Einstellungen – Übersicht

Du willst die Bankverbindung in Deinen Briefen ändern, eine Mahngebühr anpassen oder ein Teammitglied einladen und suchst die passende Stelle in ViVi. Die meisten Einstellungen liegen in einem eigenen Bereich mit 17 Seiten in vier Gruppen. Einige hängen direkt an einem Objekt, einem Mieter oder einer Automation. Diese Seite führt alle auf, jeweils mit dem Weg dorthin und den Optionen, die Du dort findest.

So öffnest Du die Einstellungen

Klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen. Im Menü stehen Zu den Einstellungen, Hilfe Center und Abmelden. Nach dem Klick auf Zu den Einstellungen zeigt die Seitenleiste statt der normalen Navigation die Einstellungsseiten, als Erstes öffnet sich Dein Profil. Ganz oben in der Seitenleiste führt Zurück zur App wieder in die normale Navigation. Derselbe Eintrag ersetzt im Namensmenü dann Zu den Einstellungen.

Hilfe Center öffnet in einem neuen Tab die Anleitung zu dem Bereich, in dem Du gerade arbeitest. Aus den meisten Einstellungsseiten landest Du auf dieser Seite.

Wann eine Seite fehlt

Welche Seiten Du siehst, hängt davon ab, in welchem Account Du arbeitest und welche Rechte Du dort hast.

• Abo erscheint nur in Deinem eigenen Haupt-Account. In einer Firmenstruktur fehlt die Gruppe, ebenso wenn Du als Teammitglied im Account einer anderen Person arbeitest.
• Bankkonten steht nur da, wenn Du Banking ansehen darfst.
• Cloud-Anbindung braucht das Recht Einstellungen / Profil. Keine der Rollenvorlagen enthält es, in der Praxis richtet also der Account-Inhaber die Cloud ein.
• Team mit Benutzer und Firmen erscheint nur mit dem Recht Team verwalten.
• Beleganalyse ist in den älteren Tarifen Free und Basis mit einem Schloss gesperrt. Ein Klick zeigt dann die Möglichkeit zum Upgrade.

Arbeitest Du als Teammitglied in einem anderen Account, gelten Deine Änderungen für diesen Account. Welche Rolle was darf, steht in Rollen & Berechtigungen.

Wo stelle ich was ein?

Das Stichwortverzeichnis nennt für jedes Thema die Stelle in ViVi. Pfade, die mit Einstellungen beginnen, erreichst Du über Deinen Namen unten in der Seitenleiste. Alle anderen beginnen in der normalen Navigation.

Gruppe Allgemein

Profil

Deine persönlichen Daten und Dein Login. Ausführlich in Profil.

• Profil Informationen: Name, E-Mail (Deine Login-Adresse), Straße, Nr., PLZ, Stadt, Telefon (optional) und der Schalter Newsletter. Die Adresse ist zugleich die Absenderadresse Deiner Briefe. Eine geänderte E-Mail musst Du neu bestätigen.
• Passwort ändern: aktuelles Passwort, neues Passwort, Bestätigung. Meldest Du Dich mit Google an, steht hier stattdessen ein Link zu Deinen Google-Kontoeinstellungen.
• Account löschen: löscht alle Daten dauerhaft, mit Passwortabfrage. In einer Firmenstruktur fehlt die Karte, eine Struktur löscht nur ihr Eigentümer unter Team › Firmen.

Steuern

Die steuerlichen Angaben für den ganzen Account. ViVi nutzt sie für die Steueransichten und den Grenzsteuersatz.

• Struktur-Typ: Privater Investor, Vermögensverwaltende GmbH, GbR oder Sonstige (mit optionaler Bezeichnung, zum Beispiel KG).
• Privater Investor und GbR: zu versteuerndes Einkommen, Bundesland sowie die Schalter Verheiratet und Kirchensteuer.
• Vermögensverwaltende GmbH und Sonstige: ein fester Steuersatz (%), ViVi rechnet dann nicht progressiv.
• Vorsteuerabzug für allgemeine Kosten: Schalter für Kosten und Belege ohne Objektbezug. Er erscheint nicht beim Struktur-Typ Privater Investor und speichert sofort.
• Rechts zeigt die Steuerliche Übersicht Einkommen, Immobilienüberschüsse des laufenden Jahres und den aktuellen Grenzsteuersatz.

