Nicht jede Forderung ist eine Miete. Die Kaution des neuen Mieters, die Mahngebühr aus dem letzten Schreiben, die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung und das Guthaben, das ein Mieter noch gut hat: All das steht im Tab Offene Posten und bleibt dort sichtbar, bis die passende Zahlung da ist. Du erreichst ihn über Finanzen > Zahlungen.
Was im Tab landet
Die meisten Posten entstehen von selbst. Du legst sie nicht an, sie erscheinen, wenn der auslösende Vorgang passiert.
| Posten | Entsteht | Richtung |
|---|---|---|
| Kautions-Sollstellung | Beim Anlegen eines Mietverhältnisses mit Kaution. Erhaltene Kautionen verschwinden wieder aus der Liste. | Du erwartest Geld |
| Mahngebühr | Beim Versand eines Mahnbriefs, nicht schon beim Erstellen. Der Posten trägt den Hinweis „Mahnbrief vom …" mit Link auf das PDF. | Du erwartest Geld |
| Nebenkosten-Nachzahlung | Sobald eine Nebenkostenabrechnung abgeschlossen oder der Brief an den Mieter versendet ist. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, entsteht stattdessen eine Verbindlichkeit. | beides möglich |
| Mietguthaben | Wenn ein Mieter mehr überweist, als die zugeordneten Monate ausmachen. Der Rest bleibt als Guthaben stehen. | Du zahlst Geld aus |
| Kautionsrückzahlung | Beim Beenden eines Mietverhältnisses, wenn Du die Kaution ganz oder teilweise zurückzahlst. | Du zahlst Geld aus |
| Wartender Beleg | Wenn Du einen Beleg ohne passende Bankbuchung in die offenen Posten verschiebst. | meist Du zahlst Geld aus |
Laufende Mieten gehören nicht hierher. Die stehen weiter im Mieten-Tracker.
Wie die Liste aufgebaut ist
Ganz oben stehen die Posten, zu denen ViVi bereits eine passende Bankbuchung gefunden hat, unter der Überschrift Passende Banktransaktionen gefunden. Darunter folgen die übrigen unter Offene Posten und ganz unten die Offenen Kautionen.
Über der Liste filterst Du nach Forderungen, Verbindlichkeiten und Kautionen, grenzt auf einzelne Objekte ein und sortierst nach Fälligkeit, höchstem Betrag oder Name. Die Suche greift über Posten, Mieter und Objekt.
Jede Zeile zeigt links, worum es geht, in der Mitte den offenen Restbetrag und bei einer Teilzahlung darunter, wie viel von wie viel schon verrechnet ist. Rechts liegt die Zone für die passende Zahlung.
Zahlung zuordnen
Findet ViVi eine passende Bankbuchung, steht sie mit Betrag, Datum und Absender direkt an der Zeile. Fährst Du darüber, erscheinen zwei Schaltflächen: Zahlung zuordnen übernimmt sie, Vorschlag ablehnen verwirft sie dauerhaft. Vorgeschlagen wird immer, gebucht nie von selbst.
Kam das Geld anders herein, etwa bar, hakst Du den Posten über Als erledigt abhaken ab. ViVi fragt nach Betrag und Zahlungsdatum. Ein niedrigerer Betrag gilt als Teilzahlung, der Rest bleibt offen. Beim Abhaken legt ViVi automatisch eine manuelle Zahlung an und verrechnet sie samt der hinterlegten steuerlichen Behandlung. Die Buchung findest Du danach im Tab Transaktionen.
Posten erlassen
Manchmal willst Du auf den Rest verzichten, etwa auf eine Mahngebühr nach einem klärenden Telefonat. Dafür gibt es Posten erlassen, das Symbol mit dem durchgestrichenen Kreis am rechten Rand der Zeile.
Der Dialog nennt Dir den offenen Restbetrag und den Posten. Bestätigst Du, verschwindet der Posten aus dem Saldo und aus allen Folgebriefen. Bereits verrechnete Zahlungen bleiben dokumentiert.
Erlassen und löschen sind zwei verschiedene Dinge. Ein Posten, auf den noch keine Zahlung gebucht ist, lässt sich löschen. Sobald Zahlungen daran hängen, bietet ViVi nur noch erlassen an, damit die Historie nicht verloren geht.
Mietguthaben mit einer offenen Miete verrechnen
Zahlt ein Mieter im Voraus und deckt die Summe nicht genau ganze Monate ab, bleibt ein Rest übrig. ViVi legt daraus einen Posten Mietguthaben aus Zahlung vom … an. Das Geld ist längst auf Deinem Konto, es ist nur noch keinem Monat zugeordnet.
Gibt es offene Monate desselben Mietverhältnisses, steht an der Zeile der Knopf Mit offener Miete verrechnen mit der Anzahl der offenen Monate. Ein Klick öffnet die Auswahl Guthaben verrechnen, in der jeder offene Monat mit seinem Restbetrag steht. Du wählst den Monat, ViVi rechnet das Guthaben darauf an.
Es fließt dabei kein Geld. Der Betrag ist beim ursprünglichen Zahlungseingang bereits zugeflossen und wird nur angerechnet. Genau deshalb steht hier eine Auswahl und kein Zahlungsvorschlag.
Beleg ohne Zahlung in die offenen Posten verschieben
Du hast eine Rechnung, aber auf dem Konto ist noch nichts abgebucht. Beim Verbuchen im Tab Belege meldet ViVi dann, dass keine passende Bank-Transaktion gefunden wurde. Als Ausweg bietet er In offene Posten verschieben an.
Der Beleg erscheint danach hier in der Liste, erkennbar am Dokument-Symbol statt des Richtungspfeils, mit dem Belegdatum, dem Objekt und der Steuerkategorie. Solange keine passende Buchung da ist, steht darunter Wartet auf die passende Bank-Transaktion. Taucht eine auf, wird daraus Passende Bank-Transaktion gefunden und Du ordnest sie wie jeden anderen Vorschlag zu.
An einer solchen Belegzeile hast Du drei Aktionen: Beleg anzeigen, Als bezahlt verbuchen, was eine manuelle Zahlung anlegt, sowie Zurück in die Beleganalyse, womit der Beleg wieder in der Prüfliste landet.
Eigenen Posten anlegen
Für alles, was ViVi nicht selbst kennt, legst Du über Offenen Posten anlegen einen eigenen an. Der Dialog fragt der Reihe nach:
- Richtung: „Ich erwarte Geld" für eine Forderung, „Ich zahle Geld aus" für eine Verbindlichkeit.
- Wofür, Betrag und optional ein Fälligkeitsdatum.
- Objekt und, bei einem Nebenkosten-Posten, den Mieter.
- Steuerkategorie: Sie entscheidet, wie die spätere Zahlung in die Anlage V einfließt.
Die steuerliche Behandlung hängt am Posten, nicht an der Buchung. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, wendet ViVi sie automatisch an. Abschreibungs-Kategorien gibt es bei offenen Posten bewusst nicht, dafür braucht es eine echte Kostenposition am Objekt.
Grenzen
- Laufende Mieten laufen nicht über offene Posten, sondern über den Mieten-Tracker.
- Vorschläge werden nie automatisch gebucht. Du bestätigst jeden einzeln.
- Ein abgelehnter Vorschlag kommt für dieselbe Buchung nicht wieder.
- Eine offene Mahngebühr allein löst keine neue Mahnung aus. Ist die Miete bezahlt, stoppt die Eskalation und die Gebühr bleibt als Posten sichtbar.
- Hebst Du eine Zuordnung wieder auf, wird der Betrag herausgerechnet und der Posten bleibt bestehen.