Zahlungserinnerungen

Mit einer Zahlungserinnerungs-Automation versendest Du automatisch Mahnungen, sobald die Miete überfällig ist. Die Treppe besteht aus vier festen Stufen (Erinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung). Pro Stufe stellst Du nur ein, ob sie greift, nach wie vielen Tagen, ob ein Brief oder ein To-Do entsteht und wie versendet wird.

Voraussetzung

Mahnungen werden nur für Mietverhältnisse ausgeführt, die eine aktive Zuordnungsregel für die automatische Zahlungserfassung besitzen. So weiß ViVi, wann eine Miete als bezahlt oder offen gilt.

Vor jeder Stufe prüft ViVi erneut, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist – wenn ja, wird die Stufe übersprungen.

Automation anlegen

1. Öffne Tools > Automationen.
2. Klicke oben rechts auf Neue Automation.
3. Wähle im Modal den Typ Zahlungserinnerung.
4. Gib der Automation einen Namen (z. B. "Mahnung Standard").
5. Wähle die Mietverhältnisse aus, für die die Automation gelten soll (leer = alle).
6. Optional: Aktiviere Auch bei Teilzahlungen mahnen, wenn auch teilweise eingegangene Mieten gemahnt werden sollen.
7. Wähle die Mahnstufen aus und stelle sie ein (siehe unten).
8. Speichern.

Die vier Mahnstufen

Statt beliebig vieler Stufen siehst Du eine feste Liste mit vier Karten: Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Jede Karte hat einen Haken. Nicht benötigte Stufen wählst Du ab, sie werden dann übersprungen.

Pro aktiver Stufe stellst Du drei Dinge ein:

• Tage überfällig – ab wann die Stufe greift, gerechnet ab dem Fälligkeitsdatum der Miete.
• Aktion – Brief erstellen (aus der Vorlage der Stufe) oder To-Do erstellen, z. B. "Mahnung nicht erfolgreich: {tenant}".
• Versandweg – nur bei Briefen, siehe unten.

Unter jeder Brief-Stufe steht, welche Vorlage und welche Mahngebühr dafür hinterlegt sind, mit einem Link direkt in die Einstellungen. Gepflegt werden Text und Gebühr nicht hier, sondern im Reiter „Vorlagen". Wie das geht, steht in Mahnvorlagen und Mahngebühren.

Mindestens eine Stufe muss aktiv sein. Die Tage sollten von Stufe zu Stufe ansteigen, sonst überholen sich die Stufen. ViVi weist Dich darauf hin.

Brief-Versandart

Für Briefe wählst Du, wie sie versendet werden:

• Entwurf (nur erstellen) – Brief wird im Briefgenerator als Entwurf gespeichert, kein automatischer Versand.
• Per E-Mail senden – Brief wird direkt an die hinterlegte Mieter-E-Mail versendet.
• Per Post senden – Brief wird physisch per Post zugestellt (kostet Credits).

Fallback E-Mail: Hat das Mietverhältnis keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird der Brief als Entwurf gespeichert und ein To-Do erstellt, damit Du die E-Mail nachtragen kannst.

Fallback Post: Reichen die Credits nicht, wird der Brief ebenfalls als Entwurf gespeichert.

Beispiel-Setup

Legst Du eine neue Automation an, ist die Standard-Treppe bereits vorbelegt: Erinnerung nach 3 Tagen, 1. Mahnung nach 10 Tagen, 2. Mahnung nach 17 Tagen, jeweils als Entwurf. Die 3. Mahnung ist ausgeschaltet. Ein typischer Ausbau sieht so aus:

1. Erinnerung, 3 Tage – Brief erstellen, per E-Mail senden.
2. 1. Mahnung, 10 Tage – Brief erstellen, per E-Mail senden.
3. 2. Mahnung, 17 Tage – Brief erstellen, per Post senden.
4. 3. Mahnung, 24 Tage – To-Do: "Mahnung nicht erfolgreich, persönlich nachfassen".

Bestehende Automationen laufen unverändert weiter. Ihre alten Stufen werden automatisch auf die vier festen Stufen abgebildet.

Automation pausieren / löschen

• Pausieren: Klicke auf das Pause-Symbol. Die Automation bleibt erhalten, löst aber keine Aktionen mehr aus.
• Löschen: Klicke auf das Papierkorb-Symbol. Alle Ausführungsprotokolle werden ebenfalls gelöscht.