Der Beleg-Export packt die Dateien aus den Rechnungen-Ordnern Deiner Objekte in ein ZIP-Archiv. Praktisch, wenn der Steuerberater alle Belege am Stück braucht oder Du eine Sicherung für die eigene Ablage willst.
So exportierst Du Belege
- Öffne in der Seitenleiste Sonstiges > Berichte.
- Wechsle in den Tab Beleg-Export.
- Wähle unter Objekte aus, welche Objekte ins Archiv sollen. Die Auswahl ist eine Mehrfachauswahl. Lässt Du sie leer, nimmt ViVi alle Objekte.
- Klicke auf Belege als ZIP exportieren. Das Archiv wird gebaut und heruntergeladen.
Vorschau vor dem Download
Unter der Objektauswahl zeigt ViVi, was Dich erwartet. Bei einem einzelnen ausgewählten Objekt stehen dort die Anzahl der Dateien und die Größe. Bei mehreren Objekten nennt ViVi die Anzahl der Objekte, bei leerer Auswahl den Hinweis, dass alle Objekte exportiert werden. Findet ViVi keinen Rechnungen-Ordner oder ist er leer, sagt die Zeile das und der Export-Button bleibt gesperrt.
Inhalt des Archivs
- Alle Dateien aus den Rechnungen-Ordnern der gewählten Objekte.
- Inklusive aller Unterordner.
- Die Ordnerstruktur bleibt im ZIP erhalten, Du findest die Belege also dort wieder, wo sie in ViVi liegen.
Eine Auswahl einzelner Belege gibt es nicht. Einen Zeitraum kannst Du hier ebenfalls nicht setzen. Der Export arbeitet immer auf Ordnerebene. Brauchst Du nur die Belege eines bestimmten Jahres, holst Du sie über den Jahresordner unter Rechnungen. ViVi legt dort für jedes Jahr einen eigenen Unterordner an (siehe Belege).
Format
Das Ergebnis ist eine ZIP-Datei, benannt nach dem Umfang und dem Zeitpunkt des Exports, zum Beispiel Belege_Alle_Objekte_JJJJ-MM-TT_HHMMSS.zip. Der Download öffnet sich in einem neuen Tab.