Nicht jede Forderung ist eine Miete. Die Kaution des neuen Mieters, die Mahngebühr aus dem letzten Schreiben, die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung und die Rechnung, die noch auf ihre Abbuchung wartet: All das steht im Tab Offene Posten und bleibt dort sichtbar, bis die passende Zahlung da ist. Du erreichst ihn über Finanzen > Zahlungen.
Was im Tab landet
Die meisten Posten entstehen von selbst. Du legst sie nicht an, sie erscheinen, wenn der auslösende Vorgang passiert.
| Posten | Entsteht | Richtung |
|---|---|---|
| Kautions-Sollstellung | Beim Anlegen eines Mietverhältnisses mit Kaution. Erhaltene Kautionen verschwinden wieder aus der Liste. | Du erwartest Geld |
| Mahngebühr | Beim Versand eines Mahnbriefs, nicht schon beim Erstellen. Der Posten trägt den Hinweis „Mahnbrief vom …" mit Link auf das PDF. | Du erwartest Geld |
| Nebenkosten-Nachzahlung | Sobald eine Nebenkostenabrechnung abgeschlossen oder der Brief an den Mieter versendet ist. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, entsteht stattdessen eine Verbindlichkeit. | beides möglich |
| Kautionsrückzahlung | Beim Beenden eines Mietverhältnisses, wenn Du die Kaution ganz oder teilweise zurückzahlst. | Du zahlst Geld aus |
| Rückforderung | Wenn Du einem Mieter mehr auszahlst als vereinbart, etwa 412,50 € auf eine Erstattung von 350 €. Der Mehrbetrag steht als Rückforderung zu … gegen ihn. | Du erwartest Geld |
| Wartender Beleg | Wenn Du einen Beleg ohne passende Bankbuchung in die offenen Posten verschiebst. | meist Du zahlst Geld aus |
Laufende Mieten gehören nicht hierher. Die stehen weiter im Mieten-Tracker. Auch das Guthaben eines Mieters ist kein offener Posten mehr, ViVi führt es seit Oktober 2026 direkt beim Mieter. Wie Du damit arbeitest, steht in Mieterguthaben.
Wie die Liste aufgebaut ist
Ganz oben stehen die Posten, zu denen ViVi bereits eine passende Bankbuchung gefunden hat, unter der Überschrift Passende Banktransaktionen gefunden. Darunter folgen die übrigen unter Offene Posten und ganz unten die Offenen Kautionen.
Über der Liste filterst Du nach Forderungen, Verbindlichkeiten und Kautionen, grenzt auf einzelne Objekte ein und sortierst nach Fälligkeit, höchstem Betrag oder Name. Die Suche greift über Posten, Mieter und Objekt.
Die Liste ist wie ein Kontoblatt aufgebaut, mit festen Spalten: Fällig, Vorgang, Status, Forderung und Verbindlichkeit. Ob Du Geld erwartest oder auszahlst, erkennst Du daran, in welcher Betragsspalte der Posten steht. Ein überfälliges Datum ist farbig markiert, wie viele Tage es drüber ist, zeigt der Tooltip. Unter dem Titel stehen Rate, Objekt, Gegenüber und Herkunft.
Rechts an jeder Zeile sitzt der Haken Als bezahlt abhaken. Alles Weitere liegt im Menü …: Beleg anzeigen, Bearbeiten, Erlassen oder Löschen und, wenn Du überweist, die Schritte rund um die Überweisung.
Zahlung zuordnen
Findet ViVi eine passende Bankbuchung, steht sie mit Betrag, Datum und Absender direkt an der Zeile. Fährst Du darüber, erscheinen zwei Schaltflächen: Zahlung zuordnen übernimmt sie, Vorschlag ablehnen verwirft sie dauerhaft. Vorgeschlagen wird immer, gebucht nie von selbst.
Kam die Zahlung anders herein oder hat ViVi sie nicht gefunden, klickst Du auf den Haken Als bezahlt abhaken. ViVi fragt dann Wie wurde gezahlt?:
- Über das Bankkonto: Du wählst eine oder mehrere Bank-Transaktionen aus Deinen offenen Umsätzen. Die Summe muss nicht genau passen. Weniger ist eine Teilzahlung, mehr ein Mehrbetrag (siehe unten).
