Du sitzt im Auto, im Büro oder abends auf dem Sofa und willst wissen, was bei Deinen Objekten gerade ansteht. Dafür musst Du das Brain nicht öffnen. Frag die KI-Assistentin ViVi. Du bekommst dieselben Punkte wie im Stapel, in derselben Reihenfolge.
Eine Quelle, zwei Wege
ViVi führt keine eigene Liste und rechnet nichts nach. Sie liest dieselbe Quelle wie das Brain und gibt sie in Worten wieder. Was Du im Stapel siehst, sagt sie Dir. Was sie Dir sagt, findest Du im Stapel wieder.
Das gilt auch für alles, was Du eingestellt hast. Abgeschaltete Kategorien, Wiedervorlagen und weggeklickte Fälle tauchen im Chat genauso wenig auf wie im Brain. Fragst Du nach, warum etwas fehlt, kann ViVi Dir sagen, wie viele Kategorien Du stummgeschaltet hast.
„Was steht an?“
Die Standardfrage. ViVi antwortet in der Sprache des Brains, nach den drei Bereichen sortiert und mit der Zahl dahinter:
Dringend (15): Erinnere 46 Mieter an Rückstände, 185.499,60 € offen seit Mai 2025 · Frist abgelaufen: Berechne die Nebenkostenabrechnung 2025 …
Als Nächstes (21): Bestätige 2 gefundene Auszahlungen, 1.299 € · Prüfe den Vertrag mit Fa. Weber Heizungsbau, Kündigung bis 24.09. …
Im Blick behalten (9): Prüfe die Anschlussfinanzierung, Zinsbindung endet 16.06.2027 …
Um 8 Vorgänge kümmert sich ViVi gerade. Soll ich Dir zu einem Punkt die Details zeigen?
Höchstens fünf Zeilen je Bereich, der Rest steht als Zahl dahinter. Beträge und Fristen kommen fertig formatiert aus dem Brain. Du kannst eingrenzen, etwa nach einem Objekt, nach einem Bereich oder nach einer Kategorie wie den offenen Mieten.
Ist nichts zu tun, sagt ViVi das mit den Worten des Leerzustands. Konnte ein Baustein gerade nicht prüfen, nennt sie ihn ausdrücklich, statt Vollständigkeit zu behaupten.
Details zu einer Karte
„Was ist mit Kayser?“ oder „Zeig mir den Wartungsvertrag“ holt die Karte selbst hervor. Fasst sie mehrere Fälle zusammen, listet ViVi zuerst die einzelnen Fälle mit Mieter, Betrag und Frist auf. Daraus greifst Du einen heraus.
Zur einzelnen Karte bekommst Du die Fakten des Detail-Fensters: Beträge, Fristen, Stand der Mahnstufe, Zahlungsstand, Objekt und Mieter, dazu die Warnhinweise und die letzten fünf Ereignisse als Sätze. Brieftexte, Dateien und Roh-Daten bleiben draußen, die gehören ins Brain.
Am Ende steht im Web-Chat der Link Im Brain öffnen. Er springt direkt auf diese Karte im Stapel. Liegt sie dort nicht mehr, weil sie erledigt, vertagt oder ausgeblendet wurde, bleibt der Stapel einfach stehen.
Eine eigene Aufgabe per Sprache anlegen
„Merk mir vor, im Oktober die Heizungswartung für das Lieblingshaus zu beauftragen.“ ViVi fasst zusammen, was sie anlegen will, also Titel, Termin und Bezug. Angelegt wird die Aufgabe erst nach Deiner Bestätigung. Es gilt dieselbe Regel wie beim Plus im Brain.
Mitgeben kannst Du Titel und Notiz, ein Fälligkeitsdatum, Objekt und Mieter, eine Wiederholung alle 1, 3, 6 oder 12 Monate und den E-Mail-Haken. Ohne Datum wählst Du die Wichtigkeit wie im Dialog: ruhig notieren, bald erledigen oder sofort dringend. Danach sagt ViVi Dir, wo die Aufgabe liegt, zum Beispiel „Liegt im Brain unter ‚Als Nächstes‘, bis 06.10.2026, wiederholt sich alle 12 Monate.“ Alles Weitere zum Dialog steht unter Eigene Aufgaben im Brain anlegen.
