Briefgenerator

Eine Mietanpassung ankündigen, an eine offene Miete erinnern, eine Sammelinfo ans ganze Haus schicken. Der Briefgenerator baut den Brief aus dem, was in ViVi schon steht: Objekt, Mieteinheit, Mieter und Beträge. Du prüfst ihn in der Vorschau und entscheidest, wie er zugestellt wird.

Wo der Briefgenerator liegt

Klicke in der Seitenleiste unter Verwaltung auf Mieter und wechsle oben auf den Tab Briefe. Dort liegen alle erstellten Briefe, oben rechts führt Brief erstellen ins Formular. Aus dem Profil eines Mieters kommst Du über Brief schreiben direkt dorthin, der Empfänger ist dann schon gesetzt. Kommst Du aus dem Mieten-Tracker, sind zusätzlich Objekt, Mietverhältnis und der Grund „Zahlungserinnerung / Mahnung“ vorbelegt.

Einzelbrief oder Serienbrief

Über dem Formular steht ein Umschalter mit zwei Feldern: Einzelbrief und Serienbrief.

• Einzelbrief geht an ein Mietverhältnis und kennt alle Gründe.
• Serienbrief geht an mehrere Mieter auf einmal. Du wählst die Empfänger über ein Suchfeld, nach Objekt gruppiert und mit Alle je Objekt. Der Grund steht hier fest auf Sonstiges. Du beschreibst Dein Anliegen einmal, jeder Brief wird dann für den jeweiligen Mieter einzeln formuliert. Der Knopf am Ende zählt mit, zum Beispiel 8 Briefe generieren.

Einen Brief erstellen

Es gibt keinen leeren Brief und keine freie Empfängereingabe. Der Brief entsteht immer aus einem Mietverhältnis, das in ViVi angelegt ist.

Mietanpassung

Du trägst aktuelle und neue Kaltmiete ein, auf Wunsch auch aktuelle und neue Nebenkostenvorauszahlung, dazu den Tag, ab dem die Anpassung wirksam wird. ViVi stellt dafür den Beginn des zweiten Monats nach dem Briefdatum vor. Liegt der Termin bei einer Erhöhung näher als zwei Monate, erscheint ein gelber Hinweis, dass der Brief bei einer Mieterhöhung in der Regel mindestens zwei Monate vorher beim Mieter sein muss. Welche Frist in Deinem Fall gilt, prüfst Du selbst.

Zahlungserinnerung / Mahnung

Hier fragt ViVi zuerst nach der Stufe. Zur Wahl stehen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Passt eine Stufe zum Stand des Falls, schlägt ViVi sie vor und schreibt die Begründung unter das Feld. Der Brief entsteht aus Deiner Vorlage für diese Stufe oder aus der Standardvorlage. Ist für die Stufe eine Mahngebühr hinterlegt, steht sie unten als wählbarer Posten.

Darunter listet ViVi die offenen Posten des Mietverhältnisses mit Fälligkeit, Soll und bereits Gezahltem. Du hakst ab, was in der Forderungsaufstellung stehen soll, darunter läuft der Gesamtsaldo mit. Eine Mahngebühr allein lässt sich nicht anmahnen, mindestens ein echter Posten muss dabei sein. Gibt es keine offenen Posten, sagt ViVi das und Du brauchst keinen Brief.

Pro Fall und Stufe gibt es einen Entwurf. Liegt noch ein unversendeter Entwurf, weist ViVi darauf hin und bietet Entwurf öffnen und Entwurf verwerfen an. Die Mahnstufe zählt erst mit dem Versand, nicht mit dem Erstellen.

Sonstiges

Für alles andere beschreibst Du im Feld Anliegen, worum es geht. Je mehr Du hineinschreibst, desto genauer trifft der Brief.

Vorschau, Bearbeiten und Download

Nach dem Erzeugen landest Du in der Vorschau. Über Bearbeiten änderst Du den Text noch von Hand. Der Knopf ist gesperrt, sobald der Brief versendet oder im Mieterportal freigegeben ist. Der Tooltip sagt Dir dann, welcher der beiden Gründe greift.

Über Herunterladen bekommst Du den Brief als PDF oder als DOCX, wenn Du ihn außerhalb von ViVi weiterbearbeiten willst. Bei einem Brief zur Nebenkostenabrechnung steht darüber zusätzlich PDF mit Belegen. Du wählst dann aus, welche Belege hinten angehängt werden.

Versand

Alle Versandwege stecken in einem Menü. Oben rechts in der Briefvorschau klickst Du auf Versenden, dann klappt die Liste mit den einzelnen Wegen auf.

Per E-Mail

Der Brief geht als PDF-Anhang an die E-Mail-Adresse des Mieters. Voraussetzung ist ein verbundenes Postfach oder eine bestätigte Absenderadresse. Beides richtest Du ein, indem Du unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen klickst, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf E-Mail. Wie das geht, steht in Eigenes E-Mail-Postfach verbinden.

Per Post

Der Brief wird über den Dienstleister Pingen gedruckt und verschickt. Dafür verbraucht ViVi Credits, die Du in den Einstellungen unter Credits auflädst. Den Versandstatus siehst Du am Brief.

Fürs Mieterportal freigeben

Im selben Menü steht Mieterportal freigeben. Der Brief liegt danach im Mieterportal des Mieters. Solange das Portal für diesen Mieter nicht aktiv ist, ist der Eintrag ausgegraut. Mit Portal-Freigabe zurücknehmen machst Du den Brief dort wieder unsichtbar. Hast Du den Brief außerhalb von ViVi zugestellt, setzt Du ihn über Als gesendet markieren auf gesendet.

Bei der 2. und 3. Mahnung nimmt ViVi das Mieterportal nicht als alleinigen Weg an. Das Portal liefert keinen Zugangsnachweis und gilt deshalb nur als Zusatz zu Post oder E-Mail. Die Kachel ist in der Freigabeansicht gesperrt.

Briefkopf und Unterschrift

Unter Einstellungen › Allgemein › Briefkopf hinterlegst Du Logo, Briefkopf-Text, Absender-Name und Fußzeile sowie Deine Unterschrift als Bild. Die Absenderadresse übernimmt ViVi aus Deinem Profil (Einstellungen › Allgemein › Profil). Beides setzt ViVi in jeden erzeugten Brief ein.

Briefe verwalten

Alle erstellten Briefe stehen im Tab Briefe. Du kannst sie durchsuchen und filtern, den Versandstatus prüfen und einen Brief erneut öffnen oder versenden.