Die Umsatzsteuer stellst Du nicht hier ein, sondern je Objekt über Bearbeiten im Objekt. Der Wechsel auf den Struktur-Typ Privater Investor entfernt die hinterlegten Gesellschafter-Anteile.

Briefkopf

Wie Briefe aussehen, die Du in ViVi erstellst. Eine Live-Vorschau rechts zeigt jede Änderung. Ausführlich in Briefkopf.

• Briefkopf & Absender: Absender-Name im Brief, Steuernummer oder USt-IdNr, Absenderzeile über dem Adressaten, Briefkopf-Text rechts oben, Logo, Unterschrift und Zeile 1 der Fußzeile. Leere Felder füllt ViVi aus Deinem Profil.
• Bankverbindung pro Objekt: Zu jedem Bankkonto wählst Du die Objekte, deren Briefe es in Zeile 2 der Fußzeile tragen. Dieselbe Angabe nutzen die Mahnungen. Über Neues manuelles Bankkonto hinzufügen legst Du eine Bankverbindung ohne Bankanbindung an (Bezeichnung, Kontoinhaber, IBAN, BIC).

E-Mail

Über welche Adresse ViVi E-Mails an Deine Mieter verschickt. Du wählst einen von zwei Wegen. Ausführlich in Eigenes Postfach verbinden.

• Dein eigenes Postfach: E-Mails gehen über Deine Adresse raus, Antworten Deiner Mieter landen auch als Vorgang in ViVi. Anbieter: Microsoft 365 und Outlook.com (Anmeldung bei Microsoft), Gmail, GMX, web.de, iCloud, Yahoo, IONOS oder ein anderer Anbieter per IMAP und SMTP. Mehrere Postfächer sind möglich, eines davon ist der Absender.
• Nur eine Absenderadresse: ViVi verschickt in Deinem Namen, Antworten gehen an Dein Postfach. Die Adresse musst Du über einen Link in einer Bestätigungsmail freischalten. Dieser Weg ist gesperrt, solange ein Postfach verbunden ist.

Mahnungen

Gebühr und Text für die Stufen Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Ausführlich in Mahnvorlagen und Mahngebühren.

• Je Stufe eine Gebühr in Euro. Die Gebühren summieren sich über die Stufen.
• Individuelle Vorlage verwenden: eigener Betreff, Einleitung, Aufforderung und Schluss mit Platzhaltern. Eine eigene Vorlage muss den Platzhalter für die Zahlungsfrist enthalten. Standardvorlage laden stellt den ViVi-Text wieder her.
• Automatisch verschickt werden Mahnungen erst mit einer Automation Miete anmahnen, siehe Automationen.

Beleganalyse

Wie ViVi Belege benennt und auf welchen Wegen sie ankommen. Ausführlich in Belege aus dem Postfach.

• Belegbenennung: Datumsformat, Trennzeichen und Benennungsmuster mit Vorschau des Dateinamens.
• Deine individuelle E-Mail Adresse für Belege: eine persönliche Adresse auf @belege.vivi-immo.de zum Weiterleiten von Rechnungen. Den Teil vor dem @ kannst Du über Bearbeiten ändern, danach gilt nur noch die neue Adresse. Darunter stehen die zuletzt empfangenen E-Mails.
• Belege aus Deinem Postfach: Absender oder ganze Domains, deren Rechnungen ViVi aus Deinem verbundenen Postfach automatisch übernimmt. Ohne verbundenes Postfach führt ein Knopf zur Seite E-Mail.

Mieterportal

Die Voreinstellungen für alle Mieter. Am einzelnen Mieter kannst Du Bereiche und Tonalität abweichend festlegen. Ausführlich in Mieterportal.

