Hast Du ein gestaltetes Briefpapier mit Logo, Farben und Kopfzeile, nutzt ViVi es für Deine Briefe. Du lädst das Papier als PDF hoch, ViVi legt es ganzseitig hinter jeden Brief und prüft vorher, ob es mit Anschrift, Brieftext oder Fußzeile kollidiert.
Lege Logo, Briefkopf-Text, Absender-Name und Fußzeile für Deine generierten Briefe fest.
Fußzeile auf jeder Seite
Wo Du es findest
Klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf Briefkopf. Unter Vorlage wählst Du Eigenes Briefpapier. Darunter erscheinen zwei Felder für die PDFs. Die übrigen Einstellungen der Seite beschreibt Briefkopf und Unterschrift festlegen.
Seite 1 und Folgeseiten
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Briefpapier Seite 1 | Pflicht. Liegt ganzseitig hinter der ersten Seite jedes Briefs. |
| Briefpapier Folgeseiten (optional) | Für Seite 2 und alle weiteren. Der Brieftext beginnt dort automatisch 6 mm unter dem Kopf des Papiers. Lädst Du nichts hoch, bleiben die Folgeseiten weiß. |
Jedes Feld nimmt ein PDF bis 10 MB. ViVi verwendet davon die erste Seite. Ohne Papier für Seite 1 bleibt Speichern inaktiv. Fährst Du mit der Maus darüber, markiert ViVi das fehlende Feld.
Mit der Vorlage Eigenes Briefpapier entfallen Logo und Briefkopf-Text, beides bringt Dein Papier mit. Absender-Name, Absenderzeile, Unterschrift und Fußzeile pflegst Du weiter auf derselben Seite.
Was ViVi beim Hochladen prüft
ViVi verarbeitet das PDF sofort nach dem Hochladen und prüft, ob das Papier in einen der drei Bereiche druckt, die ViVi selbst füllt:
| Bereich | Lage auf der Seite |
|---|---|
| Anschriftenfeld | Nur Seite 1, 20 mm von links und 55 mm von oben, 88 × 47 mm groß. Passt zu Fensterumschlägen und zum Postversand. |
| Textbereich | Auf Seite 1 ab 102 mm von oben, auf Folgeseiten ab dem Kopf Deines Papiers. |
| Fußzeile | Die unteren 25 mm jeder Seite, ab 272 mm von oben. |
Druckt das Papier in einen dieser Bereiche?
Die Fußzeile mit der Bankverbindung setzt ViVi immer selbst. Die IBAN hängt am Objekt des jeweiligen Briefs. Sie lässt sich deshalb nicht fest ins Papier drucken. Hat Dein Papier unten schon eine eigene Fußzeile, blendest Du sie im Editor aus.
Briefpapier im Editor anpassen
Der Editor zeigt Dein Papier auf einer A4-Seite. Gestrichelt siehst Du die Bereiche von ViVi, betroffene Bereiche sind farbig markiert. Darüber nennt ein Hinweis den Bereich beim Namen, zum Beispiel „Dein Briefpapier druckt in die Fußzeile“.
Ausgeblendete Bereiche listet der Editor mit Größe und Lage auf. Über den Papierkorb blendest Du einen davon wieder ein, Zurücksetzen nimmt alle Änderungen zurück. Brichst Du den Editor ab, verwirft ViVi den neuen Upload und Dein bisheriges Papier bleibt.
Ein übernommenes Papier erscheint als Kachel. Über das Regler-Symbol öffnest Du den Editor erneut, das X entfernt das Papier sofort. Das Papier selbst speichert ViVi schon beim Übernehmen. Die Vorlage sicherst Du wie alle anderen Felder der Seite mit Speichern.
Die Vorschau
Rechts neben dem Formular zeigt ViVi unter So wird Dein Schreiben aussehen eine maßstabsgetreue Vorschau mit Deinem Papier im Hintergrund. Sie rechnet in Millimetern wie das PDF und weicht davon höchstens um etwa einen Millimeter ab. So siehst Du vor dem ersten Brief, wo Anschrift und Text landen.
Wo das Briefpapier nicht greift
- Word-Export: Exportierst Du einen Brief als Word-Datei, fehlt das Briefpapier. Die Vorlagen Klassisch und Logo rechts übernimmt der Export dagegen.
- Eigene Dokumente: Das PDF des Mieterkontos und die Unterlagen zu Handwerker-Aufträgen haben einen eigenen Kopf und nutzen das Briefpapier nicht.
- Nur die erste PDF-Seite: Ein PDF mit mehreren Seiten wird nicht aufgeteilt. Für die Folgeseiten lädst Du ein eigenes PDF hoch.