Du hast für ein Objekt zur Umsatzsteuer optiert und vermietest darin an einen Gewerbebetrieb. Dann schuldest Du diesem Mieter die Nebenkosten netto zuzüglich offen ausgewiesener Umsatzsteuer, während die Wohnmieter im selben Haus weiter brutto abrechnen. ViVi trennt beide Kreise innerhalb einer Abrechnung und erzeugt für den Gewerbemieter einen Brief, der die Angaben einer Rechnung trägt.
Trägst Du nur den Bruttobetrag und einen Satz ein, rechnet ViVi das Netto aus. Bei 0 % sind Netto und Brutto gleich, etwa bei der Grundsteuer.
Was vorher stimmen muss
ViVi rechnet ein Mietverhältnis nur dann netto ab, wenn zwei Dinge zusammenkommen. Die Umsatzsteuer ist am Objekt aktiv. Im Mietverhältnis des Gewerbemieters steht ein Umsatzsteuersatz auf die Betriebskosten. Fehlt eines von beidem, bleibt alles wie bisher.
Steuernummer oder USt-IdNr hinterlegen
Unter Einstellungen › Briefkopf gibt es das Feld Steuernummer oder USt-IdNr. Du trägst dort ein, was auch auf Deinen sonstigen Rechnungen steht, etwa 12/345/67890 oder DE123456789. Die Angabe ist einmalig und gilt für alle Objekte.
Ohne diese Angabe erzeugt ViVi für einen Mieter mit Umsatzsteuer keinen Abrechnungsbrief, sondern weist Dich an genau der Stelle darauf hin. Die Briefe der Wohnmieter entstehen trotzdem.
Kosten netto erfassen
Im Kosten-Dialog des Assistenten stehen bei einem Objekt mit Umsatzsteuer drei Felder nebeneinander: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag. Zur Auswahl stehen 0, 7 und 19 Prozent. Trägst Du nur den Bruttobetrag und einen Satz ein, rechnet ViVi das Netto aus.
Nicht jede Rechnung enthält Umsatzsteuer. Grundsteuer und Versicherung setzt Du auf 0 Prozent, dann sind Netto und Brutto gleich. Erkennt ViVi einen Beleg, kommen Nettobetrag und Satz gleich mit. Die Positionsliste zeigt anschließend die Spalten Nettobetrag, USt und Bruttobetrag.
Wie ViVi verteilt
Der Verteilerschlüssel bleibt unberührt. Fläche bleibt Fläche, Verbrauch bleibt Verbrauch. Erst danach entscheidet der Kreis des Mietverhältnisses, mit welchem Betrag gerechnet wird. Der Gewerbemieter bekommt seinen Anteil vom Nettobetrag, der Wohnmieter seinen Anteil vom Bruttobetrag. Die Differenz ist die Vorsteuer, die Du als Vermieter ziehst.
Ein Beispiel aus einem Mischhaus mit 400 Quadratmetern, davon ein Laden mit 100 Quadratmetern und eine Wohnung mit 300 Quadratmetern. Die Hausmeisterrechnung lautet auf 10.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent, also 11.900 Euro brutto.
| Empfänger | Anteil | Rechnungsgrundlage | Betrag |
|---|---|---|---|
| Laden (Gewerbe, 19 Prozent) | 25 Prozent | netto 10.000,00 Euro | 2.500,00 Euro netto |
| Wohnung | 75 Prozent | brutto 11.900,00 Euro | 8.925,00 Euro brutto |
| Vorsteuer (Vermieter) | 25 Prozent | enthaltene Umsatzsteuer | 475,00 Euro |
Die drei Beträge ergeben zusammen wieder die 11.900 Euro der Rechnung. In Schritt 3 des Assistenten steht die Vorsteuer deshalb in einer eigenen Spalte Vorsteuer (Vermieter), direkt hinter dem Leerstand. Ohne diese Spalte würde die Zeilensumme nicht aufgehen. Früher erschien der Betrag an dieser Stelle fälschlich als Leerstand. Das gilt auch für extern abgerechnete Positionen.
Netto oder brutto, woran Du es erkennst
Beträge eines Mietverhältnisses mit Umsatzsteuer tragen überall die Pille USt 19 %. Darunter steht der jeweils andere Wert. Im Assistenten ist der Hauptbetrag netto, die Zweitzeile nennt das Brutto. Auf der Detailseite, in der Brief-Vorschau und auf der Mieter-Einzelseite ist es umgekehrt, dort führt der Bruttobetrag und die Zweitzeile nennt das Netto.
Übersicht und Abschluss
Die Zusammenfassung in Schritt 4 führt die Vorsteuer als eigene Zeile Vorsteuer (kein Aufwand). Damit geht der Saldo der Abrechnung auf, ohne dass die Vorsteuer als Kosten erscheint. Leerstandsanteile bleiben brutto.
Beim Abschließen schlägt ViVi wie gewohnt neue Vorauszahlungen vor. Beim Gewerbemieter ist der Vorschlag als netto, zuzüglich USt gekennzeichnet. Wie dieser Dialog funktioniert, steht in Vorauszahlungen beim Abschluss anpassen.
Der Brief ist eine Rechnung
Für einen Mieter mit Umsatzsteuer ist die Abrechnung zugleich eine Rechnung nach § 14 UStG. ViVi setzt deshalb zusätzliche Angaben in den Brief.
- Eine Rechnungsnummer, die ViVi je Abrechnung und Mietverhältnis automatisch vergibt.
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr aus dem Briefkopf.
- Den Leistungszeitraum, also den Abrechnungszeitraum.
Die Kostenaufstellung weist die Spalte Ihr Anteil netto aus. Die Zusammenfassung nennt die Kosten netto, die Umsatzsteuer, den Bruttobetrag, die Vorauszahlungen brutto und den Saldo brutto mit dem Hinweis auf die darin enthaltene Umsatzsteuer. Der Brief an einen Wohnmieter sieht unverändert aus. Mehr zum Brief selbst steht in Mieterbrief generieren.
Wo die Funktion aufhört
Der Netto-Kreis lebt im Assistenten. Im Chat mit Vivienne, dem KI-Assistenten von ViVi, entsteht die Abrechnung weiterhin brutto, auch bei einem Objekt mit Umsatzsteuer. Starte sie dort also über den Assistenten.
Steht eine Wohnung leer, rechnet ViVi den Eigentümeranteil brutto und zieht daraus keine Vorsteuer heraus. Den Brief bekommst Du als PDF, ein XRechnungs-Format erzeugt ViVi nicht. Und die Frage, ob sich die Option zur Umsatzsteuer für Dein Objekt überhaupt lohnt, gehört zu Deinem Steuerberater. ViVi ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ändert sich für meine Wohnmieter etwas?
Nein. Ohne Umsatzsteuersatz auf die Betriebskosten am Mietverhältnis läuft alles wie im Jahr davor, brutto und mit demselben Brief.
Welcher Steuersatz gilt für den Mieter?
Der Satz, der am Mietverhältnis hinterlegt ist, in der Regel 19 Prozent. Er ist unabhängig vom Satz der einzelnen Rechnung. Eine Position mit 7 Prozent oder ganz ohne Umsatzsteuer ändert daran nichts, sie wirkt nur auf die Vorsteuer.
Was passiert ohne Steuernummer im Briefkopf?
ViVi erzeugt für den Mieter mit Umsatzsteuer keinen Brief und meldet den Grund an der Stelle, an der Du den Brief erzeugen willst. Sobald die Angabe in den Einstellungen steht, läuft die Erstellung normal durch.