Rechnungen überweisen aus ViVi: ein Zahllauf statt Abtippen, im Team mit Freigabe

Die Handwerkerrechnung über 1.245 Euro liegt seit Tagen da, ein Mieter wartet auf 212,40 Euro Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung. Beides muss überwiesen werden. Also Onlinebanking auf, IBAN aus der Rechnung abtippen, Verwendungszweck dazu. Und das für jede Zahlung einzeln. Genau diese Runde nimmt Dir ViVi jetzt ab.

Seit dem 22. September 2026 überweist Du offene Rechnungen und Auszahlungen an Deine Mieter direkt aus ViVi, gesammelt per GiroCode oder SEPA-Datei. Der Ablauf sitzt im Tab Offene Posten unter Zahlungen, also an den Zeilen, die Du dort ohnehin abarbeitest. Kein neuer Bereich, kein zweites Werkzeug. Wer mit anderen zusammen verwaltet, kann vor das Überweisen zusätzlich eine Freigabe schalten.

Was in einen Zahllauf darf

Zwei Arten von Zeilen lassen sich markieren. Zum einen offene Eingangsrechnungen, also Belege, die Du in der Beleganalyse mit In offene Posten verschieben abgelegt hast. Zum anderen Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten, die Du selbst angelegt hast.

Die Zahlungsdaten sind vorbelegt. Bei einer Rechnung nimmt ViVi, was die Belegerkennung gelesen hat, sonst die hinterlegte Bankverbindung des Geschäftspartners oder die letzte Abbuchung an denselben Empfänger. Geht es an einen Mieter, ist dessen Bankverbindung ohnehin schon erfasst. Was trotzdem fehlt, ergänzt Du einmal.

Ein paar Zeilen bleiben bewusst grau. Rechnungen, die laut Beleg per Lastschrift abgebucht werden, bietet ViVi nicht zum Überweisen an, sonst zahlst Du doppelt. Dasselbe gilt für Zeilen mit bereits gefundener Bankzahlung sowie für Mietguthaben mit offenen Monaten. Die werden verrechnet, da fließt kein Geld.

So läuft eine Überweisung

1. Markieren. Du hakst die Zahlungen in der Liste an, am Listenkopf gibt es dafür auch ein Häkchen für alle.
2. Überweisen. Ein Klick auf Überweisen öffnet ein Fenster mit allen Zahlungen. Du prüfst Empfänger, IBAN und Verwendungszweck und wählst den Zahlweg.
3. Bezahlt. Taucht die Abbuchung auf dem Konto auf, legt ViVi sie wie gewohnt neben die Rechnung. Ein Klick darauf schließt den Posten ab.

Mehr ist es nicht, solange Du allein verwaltest. Eine einzelne Zahlung überweist Du auch direkt über den Knopf an ihrer Zeile.

GiroCode oder SEPA-Datei

Beim Überweisen entscheidest Du, auf welchem Weg das Geld in Deine Bank kommt. Zwei stehen zur Wahl.

Der GiroCode ist der kurze Weg. ViVi legt Dir je Zahlung einen QR-Code vor, den Deine Banking-App über die Fotoüberweisung einliest. Empfänger, Betrag und Verwendungszweck stehen damit schon im Formular, Du bestätigst nur noch. Das lohnt sich bei einer Handvoll Zahlungen und auf Privatkonten, die keine Dateien annehmen.

Die SEPA-Datei ist der lange Hebel. ViVi packt alle markierten Zahlungen in eine einzige Datei, vorher legst Du das Auftraggeberkonto und das Ausführungsdatum fest. Im Onlinebanking wird daraus ein Upload statt fünfzehn einzelner Formulare.

Eine Kleinigkeit mit großer Wirkung steckt in der Datei: Sie fordert ausdrücklich Einzelbuchung an. Jede Überweisung steht damit einzeln auf Deinem Kontoauszug statt als eine Sammelbuchung. Nur so findet ViVi später zu jeder Rechnung die passende Abbuchung.

Im Team: eine Freigabe vor dem Überweisen

Verwaltest Du nicht allein, sondern etwa mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitgesellschafter, kann vor dem Geldausgang eine zweite Person draufschauen. Dafür gibt es unter Einstellungen › Team › Benutzer bei Überweisungen zwei Rollen. Mit Freigaben erteilen und überweisen läuft alles wie oben, dazu entscheidet man über Anfragen anderer. Mit Freigaben anfragen und überweisen kommt ein Schritt dazu.

