Gehören zu Deinem Hauptaccount weitere Firmenstrukturen, kennt ViVi sie im Chat. Du musst nicht mehr zuerst in die passende Struktur wechseln, bevor Du dort etwas anlegst oder einen Beleg verbuchst. Du schreibst, worum es geht, ViVi arbeitet im richtigen Rechtsträger.
Wann ViVi Deine Strukturen kennt
Die Struktursicht schaltet sich unter zwei Bedingungen frei.
- Du hast mindestens eine Firmenstruktur angelegt oder bist Mitglied in einem fremden Team-Account.
- Du bist in Deinem eigenen Account und nicht per Seitenleiste in eine Struktur oder in einen fremden Account gewechselt.
Welche Accounts ViVi dann erreicht, hängt vom Kanal ab.
| Kanal | Erreichbare Accounts |
|---|---|
| Chat in der Web-App | Dein eigener Account und Deine Firmenstrukturen. |
| WhatsApp und ChatGPT oder Claude | Zusätzlich Team-Accounts, in denen Du eine aktive Mitgliedschaft hast und für die der Inhaber diesen Kanal freigegeben hat. |
Der Unterschied hat einen Grund. WhatsApp und die MCP-Verbindung laufen ohne Sitzung in der Web-App, es gibt dort also keinen Wechsel über die Seitenleiste. Im Web-Chat gibt es ihn, deshalb bleibt Team-Zugriff dort bewusst beim Wechsel.
Hast Du nur einen Account, ändert sich für Dich nichts. ViVi verhält sich dann genau wie bisher und fragt auch nichts zum Rechtsträger.
So läuft eine Aufgabe ab
Wie ViVi den richtigen Rechtsträger findet
| Situation | Was ViVi macht |
|---|---|
| Du nennst den Account („Leg das Objekt in der Müller GmbH an") | Sie arbeitet dort. Der Wechsel läuft im Hintergrund und wird nicht kommentiert. |
| Der Rechnungsempfänger passt eindeutig zu einem Deiner Accounts | Sie bucht dort und nennt den Account in der Bestätigung. |
| Der Rechnungsempfänger passt zu keinem oder zu mehreren Accounts | Genau eine Rückfrage, zum Beispiel „Soll ich das im Hauptaccount oder in der Müller GmbH erfassen?" |
| Du hast nur einen Account | Keine Rückfrage, kein Hinweis. |
Geraten wird dabei nie. Ist das Signal schwach, fragt ViVi lieber einmal nach, statt eine Buchung im falschen Rechtsträger zu riskieren.
Der Ziel-Account steht in jeder Bestätigung
Vor jedem Anlegen und jeder Änderung zeigt ViVi Dir die Übersicht mit allen Werten. Ganz oben steht, wo gebucht wird.
Verbuchen in: Müller GmbH
Objekt: Musterstraße 12 · Kostenart: Instandhaltung · Betrag: 486,15 €
Damit siehst Du den Rechtsträger, bevor Du bestätigst. Das ist der teuerste Fehler in einem Portfolio mit mehreren Gesellschaften, deshalb steht die Zeile fest in jeder Bestätigung.
Der Rechtsträger gilt pro Vorgang, nicht für den ganzen Chat
ViVi merkt sich keinen Account. Es gibt keinen Wechsel, der stehen bleibt, bis Du ihn aufhebst. Bei jedem einzelnen Arbeitsschritt wird der Ziel-Account neu mitgegeben. Was dabei herauskam, liest Du in der Zeile Verbuchen in: … der jeweiligen Bestätigung.
Nennst Du keinen Account, arbeitet ViVi in Deinem eigenen. Auf WhatsApp und über ChatGPT oder Claude ist es der Account, in dem Du auch nach dem Login in der Web-App landest, also Dein Standard-Team-Account, falls Du einen eingestellt hast.
In der Praxis heißt das, Du nennst den Rechtsträger im selben Satz, sobald es nicht Dein eigener Account ist. Das gilt auch für Folgefragen. Dazu kommt, dass Objekt- und Einheitennummern nur innerhalb ihres Accounts gelten. Eine Liste aus der Müller GmbH passt nicht auf den Hauptaccount.
Belege aus dem Chat gelten über Accounts hinweg
Du kannst eine Datei im Hauptaccount hochladen und sie anschließend in einer Deiner Strukturen verbuchen lassen. Du musst den Beleg also nicht erst in der Struktur noch einmal hochladen.
ViVi per WhatsApp und per MCP in Strukturen
Deine WhatsApp-Nummer und die MCP-Verbindungen zu ChatGPT und Claude hängen an Deiner Person, nicht an einem Account. Du richtest sie deshalb dort ein, wo Du gerade arbeitest, auch aus einer Firmenstruktur oder einem Team-Account heraus.
Beide Kanäle haben dieselbe Struktursicht wie der Web-Chat und erreichen zusätzlich die freigegebenen Team-Accounts aus der Tabelle oben. In einem Team-Account gelten dabei Deine Team-Berechtigungen. Fehlt eine davon, sagt ViVi Dir das und weicht nicht auf einen anderen Account aus.
Grenzen
- ViVi arbeitet ausschließlich in Accounts, zu denen Du selbst Zugang hast. Daten anderer Nutzer sind und bleiben unerreichbar.
- Im Web-Chat bleibt es bei Deinen eigenen Accounts. Einen fremden Team-Account erreichst Du dort nur, indem Du über die Seitenleiste in ihn wechselst.
- Bist Du selbst in eine Struktur oder in einen fremden Team-Account gewechselt, arbeitet ViVi strikt nur in diesem einen Account. Die Struktursicht gibt es bewusst nur von Deinem eigenen Account aus.
- Firmenstrukturen haben keinen eigenen Login. WhatsApp und die MCP-Verbindung verbindest Du deshalb immer mit Deiner Person, nie mit einer Struktur.
- Nebenkostenabrechnungen für Mehrfamilienhäuser erstellst Du im Abrechnungs-Assistenten unter „Nebenkostenabrechnungen". ViVi verweist Dich im Chat dorthin.