Nebenkostenabrechnung erstellen

Der Assistent führt Dich durch die Betriebskostenabrechnung. Drei Schritte siehst Du immer, alles Weitere blendet ViVi nur ein, wenn Deine Abrechnung es braucht.

Die Demo ist eine reduzierte Darstellung. Nebenkostenabrechnungen sind sehr individuell, deshalb zeigt sie den Ablauf und nicht jeden Sonderfall. Je nach Objekt und Abrechnung kommen im Assistenten weitere Schritte dazu, etwa Heizkosten nach der Heizkostenverordnung, die CO2-Aufteilung oder Zählerstände.

Voraussetzungen

• Ein Objekt mit mindestens einer vermieteten Einheit und angelegten Mietverhältnissen im Abrechnungszeitraum.
• Erfasste Betriebskosten, also laufende oder einmalige Kosten mit Umlagefähigkeit.

Der Assistent läuft ab Tablet-Breite. Am Telefon zeigt ViVi stattdessen den Hinweis Am besten am Rechner.

Assistent starten

1. Öffne in der Seitenleiste Verwaltung > Nebenkostenabrechnungen.
2. Klick oben rechts auf Neue Nebenkostenabrechnung.
3. Der Assistent öffnet sich mit dem ersten Schritt.

Die Schritte des Assistenten

Drei Schritte siehst Du immer.

Alles andere blendet ViVi nur ein, wenn Deine Abrechnung es braucht. Diese Schritte liegen zwischen Positionen und Übersicht, in dieser Reihenfolge.

Schritt „Objekt & Zeitraum"

Im Objektfeld suchst Du nach Name oder Adresse. Sobald ein Objekt gewählt ist, erscheint der Abrechnungszeitraum, vorbelegt mit dem letzten abgeschlossenen Kalenderjahr. Der Zeitraum ist ein Bereichsfeld, die Kalenderjahre liegen darin als Schnellauswahl.

Die Abrechnungsart musst Du nicht mehr wählen. ViVi leitet sie aus dem Objekt ab. Hat das Objekt genau eine Einheit und ist kein Einfamilienhaus, rechnet ViVi es als Eigentumswohnung mit Hausgeldabrechnung ab. Sonst rechnet ViVi das Gebäude ab.

Den Namen der Abrechnung vergibt ViVi automatisch nach dem Muster „Objektname - Gebäude 2025". Über Umbenennen änderst Du ihn.

Mietverhältnisse prüfen

Unter dem Formular listet ViVi die Mietverhältnisse im Zeitraum, je Einheit mit Mieter, Mietzeit und einem Zeitstrahl über den Abrechnungszeitraum. Leerstand steht in Amber als eigene Zeile mit dem Vermerk Eigentümer. Rechts siehst Du die Summe der Nebenkosten-Vorauszahlungen und dahinter ein Kennzeichen: Ist für vollständig gezahlte Vorauszahlungen, Offen für offene.

Findet ViVi keine aktiven Mietverhältnisse im Zeitraum, weist ein roter Hinweis darauf hin, bevor Du weitergehst.

Offene Vorauszahlungen und doppelte Abrechnungen

Beim Klick auf Weiter prüft ViVi zwei Dinge. Sind Vorauszahlungen offen, fragt der Dialog Offene NK-Vorauszahlungen, wie ViVi damit umgehen soll. Du hast zwei Möglichkeiten.

Die Abrechnung rechnet immer mit den tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen. Existiert für dasselbe Objekt bereits eine Abrechnung, die sich mit dem Zeitraum überschneidet, meldet ViVi Abrechnung existiert bereits und verlinkt die vorhandene Abrechnung.

Schritt „Positionen"

Jede Zeile der Positionstabelle ist eine Kostenposition mit Betrag, Verteilerschlüssel und Lieferant. Über Position hinzufügen öffnest Du das Formular für eine neue Position.

Vorschläge übernehmen

Unter der Tabelle steht der Block Vorschläge für diese Abrechnung mit der Zeile „n Positionen aus Belegen, Banktransaktionen und dem Vorjahr". Wiederkehrende Buchungen fasst ViVi zu Gruppen zusammen. Mit Alle übernehmen (n) holst Du die ganze Liste in die Abrechnung, einzeln geht es über Übernehmen in der Zeile.

