Der Dateimanager gibt Dir eine Ordnerstruktur je Objekt und zusätzlich den Bereich Allgemein für Dateien ohne Objektbezug. Von hier aus schickst Du Dateien auch in die Beleganalyse oder hängst sie an ein Mietverhältnis.
So erreichst Du den Dateimanager
- Öffne in der Seitenleiste Verwaltung > Dokumente.
- Wähle in der Liste Bereich wählen ein Objekt oder Allgemein. Jede Zeile nennt die Anzahl der Dateien.
Über den Stern in der Zeile legst Du einen Bereich als Start fest, damit er beim nächsten Aufruf direkt offen ist. Mehr dazu in der Übersicht.
Funktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Ordner erstellen | Neue Ordner und Unterordner anlegen. |
| Dateien hochladen | Einzeln oder per Drag & Drop. |
| Vorschau | PDFs, Bilder und Textdateien direkt im Browser ansehen. |
| Herunterladen | Einzelne Datei oder ganzer Ordner als ZIP. |
| Umbenennen | Dateien und Ordner umbenennen. |
| Verschieben | Dateien per Drag & Drop in einen anderen Ordner ziehen. |
| Als Beleg analysieren | Eine vorhandene Datei in die Beleganalyse schicken, einzeln oder als Mehrfachauswahl. |
| Als Mietvertrag anhängen | Eine Datei mit einem Mietverhältnis verknüpfen. |
| Als ZIP herunterladen | Mehrere ausgewählte Dateien in einem Archiv laden. |
| Suche | Dateien innerhalb des Dateimanagers finden. |
| Löschen | Dateien oder Ordner entfernen, einzeln oder als Mehrfachauswahl. |
Sobald Du Dateien ankreuzt, erscheint über der Liste eine Leiste mit den Aktionen für die ganze Auswahl. Welche Aktionen Du siehst, hängt an Deinen Rechten. Ohne das Recht zum Hochladen fehlen Analyse und Umbenennen, ohne Löschrecht fehlt der Papierkorb.
Datei zur Beleganalyse schicken
Eine Rechnung, die schon im Dateimanager liegt, musst Du für die Beleganalyse nicht noch einmal hochladen. Fahr über die Zeile und klick auf Als Beleg analysieren. Für mehrere Dateien kreuzt Du sie an und nutzt dieselbe Aktion in der Auswahlleiste, dort steht die Zahl der analysierbaren Dateien in Klammern.
Dateien aus einem Cloud-Ordner lädt ViVi für die Analyse in den eigenen Speicher und legt eine Referenz an. Die Belege tauchen anschließend in der Prüfliste auf, samt Herkunftsordner. Wie es dort weitergeht, steht in Belege.
Statussymbole in der Dateizeile
Rechts in jeder Dateizeile zeigen kleine Symbole, was ViVi über die Datei weiß. Der Text erscheint, sobald Du mit der Maus darauf stehst.
- Wird analysiert und Bereits analysiert zeigen den Stand der Beleganalyse. Analyse fehlgeschlagen weist auf einen Fehlversuch hin.
- Zur verknüpften Transaktion führt zu der Buchung, an der die Datei als Beleg hängt.
- In NK-Abrechnung nennt die Nebenkostenabrechnung, in der die Datei als Beleg verwendet wird.
- Vertrag nennt den Dienstleister, wenn die Datei zu einem Vertrag gehört.
- Das Portal-Symbol steht für eine im Mieterportal freigegebene Datei. Der Tooltip nennt das Mietverhältnis und den Portal-Ordner.
Datei am Mietverhältnis und im Mieterportal
Mit Als Mietvertrag anhängen verknüpfst Du eine Datei mit einem Mietverhältnis. Ist die Datei bereits verknüpft, nennt der Tooltip das Mietverhältnis und ein Klick ändert die Zuordnung.
Die Freigabe fürs Mieterportal schaltest Du nicht hier, sondern auf der Mieter-Seite. Im Dateimanager siehst Du nur das Ergebnis am Portal-Symbol. Den Ablauf beschreibt Mieterportal einrichten und verwalten.