Rechnungsfreigabe für Vermieter

Eine Rechnungsfreigabe ist die Zustimmung, bevor Geld das Konto verlässt. Jemand stellt eine offene Rechnung zur Zahlung ein, eine zweite Person prüft Empfänger, IBAN und Betrag und gibt sie frei oder lehnt sie mit Grund ab. In ViVi läuft das im Tab „Offene Posten" unter „Zahlungen" an denselben Zeilen, die Du dort ohnehin abarbeitest. Erst nach der Freigabe lässt sich die Zahlung als GiroCode oder SEPA-Datei in die Bank bringen.

Unter „Einstellungen > Team" bekommt jedes Mitglied bei „Überweisungen" eine von zwei Rollen. „Freigaben anfragen und überweisen" passt für Mitarbeiter, „Freigaben erteilen und überweisen" für Eigentümer. Wer Freigaben erteilen darf, überweist eigene Zahlungen direkt ohne Zwischenschritt. Eine freigegebene Zahlung überweist nur, wer sie angefragt oder wer sie freigegeben hat.

Du markierst die freigegebenen Zeilen und wählst einen von zwei Wegen. Der GiroCode zeigt je Zahlung einen QR-Code, den Du mit der Fotoüberweisung Deiner Banking-App scannst. Die SEPA-Datei fasst alle markierten Zahlungen zusammen, dazu wählst Du das Konto und das Ausführungsdatum und lädst die Datei im Onlinebanking hoch. Die Datei fordert Einzelbuchung an, damit jede Überweisung einzeln auf dem Kontoauszug steht.

Zwei Arten. Offene Eingangsrechnungen, die Du in der Beleganalyse mit „In offene Posten verschieben" abgelegt hast. Dazu Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten. Nicht auswählbar sind Rechnungen, die laut Beleg per Lastschrift abgebucht werden, Zeilen mit bereits gefundener Bankzahlung und Mietguthaben mit offenen Monaten.

Die Freigabe gilt für genau diese drei Angaben. Ändert jemand ohne Freigaberecht eine davon, wartet die Zahlung wieder auf Freigabe. Dazu warnt ViVi mit „Neue IBAN", wenn an diese Bankverbindung noch nie überwiesen wurde. Ist für den Empfänger eine andere IBAN bekannt, heißt die Warnung „IBAN weicht ab". Der Betrag kommt immer vom Beleg und ist nicht editierbar.

Nein. ViVi bereitet die Überweisung vollständig vor und übergibt sie als GiroCode oder als SEPA-Datei an Deine Bank. Ausgelöst wird sie dort, mit Deiner gewohnten Freigabe. Als bezahlt gilt ein Posten erst, wenn die Abbuchung auf dem Konto ankommt und der Rechnung zugeordnet ist.

Dann hast Du das Freigaberecht und überweist Deine Zahlungen direkt. Der Freigabeschritt erscheint gar nicht erst. Der Nutzen bleibt der Zahllauf: Du sammelst offene Rechnungen und Auszahlungen an einer Stelle und bringst sie in einem Rutsch in die Bank.

Ja. Solange nichts überwiesen ist, ziehst Du eine erteilte Freigabe mit „Freigabe widerrufen" zurück, die anfragende Person bekommt eine Mail. Eine bereits erstellte Überweisung setzt Du mit „Zurücksetzen" zurück. Direkt Überwiesenes ist danach wieder offen wie vorher, ausdrücklich Freigegebenes bleibt freigegeben und lässt sich erneut überweisen.