Zwei Aktionen räumen die Liste auf. Nur für diese Abrechnung ausblenden entfernt einen Vorschlag einmalig. Nicht umlagefähig, dauerhaft aus den Nebenkosten ausbuchen bucht die Kostenart um, sie taucht dann auch künftig nicht mehr als Vorschlag auf.

Posten aus dem Vorjahr

Hast Du dieses Objekt schon einmal abgerechnet, stehen die Posten der letzten Abrechnung als eigene Zeilen in der Vorschlagstabelle, gekennzeichnet mit Vorjahr. In der Betragsspalte steht kursiv der Vorjahreswert.

• Ein Klick auf die Zeile oder auf Übernehmen öffnet das Formular vorbefüllt mit Kostenart und Verteilerschlüssel. Den Betrag trägst Du selbst ein.
• Gibt es zu derselben Kostenart bereits einen Vorschlag aus einem Beleg, blendet ViVi den Vorjahres-Posten aus. Der Beleg ist die bessere Quelle.
• Was Du dieses Jahr nicht abrechnest, entfernst Du über Dieses Jahr nicht abrechnen.

Was im Positionsformular steht

Neben Kostenart, Betrag, Lieferant und Verteilerschlüssel bietet das Formular vier Felder, die oft übersehen werden.

• Ausgabe oder Einnahme: Bei der Gebäudeabrechnung schaltest Du oben im Formular die Richtung um. Eine Einnahme mindert die umlagefähigen Gesamtkosten. Die Tabellenfußzeile zeigt dann Ausgaben, abzgl. Einnahmen und Netto umlagefähig. Gutschriften aus Deinen Banktransaktionen schlägt ViVi separat als Einnahme vor.
• Gilt für: Betrifft eine Position nur einen Teil des Hauses, wählst Du hier die Einheiten aus, etwa Müll ohne das Hinterhaus oder Garten nur für das Erdgeschoss. Ohne Auswahl gilt die Position für das ganze Objekt. Die Auswahl begrenzt Empfänger und Nenner gleichzeitig.
• Lohnkosten: Der Lohnanteil nach § 35a EStG steckt im Rechnungsbetrag. Du verteilst ihn auf Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse. Im Mieterbrief weist ViVi den Mieteranteil getrennt aus.
• Beleg: Du lädst eine Datei hoch oder wählst über Aus Dateiverwaltung eine Datei, die schon in ViVi oder in Deiner Cloud liegt.
• Netto, Umsatzsteuersatz und Brutto: Hat das Objekt die Umsatzsteuer aktiv, stehen statt des einen Betrags drei Felder nebeneinander. Wie ViVi damit rechnet, steht in Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer.

Verteilerschlüssel

Drei weitere Bezeichnungen tauchen in der Tabelle auf, ohne dass Du sie direkt wählst. Extern abgerechnet setzt ViVi, wenn Du fertige Beträge je Wohnung übernimmst. Nach HeizKV (§ 7) und Nach HeizKV (§ 9b) stehen für die Heizkostenverordnung, Zeitanteilig für die Aufteilung über die Mietzeit. Im Mieterbrief heißt der Schlüssel „Benutzerdefiniert (Anteile)" übrigens „Nach Anzahl / Anteil", weil das für den Empfänger verständlicher ist.

Schritt „Übersicht"

Die Übersicht fasst oben Vorauszahlungen, Kosten und Gesamtsaldo zusammen und listet darunter das Ergebnis je Mietverhältnis. Stimmt alles, klickst Du auf Abrechnung speichern. Bearbeitest Du eine vorhandene Abrechnung, heißt der Knopf Änderungen speichern.

Verlässt Du den Assistenten mit ungespeicherten Eingaben, fragt ViVi nach. Als Entwurf speichern und verlassen legt den Entwurf in der Übersicht ab, dort machst Du später weiter. Ohne Speichern verlassen verwirft die Änderungen.

Abrechnung bearbeiten und korrigieren

Solange eine Abrechnung nicht abgeschlossen ist, öffnest Du sie und klickst auf Bearbeiten. Der Assistent startet erneut mit Deinen Daten.

Nach Abrechnung abschließen ist sie festgeschrieben und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Zeigt sich danach ein Fehler, nutzt Du Korrigieren. ViVi legt eine bearbeitbare Kopie mit allen Kosten, Belegen und Verteilungen an, archiviert das Original und storniert dessen offene Posten.