Nebenkostenabrechnung für die Eigentumswohnung

Wenn Du eine Eigentumswohnung vermietest und Deine Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellst, übernimmt ViVi die Heizkosten jetzt genau so, wie der Messdienst sie bereits aufgeteilt hat, inklusive Mieterwechsel im Abrechnungsjahr. Du lädst die Hausgeldabrechnung hoch, ViVi liest die Heizkostenabrechnung dahinter aus und Du prüfst nur noch die Zuordnung.

Für wen ist das gedacht?

Dieser Weg gilt für die vermietete Eigentumswohnung, also für den Abrechnungstyp Wohneinheit im Assistenten. Du rechnest dabei eine einzelne Wohnung in einem Mehrfamilienhaus ab und stützt Dich auf die Hausgeldabrechnung Deiner Hausverwaltung. Für Mehrfamilienhäuser, die Du komplett selbst abrechnest, bleibt es bei der Berechnung aus Deinen eigenen Rohdaten. Dort gibt es bewusst keinen Upload fertiger Fremdabrechnungen.

Warum ein eigener Weg für die Eigentumswohnung?

Messdienste wie Techem oder ista rechnen auf Gebäudeebene und leiten daraus Einheitspreise je Wohnung ab. Wer diese fertigen Beträge nachrechnen wollte, kam bisher mit den üblichen Verteilwegen auf andere Zahlen als die Hausverwaltung, besonders bei einem Mieterwechsel. Das führte zu Abrechnungen, die der Mieter mit seiner Heizkostenabrechnung in der Hand widerlegen konnte. Der Grundsatz ist jetzt einfach: Liegt eine fertige Aufteilung vor, wird sie übernommen und geprüft, nicht neu erfunden. Liegt keine vor, rechnet ViVi nach denselben Regeln wie die Messdienste.

Voraussetzungen

• Eine vermietete Eigentumswohnung, angelegt als eigenes Objekt mit Einheit und Mietverhältnis.
• Die Hausgeldabrechnung Deiner Hausverwaltung als PDF (maximal 24 MB), idealerweise inklusive der Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
• Im Assistenten als Abrechnungstyp Wohneinheit gewählt.

So läuft die Übernahme

PDF hochladen und analysieren

Im Schritt AI-Analyse der WEG-Abrechnung wählst Du KI-Analyse und lädst die Hausgeldabrechnung unter WEG-Abrechnung hochladen hoch. ViVi liest nicht mehr nur die Kostentabelle aus, sondern erkennt zusätzlich die Heizkostenabrechnung dahinter: die einzelnen Nutzungszeiträume, wer wann in der Wohnung war und welcher Betrag auf welchen Nutzer entfällt. Die Aufteilung wird rechnerisch gegen die Gesamtsumme geprüft. Geht sie sauber auf, ist sie direkt übernommen. Nur wenn etwas nicht stimmig ist, wirst Du zum Prüfen aufgefordert. Möchtest Du lieber alles von Hand eintragen, wählst Du an derselben Stelle Manuelle Eingabe.

Erkannte Kosten prüfen

Im Dialog Erkannte Kosten prüfen gehst Du die Zeilen durch. Der Anteil Deiner Einheit steht vorne als Anteil Einheit und ist direkt editierbar, die Gesamtsumme der WEG steht als Gesamt WEG daneben. Zeilen mit einem festen Betrag laut Abrechnung tragen die Kennzeichnung Festbetrag statt eines Verteilerschlüssels.

Erkannte Aufteilung prüfen und übernehmen

Im Schritt Kosten erscheint bei der Heizkostenzeile die erkannte Aufteilung. Du siehst pro Nutzungszeitraum den Betrag und die Zuordnung zum Mieter, dazu das Kennzeichen Extern abgerechnet mit dem Namen des Messdienstes.

• Zuordnung: ViVi ordnet jeden Zeitraum über die Datumsüberlappung automatisch dem passenden Mietverhältnis zu. Du kannst die Zuordnung jederzeit über das Auswahlfeld korrigieren.
• Zeiträume ohne Mieter: Stand die Wohnung leer oder gab es eine Lücke zwischen zwei Mietern, wählst Du Eigentümer / Leerstand. Diesen Anteil trägst Du selbst.
• CO2-Erstattung: Weist die Heizkostenabrechnung eine CO2-Erstattung aus, übernimmst Du sie über das Häkchen als Gutschrift.
• Übernehmen oder verwerfen: Über Aufteilung übernehmen wird die Zeile fest verteilt. Über Aufteilung verwerfen wird sie wieder ganz normal über einen Verteilerschlüssel aufgeteilt.

Eine Summenzeile prüft laufend, ob die zugeordneten Beträge plus der Eigentümer-Rest genau die Kostenzeile ergeben. Erst wenn alles aufgeht, ist die Aufteilung sauber übernommen.

Keine fertige Aufteilung? Die Eigenberechnung

Liegt Dir nur die Gebäudeabrechnung ohne fertige Nutzeraufteilung vor, öffnest Du an der Heizkostenzeile die Eigenberechnung über Selbst aufteilen. Du entscheidest zunächst, ob Du die Werte meiner Wohnung schon kennst oder ob nur Gebäude-Gesamtwerte vorhanden sind. Im zweiten Fall trägst Du je Baustein den Gebäudebetrag und den Gesamtnenner ein, und ViVi rechnet daraus den Anteil Deiner Wohnung.

