Jedes Teammitglied bekommt eine Vorlage mit einem Satz Berechtigungen. Du wählst eine der vier Vorlagen oder stellst die Rechte je Bereich selbst ein.
Die vier Vorlagen
Admin
Voller Zugriff auf alle operativen Bereiche. Der Admin legt Objekte an und löscht sie, verwaltet das Team und richtet Bankverbindungen ein. Bei den Überweisungen steht er auf Freigaben erteilen und überweisen.
Der Admin hat das Recht Einstellungen / Profil nicht. Profil, Briefkopf und Cloud-Anbindung bleiben damit dem Inhaber vorbehalten. Abo & Rechnungen und Credits sieht ohnehin kein Teammitglied.
Mitarbeiter
Lesen und Schreiben in allen Bereichen, aber kein Löschen von Objekten, Zahlungen, Dokumenten oder Kontakten. Keine Team-Verwaltung und keine Bankverbindungen. Im Brain und in den Automationen darf der Mitarbeiter auch löschen. Bei den Überweisungen steht er auf Freigaben anfragen und überweisen.
Buchhalter
Schwerpunkt Finanzen. Zahlungen erfassen und bearbeiten, Belege hochladen, Steuern und Berichte einsehen. Objekte, Handel, Mieten-Tracker, Mieterportal und Nebenkostenabrechnungen darf der Buchhalter ansehen, aber nicht anlegen, bearbeiten oder löschen. Ganz ohne Zugriff sind Brain & Automationen, Kontakte, Briefgenerator, ViVi per WhatsApp und ViVi per MCP. Bei den Überweisungen steht er wie der Mitarbeiter auf Freigaben anfragen und überweisen.
Betrachter
Nur-Lese-Zugriff auf alle Bereiche. Ohne Zugriff sind Briefgenerator, ViVi per WhatsApp und ViVi per MCP. Bei den Überweisungen steht der Betrachter auf Keine. Passt für externe Partner, Investoren oder eine reine Kontrolle.
Bereiche und Aktionen
Je Bereich erlaubst Du die Aktionen einzeln.
| Bereich | Verfügbare Aktionen |
|---|---|
| Dashboard | Ansehen |
| Bestand (Objekte) | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Handel | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Mieten-Tracker | Ansehen, Bearbeiten |
| Mieterportal | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Zahlungen | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Dokumente | Ansehen, Hochladen, Löschen |
| Nebenkostenabrechnungen | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Brain & Automationen | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Steuern | Ansehen |
| Kontakte | Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Briefgenerator | Ansehen, Erstellen |
| Berichte / Export | Ansehen |
| Banking | Ansehen |
| Team verwalten | Bearbeiten |
| Einstellungen / Profil | Bearbeiten |
Überweisungen
Unter der Tabelle steht die Auswahl Überweisungen. Jedes Mitglied bekommt dort genau eine Rolle, nicht mehrere Haken.
| Auswahl | Was damit geht |
|---|---|
| Keine | Kein Zugriff auf Freigaben und Überweisungen. |
| Freigaben anfragen und überweisen | Für offene Rechnungen und Auszahlungen eine Freigabe anfragen und nach der Freigabe selbst per GiroCode oder SEPA-Datei überweisen. Meist für Mitarbeiter. |
| Freigaben erteilen und überweisen | Angefragte Zahlungen freigeben, ablehnen oder widerrufen und selbst überweisen, auch direkt ohne Freigabe. Meist für Eigentümer. |
Freigeben ohne Überweisen gibt es nicht. Wer Freigaben erteilen darf, darf auch überweisen. Wie der Ablauf danach aussieht, steht unter Zahlungen überweisen und freigeben. Als Inhaber ohne Team-Zugriff brauchst Du keine dieser Einstellungen, Du überweist direkt.
Funktionen
Ganz unten liegen die einzelnen Fähigkeiten, die nicht in das Raster aus Ansehen und Bearbeiten passen.
- Bankverbindungen verwalten: Bankkonten verbinden, erneuern und trennen.
- ViVi per WhatsApp: ViVi über WhatsApp in diesem Account nutzen.
- ViVi per MCP: ViVi über MCP nutzen, zum Beispiel aus Claude.
Berechtigungen anpassen
- Klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Team auf Benutzer.
- Klick beim Mitglied auf das Schild-Symbol mit dem Tooltip Berechtigungen bearbeiten.
- Wähl eine Vorlage oder setz einzelne Haken in der Matrix.
- Klick auf Speichern.
Was Du wissen solltest: „Ansehen" ist Voraussetzung für alle anderen Rechte. Sobald Du in einem Bereich „Erstellen", „Bearbeiten", „Löschen", „Hochladen" oder eine Funktion wie „Bankverbindungen verwalten" aktivierst, setzt ViVi „Ansehen" automatisch mit und lässt es nicht abwählen, solange eine andere Aktion aktiv ist.
Die Änderungen greifen beim nächsten Seitenaufruf des Mitglieds.