1. Freigabe anfragen. Die Mitarbeiterin markiert die Zahlungen, prüft die Daten und wählt unter Freigabe durch, wer entscheiden soll.
2. Freigeben oder ablehnen. Diese Person bekommt eine Mail und eine Karte im Brain. Sie gibt frei oder lehnt mit Grund ab.
3. Überweisen. Danach geht die Zahlung denselben Weg wie oben. Überweisen darf sie nur, wer sie angefragt oder wer sie freigegeben hat.

Freigeben dürfen alle mit dem Recht, nicht nur die angefragte Person. Urlaub und Vertretung sind damit abgedeckt. Sobald etwas wartet, erscheint über der Liste das Filtersegment Freigaben, auch die Links aus den Benachrichtigungsmails landen dort.

Was ViVi prüft, bevor Geld rausgeht

Bei einer Zahlung an eine unbekannte Bankverbindung steht an der Zeile und im Fenster der Hinweis Neue IBAN. Ist für den Empfänger bereits eine andere IBAN bekannt, heißt die Warnung IBAN weicht ab. Beides ist kein Verbot, sondern ein Anlass, die Rechnung noch einmal genau anzusehen. Die häufigste Betrugsmasche bei Eingangsrechnungen ist genau das: eine geänderte Kontonummer auf einem ansonsten echten Dokument.

Der Betrag kommt vom Beleg oder vom Restbetrag des Postens und lässt sich nicht frei setzen. Im Team hängt eine Freigabe zudem an Empfänger, IBAN und Betrag. Ändert jemand ohne Freigaberecht eine dieser Angaben, wartet die Zahlung wieder auf Freigabe.

Nachvollziehbar bleibt alles über das Status-Badge. Fährst Du mit der Maus darüber, klappt der Verlauf auf: wann die Überweisung erstellt wurde, wer die SEPA-Datei heruntergeladen und wer den GiroCode angezeigt hat, im Team auch, wer angefragt, freigegeben oder abgelehnt hat. Jeder Schritt steht zusätzlich mit der echten Person im Aktivitätsprotokoll Deines Accounts.

Hast Du eine erstellte Überweisung in der Bank doch nicht ausgeführt, setzt Du sie mit Zurücksetzen zurück. Die Zahlung ist dann wieder offen. Im Team lässt sich außerdem eine erteilte Freigabe mit Freigabe widerrufen zurückziehen, solange nichts überwiesen ist.

Was der Zahllauf nicht tut

ViVi löst keine Zahlung aus. Am Ende der Kette steht immer Deine Bank, mit der Freigabe, die Du dort gewohnt bist. Uns war das wichtig. Wir wollten keinen zweiten Ort schaffen, an dem Geld bewegt wird.

Genauso wenig bucht der Zahllauf etwas in Deinen Zahlen. Er ist ein Arbeitsschritt vor dem bestehenden Beleg-Abgleich und taucht in keiner Kennzahl auf. Erledigt ist eine Rechnung weiterhin erst mit der zugeordneten Abbuchung. Derselbe Weg wie bisher also, nur ohne den Umweg über das Abtippen.

Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht, steht im Hilfe-Artikel Zahlungen überweisen und freigeben. Einen Überblick über das Feature gibt die Seite Rechnungen überweisen. Wie ViVi auf der anderen Seite mit ausbleibenden Mieten umgeht, haben wir im Artikel zu Mahnbriefen und Mahngebühren beschrieben.

Häufige Fragen zum Überweisen aus ViVi

Brauche ich ein Team, um den Zahllauf zu nutzen?

Nein, im Gegenteil. Allein ist der Weg am kürzesten: markieren, überweisen, in der Bank ausführen. Die Freigabe kommt nur ins Spiel, wenn mehrere Personen in Deinem Account arbeiten und eine davon vor dem Geldausgang entscheiden soll.

Muss ich mein Bankkonto verbinden?

Nur für die SEPA-Datei. Auch dort genügt jedes Konto, das in ViVi hinterlegt ist, egal ob verbunden oder von Hand erfasst. Beim GiroCode brauchst Du gar keins, der Code wird direkt vom Bildschirm gescannt.

Geht das Geld automatisch raus?

Nein, das letzte Wort hat Deine Bank. ViVi erzeugt den QR-Code oder die Datei, ausgeführt wird im Onlinebanking. Auch in Deinen Zahlen ändert sich bis zur Abbuchung nichts.

Kann im Team jemand anderes meine laufende Anfrage übernehmen?

Nein, zu einer Zahlung gibt es immer nur eine. Alle anderen sehen an der Zeile den Hinweis, dass bereits angefragt wurde. Ändern darf sie nur die Person, die sie gestellt hat.

Was mache ich mit einer abgelehnten Zahlung?

Sie bleibt mit dem Ablehnungsgrund in der Liste stehen. Du passt an, was beanstandet wurde. Über Erneut anfragen geht sie zurück in die Freigabe.