Offene Rechnungen und Auszahlungen an Deine Mieter überweist Du direkt aus ViVi, gesammelt per GiroCode oder SEPA-Datei. Der Ablauf sitzt im Tab Offene Posten unter Zahlungen, an den Zeilen, die Du dort ohnehin abarbeitest. Arbeitest Du im Team, kannst Du vor das Überweisen eine Freigabe schalten.
Was Du überweisen kannst
Zwei Arten von Zeilen lassen sich überweisen.
- Offene Belege: Eingangsrechnungen, die Du in der Beleganalyse mit In offene Posten verschieben abgelegt hast. Sie warten dort auf die passende Abbuchung.
- Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten, die Du selbst angelegt hast.
Die Zahlungsdaten sind vorbelegt. Bei einer Rechnung nimmt ViVi, was die Belegerkennung gelesen hat: die IBAN des Empfängers, die Rechnungsnummer, die Fälligkeit und den Verwendungszweck. Steht davon nichts auf dem Beleg, greift ViVi auf die Bankverbindung des Geschäftspartners oder die letzte Abbuchung an denselben Empfänger zurück. Bei Mietern kommt die IBAN aus dem Mietverhältnis. Fehlt etwas, trägst Du es im Fenster einmal nach.
So überweist Du
Eine einzelne Zahlung überweist Du auch direkt über Überweisen an ihrer Zeile. Einen Zwischenschritt gibt es nicht. Arbeitest Du allein, ist das der ganze Ablauf.
GiroCode oder SEPA-Datei
Im Fenster Überweisen wählst Du, wie das Geld in Deine Bank kommt.
| Zahlweg | So geht es | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| GiroCode | ViVi zeigt je Zahlung einen QR-Code. Du scannst ihn mit der Fotoüberweisung Deiner Banking-App und gehst zum nächsten. | Wenige Zahlungen oder ein Privatkonto ohne Datei-Upload. |
| SEPA-Datei | ViVi erstellt eine Datei für alle markierten Zahlungen. Du wählst das Konto und das Ausführungsdatum und lädst die Datei im Onlinebanking hoch. | Viele Zahlungen auf einmal. |
Nicht jedes Onlinebanking für Privatkonten nimmt SEPA-Dateien an. In dem Fall ist der GiroCode der Weg. Die Datei fordert ausdrücklich Einzelbuchung an. Jede Überweisung steht damit einzeln auf Deinem Kontoauszug. ViVi findet zu jeder Rechnung die passende Abbuchung.
ViVi löst keine Zahlung aus. Die Überweisung ist ein Arbeitsschritt vor der Bank: Sie bucht nichts und zählt in keine Kennzahl. Bezahlt ist ein Posten erst, wenn die Abbuchung auf dem Konto ankommt und zugeordnet ist.
Im Team: Freigabe vor dem Überweisen
Arbeitest Du mit anderen in ViVi, kannst Du vor das Überweisen eine Freigabe schalten. Das ist ein Zusatz für Teams, in denen eine zweite Person auf jede Zahlung schauen soll. Klick dafür unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Team auf Benutzer. Beim Einladen oder später über Berechtigungen bearbeiten am Mitglied wählst Du im Abschnitt Überweisungen eine von zwei Rollen.
| Rolle | Was damit geht | Typisch für |
|---|---|---|
| Freigaben erteilen und überweisen | Direkt überweisen wie oben beschrieben, dazu Anfragen anderer freigeben oder ablehnen. | Eigentümer, Inhaber |
| Freigaben anfragen und überweisen | Zahlungen zusammenstellen und eine Freigabe anfragen. Überweisen erst nach der Freigabe. | Mitarbeiter |
Ohne eine der beiden Rollen kann ein Mitglied weder anfragen noch überweisen. Mehr zu den Rechte-Vorlagen steht unter Rollen & Berechtigungen.