• Branding: eigenes Logo und Akzentfarbe, gespeichert über Branding speichern. Das Portal-Logo ist unabhängig vom Briefkopf-Logo.
• Mieterportal-Bereiche: Dokumente, Zähler / Ablesungen, Vorgänge / Schäden, Schwarzes Brett, Geplante Mietänderungen und Kontaktdaten bearbeiten.
• KI-Automatisierung & Tonalität: KI-Ersteinschätzung neuer Vorgänge (kostet Credits), Anrede (Automatisch, Sie, Du) und Sprachstil (Seriös & sachlich, Freundlich & natürlich, Locker & nahbar).
• Dokumenten-Ordner: Ordner, in denen Mieter freigegebene Dokumente sehen. Sie gelten für alle Mieter.

Gruppe Abo

Abo & Rechnungen

Plan und Rechnungen. Ausführlich in Abonnement verwalten.

• Umschalter Monatlich und Jährlich, darunter die Plan-Karten mit ihrem Einheiten-Limit. Die Aktion steht auf der Karte, etwa Jetzt buchen, Upgrade auf …, Downgrade auf … oder Abonnement fortsetzen. Beim Wechsel kannst Du einen Gutscheincode eingeben.
• Zahlungsdetails verwalten führt ins Zahlungsportal. Dort änderst Du Zahlungsmethode und Rechnungsdaten und kündigst das Abo.
• Die Liste Rechnungen mit PDF und Beleg je Zahlung.

Credits

Das Guthaben für Postversand und Nachrichten an ViVi. Die Seite zeigt den Kontostand und rechnet ihn in Briefe (1 Credit je angefangene 3 Seiten, inklusive Druck und Porto) und Chat-Nachrichten (10 Nachrichten je Credit) um. Über Guthaben aufladen kaufst Du Pakete. Credits verfallen nicht. Kaufen kann nur der Inhaber im Haupt-Account.

Gruppe Integrationen

Bankkonten

Die Verbindung zu Deinen Konten. Ausführlich in Bankkonto verbinden.

• Erstes Bankkonto verknüpfen bzw. Weiteres Bankkonto verknüpfen öffnet das Fenster Bankkonto verbinden. Dort legst Du optional fest, ab welchem Datum ViVi Transaktionen abruft. Die Bank wählst Du danach beim Finanzdienstleister, zu dem ViVi Dich weiterleitet.
• Je Konto: Namen ändern, Ältere Transaktionen laden, Objekt für Umsätze zuweisen und Bankkonto trennen.
• Ein gelbes Erneuerung erforderlich oder rotes Neu verbinden erforderlich am Konto startet per Klick die Erneuerung bei Deiner Bank.

Das Verbinden, Erneuern und Trennen braucht im Team das Recht Bankverbindungen verwalten.

WhatsApp

Du trägst Deine Handynummer ein, lässt einen Code erzeugen und schickst ihn per WhatsApp an ViVi. Danach beantwortet ViVi Deine Fragen direkt im Chat. WhatsApp trennen löst die Verbindung. Die Nummer gehört immer zu Deiner Person. Ausführlich in ViVi per WhatsApp.

ChatGPT & Claude

Die Anleitung, um ViVi als Konnektor in ChatGPT oder Claude einzurichten, samt der Server-Adresse zum Kopieren. Darüber stehen Deine bestehenden Verbindungen, jede lässt sich mit Trennen beenden. Ausführlich in ViVi in ChatGPT und Claude.

API-Zugang

Für eigene Anbindungen an Deine Portfolio-Daten gibt es die ViVi-API. Den Zugang schalten wir auf Anfrage frei. API-Key anfragen öffnet eine vorbereitete E-Mail an uns, in der Du kurz beschreibst, wofür Du die API nutzen willst. Schlüssel selbst erzeugen oder widerrufen lassen sich auf der Seite nicht.

Smoobu

Verbindung zum Channel-Manager Smoobu mit API-Key und Secret. Danach ordnest Du die Smoobu-Unterkünfte Deinen Einheiten zu und legst über den Knopf Einstellungen die Umsatzsteuer für Übernachtungen und die Monatszuordnung fest. Ausführlich in Smoobu-Integration.

Cloud-Anbindung

Verbindet ViVi mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive, jeweils ein Anbieter zur Zeit. Danach ordnest Du einen Ordner für allgemeine Dokumente und je Objekt einen Cloud-Ordner zu. Ausführlich in Cloud-Anbindung.

