Mit dem Mieterportal gibst Du Deinen Mietern einen eigenen, geschützten Bereich, in dem sie freigegebene Dokumente sehen, Zählerstände melden und Schäden anzeigen. Dieser Artikel zeigt Dir aus der Verwalter-Sicht, wie Du einen Mieter einlädst, festlegst was er sieht und Vorgänge sowie Zählerstände bearbeitest.
Nachgetragene Adressen werden in den Stammdaten gespeichert. Leere Felder werden bei der Einladung übersprungen.
Was das Mieterportal ist
Das Mieterportal läuft unter einer eigenen Adresse, zum Beispiel portal.vivi-immo.de, getrennt von Deinem Verwalter-Login. Jeder Mieter meldet sich mit seinem eigenen Zugang an und sieht ausschließlich sein eigenes Mietverhältnis. Du steuerst pro Mietverhältnis, welche Bereiche freigegeben sind. Was Du nicht freigibst, ist für den Mieter nicht erreichbar.
Einen Mieter ins Portal einladen
Der Einstieg ist der Bereich Mieter in der App. Dort siehst Du alle Mietverhältnisse mit ihrem Portal-Status. Von hier lädst Du einen Mieter ein.
Du kannst mehrere Mieter gesammelt einladen, eine Einladung erneut senden oder ein bereits bestehendes Portal-Konto mit einem Mietverhältnis verknüpfen. Ein Einladungslink ist standardmäßig 14 Tage gültig. Ist die Frist abgelaufen, sendest Du die Einladung mit einem Klick erneut.
Festlegen, welche Bereiche der Mieter sieht
Für die Freigaben gibt es eine globale Vorgabe für alle Mietverhältnisse. Davon kannst Du pro Mietverhältnis abweichen. Standardmäßig sind Dokumente, Zählerstände und Vorgänge sichtbar. Das Schwarze Brett, die Mietänderungen und die Kontaktdaten-Änderung sind zu Beginn aus.
| Bereich | Was der Mieter damit kann | Standard |
|---|---|---|
| Dokumente und Briefe | Freigegebene Unterlagen ansehen und herunterladen | an |
| Zählerstände | Werte selbst melden | an |
| Vorgänge und Schäden | Anliegen mit Fotos melden und im Verlauf verfolgen | an |
| Schwarzes Brett | Aushänge und Ankündigungen lesen | aus |
| Mietänderungen | Geplante Mietanpassungen einsehen | aus |
| Kontaktdaten-Änderung | Eigene Daten ändern, mit Freigabe durch Dich | aus |
Dokumente und Briefe freigeben
Dokumente und Briefe sind nie automatisch sichtbar. Du gibst sie gezielt frei, einzeln oder mehrere auf einmal. Sobald ein Dokument freigegeben ist, sieht der Mieter es im Portal und kann es herunterladen. So kommt zum Beispiel Deine fertige Nebenkostenabrechnung direkt beim Mieter an, statt einzeln per E-Mail zu gehen.
Vorgänge bearbeiten
Meldet ein Mieter einen Schaden oder ein Anliegen, erscheint der Vorgang bei Dir zur Bearbeitung. Du beantwortest ihn direkt im Verlauf. Bei Bedarf führst Du interne Notizen, die der Mieter nicht sieht.
Für die Antwort gibt es einen KI-Antwortvorschlag, den Du übernimmst oder anpasst. Optional erstellt die KI zu jedem neuen Vorgang eine kurze Ersteinschätzung, damit Du schneller einordnen kannst, worum es geht. Beide KI-Funktionen verbrauchen AI-Credits. Sind keine Credits vorhanden, antwortest Du weiter von Hand.
Zählerstände prüfen und übernehmen
Meldet ein Mieter einen Zählerstand, landet der Wert bei Dir zur Prüfung. Du übernimmst ihn oder lehnst ihn ab, jeweils mit einer Info an den Mieter. Das ergänzt die Zählerstand-Aufforderungen per E-Mail: Wer im Portal ist, meldet seine Werte künftig direkt dort.
Schwarzes Brett
Über das Schwarze Brett richtest Du Aushänge und Ankündigungen an ein ganzes Objekt oder an einzelne Mieter. Der Bereich ist zu Beginn aus. Gibst Du ihn frei, sehen die betroffenen Mieter Deine Aushänge im Portal. Einen Aushang kannst Du auch für einen freigegebenen Dienstleister sichtbar machen.
Branding und Tonalität
Das Portal und die E-Mails an Deine Mieter tragen Dein Logo und Deine Akzentfarbe. Für die KI-Texte an Mieter legst Du zusätzlich die Tonalität fest. Du entscheidest über die Anrede (Du oder Sie) und über den Stil von formell bis locker. So passen die Nachrichten zu Deinem Auftritt.
Grenzen und Voraussetzungen
- Das Portal läuft unter einer eigenen Adresse und muss dafür konfiguriert sein.
- Ein Mieter sieht nur die Bereiche, die für sein Mietverhältnis freigegeben sind.
- Mieter brauchen eine gültige Einladung. Der Einladungslink läuft standardmäßig nach 14 Tagen ab.
- Die KI-Funktionen (Antwortvorschlag, Ersteinschätzung) verbrauchen AI-Credits.
- Das Portal zeigt keine Mietzahlungen und keine Zahlungsübersicht. Mieteingänge bleiben im Mietentracker.