Mit einer Zahlungserinnerungs-Automation versendest Du automatisch Mahnungen, sobald die Miete überfällig ist. Du kannst mehrere Eskalationsstufen definieren (z. B. Erinnerung nach 4 Tagen, zweite Mahnung nach 14 Tagen, To-Do nach 21 Tagen).
Voraussetzung
Mahnungen werden nur für Mietverhältnisse ausgeführt, die eine aktive Zuordnungsregel für die automatische Zahlungserfassung besitzen. So weiß ViVi, wann eine Miete als bezahlt oder offen gilt.
Vor jeder Stufe prüft ViVi erneut, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist – wenn ja, wird die Stufe übersprungen.
Automation anlegen
- Öffne Tools > Automationen.
- Klicke oben rechts auf Neue Automation.
- Wähle im Modal den Typ Zahlungserinnerung.
- Gib der Automation einen Namen (z. B. "Mahnung Standard").
- Wähle die Mietverhältnisse aus, für die die Automation gelten soll (leer = alle).
- Optional: Aktiviere Auch bei Teilzahlungen mahnen, wenn auch teilweise eingegangene Mieten gemahnt werden sollen.
- Konfiguriere die Eskalationsstufen (siehe unten).
- Speichern.
Eskalationsstufen
Jede Stufe besteht aus:
- Tage nach Fälligkeit – wann die Aktion ausgelöst wird (z. B. 4 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Miete).
- Aktion – was passieren soll:
- Brief erstellen: erzeugt einen Brief aus Deiner Briefvorlage.
- To-Do erstellen: legt eine Aufgabe an, z. B. "Mahnung nicht erfolgreich: {tenant}".
Brief-Versandart
Für Briefe wählst Du, wie sie versendet werden:
- Entwurf (nur erstellen) – Brief wird im Briefgenerator als Entwurf gespeichert, kein automatischer Versand.
- Per E-Mail senden – Brief wird direkt an die hinterlegte Mieter-E-Mail versendet.
- Per Post senden – Brief wird physisch per Post zugestellt (kostet Credits).
Fallback E-Mail: Hat das Mietverhältnis keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird der Brief als Entwurf gespeichert und ein To-Do erstellt, damit Du die E-Mail nachtragen kannst.
Fallback Post: Reichen die Credits nicht, wird der Brief ebenfalls als Entwurf gespeichert.
Beispiel-Setup
Eine typische Eskalation könnte so aussehen:
- Nach 4 Tagen – Zahlungserinnerung per E-Mail (Entwurf-Status: freundliche Erinnerung).
- Nach 14 Tagen – Zweite Mahnung per Post.
- Nach 21 Tagen – To-Do: "Mahnung nicht erfolgreich – persönlich nachfassen".
Automation pausieren / löschen
- Pausieren: Klicke auf das Pause-Symbol. Die Automation bleibt erhalten, löst aber keine Aktionen mehr aus.
- Löschen: Klicke auf das Papierkorb-Symbol. Alle Ausführungsprotokolle werden ebenfalls gelöscht.