Versorger-Abrechnung und Abschlagsplan erfassen

Die Jahresabrechnung Deines Wasser-, Abwasser- oder Stromversorgers rechnet das alte Jahr ab und kündigt die Abschläge für das neue an. Die Abschläge des alten Jahres hast Du längst bezahlt und gebucht. Würde ViVi den Gesamtbetrag der Abrechnung noch einmal als Kosten buchen, stünden sie doppelt im Objekt. Deshalb bucht ViVi bei einer Versorger-Abrechnung je Kostenart nur den Saldo, also die Nachzahlung oder das Guthaben. Die neuen Abschläge legt ViVi auf Wunsch als Plan mit Terminen an.

Bescheid, Abrechnung oder Abschlagsplan

Die Beleganalyse unterscheidet drei Arten von Schreiben mit mehreren Beträgen oder Terminen. In der Prüfliste unter Zahlungen, Reiter Belege, steht die erkannte Art als Etikett in der Belegzeile.

Ein Bescheid läuft wie bisher. Dieser Artikel beschreibt die beiden Versorger-Arten. Wie Du Belege hochlädst, steht unter Belege.

Abrechnung übernehmen

Öffnest Du eine erkannte Abrechnung, ist im Prüf-Dialog Als Abrechnung mit Kostenarten und Nachzahlung erfassen schon angehakt. Darunter stehen Versorger, Kundennummer, Belegdatum und der Abrechnungszeitraum. Die Kundennummer ist optional. Sie verbindet die Abrechnung mit den Abschlagsplänen desselben Versorgers.

In der Tabelle Kostenarten stehen je Kostenart der Gesamtbetrag laut Abrechnung, die geleistete Zahlung und der Saldo daraus. Beide Beträge kannst Du ändern, der Saldo rechnet sich mit. Ein Beispiel mit einer Jahresabrechnung für 2025:

Als neue Kosten entstehen hier nur die beiden Saldo-Positionen über zusammen 591,81 €. Nennt der Beleg die geleisteten Zahlungen nicht je Kostenart, verteilt ViVi sie im Verhältnis der Gesamtbeträge und markiert die Werte zum Prüfen. Weicht die Summe der Kostenarten vom Saldo laut Beleg ab, zeigt der Dialog das ebenfalls an.

Abgleich mit Deinen Buchungen

ViVi vergleicht die geleistete Zahlung laut Beleg mit den umlagefähigen Kosten, die für diesen Versorger im Abrechnungszeitraum schon im Objekt gebucht sind. Gibt es bereits einen Abschlagsplan für den Zeitraum, zählt dessen Summe.

• Passt: Als neue Kosten kommt nur der Saldo dazu.
• Es fehlt etwas: ViVi nennt den fehlenden Betrag. Buche die fehlenden Abschläge unter Zahlungen nach, sonst sind die Kosten des Zeitraums zu niedrig.
• Mehr gebucht: ViVi listet die gefundenen Buchungen auf. Prüfe, ob etwas doppelt oder im falschen Zeitraum gebucht ist.

Übernehmen kannst Du in allen drei Fällen. Bereits gebuchte Abschläge des alten Jahres ändert ViVi dabei nicht.

Nachzahlung oder Guthaben

Der Saldo wird ein offener Posten. Bei einer Nachzahlung legst Du fest, wann sie fällig ist und wie Du zahlst. Ein Guthaben steht als Forderung mit dem Tag der Erstattung bereit. Geht die Zahlung über Dein Konto, hakt sie den Posten ab. Eine zusätzliche Kostenposition entsteht dabei nicht.

Neue Abschläge als Plan anlegen

Kündigt die Abrechnung neue Abschläge an, ist Neue Abschläge als Plan anlegen vorausgewählt. Du siehst den Zeitraum des Plans, den Abschlag je Termin für jede Kostenart und die Termine. Je Kostenart entsteht eine Kostenposition über die Summe der Abschläge, je Termin ein offener Posten. Die Abbuchungen haken danach nur noch die Termine ab.

Reicht der Plan über einen Jahreswechsel, legt ViVi je Kalenderjahr einen eigenen Plan an. Elf Monatsabschläge von Juli bis Mai ergeben so einen Plan mit sechs Terminen für das erste Jahr und einen mit fünf Terminen für das zweite.

Ohne den Haken übernimmst Du nur die Abrechnung. Die neuen Abschläge buchst Du dann unter Zahlungen als wiederkehrende Zahlung.

