Mit Vergangene Zahlungen zuordnen verbuchst Du ältere Bankzahlungen einer Miet-Regel einmal bewusst auf die richtigen Monate. ViVi schlägt für jede Zahlung einen Monat vor, Du prüfst und verschiebst, und gebucht wird erst, wenn Du auf Buchen klickst.
Voraussetzungen
- Ein verknüpftes Bankkonto mit importierten Umsätzen.
- Eine Miet-Regel für ein einzelnes Mietverhältnis. Bei Regeln, die mehrere Einheiten abdecken, zeigt ViVi statt des Boards eine Vorschau-Liste der passenden Zahlungen.
Wozu das Board da ist
Eine Miet-Regel bucht automatisch nur Zahlungen, die ab ihrem Stichtag eingehen. Der Stichtag liegt 10 Tage vor dem Anlegen der Regel, damit Zahlungen mit Bankverzug nicht verloren gehen. Alles davor fasst die Regel nicht von selbst an. Diese älteren Zahlungen ordnest Du im Board zu, einmal und mit Blick auf jeden Monat.
So landet eine Zahlung nicht still in einem falschen Monat. Fehlt im Mai eine Miete, bleibt genau der Mai offen, und die Zahlungen von Juni bis Oktober bleiben in ihren Monaten.
So öffnest Du das Board
Beim Anlegen einer neuen Miet-Regel
- Leg die Regel im Regel-Editor an, zum Beispiel über Zahlungen › Transaktionsregeln.
- Unter Anwendung setzt Du das Häkchen Danach vergangene Zahlungen zuordnen.
- Speichere die Regel. Sie gilt ab jetzt für neue Zahlungen, und das Board öffnet sich.
Schließt Du das Board, ohne zu buchen, bleibt die Regel trotzdem angelegt. ViVi meldet dann: „Regel erstellt. Sie greift für künftige Zahlungen. Vergangene kannst Du jederzeit über ‚Vergangene Zahlungen zuordnen‘ übernehmen.“
Bei einer bestehenden Miet-Regel
- Öffne die Regel mit Bearbeiten.
- Unter Anwendung steht: „Die Regel ordnet neue Zahlungen automatisch zu. Bereits gebuchte Zahlungen ändert sie nicht.“
- Klicke auf Vergangene Zahlungen zuordnen.
Das lohnt sich zum Beispiel, wenn Du ältere Umsätze nachgeladen, ein zweites Konto verbunden oder den Mietverlauf korrigiert hast. Das Board kannst Du beliebig oft öffnen. Gebucht wird nur, was Du darin änderst.
Aus dem Mieten-Tracker
Verbuchst Du eine Miete mit Banktransaktion und setzt dabei Künftige Zahlungen automatisch zuordnen, öffnet sich nach dem Verbuchen der Regel-Editor. Dort legst Du die Regel an und kommst von da aus ins Board.
Welche Zahlungen das Board zeigt
- Zeitraum: ab dem 1. Januar des Vorjahres, also das laufende und das letzte Steuerjahr. Beginnt das Mietverhältnis später, ab Mietbeginn. Ältere Zahlungen bleiben unberührt, die ordnest Du bei Bedarf einzeln im Mieten-Tracker zu.
- Zahlungen der Regel: alle passenden Bankzahlungen des Mieters im Zeitraum, auch solche, die schon gebucht sind. Gebuchte Zahlungen kannst Du im Board verschieben oder ihre Buchung aufheben.
- Weitere Eingänge: Zahlungen vom selben Absender oder von derselben IBAN, die nicht zur Regel passen. Überweist ein Mieter seit Monaten 820 € statt 800 €, siehst Du das hier und erkennst eine vergessene Mietanpassung.
Wie ViVi den Monat vorschlägt
Den üblichen Zahltag des Mieters rechnet ViVi aus allen Zahlungen des Zeitraums heraus. Wer immer am 16. zahlt oder schon am 28. des Vormonats, landet trotzdem im richtigen Monat. Jede Zahlung wird für sich eingeordnet, eine fehlende Miete verschiebt also keine anderen.
Eindeutig ist ein Monat, wenn die Zahlung zwischen 10 Tagen vor und 20 Tagen nach der Fälligkeit liegt und der Betrag zum Soll passt. Das kann eine Zahlung sein oder mehrere, die zusammen das Soll ergeben, etwa Kaltmiete und Nebenkosten getrennt. Alles andere zählt zu bitte prüfen: zwei Zahlungen im selben Monat, ein abweichender Betrag, eine Zahlung zwischen zwei Fälligkeiten.