- Ohne Bank-Transaktion: bar oder über ein nicht verbundenes Konto. ViVi fragt nach Betrag und Zahlungsdatum und legt eine manuelle Zahlung an. Die Buchung findest Du danach im Tab Transaktionen.
- Aus Guthaben des Mieters: nur bei Forderungen an einen Mieter, der Guthaben hat. Es fließt kein Geld, das Guthaben wird verrechnet.
- Als Guthaben hinterlegen: nur bei Erstattungen an einen Mieter. Der Posten ist erledigt, der Betrag steht als Guthaben beim Mieter und wird später verrechnet.
Offene Kautionen hakst Du genauso ab. Über das Bankkonto ordnest Du ihnen eine oder mehrere Zahlungen zu, auch als Teilzahlung. Zahlt der Mieter mehr Kaution als vereinbart, bleibt der Mehrbetrag an der Kaution stehen.
Teilzahlung, Skonto und Mehrbetrag
Ist die Zahlung kleiner als der offene Betrag, wählst Du zwischen Rest bleibt offen und Rest ist Skonto oder Abzug. Im zweiten Fall ist der Posten erledigt und steuerlich zählt nur, was tatsächlich gezahlt wurde. Fällt die Zahlung später weg, ist der Posten wieder offen. Bei Raten aus einem Abgabenbescheid gibt es kein Skonto.
Ist die Zahlung höher, hängt es am Posten:
- Zahlt ein Mieter mehr als seine Forderung, wird der Mehrbetrag Guthaben des Mieters.
- Zahlst Du einem Mieter mehr aus als seine Erstattung, wird der Mehrbetrag eine Forderung gegen den Mieter („Rückforderung zu …").
- Posten ohne Mieter und Raten aus einem Abgabenbescheid lassen sich nicht überzahlen. Ist die Zahlung höher, teilst Du sie auf.
Dieselben Regeln gelten, wenn Du die Zahlung im Verbuchen-Dialog einem Posten zuordnest.
Posten erlassen
Manchmal willst Du auf den Rest verzichten, etwa auf eine Mahngebühr nach einem klärenden Telefonat. Dafür wählst Du im Menü … der Zeile Erlassen.
Der Dialog Posten erlassen nennt Dir den offenen Restbetrag und den Posten. Bestätigst Du, wird der Posten nicht weiter gefordert und verschwindet aus Saldo und Mahnbriefen. Bereits verrechnete Zahlungen bleiben dokumentiert.
Erlassen und löschen sind zwei verschiedene Dinge. Ein Posten, auf den noch keine Zahlung gebucht ist, lässt sich löschen. Sobald Zahlungen oder Guthaben daran hängen, bietet ViVi nur noch erlassen an, damit die Historie nicht verloren geht. Ist für einen Posten schon eine Überweisung erstellt, setzt Du sie zuerst über Doch nicht überwiesen? Zurücksetzen zurück.
Beleg ohne Zahlung in die offenen Posten verschieben
Du hast eine Rechnung, aber auf dem Konto ist noch nichts abgebucht. Beim Verbuchen im Tab Belege meldet ViVi dann, dass keine passende Bank-Transaktion gefunden wurde. Als Ausweg bietet er In offene Posten verschieben an.
Der Beleg erscheint danach hier in der Liste, erkennbar am Dokument-Symbol statt des Richtungspfeils, mit dem Belegdatum, dem Objekt und der Steuerkategorie. Solange keine passende Buchung da ist, steht darunter Wartet auf die passende Bank-Transaktion. Taucht eine auf, wird daraus Passende Bank-Transaktion gefunden und Du ordnest sie wie jeden anderen Vorschlag zu.
Auch einen Beleg hakst Du über Als bezahlt abhaken ab, mit einer oder mehreren Bank-Transaktionen oder ohne Bank-Transaktion als manuelle Zahlung. Teilzahlungen gehen ebenfalls: Bleibt etwas übrig, wählst Du Rest bleibt offen oder Rest ist Skonto oder Abzug. Als Kosten zählt dann nur, was Du gezahlt hast, bei einer Teilzahlung im Jahr der Zahlung.
