Zu jeder abgeschlossenen Betriebskostenabrechnung gehört ein Schreiben an den Mieter. ViVi erzeugt es je Mietverhältnis als PDF, mit der Kostenaufstellung, dem Ergebnis und Deinem Briefkopf.
Voraussetzung: Abrechnung abschließen
Briefe entstehen erst, wenn die Abrechnung festgeschrieben ist. Öffne die Abrechnung und klick oben auf Abrechnung abschließen. Der Dialog erklärt die Folgen. Die Abrechnung lässt sich danach nicht mehr bearbeiten, Korrekturen laufen über Korrigieren und erzeugen eine Kopie.
So entstehen die Briefe
Im selben Dialog schlägt ViVi je Mieter eine neue monatliche Vorauszahlung vor. Hakst Du eine Zeile an, trägt ihr Brief dazu einen eigenen Absatz auf Seite eins. Erklärt ist das in Vorauszahlungen beim Abschluss anpassen.
Direkt nach dem Abschluss legt ViVi für jedes Mietverhältnis den Brief mit seinem Ergebnis an. Du musst dafür nichts anstoßen. In der Übersichtstabelle steht je Zeile der Knopf Brief. Er öffnet die Vorschau und erzeugt den Brief bei Bedarf sofort, falls er noch fehlt. Ein Klick auf die Zeile selbst öffnet die Mieter-Details.
Was im Brief steht
- Zusammenfassung mit Gesamtkosten, geleisteten Vorauszahlungen und dem Ergebnis, also Nachzahlung oder Gutschrift.
- Detaillierte Kostenaufstellung mit Kostenart, Gesamtbetrag, Verteilerschlüssel und dem Anteil des Mieters. Die Schlüssel stehen im Brief verkürzt, damit die Spalte schmal bleibt, etwa „Fläche" statt „Nach Fläche" oder „Anzahl / Anteil" für die benutzerdefinierten Anteile.
- Hinweise zur Berechnung, zum Beispiel zur Zeitanteiligkeit bei Mieterwechsel, zu Zählerständen und zur CO₂-Aufteilung.
- Bankverbindung mit Kontoinhaber, IBAN, BIC und Verwendungszweck, sobald der Mieter nachzahlen muss.
- Hinweise zu den Rechten des Mieters zu Belegeinsicht und Einwendungsfrist. Diesen Schlusstext kannst Du durch einen eigenen ersetzen.
Lohnkosten nach § 35a EStG
Hast Du an einer Position einen Lohnkostenanteil hinterlegt, weist der Brief ihn unter In den Kosten enthaltene Lohnkosten (§ 35a EStG) gesondert aus, mit dem Anteil des Mieters je Art der Leistung.
| Topf | Typische Kosten |
|---|---|
| Handwerkerleistungen | Wartung, Reparaturen, Schornsteinfeger. |
| Haushaltsnahe Dienstleistungen | Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst. |
| Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse | Angestellte Hilfen rund um das Objekt. |
Erfasst wird der Anteil beim Verbuchen der Zahlung oder direkt im Positionsformular des Assistenten. Dort lässt sich eine Position auch auf mehrere Töpfe aufteilen. Der Lohnanteil steckt immer im Rechnungsbetrag und wird darauf gedeckelt. Gutschriften tragen keinen Lohnanteil.
Brief an einen Mieter mit Umsatzsteuer
Steht am Mietverhältnis ein Umsatzsteuersatz auf die Betriebskosten, ist die Abrechnung zugleich eine Rechnung nach § 14 UStG. Der Brief trägt dann eine Rechnungsnummer, Deine Steuernummer oder USt-IdNr und den Leistungszeitraum, die Tabelle weist Ihr Anteil netto aus, und die Zusammenfassung nennt Kosten netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Fehlt die Steuernummer im Briefkopf, erzeugt ViVi diesen Brief nicht und sagt Dir den Grund. Alles dazu steht in Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer. Briefe an Wohnmieter sehen unverändert aus.
Briefkopf und Unterschrift
Briefkopf, Absender-Name, Unterschrift und das Briefdesign legst Du in den Einstellungen fest. Klick dafür unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf Briefkopf. Die Absenderadresse kommt aus Deinem Profil unter Einstellungen › Allgemein › Profil. ViVi setzt alles in jeden erzeugten Brief ein. Die Details stehen in Briefkopf und Unterschrift festlegen.
Versand
Verschickt wird über Versand vorbereiten im Kopf der abgeschlossenen Abrechnung. Das Modal führt je Mieter die drei Wege Post, E-Mail und Mieterportal auf. Den ganzen Ablauf mit Kosten, Guthaben und Statuswechsel beschreibt Mieterschreiben gebündelt versenden.
- Post: ViVi gibt den Brief beim Druckdienstleister Pingen auf. Bezahlt wird mit Credits, ein Credit je angefangene drei Seiten, gezählt inklusive Anlagen.
- E-Mail: Der Brief geht als PDF-Anhang an die Adresse im Mietverhältnis. Dafür braucht es ein verbundenes Postfach oder eine bestätigte Absenderadresse unter Einstellungen › Allgemein › E-Mail.
- Mieterportal: Der Brief wird im Portal des Mieters freigegeben.