So arbeitest Du im Board
Oben steht, wie viele Monate eindeutig sind und wie viele Du prüfen solltest. Mit Nur zu prüfen blendest Du die übrigen Monate aus. Darunter folgt je Monat eine Zeile, der neueste oben:
| Spalte | Was Du siehst |
|---|---|
| Monat | Monat mit bisher erfasstem Betrag und Soll, etwa „(0,00 € / 700,00 €)“. Ein Uhr-Symbol zeigt, dass der Monat beim Anlegen nur als bezahlt markiert wurde. |
| Zahlungen | Die Zahlungen, die auf diesem Monat landen, als Karten mit Datum, Absender, Verwendungszweck und Betrag. |
| Nach Verbuchen | Ein Balken mit dem Stand nach dem Buchen. Grün heißt bezahlt, orange heißt es fehlt etwas oder es ist zu viel. Fährst Du darüber, siehst Du Kaltmiete und Nebenkosten und kannst die Aufteilung ändern. |
Zahlung verschieben
Zieh eine Karte auf einen anderen Monat. Der Balken beider Monate rechnet sofort neu. Über + Zahlung holst Du einen weiteren offenen Eingang in einen Monat, mit Suche auch Zahlungen außerhalb des Zeitfensters.
Zahlung herausnehmen
Das X an einer offenen Zahlung blendet sie aus. Sie bleibt dann unverbucht. An einer schon gebuchten Zahlung hebt das X die Buchung auf. Beides kannst Du vor dem Buchen wieder rückgängig machen.
Zu hohe Zahlung aufteilen
Liegt eine Zahlung über dem Soll ihres Monats, erscheint an der Karte eine Schere. Im Fenster Zahlung aufteilen wählst Du:
- Automatisch verteilen: erst ältere offene Monate ohne Zahlung, dann der Monat der Zahlung, dann die Folgemonate. Ein Rest wird Mieterguthaben.
- Selbst aufteilen: Du gibst die Beträge vor. Die Teile landen im Monat der Zahlung und Du ziehst sie auf den passenden Monat.
Monat ohne Zahlung
Steht an einem Monat keine Zahlung, entscheidest Du in der Auswahl daneben:
- War der Monat offen: Offen lassen oder Manuell als bezahlt markieren, etwa bei Barzahlung.
- War er beim Anlegen als bezahlt markiert: Offen stellen oder Als bezahlt markiert lassen.
Monat mit manueller Buchung
Hast Du für einen Monat schon von Hand eine Zahlung erfasst, steht dort das Häkchen mit Bankzahlung ersetzen. Mit Haken ersetzt die Bankzahlung Deine manuelle Buchung, zum Beispiel wenn sie nur vorweg erfasst war. Ohne Haken zählt die Bankzahlung zusätzlich, etwa bei Barzahlung neben der Überweisung.
Buchen
Unten fasst das Board zusammen, was passiert, zum Beispiel „4 Zahlungen werden gebucht, 1 Monat bleibt offen.“ Der Button nennt die Zahl der Änderungen, etwa 4 Änderungen buchen. Alles wird in einem Schritt gebucht. Passt dagegen jede Zahlung eindeutig, zeigt ViVi statt des Boards nur eine kurze Bestätigung, die Tabelle öffnest Du dann über Details ansehen.
Zuordnung zurücknehmen
Nach dem Buchen steht oben im Board Zuordnung zurücknehmen. Damit stellst Du den Stand von vorher wieder her, einschließlich der Markierungen aus dem Anlegen. Öffnest Du das Board später erneut, findest Du dort die letzte Zuordnung mit Datum und denselben Button.
Zurücknehmen geht nur, solange sich an den betroffenen Monaten und Zahlungen nichts geändert hat. Sonst hebst Du einzelne Buchungen im Mieten-Tracker auf.
Wichtige Hinweise
- Eine Regel zu bearbeiten bucht nichts um. Vergangene Zahlungen änderst Du nur im Board.
- Zahlungen vor dem 1. Januar des Vorjahres zeigt das Board nicht.
- Das Board bucht über denselben Weg wie das Verbuchen von Hand im Mieten-Tracker. Markierungen aus dem Anlegen werden dabei durch die Bankzahlung ersetzt.