Entscheidungen im Chat
Drei Entscheidungen kannst Du aus dem Gespräch heraus treffen. Jede gilt für genau eine Karte, jede braucht Deine ausdrückliche Anweisung.
Bei einer Karte, die im Brain eine eigene Aktion hat, etwa einem Brief-Entwurf oder einer Zinsbindung, lehnt ViVi das Erledigen ab und bietet stattdessen Wiedervorlage oder Ausblenden an. Manche Karten lassen sich auch gar nicht einzeln ausblenden, dann bleibt nur die Kategorie in den Einstellungen des Brains.
Jede Entscheidung schreibt dieselben Einträge wie im Brain, zusätzlich vermerkt der Verlauf, dass sie aus dem Chat kam. Im Nachhinein ist also nachvollziehbar, was wo entschieden wurde.
Worauf Du Dich verlassen kannst
- Erst nennen, dann tun. ViVi sagt vor jeder Entscheidung den Titel der Karte und die Wirkung, zum Beispiel „Ich lege die Karte bis 30.10. auf Wiedervorlage, sie erscheint dann wieder unter Als Nächstes“. Dann wartet sie auf Dein Ja. Ohne Bestätigung passiert nichts.
- Nie aus eigenem Antrieb. ViVi entscheidet nichts, weil es naheliegt. Sie braucht Deine Anweisung.
- Erledigt nur bei eigenen Aufgaben. Alles andere hat im Brain einen echten nächsten Schritt und wird auch dort abgeschlossen.
- Ausblenden nur mit Grund. Der Grund ist Pflicht und steht danach im Verlauf des Falls.
- Der Frist-Schutz gilt auch im Chat. Hängt an einer Karte eine Frist, lässt ViVi die Wiedervorlage nicht darüber hinaus setzen und nennt Dir das späteste Datum.
- Briefe, Versand und Zahlungen bleiben im Brain. Bittest Du im Chat darum, erklärt ViVi Dir den Weg, statt es selbst zu tun.
In welchen Kanälen das geht
Es sind dieselben Werkzeuge in allen Kanälen, Du musst also nichts doppelt einrichten.
- Web-Chat. Der Navigationspunkt heißt ViVi und steht direkt unter dem Dashboard. Auf dem Dashboard führt außerdem die Kachel ViVi fragen hinein. Hier gibt es die Links „Im Brain öffnen“.
- WhatsApp. Dieselben Antworten, nur kürzer: die drei Zähler und die fünf wichtigsten Punkte, Details auf Nachfrage. Links schickt ViVi hier nicht. Wie Du Deine Nummer verbindest, steht unter ViVi per WhatsApp nutzen.
- ChatGPT und Claude. Über die MCP-Verbindung stehen dieselben Brain-Werkzeuge in Deinem Chat-Client. Die Einrichtung steht unter ViVi per ChatGPT und Claude nutzen.
Arbeitest Du im Team, hängt es an Deinen Rechten im Bereich „Brain & Automationen“: Anzeigen reicht zum Fragen, Anlegen brauchst Du für eigene Aufgaben, Bearbeiten für die drei Entscheidungen.
Häufige Fragen zum Brain im Chat
Kann ViVi das Brain für mich abarbeiten?
Nein. ViVi liest das Brain und nimmt Dir drei Entscheidungen ab: erledigt, später erinnern und nicht mehr anzeigen. Jede davon nennt sie vorher mit Karte und Wirkung und führt sie erst nach Deinem Ja aus. Briefe, Versand und Zahlungen bleiben im Brain.
Warum sagt ViVi bei manchen Karten, sie könne sie nicht erledigen?
Erledigen geht im Chat nur bei eigenen Aufgaben. Alle anderen Karten haben im Brain eine eigene Aktion, etwa „Versand vorbereiten“ oder „Zählerstand übernehmen“. Für sie bleiben im Chat die Wiedervorlage und das Ausblenden mit Grund.
Zeigt ViVi dieselben Punkte wie das Brain?
Ja. Sie liest dieselbe Quelle wie der Stapel. Abgeschaltete Kategorien, Wiedervorlagen und Deine Entscheidungen gelten im Chat genauso. Konnte ein Baustein gerade nicht prüfen, sagt ViVi das, statt Vollständigkeit zu behaupten.