Mahnbriefe im eigenen Ton: Vorlagen und Mahngebühren, die ViVi selbst verbucht

Bisher hat ViVi jeden Erinnerungs- und Mahntext neu von der KI schreiben lassen. Das Ergebnis war brauchbar, aber der Ton war nie ganz vorhersehbar. Eine Formulierung, die Dir gefiel, ließ sich nicht dauerhaft hinterlegen. Gleichzeitig gab es keinen sauberen Weg, eine Mahngebühr zu erheben. Beides ist jetzt gelöst.

Seit dem Release vom 5. August entstehen Mahnbriefe aus Vorlagen, die Du selbst festlegst. In den Einstellungen gibt es dafür den neuen Reiter „Vorlagen". Dort bestimmst Du für jede der vier Mahnstufen den Text. Je Stufe hinterlegst Du außerdem einen Gebührenbetrag. Wird eine Mahnung tatsächlich versendet, entsteht daraus automatisch ein offener Posten.

Dein Text, ViVis Zahlen

Ein Mahnbrief besteht ab sofort aus zwei klar getrennten Teilen. Den einen schreibst Du: Betreff, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Schluss. Den anderen setzt ViVi zusammen. Daran kommst Du bewusst nicht heran. In diesem festen Block stehen die offenen Monate mit Soll, Zahlung und Rest, darunter die Mahngebühr, der Gesamtsaldo, das Zahlungsziel als Datum und die Bankverbindung des Objekts.

Diese Trennung hat einen einfachen Grund. Beträge, die jemand von Hand in einen Brieftext tippt, gehen irgendwann verloren oder stehen falsch formatiert da. Wenn ViVi sie setzt, passiert das nicht.

Beim Schreiben hilft Dir eine Live-Vorschau. Rechts neben den Feldern siehst Du den fertigen Brief mit Musterdaten und kannst ihn zusätzlich als PDF öffnen. Werte wie den Gesamtbetrag oder die Zahlungsfrist setzt Du per Klick auf einen Platzhalter-Chip an die Cursor-Position. Fehlt in einer aktiven Vorlage die Zahlungsfrist, weist ViVi Dich beim Speichern darauf hin.

Du musst nichts einrichten, um loszulegen. Ohne eigene Vorlage greift je Stufe eine mitgelieferte Standardvorlage. Willst Du sie anpassen, lädst Du sie per Klick in die Felder und schreibst weiter.

Die Mahngebühr läuft als eigener Posten

Eine Mahngebühr ist keine Miete. Genau deshalb rechnet ViVi sie nicht in die Sollstellung der Miete hinein, sondern führt sie als eigenen offenen Posten. Deine Mieteinnahmen, die Umsatzsteuer und die Nebenkostenabrechnung rechnen deshalb weiter mit denselben Zahlen wie vorher. Bezahlte Gebühren führt ViVi in der Anlage V als sonstige Einnahme, sobald das Geld tatsächlich da ist.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Der Posten entsteht erst mit dem tatsächlichen Versand per E-Mail oder Post. Solange der Brief als Entwurf liegt, passiert nichts. Und gestapelt wird nichts. Je Mietverhältnis führt ViVi höchstens einen Gebührenposten. Der Betrag der Stufe ist die Gesamtgebühr für den Fall, die nächste Stufe hebt den Posten auf ihren Wert an. Dein Mieter überweist damit genau die Zahl, die im letzten Brief steht.

Sichtbar wird das an zwei Stellen. Im Mieten-Tracker hängt bei betroffenen Einheiten ein dezenter Zusatz mit dem offenen Gebührenbetrag, der in die offenen Posten springt. Und im Bereich Zahlungen führt jeder Gebührenposten zurück auf das Schreiben, aus dem er stammt, samt PDF. Verzichtest Du auf den Restbetrag, erlässt Du ihn dort über ein eigenes Symbol.

Kommt das Geld, ordnet ViVi es richtig zu

Der unangenehme Teil einer Mahngebühr kam bisher hinterher: Der Mieter überweist Miete und Gebühr in einem Betrag. Die Summe passt dann zu keiner offenen Forderung mehr. ViVi prüft deshalb neben dem reinen Mietbetrag auch die Summe aus Miete und offener Gebühr. Passt sie, gilt die Zahlung als exakter Treffer. Der Vorschlag nennt die enthaltene Gebühr dann ausdrücklich.

Bestätigst Du ihn, entstehen daraus zwei Buchungen. Der Mietanteil landet auf dem Mietmonat, der Gebührenanteil tilgt den offenen Posten. Dieselbe Erkennung greift beim manuellen Zuordnen, beim Umbuchen und in Deinen Zuordnungsregeln. Kommt die Gebühr auf einer eigenen Überweisung, taucht sie als Vorschlag auf dem offenen Posten auf. Reicht das Geld nicht für beides, wird zuerst die Miete getilgt.

