Du loggst Dich ein und weißt nicht, wo Du anfangen sollst. Eine Miete fehlt, ein Zählerstand steht aus, ein Brief wartet auf Deine Freigabe. Das Brain sammelt genau diese Punkte aus Deinen Daten und legt sie Dir einzeln vor, sortiert danach, was jetzt zählt.
Automation ist für diesen Mieter aus
Was dringend ansteht· 3
Als Nächstes· 2
Im Blick behalten· 2
ViVi kümmert sich · kommt rechtzeitig zurück zu Dir· 2
Was das Brain ist
Das Brain ist die Entscheidungs-Seite von ViVi. Es steht als erster Eintrag in der Seitenleiste über dem Dashboard. Die Adresse lautet /brain. Alte Links auf /inbox leiten dauerhaft dorthin weiter. Öffnest Du das Brain, weicht die Navigation zur Seite und Du siehst nur noch den Vorgang, um den es gerade geht.
Das Brain führt keine eigene Liste. Es prüft bei jedem Aufruf Deine Objekte, Mietverhältnisse, Zahlungen, Belege und Portal-Vorgänge und rechnet daraus die Karten neu aus. Ist die Bedingung weg, ist auch die Karte weg: Sobald die offene Miete auf dem Konto eingeht, verschwindet ihre Karte von selbst. Gespeichert werden nur Deine Entscheidungen und ein Ereignis-Log.
Der Setup-Assistent beim ersten Öffnen
Beim ersten Besuch liegt ein Setup als Karte im Stapel. Links stehen die Schritte als Bereichs-Karten, rechts der aktive Schritt. Drei Schritte sind es immer, ein vierter kommt dazu, wenn Du noch offene To-dos aus der alten Aufgabenliste hast.
Im To-do-Schritt steht über der Liste, wie viele der Einträge ausgewählt sind. Alte und lange überfällige To-dos hakt ViVi bewusst nicht vor, damit nicht die halbe Altlast im Stapel landet. Über Alle auswählen holst Du sie trotzdem dazu. Der Knopf unten heißt dann Auswahl mitnehmen mit der Zahl dahinter, ohne Häkchen Nicht mitnehmen.
Später schließt die Karte nur. Abgeschlossen ist das Setup erst, wenn Du im letzten Schritt auf Fertig klickst. Bis dahin steht oben rechts der Knopf Setup abschließen und bringt Dich zurück.
Die vier Bereiche
Jede Karte liegt in genau einem Bereich. Die ersten drei sind Deine Handlungs-Bänder, der vierte ist die Ruhe-Liste.
Die drei Handlungs-Bänder siehst Du gesammelt über Alle anzeigen in der Leiste über der Karte. Dort steht auch die Ruhe-Liste, mit einem Symbol je Zeile dafür, wer gerade führt: eine Automation, eine Wiedervorlage oder ein Mieter, auf den ViVi wartet.
Welche Karten es gibt
Jede Karte gehört zu einer Kategorie. Die Kategorie entscheidet auch, was Du in den Einstellungen abschalten kannst.
| Gruppe | Kategorie | Wofür sie steht |
|---|---|---|
| Geld | Offene Mieten & Rückstände | Erinnerungen und Mahnstufen bei ausbleibender Miete |
| Geld | Zahlungs-Zuordnungen | Erkannte Mietzahlungen zum Bestätigen |
| Geld | Belege & Zahlungen | Analysierte Belege und dazu gefundene Zahlungen |
| Geld | Guthaben-Auszahlungen | Offene Guthaben Deiner Mieter, etwa aus Nebenkostenabrechnungen |
| Geld | Zinsbindungen | Finanzierungen, deren Zinsbindung in den nächsten zwei Jahren endet |
| Schriftverkehr | Brief-Entwürfe | Vorbereitete Briefe, die auf Deine Freigabe warten |
| Schriftverkehr | Post-Rückläufer | Briefe, die als unzustellbar zurückkamen |
| Jahres-Aufgaben | Nebenkostenabrechnungen | Fällige und unfertige Abrechnungen fürs Vorjahr |
| Jahres-Aufgaben | Zählerstände | Fehlende Ablesungen |
| Jahres-Aufgaben | Wartungsverträge | Kündigungsfristen von Verträgen mit eingeschalteter Erinnerung |
| Mieterhöhungen | Reguläre Mieterhöhungen | Freie Mietverträge ohne Erhöhung seit über 3 Jahren |
| Mieterhöhungen | Indexmieterhöhungen | Fällige Anpassungen Deiner Indexmietverträge |
| Mieter | Mieterportal | Gemeldete Zählerstände, Vorgänge und Kontaktdaten-Änderungen Deiner Mieter |
Dazu kommen Deine eigenen Aufgaben. Sie liegen in derselben Liste und verhalten sich genauso. Sie bleiben sichtbar, bis Du sie erledigst oder löschst.
Einen Vorgang abarbeiten
Das Brain zeigt immer nur einen Vorgang im Fokus. Die Nachbarn liegen als Silhouetten daneben. Über der Karte steht, wo Du gerade bist, zum Beispiel „Vorgang 3 von 12 · 2 erledigt“.
Beim offenen Mietfall heißt die Hauptaktion je nach Stand „Versand vorbereiten“, „Versand prüfen“ oder „Zahlung erfassen“. Im Menü daneben stehen „Zahlung erfassen“, „Absprache erfassen“ und „Automatisieren“. Andere Kartenarten haben ihre eigene Hauptaktion, etwa „Zählerstand übernehmen“ bei einer Meldung aus dem Mieterportal.
