Rechnungen überweisen, ohne abzutippen

Nein. Verwaltest Du Deine Immobilien allein, markierst Du die Zahlungen und überweist sie direkt, einen Freigabeschritt gibt es dann nicht. Die Freigabe ist ein Zusatz für Teams, in denen eine zweite Person auf jede Zahlung schauen soll.

Du markierst die Zeilen im Tab „Offene Posten" unter „Zahlungen" und klickst auf „Überweisen". Dann wählst Du einen von zwei Wegen. Der GiroCode zeigt je Zahlung einen QR-Code, den Du mit der Fotoüberweisung Deiner Banking-App scannst. Die SEPA-Datei fasst alle markierten Zahlungen zusammen, dazu wählst Du das Konto und das Ausführungsdatum und lädst die Datei im Onlinebanking hoch. Die Datei fordert Einzelbuchung an, damit jede Überweisung einzeln auf dem Kontoauszug steht.

Zwei Arten. Offene Eingangsrechnungen, die Du in der Beleganalyse mit „In offene Posten verschieben" abgelegt hast. Dazu Auszahlungen an Mieter: Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlungen, Mietguthaben und eigene Verbindlichkeiten. Nicht auswählbar sind Rechnungen, die laut Beleg per Lastschrift abgebucht werden, Zeilen mit bereits gefundener Bankzahlung und Mietguthaben mit offenen Monaten.

Eine Rechnungsfreigabe ist die Zustimmung einer zweiten Person, bevor Geld das Konto verlässt. In ViVi ist sie ein optionaler Schritt für Teams. Ein Mitglied mit der Rolle „Freigaben anfragen und überweisen" stellt die Zahlung ein und wählt, wer entscheiden soll. Diese Person bekommt eine Mail und eine Karte im Brain und gibt frei oder lehnt mit Grund ab. Erst danach lässt sich die Zahlung überweisen.

Unter „Einstellungen › Team › Benutzer" bekommt jedes Mitglied bei „Überweisungen" eine von zwei Rollen. „Freigaben erteilen und überweisen" passt für Eigentümer, damit überweist man direkt und entscheidet über Anfragen anderer. „Freigaben anfragen und überweisen" passt für Mitarbeiter, damit wird erst nach einer Freigabe überwiesen. Eine freigegebene Zahlung überweist nur, wer sie angefragt oder wer sie freigegeben hat.

ViVi warnt mit „Neue IBAN", wenn an eine Bankverbindung noch nie überwiesen wurde. Ist für den Empfänger eine andere IBAN bekannt, heißt die Warnung „IBAN weicht ab". Der Betrag kommt immer vom Beleg und ist nicht editierbar. Im Team gilt eine Freigabe außerdem für genau diese Daten. Ändert jemand ohne Freigaberecht Empfänger oder IBAN, wartet die Zahlung wieder auf Freigabe.

Nein. ViVi bereitet die Überweisung vollständig vor und übergibt sie als GiroCode oder als SEPA-Datei an Deine Bank. Ausgelöst wird sie dort, mit Deiner gewohnten Freigabe. Als bezahlt gilt ein Posten erst, wenn die Abbuchung auf dem Konto ankommt und der Rechnung zugeordnet ist.

Ja. Eine bereits erstellte Überweisung setzt Du mit „Zurücksetzen" zurück, die Zahlung ist danach wieder offen wie vorher. Im Team bleibt eine ausdrücklich freigegebene Zahlung dabei freigegeben. Eine erteilte Freigabe lässt sich außerdem mit „Freigabe widerrufen" zurückziehen, solange noch nichts überwiesen ist.