Übernehmen bestätigen

Ein Klick auf Übernehmen öffnet den Schritt Abrechnung übernehmen. Dort steht je Zeile, was entsteht, zum Beispiel „Abrechnung 2025“ mit Kostenarten und Nachzahlung und „Abschläge 2026“ mit der Zahl der Termine. Außerdem zeigt der Schritt, was sonst passiert:

• Eine laufende wiederkehrende Zahlung für diese Kostenarten endet mit dem Übernehmen. Sonst zählen die neuen Abschläge doppelt.
• Eine Regel für diesen Versorger wird deaktiviert. Die Abbuchungen ordnest Du danach den Abschlägen zu.
• Sind Abschläge schon abgebucht, etwa weil Du die Abrechnung erst im Herbst hochlädst, findet ViVi die Abbuchungen und bietet an, sie den Terminen zuzuordnen.

Alle Punkte sind vorausgewählt und lassen sich per Klick abwählen. Nach dem Übernehmen bestätigt eine Meldung, wie viele Kostenarten und Abschläge vorgemerkt sind.

Abschlagsplan ohne Abrechnung

Bei einem Neuanschluss, nach dem Kauf eines Objekts oder einem Versorgerwechsel kommt zuerst nur ein Abschlagsplan. Erkennt ViVi so ein Schreiben, ist im Prüf-Dialog Als Abschlagsplan erfassen angehakt. Du prüfst Versorger, Kundennummer, den Zeitraum ab Gilt ab, den Abschlag je Kostenart und die Termine.

• Keine Terminliste: Nennt das Schreiben nur Betrag, Turnus und Beginn, etwa „monatlich 85,00 € ab 01.03.“, erzeugt ViVi die Termine bis zum Jahresende. Viele Versorger buchen nur elf Abschläge im Jahr ab. Entferne dann einen Termin. Änderst Du Turnus oder Beginn, baut Termine erzeugen die Liste neu.
• Ein Betrag für mehrere Kostenarten: Deckt der Abschlag etwa Wasser und Abwasser, teilst Du ihn auf. Gibt es von dieser Kundennummer schon eine Abrechnung oder einen Plan, schlägt ViVi die Aufteilung daraus vor und markiert sie als geschätzt.

Der Abschlag ändert sich im Jahr

Kommt mitten im Jahr eine neue Abschlagsmitteilung mit derselben Kundennummer, ersetzt ViVi die offenen Abschläge des bestehenden Plans ab dem ersten neuen Termin. Bezahlte Abschläge bleiben, wie sie sind. Der Bestätigungsschritt nennt vorher, wie viele offene Abschläge ersetzt werden. Zum Beispiel sah ein Plan zehn Abschläge zu 85,00 € ab März vor, ab Juli gelten 110,00 €. Danach stehen vier Abschläge zu 85,00 € und sechs zu 110,00 € im Objekt, zusammen 1.000,00 €.

Was in Steuer und Nebenkostenabrechnung landet

Jede Position trägt zwei Angaben. Das Datum bestimmt das Steuerjahr, der Leistungszeitraum die Nebenkostenabrechnung. Die Nachzahlung zählt steuerlich in dem Jahr, in dem sie fällig ist, in der Nebenkostenabrechnung im abgerechneten Jahr. Für das Beispiel oben mit Nachzahlung im Februar 2026 und fünf Abschlägen zu 296,00 € im Jahr 2026:

Erstellst Du die Nebenkostenabrechnung, bevor die Schlussabrechnung des Versorgers da ist, stehen die Abschläge im Schritt Kosten mit dem Etikett Vorläufig. Lädst Du die Abrechnung später unter Zahlungen, Belege hoch, kommt die Nachzahlung oder das Guthaben dazu.

Versorger-Schreiben im ViVi-Chat

Lädst Du eine Abrechnung oder einen Abschlagsplan im ViVi-Chat hoch, liest der Belegscanner den Beleg und legt ihn in die Prüfliste. ViVi bucht so ein Schreiben im Chat nicht selbst. Es nennt Dir den Grund und verlinkt in die Prüfliste, wo Du ihn wie oben übernimmst. Mehr zum Chat unter Dokumente & Briefe mit ViVi KI.

Grenzen und Voraussetzungen

• Für Heizung und Warmwasser legt ViVi keinen Abschlagsplan an, also auch nicht für Gas, Fernwärme oder Heizstrom. Dort zählen in der Nebenkostenabrechnung nur die tatsächlich verbrauchten Kosten. Die Abschläge buchst Du unter Zahlungen.
• Den Abgleich gibt es nur, wenn der Beleg einem Objekt zugeordnet ist.
• Verrechnet Dein Versorger ein Guthaben mit dem ersten neuen Abschlag, statt es auszuzahlen, bildet ViVi diese Verrechnung nicht automatisch ab.
• Abrechnungen und Abschlagspläne übernimmst Du in der Web-App. Die mobile App übernimmt sie noch nicht.