Gehören zu Deinem Hauptaccount weitere Firmenstrukturen, kennt ViVi sie im Chat. Du musst nicht mehr zuerst in die passende Struktur wechseln, bevor Du dort etwas anlegst oder einen Beleg verbuchst. Du schreibst, worum es geht, ViVi arbeitet im richtigen Rechtsträger.
Wann ViVi Deine Strukturen kennt
Die Struktursicht schaltet sich nur unter drei Bedingungen frei.
- Du hast mindestens eine Firmenstruktur angelegt.
- Du bist in Deinem Hauptaccount und nicht per Seitenleiste in eine Struktur gewechselt.
- Es geht um Deine eigenen Accounts. Fremde Team-Accounts bleiben außen vor.
Hast Du nur einen Account, ändert sich für Dich nichts. ViVi verhält sich dann genau wie bisher und fragt auch nichts zum Rechtsträger.
So läuft eine Aufgabe ab
Wie ViVi den richtigen Rechtsträger findet
| Situation | Was ViVi macht |
|---|---|
| Du nennst den Account („Leg das Objekt in der Müller GmbH an") | Sie arbeitet dort. Der Wechsel läuft im Hintergrund und wird nicht kommentiert. |
| Der Rechnungsempfänger passt eindeutig zu einem Deiner Accounts | Sie bucht dort und nennt den Account in der Bestätigung. |
| Der Rechnungsempfänger passt zu keinem oder zu mehreren Accounts | Genau eine Rückfrage, zum Beispiel „Soll ich das im Hauptaccount oder in der Müller GmbH erfassen?" |
| Du hast nur einen Account | Keine Rückfrage, kein Hinweis. |
Geraten wird dabei nie. Ist das Signal schwach, fragt ViVi lieber einmal nach, statt eine Buchung im falschen Rechtsträger zu riskieren.
Der Ziel-Account steht in jeder Bestätigung
Vor jedem Anlegen und jeder Änderung zeigt ViVi Dir die Übersicht mit allen Werten. Ganz oben steht, wo gebucht wird.
Verbuchen in: Müller GmbH
Objekt: Musterstraße 12 · Kostenart: Instandhaltung · Betrag: 486,15 €
Damit siehst Du den Rechtsträger, bevor Du bestätigst. Das ist der teuerste Fehler in einem Portfolio mit mehreren Gesellschaften, deshalb steht die Zeile fest in jeder Bestätigung.
Belege aus dem Chat gelten über Accounts hinweg
Du kannst eine Datei im Hauptaccount hochladen und sie anschließend in einer Deiner Strukturen verbuchen lassen. Du musst den Beleg also nicht erst in der Struktur noch einmal hochladen.
ViVi per WhatsApp in Strukturen
Der ViVi-Chat per WhatsApp läuft immer über Deinen Hauptaccount. Er hat damit dieselbe Struktursicht wie der Web-Chat. Verbinden kannst Du Deine Nummer nur im Hauptaccount.
Grenzen
- ViVi wechselt ausschließlich zwischen Deinen eigenen Accounts. Daten anderer Nutzer sind und bleiben unerreichbar.
- Bist Du selbst in eine Struktur oder in einen fremden Team-Account gewechselt, arbeitet ViVi strikt nur in diesem einen Account. Die Struktursicht gibt es bewusst nur im Hauptaccount.
- WhatsApp und die Verbindung zu ChatGPT oder Claude richtest Du nur im Hauptaccount ein. In einer Struktur sind beide Karten in den Einstellungen ausgegraut und mit „Nur im Hauptaccount verfügbar" gekennzeichnet.
- Nebenkostenabrechnungen für Mehrfamilienhäuser erstellst Du im Abrechnungs-Assistenten unter „Nebenkostenabrechnungen". ViVi verweist Dich im Chat dorthin.