Mit der Rolle Freigaben anfragen und überweisen sieht der Ablauf so aus:
Die anfragende Person bekommt nach der Entscheidung in beiden Fällen eine Mail. Freigeben dürfen alle mit dem Recht, das deckt Urlaub und Vertretung ab. Überweisen darf eine freigegebene Zahlung dagegen nur, wer sie angefragt oder wer sie freigegeben hat. Alle anderen sehen an der Zeile Überweisung durch ….
Hat jemand anderes für eine Zahlung bereits angefragt, steht dort Freigabe bereits angefragt. Ändern kann die laufende Anfrage nur die Person, die sie gestellt hat. Sobald etwas wartet oder freigegeben ist, blendet ViVi über der Liste das Filtersegment Freigaben ein. Dorthin führen auch die Links aus den Mails.
Status einer Zahlung
Mit Freigabe im Team kommen drei Zustände davor dazu.
Fährst Du mit der Maus über das Badge, klappt der Verlauf auf: wer wann angefragt, freigegeben, abgelehnt oder widerrufen hat, wer die SEPA-Datei heruntergeladen und wer den GiroCode angezeigt hat. Jeder Schritt steht außerdem mit der echten Person im Aktivitätsprotokoll Deines Accounts.
Doch nicht überwiesen?
Eine erstellte Überweisung zeigt ViVi mit Datum an. Hast Du sie in der Bank doch nicht ausgeführt, nimmst Du Zurücksetzen. Die Zahlung ist danach wieder offen wie vorher. Über die Symbole daneben lädst Du die SEPA-Datei erneut herunter oder zeigst den GiroCode noch einmal an.
Im Team gilt eine Besonderheit. Hatte jemand die Zahlung ausdrücklich freigegeben, bleibt sie nach dem Zurücksetzen freigegeben und lässt sich erneut überweisen. Solange nichts überwiesen ist, kann eine erteilte Freigabe mit Freigabe widerrufen zurückgezogen werden. Die anfragende Person bekommt dann eine Mail.
Was ViVi prüft, bevor Geld rausgeht
- Unbekannte IBAN: ViVi warnt mit Neue IBAN, wenn an diese Bankverbindung noch nie überwiesen wurde. Ist für den Empfänger eine andere IBAN bekannt, heißt die Warnung IBAN weicht ab. Prüf in dem Fall die Rechnung genau.
- Der Betrag bleibt am Beleg. Er kommt aus der Rechnung oder aus dem Restbetrag des Postens und ist im Fenster nicht änderbar.
- Im Team gilt eine Freigabe für genau diese Daten. Ändert jemand ohne Freigaberecht Empfänger oder IBAN, muss die Zahlung erneut freigegeben werden.
Häufige Fragen zum Überweisen
Muss ich Zahlungen freigeben lassen?
Nein. Arbeitest Du allein, markierst Du die Zahlungen und überweist sie direkt. Die Freigabe ist ein Zusatz für Teams, in denen eine zweite Person auf jede Zahlung schauen soll.
Brauche ich ein verbundenes Bankkonto?
Für den GiroCode nicht, den scannst Du einfach mit Deiner Banking-App. Für die SEPA-Datei wählst Du das Konto, von dem überwiesen werden soll. Dafür reichen die Konten, die in ViVi hinterlegt sind: verbundene Bankkonten und die manuellen Bankverbindungen aus den Einstellungen unter Briefkopf.
Bucht ViVi die Zahlung selbst ab?
Nein. ViVi bereitet die Überweisung vor und gibt sie Dir als GiroCode oder als SEPA-Datei mit. Ausgeführt wird sie in Deiner Bank. Als bezahlt gilt der Posten, sobald die Abbuchung auf dem Konto ankommt und der Rechnung zugeordnet ist.
Was passiert im Team bei einer Ablehnung?
Die Zahlung bekommt das Badge Abgelehnt, der Grund steht daran. Du korrigierst die Daten und fragst mit Erneut anfragen noch einmal an.