Beim Abschließen einer Nebenkostenabrechnung schlägt ViVi Dir für jeden Mieter eine neue monatliche Vorauszahlung vor. Du entscheidest je Zeile, ob Du den Betrag übernimmst, änderst oder die Zeile weglässt. Was Du anhakst, landet als geplante Mietanpassung im Mieten-Tracker und steht als Absatz im Abrechnungsbrief.
Die Abrechnung wird festgeschrieben und lässt sich danach nicht mehr bearbeiten. ViVi erstellt direkt im Anschluss für jeden Mieter den Brief mit seinem Ergebnis.
Wo der Vorschlag steht
Der Vorschlag steckt im Abschluss-Dialog. Du öffnest ihn über Abrechnung abschließen, oben auf der Detailseite der Abrechnung oder aus der Übersichtsliste heraus. Beide Wege führen in denselben Dialog.
Ganz oben sitzt das Feld Wirksam ab. Darunter steht eine Zeile je Mietverhältnis mit dem Anteil laut dieser Abrechnung, der bisherigen Vorauszahlung, dem Vorschlag als änderbarem Betrag, der Differenz und einem Kästchen Anpassen.
Wie ViVi den Betrag ermittelt
Grundlage ist allein diese Abrechnung. ViVi nimmt die Kosten, die auf den Mieter entfallen, teilt sie durch die Monate des Abrechnungszeitraums und rundet kaufmännisch auf volle Euro. Einen Sicherheitsaufschlag rechnet ViVi nicht dazu.
War ein Mieter nur einen Teil des Zeitraums in der Wohnung, rechnet ViVi seinen Anteil zuerst auf den ganzen Zeitraum hoch. Sonst fiele der Vorschlag zu niedrig aus. Bei einem Rumpfzeitraum von weniger als zwölf Monaten teilt ViVi durch die tatsächliche Zahl der Monate.
Auf Max Mustermann entfallen 1.740 Euro für das ganze Jahr. Der Vorschlag lautet 145 Euro im Monat. Zahlt er bisher 120 Euro, steht in der Spalte Differenz ein Plus von 25 Euro.
Als Bisher zählt nicht der Wert aus den Stammdaten, sondern die Vorauszahlung, die zum gewählten Stichtag gilt. Geplante Index- oder Staffeländerungen sind darin bereits enthalten. Wechselst Du den Stichtag, rechnet ViVi die Spalte neu.
Hat die Abrechnung ein Guthaben ergeben, schlägt ViVi auch eine Senkung vor.
So läuft der Abschluss
Vorausgewählt ist keine Zeile. Schließt Du ohne Haken ab, passiert genau das, was vorher passiert ist. Der Status wechselt und die Briefe entstehen, ein zusätzlicher Absatz kommt nicht dazu.
Was im Abrechnungsbrief steht
Für jeden angehakten Mieter trägt der Brief einen zusätzlichen Absatz. Er steht auf Seite eins direkt unter der Zusammenfassung, damit er nicht untergeht. Neue Vorauszahlung und neue Gesamtmiete stehen fett.
Auf Grundlage dieser Abrechnung passe ich Ihre monatliche Vorauszahlung auf die Betriebskosten mit Wirkung ab dem 01.11.2026 von bisher 120,00 € auf 150,00 € an. Der neue Betrag entspricht einem Zwölftel der in dieser Abrechnung auf Sie entfallenden Kosten. Ihre monatliche Gesamtmiete beträgt ab diesem Zeitpunkt 895,00 €.
Bei einer Senkung endet der Satz mit „herab". Die Gesamtmiete bildet ViVi aus der Kaltmiete zum Stichtag, der neuen Vorauszahlung und den Nebenleistungen des Monats, etwa Garage oder Stellplatz. Läuft Miete oder Vorauszahlung mit Umsatzsteuer, ergänzt ViVi „zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer".
Einen Paragrafen nennt der Absatz bewusst nicht, weder bei Wohnraum noch bei Gewerbe. Die Rechtsgrundlage der Anpassung verantwortest Du als Vermieter.
Wann die neue Vorauszahlung gilt
Angehakte Zeilen liegen nach dem Abschluss als geplante Mietanpassung im Mietanpassungs-Zeitstrahl des Mietverhältnisses, mit dem Vermerk, dass sie einen versendeten Brief braucht. Wirksam wird sie erst, wenn der Abrechnungsbrief raus ist. Das gilt für den Versand per E-Mail, per Post und für das Markieren als versendet.
Solange der Brief liegen bleibt, ändert sich an den Stammdaten des Mietverhältnisses nichts. Ab dem Stichtag zieht ViVi das Mietverhältnis dann selbst nach. Bei der Indexmiete läuft es genauso.
Wen ViVi nicht vorschlägt
Anpassen lässt sich nur, wo eine Vorauszahlung vereinbart ist. Alle anderen Mietverhältnisse stehen gedämpft in der Tabelle, mit dem Grund an der Stelle des Betrags.
| Grund in der Tabelle | Was dahintersteckt |
|---|---|
| keine Vorauszahlung vereinbart | Im Mietverhältnis steht keine Vorauszahlung, es gibt also nichts anzupassen. |
| Pauschalmiete | Die Nebenkosten sind als Pauschale vereinbart, nicht als Vorauszahlung. |
| ausgezogen | Das Mietverhältnis endet vor dem Stichtag. |
| Selbstnutzung oder Verkauft | Die Einheit ist selbst genutzt oder verkauft. |
| Sondervermietung | Kurzzeitvermietung wie Airbnb, dort gibt es keine laufende Vorauszahlung. |
Wenn Du die Abrechnung korrigierst
Über Korrigieren entsteht eine bearbeitbare Kopie, das Original wandert ins Archiv. Dabei nimmt ViVi die Anpassungen zurück, die noch nicht aktiv sind. Bereits aktive Anpassungen bleiben als Historie stehen. Schließt Du die Kopie ab, schlägt ViVi auf Basis der neuen Zahlen erneut vor.
Dieser Artikel erklärt die Funktion in ViVi und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen zur Anpassung der Vorauszahlung
Muss ich die Vorschläge übernehmen?
Nein. Vorausgewählt ist keine Zeile. Du hakst an, was angepasst werden soll. Der Rest bleibt unverändert. Ohne Haken läuft der Abschluss wie vorher.
Kann ich einen eigenen Betrag eintragen?
Ja. Das Feld in der Spalte „Neu / Monat" ist änderbar. Sobald Du dort etwas eingibst, hakt ViVi die Zeile an.
Schlägt ViVi auch Senkungen vor?
Ja. Hat die Abrechnung für einen Mieter ein Guthaben ergeben, liegt der Vorschlag unter der bisherigen Vorauszahlung. Die Differenz steht dann mit Minus in der Tabelle.
Ab wann gilt die neue Vorauszahlung?
Ab dem Stichtag aus dem Feld „Wirksam ab", aber nur, wenn der Abrechnungsbrief versendet oder als versendet markiert ist. Vorher bleibt die Anpassung geplant.
Warum steht kein Paragraf im Brief?
Weil die Rechtsgrundlage vom Mietvertrag abhängt und bei Gewerbe anders liegt als bei Wohnraum. ViVi formuliert den Absatz deshalb ohne Paragrafen. Die Einordnung liegt bei Dir.