Offene Rechnungen und Auszahlungen an Deine Mieter kannst Du in ViVi freigeben lassen und anschließend gesammelt bezahlen. Der ganze Ablauf sitzt im Tab Offene Posten unter Zahlungen, direkt an den Zeilen, die Du dort ohnehin abarbeitest.
Was Du überweisen kannst
Zwei Arten von Zeilen lassen sich in eine Überweisung schicken.
- Offene Belege: Eingangsrechnungen, die Du in der Beleganalyse mit In offene Posten verschieben abgelegt hast. Sie warten dort auf die passende Abbuchung.
- Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten, die Du selbst angelegt hast.
Die Zahlungsdaten sind vorbelegt. Bei einer Rechnung nimmt ViVi, was die Belegerkennung gelesen hat, sonst die Bankverbindung des Geschäftspartners oder die letzte Abbuchung an denselben Empfänger. Bei Mietern kommt die IBAN aus dem Mietverhältnis. Fehlt etwas, trägst Du es im Modal einmal nach.
So läuft eine Freigabe
Am Listenkopf sitzt Alle auswählen, damit Du nicht jede Zeile einzeln anhaken musst. Hat jemand anderes für eine Zahlung bereits angefragt, steht dort Freigabe bereits angefragt. Ändern kann die laufende Anfrage nur die Person, die sie gestellt hat.
Über dem Listenkopf blendet ViVi das Filtersegment Freigaben ein, sobald etwas wartet oder freigegeben ist. Dorthin führen auch die Links aus den Mails.
Wer freigeben und wer überweisen darf
Unter Einstellungen > Team wählst Du bei Überweisungen für jedes Mitglied eine von zwei Rollen.
| Rolle | Was damit geht | Typisch für |
|---|---|---|
| Freigaben anfragen und überweisen | Zahlungen zusammenstellen, Freigabe anfragen und Freigegebenes überweisen. | Mitarbeiter |
| Freigaben erteilen und überweisen | Zusätzlich freigeben und ablehnen. Eigene Zahlungen gehen ohne Freigabeschritt direkt in die Überweisung. | Eigentümer, Inhaber |
Ohne eine der beiden Rollen kann jemand keine Freigabe anfragen. Arbeitest Du allein, hast Du das Freigaberecht und siehst den Zwischenschritt gar nicht. Mehr zu den Rechte-Vorlagen steht unter Rollen & Berechtigungen.
Überweisen darf eine freigegebene Zahlung nur, wer sie angefragt oder wer sie freigegeben hat. Alle anderen sehen an der Zeile Überweisung durch …. Freigeben dürfen dagegen alle mit dem Recht, das deckt Urlaub und Vertretung ab.
GiroCode oder SEPA-Datei
Beim Überweisen wählst Du, wie das Geld in Deine Bank kommt.
| Zahlweg | So geht es | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| GiroCode | ViVi zeigt je Zahlung einen QR-Code. Du scannst ihn mit der Fotoüberweisung Deiner Banking-App und gehst zum nächsten. | Wenige Zahlungen oder ein Privatkonto ohne Datei-Upload. |
| SEPA-Datei | ViVi erstellt eine Datei für alle markierten Zahlungen. Du wählst das Konto und das Ausführungsdatum und lädst die Datei im Onlinebanking hoch. | Viele Zahlungen auf einmal. |
Nicht jedes Onlinebanking für Privatkonten nimmt SEPA-Dateien an. In dem Fall ist der GiroCode der Weg. Die Datei fordert ausdrücklich Einzelbuchung an. Jede Überweisung steht damit einzeln auf Deinem Kontoauszug. ViVi findet zu jeder Rechnung die passende Abbuchung.
ViVi löst keine Zahlung aus. Der Auftrag ist ein Arbeitsschritt vor der Bank: Er bucht nichts und zählt in keine Kennzahl. Bezahlt ist ein Posten erst, wenn die Abbuchung auf dem Konto ankommt und zugeordnet ist.
Status einer Zahlung
Fährst Du mit der Maus über das Badge, klappt der Verlauf auf: wer wann angefragt, freigegeben, abgelehnt oder widerrufen hat, wer die SEPA-Datei heruntergeladen und wer den GiroCode angezeigt hat. Jeder Schritt steht außerdem mit der echten Person im Aktivitätsprotokoll Deines Accounts.
Doch nicht überwiesen?
Solange nichts überwiesen ist, kannst Du eine erteilte Freigabe mit Freigabe widerrufen zurückziehen. Die Zahlung wartet dann wieder, die anfragende Person bekommt eine Mail.
Eine bereits erstellte Überweisung zeigt ViVi mit Datum an. Hast Du sie in der Bank doch nicht ausgeführt, nimmst Du Zurücksetzen. Hattest Du direkt überwiesen, ist die Zahlung danach wieder offen wie vorher. Hatte jemand sie ausdrücklich freigegeben, bleibt sie freigegeben und lässt sich erneut überweisen.
Was ViVi prüft, bevor Geld rausgeht
- Unbekannte IBAN: ViVi warnt mit Neue IBAN, wenn an diese Bankverbindung noch nie überwiesen wurde. Ist für den Empfänger eine andere IBAN bekannt, heißt die Warnung IBAN weicht ab. Prüf in dem Fall die Rechnung genau.
- Die Freigabe gilt für genau diese Daten. Ändert jemand ohne Freigaberecht Empfänger, IBAN oder Betrag, muss die Zahlung erneut freigegeben werden.
- Der Betrag bleibt am Beleg. Er kommt aus der Rechnung oder aus dem Restbetrag des Postens und ist im Modal nicht änderbar.
Häufige Fragen zur Freigabe
Brauche ich ein verbundenes Bankkonto?
Für den GiroCode nicht, den scannst Du einfach mit Deiner Banking-App. Für die SEPA-Datei wählst Du das Konto, von dem überwiesen werden soll. Dafür reichen die Konten, die in ViVi hinterlegt sind, verbunden oder von Hand erfasst.
Bucht ViVi die Zahlung selbst ab?
Nein. ViVi bereitet die Überweisung vor und gibt sie Dir als GiroCode oder als SEPA-Datei mit. Ausgeführt wird sie in Deiner Bank. Als bezahlt gilt der Posten, sobald die Abbuchung auf dem Konto ankommt und der Rechnung zugeordnet ist.
Was ist, wenn ich allein arbeite?
Dann hast Du das Freigaberecht und überweist Deine Zahlungen direkt. Der Freigabeschritt erscheint gar nicht erst.
Was passiert bei einer Ablehnung?
Die Zahlung bekommt das Badge Abgelehnt, der Grund steht daran. Du korrigierst die Daten und fragst mit Erneut anfragen noch einmal an.