Die Bausteine folgen der Heizkostenverordnung:

Für den Verbrauch bei einem Mieterwechsel wählst Du, ob Zählerstände vorliegen. Mit Ja, Verbräuche eintragen rechnet ViVi exakt aus Deinen Zwischenablesungen. Mit Nein, nach § 9b schätzen schätzt ViVi den Verbrauch nach § 9b HeizkostenV: Heizung nach Gradtagen, Wasser nach Kalendertagen. Werte, die im hochgeladenen Dokument stehen, sind bereits vorbefüllt. Am Ende übernimmst Du das Ergebnis über Aufteilung übernehmen, genau wie bei einer fertigen Aufteilung.

Gradtage statt Kalendertage

Fällt ein Mieterwechsel mitten ins Jahr, verteilt ViVi die Grundkosten der Heizung nach Gradtagen statt nach Kalendertagen. Gradtage bilden den tatsächlichen Heizbedarf der Monate ab: Ein Wintermonat zählt deutlich stärker als ein Sommermonat, so wie es auch die Messdienste rechnen. Ein Wechsel im Oktober führt damit nicht mehr dazu, dass der Sommermieter zu viel und der Wintermieter zu wenig trägt. Warmwasser-Grundkosten bleiben nach Kalendertagen verteilt.

CO2-Kosten für die Eigentumswohnung

Der CO2-Schritt steht jetzt auch für die Eigentumswohnung zur Verfügung. Die Angaben findest Du auf der CO2-Seite Deiner Heizkostenabrechnung. Du erfasst den Vermieteranteil auf zwei Wegen:

• CO2-Ausstoß je m²: Du trägst den Wert in kg CO2 pro Quadratmeter und Jahr ein, ViVi stuft ihn nach dem gesetzlichen Zehn-Stufen-Modell ein.
• Vermieteranteil in %: Du trägst den Prozentsatz direkt ein, wenn Deine Abrechnung ihn ausweist.

Die CO2-Kosten gibst Du als Betrag Deiner Wohnung oder als Betrag des Gebäudes ein. Beim Gebäudebetrag rechnet ViVi Deinen Heizkostenanteil an. Der Vermieteranteil landet als eigene Gutschriftzeile in der Abrechnung und wird den Mietern anteilig ihrer Heizkosten erstattet. Die Beträge erscheinen automatisch in der Abrechnung und im Mieterbrief.

Grenzen und was Du beachten solltest

• Upload und automatische Übernahme gelten für die Eigentumswohnung (Abrechnungstyp Wohneinheit). Für Mehrfamilienhäuser rechnet ViVi aus den eigenen Rohdaten.
• Das hochgeladene PDF darf maximal 24 MB groß sein. Sehr umfangreiche Abrechnungen brauchen entsprechend länger in der Analyse.
• Die Analyse ist eine Hilfe, keine Freigabe. Sobald die Rechenprobe nicht aufgeht, wirst Du zum Prüfen aufgefordert, und jede Zeile bleibt manuell korrigierbar.
• Fällt die Analyse aus, trägst Du die Kosten wie gewohnt manuell ein. Der Assistent funktioniert vollständig ohne Upload.
• ViVi ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ergebnisqualität hängt an den erfassten Daten.

„Festbetrag lt. Abrechnung"

Steht für eine Kostenzeile ein fester Betrag laut Abrechnung fest, wird sie überall gleich benannt: als Festbetrag lt. Abrechnung in der Abrechnung, im PDF, im Word-Export und im Mieterschreiben. So ist auf einen Blick klar, dass der Betrag nicht nach Verbrauch verteilt, sondern aus der Abrechnung übernommen wurde.

Häufige Fragen

Für welche Abrechnungen gilt die Übernahme der Heizkosten?

Für die vermietete Eigentumswohnung, wenn Du die Nebenkostenabrechnung aus Deiner Hausgeldabrechnung erstellst (Abrechnungstyp Wohneinheit). Für Mehrfamilienhäuser rechnet ViVi weiterhin aus den eigenen Rohdaten, dort gibt es bewusst keinen Upload fertiger Fremdabrechnungen.

Was passiert, wenn keine fertige Heizkostenaufteilung in der Abrechnung steht?

Dann teilst Du die Heizkosten selbst auf. Du trägst je Baustein den Gebäudebetrag und den Gesamtnenner ein, ViVi rechnet den Anteil Deiner Wohnung und verteilt ihn auf die Nutzungszeiträume. Für den Verbrauch bei Mieterwechsel trägst Du Zwischenablesungen ein oder lässt nach § 9b HeizkostenV schätzen.

Warum verteilt ViVi die Grundkosten nach Gradtagen?

Weil ein Mieterwechsel mitten im Jahr sonst unfair ausfällt. Nach Gradtagen zählt ein Wintermonat stärker als ein Sommermonat, so wie es die Messdienste rechnen. Ein Wechsel im Oktober führt damit nicht mehr dazu, dass der Sommermieter zu viel und der Wintermieter zu wenig trägt.

Wie groß darf das hochgeladene PDF sein?

Die Hausgeldabrechnung darf als PDF maximal 24 MB groß sein. Fällt die Analyse aus, trägst Du die Kosten wie gewohnt manuell ein, der Assistent funktioniert vollständig ohne Upload.