ViVi erstellt die komplette Nebenkostenabrechnung für Dich im Chat – von der Kostenerfassung über die Vorschau bis zum fertigen Mieterbrief inklusive Versand.
Aktueller Stand: Im Chat erstellt ViVi Abrechnungen für Objekte mit einer Einheit (z. B. vermietete Eigentumswohnungen in einer WEG). Mehrfamilienhäuser rechnest Du im Abrechnungs-Assistenten unter „Nebenkostenabrechnungen" ab. Fragst Du ViVi im Chat danach, verweist sie Dich direkt dorthin.
So läuft es ab
- Starten – sag ViVi z. B. „Erstelle die Nebenkostenabrechnung 2025 für die Musterstraße 12" oder lade direkt die Hausgeld-/WEG-Abrechnung Deiner Hausverwaltung als PDF hoch.
- Kosten erfassen – ViVi liest die Kostenpositionen aus dem PDF aus oder fragt sie bei Dir ab und zeigt Dir eine Übersicht mit Kostenart, Gesamtbetrag und Umlageschlüssel.
- Vorschau prüfen – ViVi berechnet die Abrechnung und zeigt Dir das Ergebnis: Gesamtkosten, geleistete Vorauszahlungen und Nachzahlung bzw. Guthaben des Mieters.
- Bestätigen – erst nach Deinem Okay wird die Abrechnung endgültig erstellt.
- Mieterbrief generieren – ViVi erstellt den fertigen Abrechnungsbrief als PDF.
- Versenden – auf Wunsch verschickt ViVi den Brief direkt per E-Mail oder per Post.
Umlageschlüssel
ViVi schlägt für jede Kostenart den passenden Umlageschlüssel vor:
| Schlüssel | Typische Kostenarten |
|---|---|
| Verbrauch | Heizung, Gas, Wasser (über Zählerstände). |
| Wohnfläche | Versicherung, Grundsteuer. |
| Einheiten | Kabel, Antenne. |
| Eigener Schlüssel | z. B. Miteigentumsanteile (MEA). |
Liegen Verbrauchskosten zugrunde, fragt ViVi die nötigen Zählerstände ab oder nutzt die bereits erfassten.
Objekte mit Umsatzsteuer
Hat ein Objekt die Umsatzsteuer aktiv und rechnest Du an Gewerbemieter netto ab, nimm den Assistenten. Der Chat rechnet in diesem Fall weiter brutto. Wie die Abrechnung mit Umsatzsteuer im Assistenten läuft, steht in Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer.
Versand per E-Mail einrichten
Damit ViVi Abrechnungen per E-Mail in Deinem Namen verschicken kann, richtest Du einmalig Deine Absender-E-Mail ein. ViVi führt Dich im Chat durch die Einrichtung. Du bestätigst dafür nur einen Link, der an Deine Adresse geschickt wird. Alternativ richtest Du den Versand selbst in den Einstellungen unter E-Mail ein, dort kannst Du auch Dein eigenes Postfach verbinden.
Der Postversand kostet Credits aus Deinem Guthaben, 1 Credit je angefangene 3 Seiten inklusive Druck und Porto. Aufladen kannst Du es in den Einstellungen unter Credits.