Der DATEV-Export packt Deine Buchungen in ein Paket, das Dein Steuerberater in seine Software einlesen kann. Du findest ihn unter Verwaltung > Steuern im Tab DATEV Export.
Voraussetzungen
- Transaktionen unter Zahlungen, möglichst den Objekten zugeordnet. Die Zuordnung wird im Export zur Kostenstelle.
- Den Tab gibt es bei jeder Struktur, also auch bei der vermögensverwaltenden GmbH.
Der Ablauf
Vollständigkeitsprüfung
Vor der Vorschau prüft ViVi den Zeitraum und zeigt Hinweise darüber an. Der häufigste betrifft nicht zugeordnete Banktransaktionen. Sie kommen mit in den Export, allerdings ohne Kostenstelle, lassen sich also keinem Objekt zuordnen. Über den Hinweis springst Du direkt in die Transaktionsübersicht und ordnest sie zu.
Buchungsvorschau
Die Vorschau zeigt Zeile für Zeile, was exportiert wird: Datum, Betrag mit Vorzeichen, Beschreibung, Objekt, Beleg-Nummer und Status. Über der Liste steht, wie viele Buchungen enthalten sind. Zwei Filter helfen beim Prüfen: eine Mehrfachauswahl der Objekte mit der Sammelposition „Ohne Objekt" sowie ein Filter für Ausgaben, Einnahmen oder beides. Bei längeren Listen blätterst Du seitenweise.
Die Beleg-Nummer verbindet Buchung und Datei. BT- steht für eine Banktransaktion, SP- für eine Split-Buchung.
Was im Paket steckt
Der Export ist eine ZIP-Datei mit diesen Bestandteilen:
| Bestandteil | Inhalt |
|---|---|
| Buchungsstapel | Die Buchungen im DATEV-EXTF-Format (Format 700, Version 13). Import über DATEV Unternehmen online oder Rechnungswesen. |
| Kostenstellen | Alle Objekte als Kostenstellen, damit die Buchungen zuordenbar bleiben. |
| Anlageverzeichnis | Die abschreibungspflichtigen Anschaffungen. |
| Ordner „Belege" | Die Dateien, die an den Buchungen hängen. Jeder Dateiname beginnt mit der Beleg-Nummer. |
| Liesmich | Eine Textdatei mit Zeitraum, Kontenrahmen, Anzahl Buchungen und Belegen sowie den Hinweisen aus der Prüfung. |
ViVi kontiert vor, es bucht nicht. Verwendet werden vereinfachte Sammelkonten, die Umsatzsteuer leitet ViVi über den Buchungsschlüssel aus dem hinterlegten Satz ab. Die endgültige Kontenzuordnung nimmt Dein Steuerberater vor.
Export-Verlauf und Download
Unter der Vorschau liegt die Liste Deiner Exporte, jeweils mit Zeitraum, Kontenrahmen, Erstellungszeitpunkt sowie Anzahl der Buchungen, Anzahl der Belege und Dateigröße. Solange ein Export läuft, steht dort „Wird vorbereitet". Danach erscheint der Download-Knopf.
Ein fertiger Export steht 7 Tage zum Download bereit. Danach ist er als abgelaufen markiert. Erzeug in dem Fall einfach einen neuen für denselben Zeitraum.
Tipps für einen sauberen Export
- Ordne offene Transaktionen zu, bevor Du exportierst. Sonst fehlt die Kostenstelle.
- Prüf die Vorschau mit dem Objektfilter, bevor Du die Datei erzeugst.
- Brauchst Du nur die Belege ohne Buchungsstapel, nimm den Beleg-Export.