Deine Nebenkostenabrechnung steht. Jetzt sollen alle Mieter ihr Schreiben bekommen. Statt Brief für Brief zu erzeugen und einzeln zu verschicken, ist die Detailseite der Abrechnung jetzt eine Versandzentrale. Du siehst jeden Mieter mit Saldo und Status in einer Tabelle, prüfst kurz die Voraussetzungen und schickst alle Schreiben in einem Durchgang raus, je Mieter per Post, E-Mail oder über das Mieterportal.
| Mieter | Einheit | Zeitraum | Saldo | Status | Aktionen |
|---|---|---|---|---|---|
| Max Mustermann | WE 1 | 2025 | 214,60 €Nachzahlung | Versendet |
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| Erika Beispiel | WE 2 | 2025 | 62,30 €Guthaben | Nicht versendet |
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| Lena Muster | WE 3 | 2025 | 88,10 €Nachzahlung | Nicht versendet |
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| Leerstand (Eigentümer) | WE 4 | Leerstandszeit | 0,00 € |
Brief
Versand
Was ist die Versandzentrale?
Die Versandzentrale ist die Detailseite Deiner fertigen Nebenkostenabrechnung. Statt einer reinen Kostenansicht siehst Du dort eine Tabelle mit einer Zeile pro Mieter, mit den Spalten Mieter, Einheit, Zeitraum, Saldo, Status und Aktionen. Der Saldo zeigt je Mieter Guthaben, Nachzahlung oder Ausgeglichen. Gab es Leerstand, steht dafür eine eigene Zeile Leerstand (Eigentümer). Von hier aus bereitest Du den Versand für alle Mieter gemeinsam vor.
Die Briefe entstehen automatisch
Du musst nicht mehr pro Mieter auf einen Knopf drücken. Beim Öffnen der Detailseite erzeugt ViVi die noch fehlenden Mieterschreiben nacheinander. Solange ein Brief entsteht, trägt die Zeile den Status Wird erstellt. Bearbeitest Du die Abrechnung später noch einmal, werden die noch nicht versendeten Briefe verworfen und neu erzeugt. Bereits versendete Briefe bleiben unangetastet.
Status je Mieter
An der Statusspalte erkennst Du für jeden Mieter, wo der Brief gerade steht. Versendete Zeilen sind zusätzlich grün hinterlegt.
Versand vorbereiten
Über Versand vorbereiten öffnet sich der Dialog für den Sammelversand. Ist alles hinterlegt, landest Du direkt beim Versand. Fehlt noch etwas, kommt zuerst der Schritt Voraussetzungen. Dieser Schritt blockiert nie hart, er weist Dich nur auf offene Punkte hin. Erledigte Punkte werden grün.
Der Voraussetzungs-Check
Der Check ist in zwei Bereiche geteilt. Unter Brief stehen der Absender (Name, Straße, PLZ und Ort, oben in jedem Brief), das Briefdesign (das Standard-Design ist vollwertig, ein individuelles kannst Du unter Anpassen setzen) und die Bankverbindung für Nachzahlungen. Die Bankverbindung erscheint nur bei Nachzahlungen. Du wählst dort ein Konto aus oder legst direkt eines an. Unter Versand stehen der E-Mail-Versand (mit Absender-E-Mail eingerichtet oder noch einzurichten, ausdrücklich optional) und die Credits für Postversand mit dem Hinweis, ob Dein Guthaben für alle geplanten Postbriefe reicht.
Drei Wege pro Mieter
Im Versand-Schritt bekommt jeder Mieter eine Karte mit drei Kacheln in fester Reihenfolge: Per Post, Per E-Mail und Mieterportal. Ist ein Weg nicht möglich, ist die Kachel ausgegraut und nennt den Grund direkt darin, etwa eine fehlende E-Mail-Adresse oder einen fehlenden Portalzugang. Vorausgewählt ist Post, sonst E-Mail. Über die Stift-Symbole korrigierst Du Postadresse oder E-Mail direkt in der Kachel.
Versenden
Unten im Dialog steht eine Zusammenfassung im Klartext, zum Beispiel „2 Briefe gehen raus: 1 per Post (1 Credit von 10) und 1 per E-Mail". Der Button Versenden / Bereitstellen zeigt zusätzlich die anfallenden Credits. Der Versand läuft danach Mieter für Mieter. Jede Zeile zeigt ihr eigenes Ergebnis, etwa „per Post versendet" oder „per E-Mail versendet".
Automatischer Abschluss
Sobald zu jedem laufenden Mietverhältnis ein Brief versendet wurde, setzt sich die Abrechnung von selbst auf den Status Abgeschlossen. Leerstandszeiten und gelöschte Mieter zählen dabei nicht mit. Einen bereits erreichten Abschluss stuft ViVi nicht wieder zurück. Alle erzeugten Briefe kannst Du jederzeit gesammelt über Alle Briefe (ZIP) herunterladen.
Voraussetzungen und Grenzen
- Der Postversand läuft über den Dienstleister Pingen und braucht genug Credits, ein Credit je Brief.
- Der E-Mail-Versand braucht eine eingerichtete und verifizierte Absender-E-Mail.
- Das Mieterportal steht nur bei einem freigeschalteten Mieterzugang zur Verfügung.
- Der Voraussetzungs-Check blockiert nicht hart. Fehlt für einen Mieter jeder Weg, bleibt sein Brief einfach liegen, bis Du eine Adresse, eine E-Mail oder einen Zugang ergänzt hast.
Häufige Fragen
Muss ich jeden Brief einzeln erstellen?
Nein. Sobald Du die Detailseite der Abrechnung öffnest, erzeugt ViVi die noch fehlenden Mieterschreiben nacheinander von selbst. In der Zeit steht in der Zeile der Status Wird erstellt. Du musst nichts pro Mieter anstoßen.
Kann ich für jeden Mieter einen anderen Weg wählen?
Ja. Im Versand-Schritt hat jeder Mieter drei Kacheln: Per Post, Per E-Mail und Mieterportal. Wege ohne Voraussetzung sind ausgegraut und nennen den Grund direkt in der Kachel. Vorausgewählt ist Post, sonst E-Mail. Du kannst je Mieter frei umstellen.
Was kostet der Versand?
Post läuft über den Dienstleister Pingen und verbraucht Credits, ein Credit je Brief. Der Versand per E-Mail und die Bereitstellung im Mieterportal sind kostenlos. Im Voraussetzungs-Check siehst Du, ob genug Credits für alle geplanten Postbriefe da sind.
Wann gilt die Abrechnung als abgeschlossen?
Sobald zu jedem laufenden Mietverhältnis ein Brief versendet wurde, setzt sich die Abrechnung automatisch auf den Status Abgeschlossen. Leerstandszeiten und gelöschte Mieter zählen dabei nicht mit. Bereits versendete Briefe bleiben unangetastet.