Eine importierte Bankbuchung ist zunächst nur eine Zeile mit Betrag und Verwendungszweck. Erst wenn Du sie verbuchst, weiß ViVi, zu welchem Objekt sie gehört, ob sie eine Miete tilgt und wie sie steuerlich zählt. Das erledigst Du im Verbuchen-Dialog, der Dich in drei Schritten durch die Zuordnung führt.
Offen und verbucht
Im Tab Transaktionen steht bei einer noch nicht zugeordneten Buchung der Button Manuell verbuchen. Ist sie zugeordnet, heißt der Button Details und die Zeile zeigt, ob die Zuordnung von Hand kam oder über eine Regel entstanden ist.
Die drei Schritte im Dialog
Schritt 1: Aufteilung
Der Dialog beginnt mit zwei Karten. Betrag als Ganzes verbuchen ist der Normalfall. In mehrere Beträge aufteilen brauchst Du, wenn in einer Überweisung mehrere Vorgänge stecken, etwa Miete und Kaution zusammen. Wie das genau läuft, steht in Transaktionen aufteilen.
Schritt 2: Buchung
Hier wählst Du zuerst das Objekt. Zeigt die Buchung klar auf eines Deiner Objekte, belegt ViVi das Feld vor. Dafür wägt ViVi mehrere Hinweise gegeneinander ab:
- eine Zähler- oder Marktlokationsnummer im Verwendungszweck, die an einem Deiner Zähler hinterlegt ist,
- bei Einnahmen die IBAN oder den Namen eines Mieters,
- Kunden-, Vertrags- oder Kassenzeichen, die in früheren Buchungen desselben Gegenübers nur bei einem Objekt vorkamen,
- eine Adresse oder einen Objektnamen im Verwendungszweck oder im Empfängernamen,
- die bisherigen Buchungen mit dieser IBAN oder, ohne IBAN-Treffer, mit diesem Empfänger,
- die Zuordnung des Kontos zu einem Objekt.
Unter dem Feld steht dann, worauf der Vorschlag beruht, etwa Vorschlag: Wie alle 4 Buchungen mit dieser IBAN. Kennt ViVi aus früheren Buchungen auch die Einheit oder das Mietverhältnis, trägt ViVi beides gleich mit ein. Hast Du das Objekt schon selbst geändert, bleibt Deine Wahl stehen.
Passt die Buchung zu mehreren Objekten, etwa bei den Stadtwerken oder einem Hausmeister, der für zwei Häuser arbeitet, bleibt das Feld frei. Darunter stehen dann die passenden Objekte zur Auswahl, ein Klick übernimmt eines. Aus demselben Grund gibt es für solche Empfänger keinen Ein-Klick-Vorschlag nach dem Muster der letzten Buchung, solange kein Objekt klar vorne liegt. Lieber fragt ViVi nach, als die Buchung still beim zuletzt gebuchten Objekt abzulegen.
Ohne Objekt buchst Du auf Allgemein (kein Objekt). Danach folgt eine Beschreibung. Dann trennen sich die Wege zwischen Ausgaben und Einnahmen.
Schritt 3: Details und Beleg
Im letzten Schritt stehen die Angaben, die nicht jede Buchung braucht: der Umsatzsteuersatz, die enthaltene Umsatzsteuer und bei manuellen Ausgaben die Frage, ob daraus eine wiederkehrende Kostenposition werden soll. Darunter hängst Du über Belege anhängen ein oder mehrere Dokumente an. Ganz unten steht die Checkbox Nach dem Speichern Regel anlegen.
Bei einer Darlehensrate und beim Hausgeld überspringt ViVi diesen dritten Schritt. Beide Fälle brauchen weder Umsatzsteuer noch Beleg, deshalb liegt die Regel-Option dort schon im zweiten Schritt.