Die Mahntreppe ist jetzt eine feste Treppe

In den Automationen siehst Du statt beliebig vieler Stufen eine feste Liste mit vier Karten. Pro Stufe stellst Du nur noch ein, ob sie greift, nach wie vielen Tagen Überfälligkeit, ob ein Brief oder ein To-do entsteht und über welchen Weg versendet wird.

Jede Stufe zeigt an, welche Vorlage und welche Gebühr für sie hinterlegt sind, mit Link direkt in die Einstellungen. Willst Du hart einsteigen, wählst Du die Erinnerung ab. Dann ist Stufe 1 überall die 1. Mahnung, im Brieftext genauso wie in der Betreffzeile, in der Brain-Karte und beim Zahlungsziel. Bestehende Automationen laufen unverändert weiter, ihre Stufen werden automatisch auf die vier festen abgebildet.

Zwei kleinere Änderungen fallen im Alltag noch auf. Der Button „Neu generieren" im Briefentwurf heißt jetzt „Aktualisieren" und erstellt den Brief mit Deiner aktuellen Vorlage und dem aktuellen Stand des Falls neu. Und beim manuellen Verbuchen einer Transaktion kannst Du wieder gezielt „Aus offenen Posten wählen", zum Beispiel für eine separat überwiesene Mahngebühr.

Was Du dafür tun musst

1. Gebühr setzen. Profil, dann Einstellungen, dann Reiter „Vorlagen". Je Karte den Betrag bei „Mahngebühr gesamt" eintragen. Für die erste Erinnerung ist keine Gebühr üblich.
2. Text anpassen, falls gewünscht. Schalter „Individuelle Vorlage verwenden" aktivieren, die vorbefüllten Felder bearbeiten, rechts in der Vorschau prüfen, speichern.
3. Treppe prüfen. Im Menü auf Automationen, Zahlungserinnerung öffnen und die vier Stufen so setzen, wie Du vorgehen willst.

Was die Gebühr kostet, entscheidest Du. Eine Obergrenze baut ViVi bewusst nicht ein, sondern blendet im Reiter nur den Erfahrungswert von 2,50 bis 5,00 € je Schreiben ein, zusammen mit dem Hinweis, dass dahinter echter Aufwand wie Porto und Material stehen sollte. An den Verzugszinsen ändert sich nichts, die rechnet ViVi weiterhin nicht aus. Alle Details Schritt für Schritt stehen im Hilfe-Artikel zu Mahnvorlagen und Mahngebühren, einen Überblick über die Funktion gibt die Seite Mahnwesen.

Häufige Fragen zu Mahnvorlagen und Mahngebühren

Muss ich eigene Mahnvorlagen anlegen?

Nein. Legst Du nichts an, greift je Stufe eine mitgelieferte Standardvorlage, die Du per Klick in die Felder laden und dann anpassen kannst. Eigene Texte lohnen sich, wenn Du eine feste Formulierung hast, die bei jedem Fall gleich klingen soll.

Wann entsteht die Mahngebühr?

Erst wenn die Mahnung wirklich rausgeht, per E-Mail oder per Post. Ein Entwurf erzeugt keine Gebühr, ein reiner Versand über das Mieterportal ebenfalls nicht. Auch der freie Briefgenerator erzeugt keinen Gebührenposten, Gebühren entstehen nur auf der Mahntreppe.

Stapeln sich die Gebühren über mehrere Mahnungen?

Nein. Je Mietverhältnis führt ViVi höchstens einen Gebührenposten. Der Betrag, den Du für eine Stufe hinterlegst, ist die Gesamtgebühr für den Fall. Erreicht die Eskalation die nächste Stufe, wird der bestehende Posten auf deren Betrag angehoben. Dein Mieter überweist damit genau die Zahl, die im letzten Brief steht.

Verfälscht die Mahngebühr meine Miet- und Steuerzahlen?

Nein. Genau dafür läuft sie als eigener offener Posten statt in der Sollstellung der Miete. Deine Mieteinnahmen, die Umsatzsteuer und die Nebenkostenabrechnung rechnen weiter mit denselben Zahlen wie vorher. Hat Dein Mieter die Gebühr bezahlt, führt ViVi sie in der Anlage V als sonstige Einnahme.

Was passiert, wenn mein Mieter zu wenig überweist?

Reicht der Betrag nicht für Miete und Gebühr, geht das Geld zuerst auf die Miete. Der Gebührenposten bleibt offen stehen. Er allein bringt die Treppe aber nicht wieder in Gang: Ist die Miete ausgeglichen, stoppt die Eskalation.

Ändert sich etwas an meinen bestehenden Automationen?

Sie laufen unverändert weiter. Ihre bisherigen Stufen werden automatisch auf die vier festen Stufen abgebildet. Beim nächsten Öffnen siehst Du sie als Liste mit Haken und kannst einzelne Stufen an- oder abwählen.

Hinweis: Die mitgelieferten Standardvorlagen sind bewusst zurückhaltend formuliert und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Du versendest Mahnungen in eigener Verantwortung.