Die Rechnung der Stadtwerke, die Police der Gebäudeversicherung, die Abrechnung des Handwerkers. Alles landet ohnehin in Deinem Postfach. Mit einer Absenderregel liest ViVi solche Anhänge direkt aus, ohne dass Du sie weiterleitest.
Voraussetzung
Du hast Dein eigenes Postfach verbunden. Der Weg dorthin steht in Eigenes E-Mail-Postfach mit ViVi verbinden. Ohne Verbindung zeigt der Block nur den Knopf Postfach verbinden und führt Dich zur E-Mail-Seite.
Die Beleganalyse ist in allen aktuellen Plänen enthalten, ebenso in den älteren Tarifen Pro und Premium. In den älteren Tarifen Free und Basis ist der Menüpunkt mit einem Schloss gesperrt.
Absenderregel anlegen
- Klick unten in der Seitenleiste auf Deinen Namen, dann auf Zu den Einstellungen und in der Gruppe Allgemein auf Beleganalyse.
- Scroll zum Block Belege aus Deinem Postfach.
- Trag im Feld E-Mail-Adresse oder Domain den Absender ein.
- Klick auf Hinzufügen.
Es gibt zwei Arten von Regeln.
| Art | Beispiel | Wirkung |
|---|---|---|
| Einzelne Adresse | rechnung@stadtwerke.de | Nur Mails von genau dieser Adresse. |
| Ganze Domain | @stadtwerke.de | Jede Mail von diesem Absender-Haus. |
Die angelegten Regeln stehen als Liste darunter, je Zeile mit Symbol, Muster und der Art. Über den Papierkorb entfernst Du eine Regel wieder.
Was mit einer Treffer-Mail passiert
Passt der Absender auf eine Regel, nimmt ViVi die Anhänge und schickt sie in die Beleganalyse. Es gelten dieselben Filter wie bei der Weiterleitung an Deine Beleg-Adresse, also PDFs und Bilder ab einer Mindestgröße. Der Beleg erscheint danach in Deiner Prüfliste, dort bestätigst Du Betrag, Datum und Kostenart wie gewohnt. Wie es dort weitergeht, steht in Belege.
Aus einer Beleg-Mail entsteht kein Vorgang. Der Text der Mail wird nicht gespeichert, nur die Anhänge laufen weiter.
Mieter haben Vorrang
Stammt eine Mail von einem Deiner Mieter, gewinnt immer der Mieter-Treffer. Schickt er eine Rechnung, entsteht daraus ein Vorgang auf seiner Mieter-Seite und der Anhang läuft zusätzlich in die Beleganalyse. Das beschreibt Mieter-E-Mails landen als Vorgang in ViVi.
Wie ein Beleg zum Objekt findet
Ein Beleg ohne Objektbezug landet im allgemeinen Ordner und fällt dort leicht durchs Raster. ViVi versucht das Objekt deshalb an zwei Stellen zu bestimmen.
Zugeordnet wird deterministisch, nicht geraten. Beim Eingang zählt zuerst der Straßenname. Liegen mehrere Objekte in derselben Straße, entscheidet die Hausnummer, sonst der Objektname. Nach der Analyse bekommt ein Objekt den Beleg nur, wenn es klar vorne liegt. Welche Hinweise dabei zählen, steht im Artikel Belege.
Bleibt es mehrdeutig, bleibt das Feld leer und die Prüfliste zeigt links vom Betrag ein Objekt-Dropdown. Darunter stehen die Objekte, die ViVi in Frage sieht. Ein Klick übernimmt eines, jedes andere Objekt wählst Du im Dropdown. Ein sicher erkanntes Objekt steht wie gewohnt in der Meta-Zeile des Belegs.
Abgrenzung zur Beleg-Adresse
Deine persönliche Adresse unter belege.vivi-immo.de bleibt unverändert bestehen. Sie ist weiterhin der richtige Weg für alles, was nicht in Deinem eigenen Postfach ankommt, etwa Belege vom Steuerberater oder eine zweite Adresse, die Du nicht anbinden willst. Beide Wege laufen in dieselbe Beleganalyse.
Was Du wissen solltest
- ViVi liest nie Dein ganzes Postfach. Ohne Mieter-Treffer und ohne passende Absenderregel wird eine Mail nach dem Absender-Check verworfen.
- Erfasst wird ab dem Zeitpunkt der Einrichtung. Ältere Rechnungen im Postfach bleiben liegen.
- Bei Gmail markiert ViVi verarbeitete Beleg-Mails mit dem Label ViVi.
- Die Beleganalyse selbst kostet keine Credits.