Mieterschreiben gebündelt versenden

Deine Nebenkostenabrechnung steht und alle Mieter sollen ihr Schreiben bekommen. Die Detailseite der Abrechnung ist dafür die Versandzentrale. Du siehst jeden Mieter mit Saldo und Status, prüfst die Voraussetzungen und schickst alle Schreiben in einem Durchgang raus, je Mieter per Post, E-Mail oder über das Mieterportal.

Was ist die Versandzentrale?

Die Versandzentrale ist die Detailseite Deiner Nebenkostenabrechnung. Sie zeigt eine Tabelle mit einer Zeile je Mieter, mit Mieter, Einheit, Zeitraum, Saldo, Status und Aktionen. Der Saldo nennt je Mieter Guthaben, Nachzahlung oder Ausgeglichen. Gab es Leerstand, steht dafür die Zeile Leerstand (Eigentümer). Ein Klick auf eine Mieterzeile öffnet die Mieter-Details.

Schritt null: Abrechnung abschließen

Vor den Briefen steht der Abschluss. Solange die Abrechnung nicht abgeschlossen ist, findest Du im Kopf nur Abrechnung abschließen. Danach ist sie festgeschrieben, ViVi erzeugt die Briefe und im Kopf erscheint Versand vorbereiten.

Der Abschluss-Dialog nennt auch die Folge für Deine Buchhaltung. Offene Posten entstehen nicht mit dem Abschluss, sondern erst mit dem Versand. Eine Nachzahlung wird dann zur Forderung, ein Guthaben zur Auszahlung, beides im Bereich Zahlungen.

Die Briefe entstehen automatisch

Im Abschluss-Dialog schlägt ViVi außerdem je Mieter eine neue monatliche Vorauszahlung vor. Wie das funktioniert, steht in Vorauszahlungen beim Abschluss anpassen.

Du musst nicht je Mieter auf einen Knopf drücken. Direkt nach dem Abschluss und beim Öffnen der Detailseite erzeugt ViVi die noch fehlenden Mieterschreiben nacheinander. Solange ein Brief entsteht, trägt die Zeile den Status Wird erstellt.

Status je Mieter

An der Statusspalte erkennst Du für jeden Mieter, wo der Brief gerade steht. Versendete Zeilen sind zusätzlich grün hinterlegt.

Versand vorbereiten

Über Versand vorbereiten öffnet sich der Dialog für den Sammelversand. Ist alles hinterlegt, landest Du direkt beim Versand. Fehlt noch etwas, kommt zuerst der Schritt Voraussetzungen. Dieser Schritt blockiert nie hart, er weist Dich nur auf offene Punkte hin. Erledigte Punkte werden grün.

Der Voraussetzungs-Check

Der Check ist in zwei Bereiche geteilt. Unter Brief stehen der Absender (Name, Straße, PLZ und Ort, oben in jedem Brief), das Briefdesign (das Standard-Design ist vollwertig, ein individuelles setzt Du über Anpassen) und die Bankverbindung für Nachzahlungen. Die Bankverbindung erscheint nur, wenn jemand nachzahlen muss. Du wählst dort ein Konto aus oder legst direkt eines an.

Unter Versand stehen der E-Mail-Versand und die Credits für Postversand mit dem Hinweis, ob Dein Guthaben für alle geplanten Postbriefe reicht.

Drei Wege je Mieter

Im Versand-Schritt bekommt jeder Mieter eine Karte. Darin liegen die drei Wege als Zeilen untereinander, in fester Reihenfolge Post, E-Mail und Mieterportal. Jede Zeile nennt unter dem Titel das Ziel, also die Postanschrift, die E-Mail-Adresse oder „Zugang aktiv". Rechts stehen die Kosten und ein Stift zum Ändern von Anschrift oder Adresse.

Ist ein Weg nicht möglich, ist die Zeile ausgegraut und nennt den Grund, etwa einen fehlenden Portalzugang. Vorausgewählt ist Post, sonst E-Mail. Bereits versendete Briefe starten ohne Auswahl.

