senden und Zurückziehen. Das Einladungsformular erscheint erst wieder, wenn Du die offene Einladung zurückgezogen hast.
Festlegen, welche Bereiche der Mieter sieht
Für die Freigaben gibt es eine globale Vorgabe für alle Mietverhältnisse. Um sie zu öffnen, klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf Mieterportal. Die Vorgabe steht dort in der Karte Mieterportal-Bereiche. Davon kannst Du pro Mietverhältnis abweichen. Auf der Mieter-Seite nimmst Du dazu in der Karte Portal-Bereiche den Haken bei Standard verwenden heraus und wählst die Bereiche selbst. Standardmäßig sind Dokumente, Zähler und Nachrichten sichtbar. Schwarzes Brett, Mietänderungen und Kontaktdaten sind zu Beginn aus.
Der dritte Bereich heißt auf der Mieter-Seite Nachrichten / Schäden und auf der globalen Einstellungsseite Vorgänge / Schäden. Gemeint ist dasselbe.
| Bereich | Was der Mieter damit kann | Standard |
|---|---|---|
| Dokumente | Freigegebene Unterlagen ansehen und herunterladen | an |
| Zähler / Ablesungen | Zählerstände einsehen und selbst melden | an |
| Nachrichten / Schäden | Anliegen mit Fotos melden und im Verlauf verfolgen | an |
| Schwarzes Brett | Aushänge und Mitteilungen lesen | aus |
| Geplante Mietänderungen | Anstehende Mietanpassungen einsehen | aus |
| Kontaktdaten bearbeiten | Eigene Daten ändern, mit Freigabe durch Dich | aus |
Dokumente freigeben
Dokumente und Briefe sind nie automatisch sichtbar. Du gibst sie gezielt frei. Sobald ein Dokument freigegeben ist, sieht der Mieter es im Portal und kann es herunterladen. So kommt zum Beispiel Deine fertige Nebenkostenabrechnung direkt beim Mieter an.
Der Block Dokumente auf der Mieter-Seite führt alles, was an diesem Mietverhältnis hängt. Über Dokument hinzufügen wählst Du eine vorhandene Datei aus der Dateiverwaltung oder lädst eine neue hoch und bestimmst dabei den Ablageort. Beides beschreibt auch der Dateimanager.
- Portal-Ordner sind eigene Kategorien fürs Portal, unabhängig von Deiner Ordnerstruktur. Du pflegst sie unter Einstellungen › Mieterportal in der Karte Dokumenten-Ordner und wählst sie je Dokument über den Ordner-Knopf in der Zeile.
- Freigeben schaltet ein Dokument ins Portal. Danach trägt die Zeile das Kennzeichen Im Portal, die Freigabe nimmst Du dort auch wieder zurück.
- Der Lesestatus steht in der Metazeile, also Ungelesen, Gesehen oder Heruntergeladen mit Datum.
- Ein × löst eine noch nicht freigegebene Datei wieder vom Mietverhältnis. Die Datei bleibt in ihrem Ordner. Briefe und freigegebene Dateien haben kein ×, dort nimmst Du erst die Freigabe zurück.
Nachrichten und Vorgänge bearbeiten
Meldet ein Mieter einen Schaden oder ein Anliegen, erscheint der Vorgang auf seiner Mieter-Seite im Block Offene Nachrichten. Du beantwortest ihn direkt im Verlauf. Bei Bedarf führst Du interne Notizen, die der Mieter nie sieht. Der Block erscheint auch ohne Portal-Zugang, sobald es Vorgänge zu diesem Mieter gibt.
Jede Zeile trägt die Angaben, die Du zum Sortieren brauchst.
- Ein Briefumschlag statt der Sprechblase steht für Per E-Mail eingegangen.
- Ein violetter Punkt meldet Neue Nachricht vom Mieter seit Deinem letzten Öffnen.
- Eine Flagge zeigt die Priorität, daneben stehen Kategorie, letzte Aktivität, Zuständiger und die Fälligkeit.