Im Menü … der Belegzeile findest Du Beleg anzeigen, Fälligkeit festlegen für Rechnungen ohne Zahlungsziel und Zurück in die Beleganalyse, womit der Beleg wieder in der Prüfliste landet.
Überweisen, im Team mit Freigabe
Offene Belege und Auszahlungen an Mieter musst Du nicht in Deinem Onlinebanking abtippen. Du markierst die Zeilen hier in der Liste, klickst auf Überweisen und bringst sie gesammelt per GiroCode oder SEPA-Datei in Deine Bank. Das Häkchen für alle sitzt am Listenkopf.
Arbeitest Du im Team, kann vor dem Überweisen eine Freigabe stehen. Wartet eine Zahlung auf eine Entscheidung, trägt die Zeile ein Badge und die Filterleiste bekommt das Segment Freigaben. Den ganzen Ablauf beschreibt Zahlungen überweisen und freigeben.
Eigenen Posten anlegen
Für alles, was ViVi nicht selbst kennt, legst Du über Offenen Posten anlegen einen eigenen an. Der Dialog fragt der Reihe nach:
- Richtung: „Ich erwarte Geld" für eine Forderung, „Ich zahle Geld aus" für eine Verbindlichkeit.
- Wofür, Betrag und optional ein Fälligkeitsdatum.
- Objekt und Mieter. Bei einer Weiterbelastung, einer Nebenkosten-Nachzahlung oder einer Nebenkosten-Erstattung ist der Mieter Pflicht.
- Die steuerliche Einordnung, genau wie beim Verbuchen einer Transaktion. Sie entscheidet, wie die spätere Zahlung in die Anlage V einfließt.
- Optional Belege, zum Beispiel die Handwerkerrechnung zu einer Weiterbelastung. Die Datei bleibt in Deinen Dokumenten und kann zugleich an der Ausgabe hängen.
Bei einer Forderung wählst Du die Art der Einnahme:
Bei einer Verbindlichkeit wählst Du eine Steuerkategorie, zum Beispiel Nebenkosten-Erstattung, Erhaltungsaufwand, Sonstige Werbungskosten oder Nicht absetzbar. Abschreibungs-Kategorien gibt es bei offenen Posten bewusst nicht, dafür braucht es eine echte Kostenposition am Objekt. Die steuerliche Behandlung hängt am Posten, nicht an der Buchung. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, wendet ViVi sie automatisch an.
Ratenzahlung vereinbaren
Zahlt ein Mieter eine Nachzahlung in Raten ab, klickst Du beim Anlegen oder Bearbeiten auf Ratenzahlung. Unter Monatlich gibst Du die Monatliche Rate und Erste Rate am ein, ViVi rechnet die Termine aus. Unter Eigene Termine legst Du jede Rate mit Datum und Betrag selbst fest. Die Summe der Raten muss den Betrag ergeben.
Die Fälligkeit des Postens springt danach immer auf die nächste offene Rate, Zahlungen füllen die Raten der Reihe nach. ViVi sucht dann nach einer Zahlung in Höhe der nächsten Rate statt des ganzen Rests. Im Mieterkonto zählen nur die Raten, die schon fällig sind.
Grenzen
- Laufende Mieten laufen nicht über offene Posten, sondern über den Mieten-Tracker.
- Vorschläge werden nie automatisch gebucht. Du bestätigst jeden einzeln.
- Ein abgelehnter Vorschlag kommt für dieselbe Buchung nicht wieder.
- Eine offene Mahngebühr allein löst keine neue Mahnung aus. Ist die Miete bezahlt, stoppt die Eskalation und die Gebühr bleibt als Posten sichtbar.
- Hebst Du eine Zuordnung wieder auf, wird der Betrag herausgerechnet und der Posten bleibt bestehen.
- Raten aus einem Abgabenbescheid löschst Du nicht hier, sondern im Bescheid unter Fälligkeiten. So bleibt die Zählung „Rate n von N" stimmig.
- Ist für einen Posten schon eine Überweisung erstellt, lässt er sich nicht löschen, bis Du sie zurückgesetzt hast. So geht das Geld nicht zweimal raus.