Versenden

Der Knopf Versenden / Bereitstellen zeigt die anfallenden Credits. Reicht Dein Guthaben für den Postversand nicht, steht links daneben ein roter Hinweis mit Deinem Kontostand. Der Versand läuft danach Mieter für Mieter, jede Karte zeigt ihr eigenes Ergebnis, etwa „per Post versendet".

Ausgedruckte Briefe und ZIP-Download

Hast Du die Briefe selbst ausgedruckt und eingeworfen, nutzt Du über der Tabelle Alle als versendet markieren. Der Dialog nennt die Folgen. Die Briefe gelten ab heute als zugestellt, die offenen Posten entstehen, mit dem letzten Brief wechselt die Abrechnung auf Versendet und die PDFs landen im Korrespondenz-Ordner der Mieter.

Alle Briefe (ZIP) lädt sämtliche Briefe der Abrechnung herunter. Sind noch Briefe offen, fragt ViVi vorher, ob sie mit dem Download als versendet gelten sollen. Mit Nur herunterladen bleiben sie offen.

Automatischer Statuswechsel

Sobald zu jedem briefpflichtigen Mietverhältnis ein versendeter Brief existiert, springt die Abrechnung von selbst auf den Status Versendet. Leerstand, gelöschte Mieter und selbstgenutzte Einheiten zählen dabei nicht mit, sie brauchen keinen Brief. Einen bereits erreichten Stand stuft ViVi nicht zurück. Danach lässt sich die Abrechnung nur noch archivieren oder über Korrigieren als Kopie neu aufsetzen.

Voraussetzungen und Grenzen

• Der Postversand läuft über den Dienstleister Pingen und braucht Credits. Fällig wird ein Credit je angefangene drei Seiten, gezählt inklusive Anlagen.
• Der E-Mail-Versand aus der Nebenkostenabrechnung setzt ein verbundenes Postfach oder eine bestätigte Absenderadresse voraus. Beides richtest Du ein, indem Du unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen klickst, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf E-Mail.
• Das Mieterportal steht nur bei einem freigeschalteten Mieterzugang zur Verfügung.
• Der Voraussetzungs-Check blockiert nicht hart. Fehlt für einen Mieter jeder Weg, bleibt sein Brief liegen, bis Du eine Anschrift, eine E-Mail oder einen Zugang ergänzt hast.

Häufige Fragen

Muss ich jeden Brief einzeln erstellen?

Nein. Sobald die Abrechnung abgeschlossen ist, erzeugt ViVi die fehlenden Mieterschreiben nacheinander von selbst. In der Zeit steht in der Zeile der Status Wird erstellt. Du musst nichts pro Mieter anstoßen.

Kann ich für jeden Mieter einen anderen Weg wählen?

Ja. Im Versand-Schritt hat jeder Mieter drei Zeilen: Post, E-Mail und Mieterportal. Wege ohne Voraussetzung sind ausgegraut und nennen den Grund. Vorausgewählt ist Post, sonst E-Mail. Du kannst je Mieter frei umstellen.

Was kostet der Versand?

Post läuft über den Dienstleister Pingen und verbraucht Credits. Fällig wird ein Credit je angefangene drei Seiten, gezählt inklusive Anlagen. Der Versand per E-Mail und die Bereitstellung im Mieterportal sind kostenlos.

Wann wechselt die Abrechnung auf Versendet?

Sobald zu jedem briefpflichtigen Mietverhältnis ein versendeter Brief existiert. Leerstand, gelöschte Mieter und selbstgenutzte Einheiten zählen nicht mit. Abgeschlossen ist dagegen der Schritt davor, den Du selbst auslöst.

Ab wann stehen Nachzahlung und Guthaben in den Zahlungen?

Offene Posten entstehen mit dem Versand, nicht mit dem Abschluss. Eine Nachzahlung wird zur Forderung, ein Guthaben zur Auszahlung.