Bleibt eine Miete aus, musst Du nicht selbst daran denken. Eine Zahlungserinnerungs-Automation baut die Mahntreppe für Dich ab: Sie erinnert nach ein paar Tagen, mahnt danach in festen Abständen und hält an, sobald das Geld da ist. Du legst fest, wie weit die Treppe geht und ob am Ende ein Brief oder eine Aufgabe steht.
Voraussetzung
Gemahnt wird nur bei Mietverhältnissen, für die eine aktive Zuordnungsregel zur automatischen Zahlungserfassung besteht. Nur so weiß ViVi zuverlässig, wann eine Miete als bezahlt gilt und wann nicht.
Vor jeder Stufe prüft ViVi erneut, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist. Ist sie da, entsteht kein weiteres Schreiben.
Automation anlegen
- Öffne Verwaltung > Automationen in der Seitenleiste.
- Klicke oben rechts auf Neue Automation.
- Wähle die Karte Miete anmahnen.
- Gib der Automation einen Namen, etwa „Zahlungserinnerung Standard".
- Wähle unter Für welche Mietverhältnisse? aus, für wen sie gelten soll. Ohne Auswahl gilt sie für alle.
- Optional: Setz den Haken bei Auch bei teilweise eingegangenen Zahlungen mahnen.
- Bau die Mahntreppe auf (siehe unten) und speichere.
Die Mahntreppe wächst von oben
Es gibt vier mögliche Stufen: Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Sichtbar sind aber nur die Stufen, die Du wirklich nutzt. Jede aktive Stufe steht als eigene Karte im Formular, ab der zweiten mit einem Papierkorb zum Entfernen. Darunter sitzt der Button Mahnstufe hinzufügen, der die nächste Stufe der Reihe nach ergänzt.
Voreingestellt ist genau eine Stufe: die Erinnerung nach 3 Tagen. Alles Weitere fügst Du bewusst hinzu.
| Stufe | Voreingestellte Tage | Ab Werk aktiv |
|---|---|---|
| Erinnerung | 3 Tage überfällig | ja |
| 1. Mahnung | 10 Tage überfällig | per Klick |
| 2. Mahnung | 17 Tage überfällig | per Klick |
| 3. Mahnung | 24 Tage überfällig | per Klick |
Die Tage sind Vorschläge und lassen sich je Stufe ändern. Mindestens eine Stufe muss stehen bleiben. Steigen die Tage nicht von Stufe zu Stufe an, weist ViVi Dich darauf hin, weil sich die Stufen sonst überholen.
Was eine Stufe tut
Jede Karte liest sich als ein Satz: „Wenn die Miete N Tage überfällig ist, …". Danach wählst Du die Aktion:
- Brief erstellen: ViVi setzt den Brief aus der Vorlage dieser Stufe zusammen. Daneben wählst Du den Versandweg.
- Aufgabe anlegen (erscheint im Brain): Statt eines Schreibens entsteht eine Aufgabe. Den Titel gibst Du selbst vor, etwa „Mahnung nicht erfolgreich: {tenant}". Der Platzhalter
{tenant}wird durch den Mieternamen ersetzt.
Unter jeder Brief-Stufe steht, welche Vorlage und welche Mahngebühr hinterlegt sind, mit dem Link Anpassen. Er öffnet in einem neuen Tab die Einstellungen unter Allgemein › Mahnungen. Text und Gebühr pflegst Du nicht hier, sondern dort. Wie das geht, steht in Mahnvorlagen und Mahngebühren.
Versandweg
- Als Entwurf speichern: Der Brief landet als Entwurf im Briefgenerator, nichts geht ohne Dich raus.
- Per E-Mail senden: Der Brief geht an die hinterlegte Mieter-Adresse.
- Per Post senden: Der Brief wird physisch zugestellt und kostet Credits.
Fehlt die E-Mail-Adresse am Mietverhältnis, bleibt der Brief als Entwurf im Brain liegen. Reichen die Credits nicht für den Postversand, passiert dasselbe.
Wann die nächste Stufe dran ist
Die Tage einer Stufe sind nicht das einzige Kriterium. Eine Stufe zählt erst dann als erledigt, wenn ihr Brief tatsächlich versendet wurde und das darin gedruckte Zahlungsziel abgelaufen ist. Erst danach entsteht die nächste Stufe.
Das hat einen praktischen Grund. Liegt ein Brief noch als Entwurf herum, weil Du ihn nicht freigegeben hast, wäre eine zweite Mahnung darüber hinweg unsinnig. Solange ein Stufen-Entwurf offen ist, pausiert die Treppe an dieser Stelle.
Ein Fall, eine Stufe, ein Entwurf
Je Mietverhältnis kann immer nur ein Stufen-Entwurf offen sein, egal ob er aus dem Brain, aus dieser Automation oder aus dem Briefgenerator stammt. Versuchst Du im Briefgenerator einen zweiten anzulegen, zeigt er Dir stattdessen den wartenden Entwurf mit den Schaltflächen Entwurf öffnen und Entwurf verwerfen. Das Absenden bleibt so lange gesperrt.
Was passiert, wenn Du einen Mahnbrief löschst
Ob die Treppe zurückfällt, hängt daran, ob der Brief schon raus war.
War der Brief bereits versendet?
- Brief ging raus, nur das Dokument entfernen: Die Mahnstufe bleibt erledigt, die nächste Stufe folgt wie geplant. Das ist die Voreinstellung.
- Brief war ein Irrtum, Mahnstufe zurücknehmen: Die Mahntreppe fällt auf die zuletzt versendete Stufe zurück. Das wirkt auch auf die Mahngebühr, siehe Mahnvorlagen und Mahngebühren.
Ein typischer Aufbau
- Erinnerung, 3 Tage: Brief erstellen, per E-Mail senden.
- 1. Mahnung, 10 Tage: Brief erstellen, per E-Mail senden.
- 2. Mahnung, 17 Tage: Brief erstellen, per Post senden.
- 3. Mahnung, 24 Tage: Aufgabe anlegen, Titel „Mahnung nicht erfolgreich: {tenant}".
Pausieren und löschen
- Pausieren: Die Automation bleibt erhalten, löst aber keine Aktionen mehr aus.
- Löschen: Die Automation und ihre Ausführungsprotokolle verschwinden.