Ausgaben: die Steuerkategorie
Bei einer Ausgabe gibt es keine eigene Kategorienliste. Du wählst stattdessen die Steuerkategorie, also die steuerliche Behandlung der Zahlung. Sie entscheidet darüber, ob die Ausgabe sofort absetzbar ist, über Jahre abgeschrieben wird oder gar nicht in die Steuer einfließt.
| Steuerkategorie | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|
| Kauf- & Kaufnebenkosten | Kaufpreis, Grunderwerbsteuer, Notar, Makler, Grundbuch. Siehe unten. |
| Herstellungskosten | Anbau, Aufstockung, neu geschaffene Wohnfläche. Wird über die Restnutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben. |
| Abschreibbare Anschaffung | Einbauküche, Möbel, Geräte. Wird über die eigene Nutzungsdauer abgeschrieben, die Du im Feld darunter angibst. |
| Erhaltungsaufwand | Reparatur und Instandhaltung, im Jahr der Zahlung absetzbar. |
| Sonstige Werbungskosten | Verwaltungskosten und kleinere Ausgaben, sofort absetzbar. |
| Betriebskosten (umlagefähig) | Kosten, die in die Nebenkostenabrechnung wandern. ViVi fragt dazu die Nebenkostenkategorie und einen möglichen Lohnanteil nach § 35a ab. |
| Nebenkosten-Erstattung | Auszahlung eines Guthabens aus der Nebenkostenabrechnung an den Mieter. |
| Kautionsrückzahlung | Rückzahlung an den ausziehenden Mieter. Erscheint nur, wenn es dazu eine Sollstellung gibt. |
| Darlehensrate | Rate an die Bank. Siehe unten. |
| Hausgeld (WEG) | Hausgeldzahlung an die Verwaltung. Erscheint nur bei Eigentumswohnungen. Siehe unten. |
| Nicht absetzbar | Alles ohne steuerliche Wirkung. |
Optional ordnest Du die Ausgabe zusätzlich einer Einheit zu. Das ist die Grundlage dafür, dass ViVi Dir später den Cashflow pro Einheit ausrechnen kann.
Einnahmen: die Art der Einnahme
Bei einer Einnahme wählst Du unter Art der Einnahme, worum es sich handelt. Welche Einträge dort stehen, hängt vom gewählten Objekt ab.
Mit einem Bestandsobjekt
| Art der Einnahme | Was danach passiert |
|---|---|
| Mieteinnahme | ViVi blendet die Miet-Zuordnung ein. Du wählst das Mietverhältnis und die konkrete Mietzahlung, auf die der Betrag läuft. Im Mieten-Tracker steht der Monat danach als bezahlt. |
| Kaution | Läuft auf die Kautions-Sollstellung des Mietverhältnisses. Steht nur zur Wahl, wenn es dafür überhaupt eine Sollstellung gibt. |
| Nebenkosten-Nachzahlung vom Mieter | Du wählst zusätzlich den Mieter aus, von dem die Nachzahlung kommt. |
| Hausgeld-Erstattung (WEG) | Guthaben aus der Hausgeld-Jahresabrechnung. Steht nur bei Eigentumswohnungen zur Wahl. |
| Sonstige Einnahme (z. B. Erstattungen) | Alles andere, etwa eine Versicherungserstattung. |
Ohne Objekt
Buchst Du auf Allgemein (kein Objekt), bleiben genau zwei Einträge übrig: Sonstige Einnahme und Privat. Alles, was an einem Mietverhältnis hängt, braucht ein Objekt. Privat ist der Weg für eine Eigenkapital-Einzahlung, die steuerlich außen vor bleiben soll.
Bei einem Handelsobjekt
Gehört die Einnahme zu einem Handelsobjekt, stehen Verkauf aus Handelsobjekt und Sonstige Einnahme zur Wahl. Mieten und Kautionen gibt es dort nicht.