Gruppe Team

Benutzer

Wer in Deinem Account mitarbeitet. Die Verwaltung funktioniert ab Tablet-Breite. Ausführlich in Team.

• Einladen mit E-Mail-Adresse und Vorlage (Admin, Mitarbeiter, Buchhalter, Betrachter oder Benutzerdefiniert). Eine Einladung gilt 7 Tage und lässt sich erneut senden oder zurückziehen.
• Je Mitglied Berechtigungen bearbeiten und Entfernen. Die Rechte legst Du je Bereich fest, dazu die Überweisungsrechte und die Funktionen Bankverbindungen verwalten, ViVi per WhatsApp und ViVi per MCP.
• In einer Firmenstruktur zusätzlich die Gesellschafter-Anteile.

Firmen

Deine Firmenstrukturen, also eigene Accounts für GmbH, GbR, WEG oder KG. Neue Firmenstruktur legt eine an, Wechseln öffnet sie und Struktur löschen entfernt sie samt allen Daten. Neue Strukturen legst Du aus Deinem Haupt-Account an. Ausführlich in Firmenstrukturen.

Einstellungen außerhalb des Einstellungsbereichs

Was nur ein Objekt, einen Mieter oder einen Ablauf betrifft, stellst Du direkt dort ein.

Am Objekt

Öffne in der Navigation Bestand und dann das Objekt.

• Bearbeiten oben rechts: Objektdaten mit dem Schalter Umsatzsteuer für gewerbliche Vermietung oder Ferienwohnungen, dazu im zweiten Schritt die Kaufkosten.
• Tab Steuern: Abschreibungszeiträume und AfA je Jahr.
• Tab Mieten: je Mietverhältnis Fälligkeitstag, Zahlungsturnus und Zahlungsweise. Diese Angaben steuern den Mieten-Tracker.
• Tab Verträge & Dienstleister: je Wartungsvertrag die Erinnerung zwei Wochen vor Ablauf der Kündigungsfrist im Brain.

Am Mieter

Unter Mieter öffnest Du einen Mieter. Die Karte Portal-Bereiche legt fest, was dieser Mieter im Portal sieht, die Karte Tonalität, wie ViVi ihm schreibt. Mit Standard verwenden gelten die Voreinstellungen aus Einstellungen › Mieterportal.

Automationen

Unter Automationen legst Du über Neue Automation wiederkehrende Abläufe an: Miete anmahnen mit Tagen je Mahnstufe und der Wahl zwischen Brief (als Entwurf, per E-Mail oder per Post) und Aufgabe im Brain, Zählerstände abfragen mit Turnus und Indexmiete anpassen mit Abstand und Vorlauf. Jede Automation lässt sich pausieren. Mehr in der Übersicht zu Automationen.

Brain

Das Zahnrad oben rechts im Brain öffnet die Einstellungskarte. Unter Grundeinstellungen zeigt sie, was für ein vollständiges Brain noch fehlt (Bankkonto, E-Mail-Versand, Brief-Guthaben, Briefkopf). Unter Kategorien schaltest Du Kartenarten ab, die Dich nicht interessieren, etwa Zinsbindungen oder Post-Rückläufer.

Weitere Stellen

• Zahlungen: Transaktionsregeln und Belegregeln rechts in der Tab-Leiste, jeweils ansehen, pausieren oder löschen.
• Steuern, Tab Umsatzsteuer: Soll- oder Ist-Besteuerung.
• Dashboard: mehrere Dashboards, Kacheln anpassen, eigene Kennzahlen und der Umschalter zwischen Deinem Anteil und 100 Prozent.
• ViVi: In der Seitenleiste des Chats führen die Kacheln WhatsApp sowie ChatGPT & Claude zu den passenden Einstellungsseiten.

Früher und heute

Früher lagen die meisten Einstellungen als Tabs auf einer gemeinsamen Profilseite. Alte Links auf die Profilseite leiten auf die neuen Seiten weiter. Wer die alten Namen kennt, findet hier den heutigen Ort.