- Über Erledigte anzeigen holst Du geschlossene Vorgänge in die Liste.
Ein Vorgang durchläuft vier Status: Neu, In Bearbeitung, Wartet auf Rückmeldung und Geschlossen. Antwortest Du sichtbar, wartet der Vorgang danach auf den Mieter. Geschlossen wird er von Hand.
Für die Antwort gibt es einen KI-Antwortvorschlag, den Du übernimmst oder anpasst. Optional erstellt die KI zu jedem neuen Vorgang eine kurze Ersteinschätzung, damit Du schneller einordnen kannst, worum es geht. Das steuerst Du unter Einstellungen › Mieterportal mit der Checkbox KI-Ersteinschätzung, sie ist standardmäßig an. Beide KI-Funktionen verbrauchen Credits. Sind keine Credits vorhanden, antwortest Du weiter von Hand.
Mails vom Mieter als Vorgang
Hast Du Dein eigenes Postfach verbunden, werden Mails Deiner Mieter ebenfalls zu Vorgängen. Eine sichtbare Antwort geht dann als echte E-Mail über Dein Postfach raus und nicht ins Portal. Das Eingabefeld sagt Dir das vorher, dort steht „E-Mail an …". Eine Portal-Benachrichtigung bekommt der Mieter in diesem Fall nicht, er hat die Antwort ja schon im Postfach. Scheitert der Versand, entsteht kein Verlaufseintrag und ViVi bittet Dich, die Postfach-Verbindung zu prüfen.
Hat ein Mieter mehrere Mietverhältnisse, ordnet ViVi die Mail automatisch zu und markiert das mit dem Hinweis Zuordnung prüfen. Den Hinweis bestätigst oder korrigierst Du im Vorgang. Die ganze Einrichtung steht in Mieter-E-Mails landen als Vorgang in ViVi.
Zählerstände prüfen und übernehmen
Meldet ein Mieter einen Zählerstand, landet der Wert bei Dir zur Prüfung. Du übernimmst ihn oder lehnst ihn ab, jeweils mit einer Info an den Mieter. Das ergänzt die Zählerstand-Aufforderungen per E-Mail: Wer im Portal ist, meldet seine Werte künftig direkt dort.
Schwarzes Brett
Über das Schwarze Brett richtest Du Aushänge und Ankündigungen an ein ganzes Objekt oder an einzelne Mieter. Der Bereich ist zu Beginn aus. Gibst Du ihn frei, sehen die betroffenen Mieter Deine Aushänge im Portal. Einen Aushang kannst Du auch für einen freigegebenen Dienstleister sichtbar machen.
Branding und Tonalität
Das Portal und die E-Mails an Deine Mieter tragen Dein Logo und Deine Akzentfarbe. Beides legst Du unter Einstellungen › Mieterportal in der Karte Branding fest und speicherst es mit Branding speichern. Das Portal-Logo ist unabhängig vom Logo im Briefkopf.
Für die KI-Texte an Mieter legst Du in der Karte KI-Automatisierung & Tonalität zusätzlich die Tonalität fest. Bei der Anrede wählst Du Sie, Du oder eine automatische Übernahme aus dem Verlauf, beim Sprachstil zwischen seriös, freundlich und locker. Für einzelne Mieter weichst Du davon auf der Mieter-Seite in der Karte Tonalität ab. So passen die Nachrichten zu Deinem Auftritt.
Grenzen und Voraussetzungen
- Das Portal läuft unter einer eigenen Adresse und muss dafür konfiguriert sein.
- Ein Mieter sieht nur die Bereiche, die für sein Mietverhältnis freigegeben sind.
- Mieter brauchen eine gültige Einladung. Der Einladungslink läuft standardmäßig nach 14 Tagen ab.
- Die KI-Funktionen (Antwortvorschlag, Ersteinschätzung) verbrauchen Credits.
- Das Portal zeigt keine Mietzahlungen und keine Zahlungsübersicht. Mieteingänge bleiben im Mietentracker.