Offene Posten als Buchungsziel
Nicht jede Einnahme gehört zu einer Miete. Eine Mahngebühr, eine Nebenkosten-Nachzahlung oder ein selbst angelegter Posten liegen als offener Posten im dritten Tab und warten dort auf ihre Zahlung. Findet ViVi eine passende Buchung, erscheint der Vorschlag direkt an der Transaktion. Nimmst Du ihn an, steht im Verbuchen-Dialog das Feld Offener Posten. Die Zahlung wird dann gegen diesen Posten gerechnet.
Auf der Ausgabenseite läuft dasselbe über die Steuerkategorien Nebenkosten-Erstattung und Kautionsrückzahlung. Bei der Kautionsrückzahlung wählst Du die Sollstellung, gegen die ausgezahlt wird. Daneben steht der noch offene Betrag.
Drei Sonderfälle
Hausgeld
Wählst Du bei einer Eigentumswohnung die Steuerkategorie Hausgeld (WEG), zerlegst Du die Zahlung direkt im Dialog. ViVi zeigt das gesamte Hausgeld und fragt, welcher Teil davon nicht umlagefähig ist und welcher Teil in die Erhaltungsrücklage geht. Der Rest gilt als umlagefähig und steht darunter. Ist die Zahlung keine laufende Rate, setzt Du den Haken bei Einmalige Zahlung, etwa bei einer WEG-Nachzahlung.
Bei einer laufenden Rate legt ViVi nach dem Speichern automatisch eine monatliche Regel an, damit Du das Hausgeld nicht jeden Monat neu aufteilen musst.
Darlehensrate
Eine Bankrate ist steuerlich zwei Dinge auf einmal. Die Zinsen sind absetzbar, die Tilgung nicht. Deshalb wählst Du bei der Steuerkategorie Darlehensrate zuerst die Finanzierung und danach, ob es eine reguläre Rate oder eine Sondertilgung ist.
- Bei einer regulären Rate holt ViVi Zins- und Tilgungsanteil aus dem Tilgungsplan des jeweiligen Monats.
- Weicht der Betrag vom Plan ab, etwa im ersten oder letzten Monat, teilt ViVi anteilig auf und lässt Dich die Werte korrigieren. Die Zinsen dürfen dabei weder negativ sein noch über dem Buchungsbetrag liegen.
- Bei einer Sondertilgung zählt der komplette Betrag als Tilgung und wandert in den Tilgungsplan.
- Bei einer Sammelfinanzierung wird die volle Rate gegen das Gesamtdarlehen gebucht. Die Verteilung auf die einzelnen Objekte passiert danach automatisch.
Kauf- und Kaufnebenkosten
Kaufpreis, Grunderwerbsteuer, Notar, Makler und Grundbuch sind Anschaffungskosten des Objekts und keine laufende Ausgabe. Wählst Du diese Steuerkategorie, legt ViVi deshalb bewusst keine Kostenposition an. Den Betrag trägst Du stattdessen am Objekt ein, damit er über die Abschreibung läuft: oben rechts im Objekt auf Bearbeiten, dann im Schritt Kosten bei Kaufpreis und Kaufnebenkosten. Eine Regel bietet ViVi bei dieser Kategorie nicht an.
Regel für künftige Buchungen
Im dritten Schritt kannst Du die Checkbox Nach dem Speichern Regel anlegen setzen. Künftige Buchungen desselben Absenders ordnet ViVi dann ohne Rückfrage zu. Mehr dazu in Zuordnungsregeln.
Bei einer Miet-Zuordnung bietet ViVi die Regel nur an, wenn der Betrag exakt zum offenen Soll passt. Eine Regel, die aus einer Teilzahlung oder einer Abweichung entsteht, würde alle künftigen Mieten falsch verbuchen.
Zuordnung aufheben
Hast Du falsch gebucht, fährst Du in der Liste über die Zeile und klickst auf Zuordnung aufheben. Die Transaktion steht danach wieder als offen da. Hing eine Mietzahlung daran, geht auch deren Status zurück und der Monat gilt wieder als offen.