Fasst eine Karte mehrere Fälle zusammen, führt sie Dich zuerst in eine Auswahl mit der Frage „Womit möchtest Du anfangen?“. Du arbeitest die Fälle der Reihe nach ab und landest nach jedem wieder in der Auswahl.
Ein Klick neben ein geöffnetes Fenster schließt es nicht mehr. Der Weg hinaus ist das X oben rechts oder die Taste ESC. Steht ein Menü offen, schließt ESC zuerst das Menü.
Der Kopf des Brains
Oben links führt Zurück zur App aus dem Fokus heraus. Rechts sitzen zwei Schaltflächen: das Zahnrad öffnet die Einstellungen als Karte im Stapel, das Plus daneben legt eine eigene Aufgabe an. Solange das Setup nicht abgeschlossen ist, steht links davon zusätzlich Setup abschließen.
Über dem Stapel können zwei Warnungen stehen, wenn ViVi nicht mit vollem Bild arbeitet:
- Deine Bankverbindung ist abgelaufen. Rot, mit dem Knopf Bank neu verbinden. ViVi sieht dann keine Zahlungen mehr, Mieten können hier als offen erscheinen, obwohl sie längst bezahlt sind. Hängt der Umsatz-Abruf nur, heißt dieselbe Warnung „ViVi konnte länger keine Kontoumsätze laden“.
- ViVi konnte gerade nicht alles prüfen. Gelb, ohne Knopf. Ein Baustein hat seine Prüfung nicht geschafft, einzelne Hinweise fehlen deshalb womöglich. Schau später noch einmal vorbei.
Ausblenden mit drei Reichweiten
Karten, die Dich nicht betreffen, blendest Du über das X an der Zeile aus. ViVi fragt dann, wie weit das gelten soll:
- Nur jetzt ausblenden. Die Karte kommt zum gewählten Zeitpunkt wieder. Du wählst zwischen „Bis morgen“, „Eine Woche“ und einem freien Datum.
- Diesen Fall nie wieder zeigen. Gilt nur für diesen konkreten Fall. Neues zeigt ViVi Dir weiterhin.
- „{Kategorie}“ nie wieder zeigen. Die Option trägt den Namen der Kategorie im Titel, etwa „Zinsbindungen“ nie wieder zeigen. ViVi legt Dir dann keine Hinweise dieser Art mehr vor. In den Einstellungen schaltest Du die Kategorie jederzeit wieder ein.
Hängt an der Karte eine Frist, greift der Frist-Schutz. ViVi weist Dich darauf hin („Diese Frist schützt Dich“) und begrenzt das Ausblenden auf den Tag der Frist. Danach erinnert ViVi Dich nicht mehr, deshalb lässt sich die Karte nicht stillschweigend über die Frist hinaus wegschieben.
Die Einstellungen des Brains
Das Zahnrad oben rechts öffnet die Einstellungen als Karte im Stapel. Sie haben zwei Bereiche, die Du für Dein Brain brauchst:
- Grundeinstellungen. Was ViVi braucht, damit das Brain vollständig arbeiten kann: verbundenes Bankkonto, verifizierter E-Mail-Absender, Brief-Guthaben für Postversand und ein eingerichteter Briefkopf. Offene Punkte stehen als Zeile mit Absprung dorthin.
- Kategorien. Jede Kategorie aus der Tabelle oben als Schalter. Schalte ab, was Dich nicht interessiert. Brauchst Du es doch, schaltest Du es hier wieder ein. Genau hier landet auch, was Du über „Diese Kategorie nie wieder zeigen“ weggeklickt hast.
Worauf Du Dich verlassen kannst
- Die Entscheidung bleibt bei Dir. Ein Brief geht raus, wenn Du ihn freigibst oder eine Automation den Schritt übernimmt.
- Der Stapel bleibt aktuell. Jeder Aufruf rechnet neu. Du arbeitest also nie eine veraltete Liste ab.
- Alles an einem Ort. Die frühere Aufgabenliste ist ins Brain umgezogen. Was Du selbst notierst, liegt als eigene Aufgabe im selben Stapel wie alles, was ViVi gefunden hat.
Häufige Fragen zum Brain
Was ist das Brain in ViVi?
Das Brain ist die Entscheidungs-Seite von ViVi und der erste Eintrag in der Seitenleiste. Es prüft Deine Objekte, Mietverhältnisse, Zahlungen, Belege und Portal-Vorgänge und legt Dir daraus Karten vor, sortiert nach „Was dringend ansteht“, „Als Nächstes“ und „Im Blick behalten“. Was gerade ohne Dich läuft, steht unter „ViVi kümmert sich“.
Werden die Karten im Brain gespeichert?
Nein. ViVi berechnet die Karten bei jedem Aufruf neu aus Deinen Daten. Fällt der Grund weg, verschwindet die Karte von selbst. Gespeichert werden nur Deine Entscheidungen und ein Ereignis-Log.
Schreibt eine KI die Karten im Brain?
Nein. Titel und Zahlen der Karten entstehen aus festen Regeln. KI nutzt ViVi im Brain nur für die Zusammenfassung eines Mieter-Vorgangs aus dem Mieterportal und für die Beleg-Analyse.
Kann ich eine Karte mit Frist wegklicken?
Nur bis zum Tag der Frist. ViVi weist beim Ausblenden auf die Frist hin und begrenzt das Datum darauf. Danach erinnert ViVi Dich nicht mehr an diesen Fall.
Wo sind meine To-Dos geblieben?
Sie liegen im Brain. Der eigene Navigationspunkt ist weg, die alte Adresse leitet auf das Brain weiter. Beim Setup wählst Du aus, welche Deiner offenen To-dos als eigene Aufgaben mitkommen. Was Du nicht mitnimmst, kannst Du jederzeit als eigene Aufgabe neu anlegen.